Cum să alegi canalul de comunicare potrivit pentru fiecare sarcină

Comunicăm cu colegii de muncă pe parcursul zilei de lucru într-o varietate de moduri. Dar uneori este greu să știi care canal este cel mai bun pentru fiecare mesaj. Este mai bine să trimiți un DM cuiva pe o platformă de mesagerie sau să trimiți un e-mail? Postați feedback pe un canal public sau trimiteți-l privat? Puneți gândurile într-un document partajat sau împărtășiți-le într-un apel telefonic?

Există șanse mari ca instrumentul dvs. de comunicare profesional implicit să fie e-mailul. Potrivit Harvard Business Review , lucrătorii petrec 80% din timp comunicând cu colegii lor prin e-mail. Deși este în mod clar o alegere populară, nu este întotdeauna cea mai bună metodă de comunicare pentru toate scenariile.

Dar cu atât de multe canale de comunicare disponibile la locul de muncă, s-ar putea să nu fie întotdeauna evident care mod este cel mai eficient. Iată un ghid pentru diferitele canale, cum pot fi utilizate în echipa ta și cum să-l alegi pe cel mai bun moment.

Comunicare asincronă vs. sincronă

Înainte de a determina ce fel de canal se potrivește cel mai bine nevoilor dvs., este util să înțelegeți cum ar trebui să interacționați cu colegii dvs. pentru a vă transmite mesajul. Vom descompune două tipuri de comunicare: asincronă și sincronă.

Poate suna complex, dar înțelegerea diferențelor dintre comunicarea asincronă și cea sincronă este destul de simplă. Asincron înseamnă că comunicarea „nu există sau nu are loc în același timp”. Un exemplu este trimiterea unei scrisori. Sincron , prin urmare, înseamnă „există sau are loc în același timp” și descrie locurile în care părțile sunt prezente și interacționează simultan, de exemplu, într-un apel telefonic. Comunicarea asincronă nu permite un răspuns imediat, în timp ce comunicarea sincronă necesită procesarea informației – urmată de un răspuns – în timp real.

Când decideți ce canal de comunicare să utilizați, va trebui să reflectați asupra culturii companiei dvs. și a așteptărilor dvs. cu privire la mesajul pe care îl comunicați.

De exemplu, să presupunem că trebuie să discutați o problemă personală cu managerul dvs. Preferă un e-mail pentru care să poată pregăti un răspuns – și să urmărească – pe propria cronologie sau încurajează programarea unei întâlniri unu-la-unu? Dacă este vorba din urmă, o metodă de comunicare sincronă, cum ar fi o întâlnire în persoană, ar putea fi în regulă.

Tipuri de canale de comunicare

Hub sau intranet al companiei

Cel mai bun pentru: rapoarte anuale; și urmăriri organizaționale

Fiind un canal de comunicare asincron care este accesibil unui public larg, un intranet sau un hub online servește ca un tablou de bord al mișcării la nivel înalt în cadrul unei organizații. Ajută la trimiterea unui mesaj consistent pe o platformă centralizată și oficială.

De asemenea, păstrează resursele și informațiile disponibile la toate nivelurile din cadrul unei organizații.

E-mailuri

Cel mai bun pentru: partajarea de actualizări și rezultate cu o echipă sau inter-departamental; și rezolvarea problemelor care nu este urgentă

E-mailul este un tip de comunicare asincron care stabilește așteptarea că răspunsul destinatarului nu este necesar imediat. Mesajele trimise prin e-mail pot fi direcționate către o persoană sau către un grup mic. De exemplu, un e-mail poate fi trimis unei echipe despre un nou proces de protocol care va fi în vigoare săptămâna următoare.

Această metodă este eficientă deoarece permite expeditorului să partajeze aceleași informații cu mai multe persoane și le oferă destinatarilor timp să proceseze informațiile și să-și împărtășească intrarea. Pentru un succes mai mare cu acest canal, aflați mai multe despre eticheta e-mailurilor de afaceri .

Întâlniri

Cel mai bun pentru: construirea unui raport; discutarea de informații sensibile și/sau private; comunicarea unui feedback dificil ; probleme sensibile la timp; și colaborarea și coordonarea

Deși există așa ceva ca „epuizarea întâlnirilor”, întâlnirile sunt un canal de comunicare vital în orice organizație. Indiferent dacă ați organizat o întâlnire personală sau un apel video conferință, întâlnirile productive pot ajuta echipele să rezolve probleme complexe. Încurajează brainstormingul la fața locului, colaborarea și chiar negocierea.

Întâlnirile pot fi, de asemenea, benefice pentru interacțiunile unu-unu-unu, în special pentru a dezvolta relații și a comunica feedback-ul de performanță. Nu toate întâlnirile sunt însă eficiente; stăpânirea rezumatului unei întâlniri este o modalitate excelentă de a vă asigura că informațiile cheie sunt păstrate.

Platforme de mesagerie

Cel mai bun pentru: construirea culturii companiei; și colaborarea între mai multe persoane și echipe

Aplicațiile de mesagerie, cum ar fi Slack, sunt mai populare cu mai mulți angajați care lucrează de la distanță. Deși mesageria se poate simți distantă uneori, oferă utilizatorilor atât opțiuni de comunicare asincronă, cât și sincronă.

De exemplu, un canal public poate fi folosit pentru actualizările săptămânale continue ale proiectelor din cadrul echipelor sau ca loc pentru a construi conexiuni interpersonale și a discuta despre weekendurile colegilor de echipă. În mod similar, funcțiile de mesagerie sau de comentare, în cadrul sistemelor de management al proiectelor, cum ar fi Asana sau Trello, sunt utile pentru a pune întrebări sau a oferi feedback despre un anumit proiect sau sarcină.

Apel telefonic sau video

Cel mai bun pentru: rezolvarea problemelor într-o situație de urgență; mesaje extrem de importante; schimbări de ultimă oră

Dacă nu este posibilă stabilirea unei întâlniri, următoarea cea mai bună opțiune pentru comunicarea sincronă ar putea fi un apel telefonic. Apelurile telefonice sunt practice atunci când transmit idei sau informații complexe care ar putea genera multe întrebări.

Este, de asemenea, o alternativă ideală la comunicarea față în față, mai ales atunci când comunicați un mesaj sensibil sau încărcat emoțional. Acest lucru se datorează faptului că, deși unui apel telefonic ar putea lipsi indicii de comunicare vizuală, acesta oferă beneficiul indicațiilor tonale între apelanți.

Tipul de canal de comunicare potrivit pentru orice situație dată depinde de câțiva factori. Înțelegând beneficiile fiecărui canal, veți înțelege mai bine care opțiune de comunicare este cea mai eficientă pentru obiectivul dvs.