Cum să scrieți un e-mail de reclamație în 8 pași

Uneori lucrurile nu merg în felul tău. Ai simțit că nu ai fost tratat bine la agenția de închiriere de mașini sau un articol pe care l-ai comandat a fost deteriorat prin poștă și ai dori o rambursare. Poate că antreprenorul pe care l-ai angajat a făcut o treabă slabă la placarea băii sau ai simțit că medicul tău nu a auzit cu adevărat ceea ce încercai să le spui .

Toate aceste situații sunt diferite, dar toate necesită un tip similar de comunicare: un mesaj direct și politicos care explică ce s-a întâmplat și cum ai dori să procedezi. Acest articol descrie cum să faci exact asta.

Ce este un e-mail de reclamație?

Un e-mail de reclamație este o corespondență scrisă care exprimă nemulțumirea față de un produs, serviciu sau experiență. Un e-mail convingător de reclamație vă va explica problema pe care o aveți și cum doriți să o rezolvați.

Un e-mail de reclamație este o modalitate eficientă de a comunica nemulțumirile politicos. Această formă de comunicare vă oferă timp să vă planificați răspunsul și să vă alegeți cu atenție cuvintele. Este important să fii clar, concis și corect atunci când scrii e-mailul de reclamație.

Când să scrieți un e-mail de reclamație

Există multe situații în care un e-mail de reclamație este cel mai bun răspuns. În linii mari, puteți scrie unul unei companii sau organizații, unui coleg, unui oficial ales sau unui prieten sau membru al familiei. Fiecare situație poate diferi, dar procesul este similar.

La locul de muncă, este posibil să trebuiască să abordați în mod oficial o problemă care a fost dificil de rezolvat cu un coleg. În acest caz, puteți trimite un e-mail de reclamație direct colegului de serviciu sau vă puteți adresa colegului dvs., dar utilizați funcția cc pentru a include managerul și resursele umane. Aceasta este o modalitate ușoară de a avea o urmă de hârtie în cazul în care aveți nevoie de ea mai târziu.

Uneori, un e-mail de reclamație poate fi cea mai bună modalitate de a comunica cu un prieten sau un membru al familiei. Dacă ați fost înstrăinat, aveți nevoie de o anumită distanță pentru a rezolva o problemă sau aveți o problemă serioasă pe care nu o puteți aborda în persoană, e-mailul este un mijloc formal care poate să facă cunoscută ideea.

Cum se scrie un e-mail de reclamație

Pașii exacti pe care îi luați pentru a vă scrie reclamația pot varia, în funcție de cine scrieți și despre ce scrieți. Dar acești pași ar trebui să acopere totul. Înainte de a ne scufunda, iată elementele de bază.

Un e-mail de reclamație ar trebui să includă următoarele.

• Un rezumat al experienței dvs
• Detalii despre problema dvs
• Cum doriți să rezolvați problema

1 Adresați-vă destinatarului

Pentru a începe e-mailul, adresați-vă destinatarului politicos și respectuos. Salutul începe de obicei cu „Dragă” și numele destinatarului. Folosiți scrierea cu majuscule și terminați cu o virgulă.

Persoana pe care alegeți să o contactați va depinde de situația dvs. Dacă îi scrii unui coleg, prieten sau membru al familiei, atunci probabil că știi cui îi scrii.

Dacă scrieți e-mailul pentru o companie pentru care lucrați, este posibil să aveți un punct de contact cunoscut sau un reprezentant de asistență. Dacă nu sunteți sigur, managerul dvs. probabil știe sau puteți contacta un departament general, cum ar fi serviciul pentru clienți sau asistența tehnică.

Mai trebuie să decideți cine ar trebui să-l primească? Puteți trimite e-mailul de reclamație la una dintre următoarele.

• Un departament de asistență pentru clienți sau serviciu pentru clienți
• Suport tehnic
• Un punct de contact
• Managerul punctului dvs. de contact
• Un departament de vânzări
• Ofițerul de comunicare al unei organizații
• Un manager
• Un prieten, membru al familiei sau coleg

Dacă nu vă puteți adresa numelui unei anumite persoane, puteți pune „Către cine s-ar putea interesa”.

2 Subliniați informațiile fundamentale

Treci la obiect cât mai repede posibil. În primul paragraf al e-mailului dvs., ar trebui să împărtășiți în mod concis detaliile de bază ale problemei dvs.

Prima parte a e-mailului de reclamație ar trebui să includă următoarele:

• Problema
• Cum ai descoperit problema
• Orice detalii logistice pe care le puteți include (data, ora, locația)

3 Rezumați-vă experiența

Folosind un limbaj simplu, descrieți modul în care această problemă a afectat experiența dvs. Nu bate în jurul tufișului; majoritatea oamenilor nu au timp să citească o scrisoare lungă și emoționantă. Rămâneți la fapte.

Această parte a e-mailului de reclamație poate include următoarele:

• Cum te-a afectat problema pe tine sau pe afacerea ta
• Ce ați făcut pentru a încerca să rezolvați singur problema

4 Descrieți rezultatele dorite

Cu excepția cazului în care singurul tău obiectiv este să scoți incidentul de pe piept, include o modalitate de a remedia problema, astfel încât destinatarul să înțeleagă ce acțiuni pot fi întreprinse pentru a ajunge la o soluție. Luați în considerare ce doriți să rezulte din reclamația dvs.: căutați un înlocuitor, o conversație, o schimbare a politicii sau o compensație? Fiți direct cu privire la modul în care doriți să rezolvați problema.

Încercați să includeți aceste detalii pentru a obține cel mai bun răspuns.

• Un rezultat clar și specific care te-ar mulțumi
• Comentarii constructive
• Un interval de timp în care să se rezolve problema

5 Includeți atașamente

Susține-ți afirmațiile cu dovezi ori de câte ori este posibil. Puteți explica pur și simplu dovezile dvs. în scris sau, mai convingător, să atașați fișiere justificative la e-mail.

Documentele justificative pot include următoarele.

• Chitanțe
• Numere de comandă sau de urmărire
• Poze
• Videoclipuri
• Capturi de ecran
• Înregistrări audio

6 Închideți-vă profesional

E-mailurile de reclamație ar trebui să fie profesionale. De obicei, este suficient să scrii „Cu drag” și apoi numele tău. Includeți o semnătură profesională de e-mail dacă vă scrieți e-mailul la locul de muncă sau în numele unei companii.

7 Editați și corectați

Când ați terminat de scris, este timpul să vă editați și să vă corectați e-mailul. Mai întâi, citește-l și elimină orice propoziție în care te-ai emotionat prea mult, ai fost nepoliticos sau ai fi putut să scrii un mesaj mai concis. Verificați-vă și gramatica, punctuația și ortografia.

8 Obțineți tonul potrivit

Asigurați-vă că e-mailul dvs. ajunge așa cum doriți. Sugestii de rescriere a tonurilor, o funcție Grammarly Premium, identifică propoziții în care tonul poate fi interpretat greșit de către destinatar și oferă opțiuni de rescriere emoționale inteligente, astfel încât să puteți face ajustări pentru a evita comunicarea greșită înainte de a apăsa pe trimitere. Deoarece tonul joacă un rol vital în comunicarea eficientă, sugestiile de rescriere a tonului vă oferă un control mai mare asupra mesajului dvs.

3 exemple de e-mailuri de reclamații

Iată trei exemple de e-mailuri de reclamații care vă vor ajuta să vă scrieți propria dvs. Observați tonul profesional și lungimea concisă.

1 E-mail de reclamație către un antreprenor

Stimate domnule Jones,

Pe 21 noiembrie 2022, am angajat compania dvs. pentru a repara podelele din hol după ce o țeavă a izbucnit în spațiul meu de acces la 1205 Colorado Drive.

Din păcate, serviciul dvs. nu a rezistat bine. Sunt nemulțumit pentru că podelele pe care le-ați instalat se desprind după doar trei săptămâni. De asemenea, am observat că nu ați instalat un strat de bază sub plăci și că există mucegai din cauza daunelor cauzate de apă care nu a fost atenuat.

Pentru a rezolva problema, aș aprecia dacă ați repara pardoseala deteriorată fără costuri suplimentare pentru mine. Sunt atașate fotografii cu zonele deteriorate, factura pe care mi-ați dat-o, devizul și informații despre pardoseală.

Aștept cu nerăbdare răspunsul și rezoluția dvs. Aș dori ca acest lucru să fie finalizat cel târziu pe 31 ianuarie. Vă rog să-mi spuneți dacă este posibil.

Cu stimă,

Michael Harrison

2 E-mail de reclamație către o companie

Pentru cei interesaţi,

La 1 decembrie 2022, am primit un transport de bunuri deteriorate prin serviciul dvs. de transport de marfă. Transportul deteriorat a fost pe paletul numărul 27 de la camionul numărul 2705 la locația noastră din Santa Fe, New Mexico. Numărul de comandă a fost O-6744035.

Mă așteptam să pot scoate aceste articole de sezon pentru vânzarea noastră de sărbători. Nu numai că pierdem venituri din potențialele vânzări, dar am investit și mii de dolari pentru a satisface cererea clienților într-o anumită perioadă de timp.

Pentru a rezolva această problemă, aș aprecia cooperarea dvs. pentru a ne compensa pentru produsele deteriorate și pentru a trimite o nouă comandă cât mai curând posibil. Sunt atașate imagini cu avariile, chitanța noastră și camionul cu care a sosit.

Aștept cu nerăbdare răspunsul dumneavoastră și rezolvarea problemei mele. Voi aștepta până pe 15 decembrie 2022 pentru a primi răspunsul dvs. înainte de a lua măsuri suplimentare. Vă rugăm să răspundeți la acest e-mail cât mai curând posibil sau să îl transmiteți agentului corespunzător din cadrul companiei dvs.

Cu stimă,

Malia Magenta

CEO, Magenta Beauty Supplies

3 E-mail de reclamație despre un coleg

Stimate domnule Tremaine,

Vă scriu să mă plâng de modul în care managerul meu, Jared Molton, s-a comportat în timpul întâlnirii noastre anuale de evaluare. A făcut glume înjositoare și a încercat să mă intimideze.

Am vorbit cu Jared de mai multe ori (1/12/22, 3/15/22 și 6/27/22, printre altele) despre comportamentul lui, dar aceste conversații nu i-au schimbat comportamentul. Aceste întâlniri sunt documentate prin mesaje Slack, e-mailuri și apeluri Zoom înregistrate. Acestea le puteți găsi atașate acestui e-mail.

Acțiunile lui m-au făcut să mă simt profund inconfortabil și izolat la locul de muncă. Sunt îngrijorat de faptul că evaluările lui despre mine, performanța mea și locul meu în această echipă sunt părtinitoare și nedrepte. Amber Dreyfus, Claire Powell și Eric Bingham au fost, de asemenea, prezenți în timpul multor dintre aceste interacțiuni.

Aș dori să vorbesc cu dvs. și cu un reprezentant de la HR pentru a discuta despre cum putem rezolva acest conflict. Cel puțin, aș dori să fiu transferat într-un alt departament sub alt manager, astfel încât să pot continua să lucrez la dezvoltarea de software. Aș aprecia dacă mi-ați reveni curând cu pașii următori.

Cu stimă,

Jada Rowen