Reguli esențiale pentru virgulă pentru e-mailurile de afaceri

Să nu fie greșeală – virgula are o putere mult mai mare decât ar sugera aspectul ei umil. Semnul de punctuație este folosit de mulți scriitori ca o pauză ușoară pentru a separa cuvinte, elemente sau clauze și poate schimba sensul sau tonul unei propoziții, în funcție de modul în care este folosită.

Învățarea regulilor de virgulă pentru e-mailurile de afaceri vă asigură că dați tonul potrivit atunci când îi scrieți șefului dvs. sau unui investitor - sau oricărei alte persoane care are un impact asupra afacerii dvs. - și puteți elimina comunicarea greșită. Virgulele deplasate au fost, de asemenea, piesa centrală a unor hotărâri judecătorești care au costat companiile milioane de dolari.

În această piesă, vom discuta unde să plasați virgulele în salutările prin e-mail, cum să le folosiți în comunicarea de afaceri, semnificația lor istorică și când să folosiți punct și virgulă în loc de virgulă în e-mailuri.

Ce este utilizarea virgulelor în comunicarea de afaceri?

Utilizarea virgulelor în comunicarea de afaceri are un impact asupra tonului sau semnificației unei propoziții, așa că utilizarea corectă este vitală pentru a evita comunicarea greșită și pentru a stabili obiective clare cu echipa ta. Folosiți virgule între un salut și numele cuiva, între elementele dintr-o listă sau când conectați două clauze independente.

De asemenea, virgulele greșite pot schimba sensul unei propoziții și, în unele cazuri, pot costa oamenii milioane de dolari. În 1872, parlamentarii americani au plasat o virgulă între „fructe” și „legume”, ceea ce a dus la importarea gratuită a produselor tropicale în țară, costând contribuabilii 2 milioane de dolari la acea vreme (mai mult de 40 de milioane de dolari în banii de astăzi).

Virgula în comunicare

Unul dintre cele mai faimoase exemple despre modul în care virgulele pot afecta comunicarea este diferența dintre „Hai să mâncăm, bunico” și „Hai să mâncăm bunica”. În timp ce această afirmație ipotetică ilustrează în mod clar modul în care o pauză ușoară poate schimba sensul unei propoziții, există și exemple din viața reală care ilustrează efectul.

Cel mai faimos exemplu vine din Oracolul din Delphi:

„Vei merge și nu te vei mai întoarce niciodată în bătălia în care vei pieri.”

Această frază ar trebui să fie un răspuns la întrebarea dacă să mergi sau nu în război. Dacă puneți o virgulă înainte de „niciodată”, aceasta insinuează că o persoană se va întoarce după război și ar trebui să se îndrepte spre luptă.

Puneți virgula după „niciodată”, iar propoziția insinuează că persoana nu se va întoarce din război.

În mod similar, utilizarea sau omisiunea unei virgule Oxford, uneori numită virgulă în serie, poate schimba modul în care este citită o propoziție. O virgulă Oxford este plasată după al doilea articol dintr-o listă și înaintea conjuncției de coordonare - de obiceișisausau- care precede articolul final.

Ghidurile de stil diferite au reguli diferite cu privire la utilizarea lor. Acestea fiind spuse, lipsa unei virgule Oxford a fost cândva piesa centrală a unei hotărâri a Curții de Apel din SUA care a dus la pierderea unei companii de produse lactate din Maine de 5 milioane de dolari.

Cazul de judecată, O'Connor v. Oakhurst Dairy, s-a rezumat la o sentință dintr-o lege de stat care a precizat care sarcini de serviciu erau scutite de plata orelor suplimentare:

Conservarea, prelucrarea, conservarea, congelarea, uscarea, comercializarea, depozitarea, ambalarea pentru expediere sau distribuție a:

(1) Produse agricole;

(2) Produse din carne și pește; şi

(3) Alimente perisabile.

Instanța a decis că omiterea unei virgule între „expediere” și conjuncția de coordonare „sau” a făcut neclar dacă expedierea și distribuția erau o activitate sau două. Dacă legea statului ar plasa o virgulă Oxford înaintea sau, ar fi fost clar că transportul și distribuția de lactate erau scutite de plata orelor suplimentare.

Salutări în e-mailurile de afaceri

Un e-mail de afaceri începe cu un salut, iar un salut se termină cu o virgulă, nu? Greşit. În e-mailurile de afaceri, cel mai formal mod de a încheia un salut este cu două puncte. Deci, în loc de „Stimată doamnă Johnson”, ar trebui să scrieți „Stimată doamnă Johnson:” și apoi să continuați cu corpul mesajului.

Utilizarea unei virgule la sfârșitul salutului ar putea să nu fie un pas fals dacă aveți o relație obișnuită cu persoana pe care o scrieți. S-ar putea să scrieți un e-mail de afaceri în care nu este necesară cea mai mare formalitate și, în acest caz, două puncte nu sunt necesare. Dacă nu sunteți sigur, jucați în siguranță și practicați eticheta de e-mail de afaceri, încheind cu două puncte.

Deschizători și nume: utilizarea virgulelor

Un salut are de obicei două componente: un salut sau un adjectiv și numele sau titlul persoanei cărora te adresezi.

În exemplul anterior, salutul este compus dintr-un adjectiv și un nume și nu există virgulă între cele două. Cu toate acestea, o virgulă ar trebui să separe un salut direct și numele unei persoane. Deci, dacă ar fi să scrieți „Bună dimineața, doamnă Johnson”, ar trebui să puneți o virgulă între „Bună dimineața” și „Dna. Johnson.”

Virgule cu conjuncții de coordonare

Cele mai comune conjuncții de coordonare suntși,sau,nici,așa,dar,totușișipentru. Le folosim pentru a conecta elemente dintr-o propoziție care sunt similare din punct de vedere gramatical, cum ar fi două verbe, două substantive, doi modificatori sau două propoziții independente. O conjuncție poate fi folosită pentru a începe o propoziție, caz în care, de obicei, nu ar trebui să fie urmată de o virgulă:

Exemplu: Dar în ultimul trimestru al acestui an, am observat o creștere a activității consumatorilor.

Dacă o conjuncție de coordonare este plasată într-o listă de două elemente, nu este nevoie să folosiți o virgulă înaintea ei:

Exemplu: Departamentele care au avut cea mai mare activitate au fost magazinele de jucării și magazinele de cadouri.

Dacă, pe de altă parte, conjuncția este folosită înaintea elementului final dintr-o listă de mai mult de două elemente, o virgulă poate fi imediat înaintea acestuia:

Exemplu: jucăriile, brazii de Crăciun din plastic și băuturile spirtoase s-au epuizat.

Dacă o conjuncție de coordonare unește două propoziții independente, puneți o virgulă înaintea ei:

Exemplu: Furnizorii au fost contactați imediat, așa că am reușit să realizăm din timp articolele lipsă.

Când să folosiți punct și virgulă în loc de virgule

O virgulă și o conjuncție de coordonare nu sunt întotdeauna cea mai bună modalitate de a uni două clauze independente. De fapt, poate provoca confuzie și este ceva ce doriți să evitați într-un e-mail de afaceri.

Dacă aveți două clauze independente care conțin fiecare câteva virgule, ar trebui să utilizați un punct și virgulă în loc de virgulă pentru a le separa. De exemplu, prima clauză independentă poate conține un element introductiv urmat de o virgulă, iar a doua clauză independentă poate avea un element neesențial care se află între două virgule:

Exemplu: Între timp, consumatorii au fost încurajați să se uite în jurul altor departamente; și asta, s-a dovedit, a dus la o mică creștere a vânzărilor de articole nesezoniere.

În acest caz, conjuncția de coordonare ar trebui să aibă un punct și virgulă în fața ei.

Punctele și virgulele, virgulele și liniuțele sunt adesea schimbate. Cu toate acestea, liniuțele ar trebui folosite doar ca instrument stilistic sau pentru a compensa un apozitiv, care este un substantiv sau o expresie nominală care urmează altui substantiv pentru a oferi mai multe informații despre persoană, loc sau lucru.

Sfaturi avansate pentru utilizarea virgulelor

Utilizarea virgulelor nu este întotdeauna alb-negru. De exemplu, în timp ce virgulele sunt de obicei folosite pentru a conecta două clauze independente, acestea ar trebui evitate dacă cuvintele de pe ambele părți ale virgulei își pot forma propria propoziție.

Incorect: „John comandă pizza, Evelyn comandă ramen”.

Exemplul de mai sus se numește îmbinare prin virgulă și există trei moduri de a-l face corect din punct de vedere gramatical.

Adăugați o conjuncție de coordonare: „John comandă pizza,iarEvelyn comandă ramen”.

Folosește punct și virgulă: „John comandă pizza; Evelyn comandă ramen.”

Formează două propoziții separate: „John comandă pizza. Evelyn comandă ramen.”

Utilizarea virgulelor variază și în funcție de tipul de modificator pe care îl utilizați. Modificatorii restrictivi sau cuvintele care identifică sau limitează substantivul pe care îl modifică nu necesită virgulă, în timp ce modificatorii nerestrictivi sau cuvintele care nu sunt esențiale pentru sensul propoziției necesită o virgulă.

Modificator restrictiv: Neil Armstrong a fost primul om de pe Lună.

Modificator nerestrictiv: Neil Armstrong, astronautul, a fost primul om de pe Lună.

Întrebări frecvente privind regulile de virgulă în comunicarea de afaceri

Este vreodată acceptabil să începeți o propoziție cu o conjuncție în e-mailurile de afaceri?

A începe o propoziție cu o conjuncție este corect din punct de vedere gramatical, dar unii oameni preferă să nu aibă una la începutul unei propoziții. Dacă doriți să utilizați un ton formal, este mai bine să nu folosiți conjuncții la începutul unei propoziții. Cu toate acestea, conversațiile mai ocazionale le pot folosi.

Ar trebui să folosiți virgulă sau punct și virgulă în propoziții complexe?

Folosiți virgulele în propoziții complexe care sunt legate printr-o conjuncție, cum ar fiși,dar, sausau. Punctele și virgulă ar trebui folosite în propoziții complexe conectate printr-un adverb conjunctiv, catotuși.

Utilizarea necorespunzătoare a virgulelor în e-mailurile de afaceri poate duce la neînțelegeri?

Da, utilizarea necorespunzătoare a virgulei poate duce la neînțelegeri. O virgulă reprezintă o pauză ușoară, iar plasarea acelei pauze poate afecta tonul sau sensul propoziției tale.