Cum să faci un punct clar și asertiv prin e-mail

A da cuiva mult de lucru, a-și asuma o nouă responsabilitate, a cere libertate de acțiune, a cere o favoare, a nu fi de acord cu cineva, a-și exprima o opinie puternică sau doar a-i saluta după o lungă tăcere radio - aceste subiecte sunt dure în conversație și atunci când încercați să abordați un subiect dificil prin e-mail, pot fi și mai multe în joc.

Grammarly a creat un ghid cu cele mai bune practici pentru trimiterea de e-mailuri pe subiecte dificile, fără a părea agresiv, solicitant sau nepoliticos. Când va veni momentul să trimiteți un astfel de e-mail, asigurați-vă că ați luat AIM.

Ce este AIM, te întrebi? Totul ține de audiență, intenție și mesaj. Este un sfat util pentru comunicațiile strategice în general și poate fi foarte util atunci când scrieți un e-mail cu un mesaj neplăcut, o cerere mare sau vești generale proaste pentru destinatarul dvs.

Public: The Big Picture

Când trimiteți e-mail după e-mail în fiecare zi, probabil că nu vă gândiți prea mult la speranțele și visele fiecărei persoane pe care o scrieți. Dar pentru mesajele mari și dificile pe care trebuie să le trimiteți, acordați-vă timp pentru a vă gândi la destinatar și la utilizarea e-mailului pentru a vă exprima punctul de vedere.

Asigurați-vă că e-mailul este mijlocul potrivit pentru mesaj

Cu e-mailul, aveți suficient timp să vă gândiți la mesaj și să vă alegeți cu atenție cuvintele. Cu toate acestea, nu obțineți acel element uman care poate face toată diferența în unele interacțiuni dificile. A vorbi în persoană vă oferă instrumentele pentru tonul vocii, expresia facială și limbajul corpului. Dacă dai vești proaste, poți arăta că ești înțelegător. Dacă ceri o mărire de salariu, poți proiecta încredere. Unele conversații ar trebui să aibă loc în persoană.

Acestea fiind spuse, este, de asemenea, posibil să vă creați scrisul într-un mod care să arate că sunteți un om gânditor și grijuliu, dar este nevoie de muncă. Dacă utilizați e-mailul, alegeți-vă cuvintele cu atenție pentru a transmite tonul potrivit, care să corespundă conținutului mesajului dvs.

Cunoaște-ți destinatarul

Unii oameni fac schimb de plăcere și povești personale prin e-mail înainte de a se apuca de treabă. Alte persoane citesc subiectul și dă clic pe șterge (sau răspunde, dar numai dacă ai noroc). Dacă cunoașteți persoana căreia îi trimiteți e-mailuri – sau ceva despre ea – probabil că vă puteți risca să ghiciți dacă este tipul de persoană care răspunde mai bine la mai multe informații preliminare și personale sau la o solicitare scurtă și precisă.

De exemplu, dacă îi ceri vărului tău Fred să-ți trimită fotografiile sale de calibru profesional ale reuniunii de familie din vara trecută, probabil că vei începe încet:

Subiect: Salutare si poze

Salut Fred!

Mai am amintiri frumoase despre vizita noastră pe plajă vara trecută! Cum a decurs cursa ta de biciclete în weekendul Zilei Muncii? Dacă a fost ceva asemănător călătoriei noastre în jurul lacului, sunt sigur că ai ajuns pe podium.

Îmi amintesc că ai făcut multe fotografii în weekend și mi-ar plăcea să revin asupra acestor amintiri. Vrei să-mi trimiți câteva dintre preferatele tale?

Mulțumim și așteptăm cu nerăbdare următoarea noastră reuniune!

O mulțime de atingeri frumoase de familie. Și nici câteva complimente nu strica.

Pe de altă parte, dacă îi scrieți unui profesor care primește sute de e-mailuri pe zi, poate fi o idee bună să vă puneți solicitarea în primul rând sau chiar în subiect. De exemplu:

Subiect: Scrisoarea de recomandare până la 1/15?

Stimate profesor Stone,

Aplic pentru o bursă la New York vara aceasta. Având în vedere munca mea de asistent de cercetare, ați fi dispus să-mi scrieți o scrisoare de recomandare? Iată un link cu mai multe informații.

Concluzie: mai ales dacă aveți cu adevărat nevoie de un răspuns, încercați să vă imaginați obiceiurile destinatarului de e-mail și să vă planificați mesajul în consecință.

Intenție: definiți-vă obiectivul

Care este scopul e-mailului tău? Cum doriți să răspundă destinatarul? Ar putea fi util să deschideți o casetă de „compune” goală și să scrieți scopul e-mailului dvs. Sigur, vei face o mulțime de reformulări pentru a te asigura că mesajul final este plin de tact, politicos și eficient. Dar păstrarea ideii principale în față și în centru în timp ce redactezi te va ajuta să te asiguri că cititorul tău știe exact ce trebuie să facă.

Fii strategic cu subiectul tău

Pentru majoritatea destinatarilor, nu veți face cererea dvs. sau nu veți oferi știrile dvs. în linia de subiect; este nevoie de ceva lucru până la. Scrieți un subiect care nu dezvăluie concluzia, dar oferă o idee a ceea ce urmează. Iată câteva cuvinte și expresii pe care le puteți folosi:

• Planificare pentru
• Răspunde de către
• Cerere pentru
• Este nevoie de acțiune
• Este nevoie de o decizie
• Este necesară semnătura

În circumstanțe îngrozitoare, există întotdeauna marele, înfricoșător, cu majuscule „URGENT”, dar dacă încerci să fii plin de tact, încearcă să-l eviți dacă toate celelalte nu reușesc.

Pune-ți întrebarea în față

Nimic nu spune încredere ca să ieși direct cu linia de jos în partea de sus.

De exemplu:

Dragă șefule,

Vreau să gestionez următorul caz important al companiei.

Poate părea înfricoșător să-ți faci cererea chiar de la început, dar arată încredere, responsabilitate și disponibilitate de a aborda o problemă direct. Mai ales dacă ceri responsabilitate sau scrii cuiva care primește munți de e-mailuri în fiecare zi, o modalitate bună de a obține ceea ce îți dorești este să spui că îți dorești de la început.

Totul tine de structura

Ingredientele: un subiect care atrage atenția destinatarului, o salutare prietenoasă, o declarație directă a scopului e-mailului, orice detaliu necesar și o semnare prietenoasă.

Rețeta: propoziții scurte și directe pentru a vă exprima punctul de vedere și paragrafe cu propoziții clare și informative. Dacă aveți un mesaj complicat care nu poate fi transmis în cinci propoziții sau cam așa ceva, folosiți liste. Punctele marcatoare sau listele numerotate au mai multe avantaje:

• Sunt ușor de citit
• Ele ajută la evidențierea detaliilor cheie
• Acestea împiedică e-mailul dvs. să arate ca un zid de text

Vedea?

Mesaj: Alegeți-vă cuvintele cu grijă

Aveți audiența și intenția dvs.: acum trebuie să vă creați mesajul astfel încât să fie cel mai potrivit pentru audiență, să vă transpună eficient intenția și să vă ajute să vă atingeți obiectivele de e-mail. După ce ați scris un e-mail politicos, redactat cu atenție, aruncați o altă privire asupra mesajelor dvs. Mai ales dacă ceri ceva sau abordezi un subiect de care destinatarul ar putea să nu fie încântat, importanța unei comunicări atente nu poate fi exagerată.

Verificați-vă tonul pentru furie, acuzație sau sass

Ceea ce ai scris ar putea suna neutru pentru tine, dar cuvintele pot părea ca fiind condescendente sau agresive fără o față și un ton al vocii care să le însoțească. Dacă sunteți sigur că e-mailul este modalitatea corectă de comunicare, asigurați-vă că e-mailul pe care îl scrieți comunică punctul în mod corect.

Luați acest mesaj, de exemplu. În persoană, cuvintele ar putea fi spuse într-un mod frumos, dar în scris, ele pot părea ca fiind pasive agresive, stăpânitoare sau chiar nepoliticoase.

Dragă Kevin,

Am vrut să verific dacă vei termina partea ta din proiectul de grup la timp. Urmează joi, iar partea ta este ultima pe care o așteptăm. Poți să-mi spui dacă vei termina diapozitivele, ca să putem încheia prezentarea?

Mulțumesc, Brenda

Kevin poate să nu fie un muncitor grozav, dar mesajul Brendei l-ar putea face să se simtă defensiv sau insultat. S-ar putea chiar să se întoarcă, făcându-l să nu vrea să continue proiectul. Brenda va avea mai mult noroc cu un mesaj ca acesta:

Dragă Kevin,

Sper că lucrurile merg bine cu tine. Doar verificăm starea dvs. în proiectul de grup pentru a vă asigura că suntem pe aceeași pagină. După cum am convenit săptămâna trecută, sunteți responsabil de diapozitivele 4-6, iar prezentarea are loc joi. Anunță-mă dacă vrei să treci peste ceva în avans.

Vă mulțumesc pentru munca depusă la proiect și anunțați-mă dacă aveți întrebări! Brenda

În general, dacă spuneți ceva ce destinatarul nu va dori să audă, luați aceste sfaturi de la Psych Central:

• Pune-te în pielea destinatarului și scrie cu empatie
• Evitați cuvântul „ar trebui” sau faceți pe destinatar să se simtă vinovat
• Nu face amenințări sau ultimatumuri
• Este în regulă să oferi un sfat, dar nu-l da decât dacă ți se cere

Totul este să-l tratezi pe destinatar ca pe un om. Și mai sunt de unde a venit asta.

Adăugați o notă umană

Dacă scrii ceva care ar putea părea acuzator sau supărat, sau dacă dai vești proaste, câteva fraze simple te pot ajuta cu adevărat să schimbe tonul.

Iată cum Brenda a atenuat ceea ce ar fi putut părea o acuzație pentru Kevin:

• Sper că lucrurile merg bine cu tine (atingerea umană)
• Tocmai înregistrăm (ghiont ușor)
• Asigurându-ne că suntem pe aceeași pagină (dând beneficiul îndoielii)
• Vă mulțumim pentru munca depusă (recunoscând munca lui Kevin de până acum – și făcându-l să simtă că ar fi bine să fie la înălțimea complimentului)
• Anunțați-mă dacă aveți întrebări (oferiți ajutor)

Expresii ca acestea pot ajuta la atenuarea unei lovituri. Și chiar dacă nu există nicio lovitură, ele pot arăta o licărire de umanitate care face orice e-mail ceva mai plăcut de citit și de răspuns.

În cele din urmă, amintiți-vă de gramatică

Nu l-am putea lăsa pe acela de pe listă. Și nu doar pentru că ne place gramatica, ci pentru că scrierea unor propoziții complete cu ortografie și punctuație adecvate este o parte importantă a comunicării ideii tale. Nu numai că scrierea corectă vă va asigura că sunteți clar, dar vă va asigura că arăți profesionist, sigur de sine și atent.

Și acestea sunt adjective foarte bune pe calea spre a obține ceea ce îți dorești.