7 greșeli frecvente de e-mail (și cum să le recuperezi)

Ați apăsat vreodată trimite un e-mail și ați regretat imediat? Ai fost frustrat că șansa ta de a „anula” a venit și a dispărut înainte să poți reacționa? Am fost cu toții acolo.

Potrivit Loom.com, un angajat de birou obișnuit trimite zeci de e-mailuri pe zi, cu excepția e-mailurilor personale. Când te bazezi atât de mult pe e-mail, ești obligat să faci o greșeală din când în când.

Dacă sunteți la fel de mulți angajați care se gândesc prea mult la e-mailurile și mesajele pe care le trimit, citiți mai departe pentru a vă liniști mintea. Explorăm cele mai frecvente greșeli de e-mail și cum vă puteți recupera după ele.

7 greșeli frecvente de e-mail

1 Numele scris greșit

Este Rachel sau Rachael? Jonathan, Jon sau John? Cu toții avem prejudecăți de ortografie bazate pe oamenii în jurul cărora am crescut. Scrierea greșită a unui nume se va întâmpla din când în când! Aceasta este o greșeală răspândită cu numele de familie.

Este serios?

Scrierea greșită a unui nume ar putea să jignească unii oameni, dar este una dintre greșelile mai puțin intense pe care le-ați putea face.

Cum să te recuperezi

Trimiteți un e-mail rapid în care vă recunoașteți greșeala și scrieți corect numele. Spuneți-le că îi respectați și că doriți să vă asigurați că ați înțeles bine. Încercați să utilizați acest ghid pentru a vă începe e-mailul cu piciorul drept.

2 Persoana greșită

Cu toții iubim sugestia automată, adică până când sugerează persoana greșită și nu observi decât după ce ai apăsat pe trimitere. Crezi că îi trimiți un e-mail lui Joe Schmo, dar i-a fost trimis lui Joe DiMaggio! OK, probabil că nu îi trimiți un e-mail lui Joe DiMaggio, dar ai înțeles ideea.

Este serios?

Ei bine, gravitatea problemei depinde de ceea ce ai trimis. Trimiterea e-mailului către persoana greșită este de obicei o greșeală inofensivă, atâta timp cât e-mailul nu a fost confidențial sau nu a implicat informații personale sau private.

Cum să te recuperezi

Pur și simplu trimiteți un e-mail de urmărire pentru a-i anunța destinatarului că e-mailul nu i-a fost destinat. Dacă a fost un e-mail inofensiv sau irelevant pentru ei, destinatarul va fi probabil confuz și fie va șterge e-mailul, fie va răspunde pentru a vă anunța că este confuz. Dacă e-mailul a fost confidențial, poate doriți să vorbiți cu părțile relevante pentru a le informa despre greșeala dvs.

3 E-mailul completat cu greșeli de scriere

Greșelile de ortografie , de punctuație și de gramatică sunt printre cele mai frecvente greșeli din e-mailuri. Greșeli ca acestea pot diminua încrederea în profesionalismul și cunoștințele dumneavoastră. Vestea bună este că acestea sunt ușor prevenite.

Este serios?

Această problemă nu este gravă. Sigur, nu este grozav pentru reputația ta, dar probabil că nu ai jignit pe nimeni cu astfel de erori.

Cum să te recuperezi

Nu puteți lua înapoi e-mailul. Cel mai bun lucru de făcut este să sperați că destinatarul dvs. nu a observat și să preveniți astfel de greșeli în viitor. Puteți evita greșelile gramaticale citindu-vă e-mailul înainte de a-l trimite. Puteți chiar să-l citiți cu voce tare pentru a surprinde problemele peste care vă sară ochii. O altă modalitate de a preveni greșelile este prin utilizarea unui software precum Grammarly pentru a verifica automat toate e-mailurile înainte de a le trimite.

4 Mesajul pasiv-agresiv

Mesajul sau răspunsul dvs. a fost pasiv-agresiv. Mesajele pasiv-agresive sunt adesea neclare și inutile și pot părea răutăcioase. Poate ai trimis-o accidental. Sau poate un acces de furie te-a determinat să trimiți un mesaj. Indiferent de motiv, este vital să-ți recunoști greșeala. Îți vor vedea e-mailul în orice caz.

Este serios?

E-mailurile pasiv-agresive nu sunt grozave. Ele alimentează conflictele și subminează colaborarea și încrederea. E-mailurile de genul acesta vă pot fi mustrat sau concediat în unele cazuri severe. Cu siguranță, nu vă faceți un obicei din a scrie e-mailuri pasiv-agresive.

Cum să te recuperezi

Dacă ați trimis un e-mail pasiv-agresiv, cereți scuze. Împreună cu scuzele dvs., oferiți câteva lămuriri. De ce ai fost pasiv-agresiv? Care este un mod mai bun în care ai fi putut aborda situația?

5 Proiectul neterminat

Înainte de a-ți putea termina e-mailul, ai apăsat din greșeală trimite. Hopa! Poate că e-mail-ul tău a fost scris pe jumătate, needitat sau plin de emoții pe care nu intenționai să le împărtășești.

Este serios?

Depinde de tipul de schiță neterminată pe care ați trimis-o. Dacă a fost incomplet sau needitat, s-ar putea să fii bine! Cu toate acestea, dacă a fost un e-mail supărat pe care nu intenționați să-l trimiteți, pregătiți-vă.

Cum să te recuperezi

Dacă pur și simplu ați trimis un e-mail incomplet, nu vă panicați. Trimiteți e-mailul complet cu o explicație în partea de sus — „Hopa, iată restul e-mailului” — și ar trebui să fiți OK. Dacă a fost un e-mail plin de emoții, totuși, s-ar putea să nu vă puteți recupera la fel de ușor. Ar trebui să vă cereți scuze și poate chiar doriți să vă luați scuzele offline și să o faceți în persoană sau la telefon.

6 Răspunsul-toate

Acel moment ciudat în care ai pus pe cineva în explozie într-un lanț masiv de e-mailuri, când tocmai încercai să te dezvălui pe cea mai bună persoană de la serviciu. Nu este nimic mai rău decât toată lumea din echipa ta să vă vadă comportamentul prost la vedere.

Este serios?

Seriozitatea e-mailului depinde de răspunsul dvs. Dacă a fost un mesaj sarcinat sau nepoliticos, acest lucru ar putea duce la acțiuni din partea managerului dvs. Ar putea avea ca rezultat doar o întâlnire, dar ar putea reduce oportunitățile viitoare sau vă poate afecta reputația.

Cum să te recuperezi

O scuze imediată este cea mai bună modalitate de a vă recupera după un răspuns accidental . Indiferent dacă împărtășiți aceste scuze întregului lanț de e-mailuri sau doar persoanei pe care ați chemat-o, depinde de dvs. Dar s-ar putea să fie nevoie să vorbești și cu colegii tăi, șeful sau cu alte persoane cu care lucrezi în mod regulat pentru a menține acele relații.

7 Genul din care nu vă puteți recupera

Ai trimis un e-mail pe jumătate scris unui potențial angajator. Ați redirecționat un e-mail de client enervant, dar ați uitat să-l eliminați din lista de trimiteri. Poate ați trimis un e-mail insultător unui manager. Sau poate te-ai înfuriat despre un editor care nu ți-a plăcut și l-ai trimis din întâmplare editorului tău.

Este serios?

Există unele greșeli de e-mail din care nu vă puteți recupera. În acest moment, cel mai bine este să lăsați potențialul loc de muncă, să vă cereți scuze managerului pentru comportamentul neprofesionist și să lăsați jetoanele să cadă acolo unde pot.

Toata lumea face greseli

Toată lumea a făcut o greșeală de e-mail, de la directori executivi la asistenți administrativi. Face parte din viața profesională. Dar greșelile vin într-o serie de seriozitate. În plus, ceea ce poate provoca teamă la un expeditor se dovedește adesea a fi o greșeală relativ inofensivă pentru destinatar.

Cum vă recuperați din greșelile de e-mail? De obicei, abordându-le și clarificând orice problemă înainte ca acestea să aibă șansa să apară.