Cum se creează un plan de proiect: un ghid pas cu pas

Eficiența și organizarea sunt esențiale în orice proiect la locul de muncă. Un plan de proiect servește ca un ghid detaliat care ajută echipele să rămână organizate și pe drumul cel bun. Poate fi factorul decisiv în respectarea bugetului și a termenelor limită.

În următoarea postare de blog, vă vom prezenta cum să creați un plan de proiect. Citiți mai departe pentru a afla ce este inclus într-un plan de proiect și cele mai bune practici pentru scrierea unui plan de proiect.

Cuprins

Ce este un plan de proiect?

Elementele cheie ale unui plan de proiect

Pași pentru crearea unui plan de proiect

Cele mai bune practici

Întrebări frecvente despre planul de proiect

Ce este un plan de proiect?

Un plan de proiect, numit și plan de lucru, este un document care acoperă totul despre un proiect. Este o foaie de parcurs, o listă de verificare și o parte a planului.

Planurile de proiect, create de managerii de proiect, conturează domeniul de aplicare, obiectivele, livrabilele și calendarul unui proiect. De obicei, scris după o revizuire a părților interesate a unei carte de proiect, planul este împărtășit echipei pentru clarificare și discuție. În stadiile incipiente, servește drept ghid pentru livrabile, în timp ce în etapele ulterioare, ajută la măsurarea progresului și menține echipa aliniată cu viziunea, reperele și termenele limită ale proiectului.

Carta de proiect vs. plan de proiect

Un plan de proiect este o foaie de parcurs detaliată pe care o echipă o urmează de la începutul unui proiect până la livrarea acestuia. Conține toate detaliile de care echipa are nevoie pentru a finaliza treaba, cum ar fi ordinea în care livrabilele trebuie finalizate, modul în care urmează să fie urmărit proiectul, termenele scadente pentru fiecare componentă a proiectului și modul în care sunt delegate sarcinile proiectului.

O carte de proiect, în schimb, este un document la nivel mai înalt. Acesta detaliază domeniul de aplicare al proiectului, reperele, livrabilele și un calendar general, dar nu include detaliile specifice găsite într-un plan de proiect. În relație unul cu celălalt, o propunere de proiect este pe primul loc. Apoi urmează carta proiectului, iar planul proiectului vine după aceea.

Scopul unui plan de proiect

Scopul principal al unui plan de proiect este de a menține echipa aliniată în timp ce lucrează pentru a-l finaliza. Acest lucru are numeroase efecte unda, cum ar fi răspunsul la întrebările membrilor echipei înainte ca acestea să apară și oferirea unui cadru pentru luarea deciziilor și execuția.

Un plan de proiect menține, de asemenea, părțile interesate aliniate la obiectivele proiectului. Împărtășirea planului de proiect înainte de începerea lucrărilor și referirea la acesta cu fiecare etapă și/sau livrabil ține părțile interesate la curent cu progresul unui proiect, oferindu-le oportunitatea de a pune întrebări și de a oferi feedback în momentele cheie.

Elementele cheie ale unui plan de proiect

Pași pentru crearea unui plan de proiect

1. Definiți obiectivele proiectului

Înainte de a scrie un plan de proiect, definiți obiectivele proiectului.

• Ce vei realiza cu acest proiect?
  • Care sunt beneficiile pe care le va oferi?
  • Care sunt problemele pe care le va rezolva?

După definirea obiectivelor proiectului, puteți extrapola beneficiile acestuia, cum ar fi un angajament sporit în rețelele sociale, o mai mare recunoaștere a mărcii, creșterea vânzărilor sau un flux de lucru mai eficient, doar pentru a da câteva exemple. Dacă obiectivul este de a rezolva o problemă existentă, notați clar această problemă în notele dvs. de brainstorming.

Pe măsură ce faceți brainstorming și scrieți obiective, asigurați-vă că acestea respectă criteriile SMART:

• Specific.Sunt concentrați pe o provocare sau un obiectiv specific?
• Măsurabil. Puteți cuantifica progresul către obiective? Cum?
• Atribuabil. Există roluri clare care pot fi delegate unor persoane anume?
• Realist. Este rezonabil să ne așteptăm la rezultatul declarat cu resursele disponibile?
• Legat de timp. Există un calendar clar pentru atingerea obiectivelor declarate?

2. Implicați părțile interesate

Programați timp pentru a vorbi cu fiecare parte interesată. Întrebați despre ce au nevoie și cum acest proiect le va satisface nevoile. Acest lucru ar putea implica unele schimbări între părțile interesate, mai ales pe măsură ce restrângeți obiectivele proiectului și ajungeți la un consens. Dacă există mai multe părți interesate și nevoi diferite, organizarea unei întâlniri cu toate părțile poate fi benefică.

3. Stabiliți domeniul de aplicare al proiectului

Cu contribuția părților interesate, următoarea etapă este stabilirea domeniului de aplicare a proiectului. Precizați livrabilele specifice.

Scrieți o declarație privind domeniul de aplicare care definește clar toate aspectele domeniului de aplicare al proiectului.

4. Împărțiți proiectul în sarcini

Creați o structură de defalcare a muncii (WBS). Împărțiți proiectul în bucăți mici, definind livrabile pentru fiecare fază. În timp ce faceți acest lucru, atribuiți membrii echipei sarcini specifice.

5. Dezvoltați o cronologie

Odată ce aveți o idee despre fiecare pas din progresul proiectului, creați o cronologie punându-le în ordine secvențială. Funcția de scriere a Grammarly poate ajuta în acest sens. Alte instrumente pe care le puteți utiliza în această etapă includ diagramele Gantt pentru a vizualiza programe și liste de verificare interactive, cum ar fi cele din CoSchedule și Notion.

6. Estimați resursele și costurile

Determinați următoarele:

• Cine va lucra la proiect
• Echipamentul pe care îl va folosi echipa
• Materialele necesare pentru proiect

Elaborați câteva scenarii diferite, cum ar fi externalizarea unei părți sau a întregii lucrări și păstrarea acesteia în interior. Acest lucru vă va oferi câteva estimări bugetare diferite, pe care apoi le puteți utiliza pentru a vă consolida planul de proiect. Nu uitați să luați în considerare situațiile neprevăzute, cum ar fi taxele urgente și revizuirile.

7. Planificați pentru riscuri

Unele proiecte sunt mai riscante decât altele. Este posibil să vă confruntați cu probleme, cum ar fi o defecțiune tehnologică sau o întârziere a expedierii. Pe măsură ce vă dezvoltați planul de proiect, evaluați aceste riscuri în mod realist, determinând probabilitatea lor și modul în care fiecare ar putea avea impact asupra proiectului. Apoi, dezvoltați o strategie de atenuare pentru fiecare risc, atribuind responsabilitatea pentru gestionarea riscurilor specifice membrilor relevanți ai echipei.

8. Întocmește un plan de comunicare

Un plan de comunicare este o parte esențială a unui plan de proiect. Amintiți-vă, scopul planului de proiect este să mențineți echipa pe drumul cel bun și să vă asigurați că proiectul se desfășoară eficient. Comunicarea, atât între membrii echipei, cât și între dumneavoastră și părțile interesate ale proiectului, este esențială.

Stabiliți cum veți comunica, cum ar fi prin e-mail, întâlniri, rapoarte sau tablouri de bord. Poate doriți să programați întâlniri în anumite puncte, precum și să configurați un canal pentru comunicarea de zi cu zi. Pe măsură ce faceți acest lucru, definiți roluri pentru actualizarea și partajarea progresului proiectului.

9. Construiți un proces de asigurare a calității

Introduceți recenzii de calitate în cronologia dvs. și atribuiți responsabilități de control al calității.

Asigurarea calității este un obiectiv general pentru orice plan de proiect. În planul de proiect specific, determinați cum veți defini un produs de calitate. Acestea ar putea fi date stabilite pe baza cărora produsul dvs. funcționează sau modele care se potrivesc unei identități de marcă stabilite.

10. Obțineți aprobări și finalizați planul

Cu o schiță gata, prezentați-o părților interesate. Ei pot oferi feedback și, dacă o fac, să încorporeze sugestiile lor în următoarea versiune. Înainte de a începe lucrul, asigurați-vă că echipa își înțelege rolurile și responsabilitățile.

11. Executați și monitorizați planul

Începeți proiectul prin revizuirea planului împreună cu echipa. În această etapă, introduceți instrumentele de urmărire și comunicare care vor fi utilizate. În următoarele zile și săptămâni, monitorizați progresul și faceți ajustări după cum este necesar, cum ar fi modificări ale datei scadente sau reatribuirea sarcinilor.

12. Documentați lecțiile învățate

Odată ce rezultatele sunt în mâinile clientului/părților interesate, organizați o întâlnire de închidere a proiectului. În această întâlnire, înregistrați toate succesele, provocările și domeniile în care fluxul de lucru poate fi îmbunătățit. Grammarly poate simplifica acest proces organizându-vă datele și informațiile în documentație ușor de citit. Această documentație vă poate ajuta să scrieți planuri de proiect mai eficiente în viitor.

Cele mai bune practici

Una dintre cele mai eficiente moduri de a învăța cum să scrieți planuri puternice de proiect este să priviți un exemplu de plan de proiect. Compania dvs. poate avea exemple arhivate sau le puteți găsi online.

Fiți proactiv în colaborarea cu părțile interesate cheie. Aceasta înseamnă să comunicați cu ei în mod regulat înainte de a începe să scrieți planul și să vă acordați timp pentru a înțelege de ce au nevoie cu adevărat. Păstrați-le la curent pe măsură ce proiectul progresează, de asemenea, la fiecare etapă, asigurați-vă că obțineți toate aprobările necesare. Acest lucru poate preveni neglijările și întârzierile.

În planul de proiect scris, claritatea și concizia sunt esențiale! Faceți aceste priorități de top. Indiferent dacă aveți nevoie de ajutor pentru a începe, pentru a revizui sau a corecta, Grammarly vă poate ajuta.

Întrebări frecvente despre planul de proiect

Care este cel mai important pas în scrierea unui plan de proiect?

Cel mai important pas în scrierea unui plan de proiect este definirea obiectivelor și a rezultatelor proiectului.

Cum mă asigur de acceptarea părților interesate pentru planul meu de proiect?

Aprecierea părților interesate este, în general, cel mai probabil atunci când planul de proiect are obiective clare și un proces liniar, pas cu pas, pentru atingerea acestora.

Ce instrumente pot folosi pentru a crea un plan de proiect?

Grammarly oferă numeroase instrumente pe care le puteți folosi atunci când scrieți un plan de proiect, cum ar fi funcția de redactare și corectura.

Cum gestionez modificările aduse planului de proiect în timpul execuției?

Comunicați nevoia de a face schimbări părților interesate și membrilor echipei. După ce ați făcut modificări, partajați o versiune revizuită a planului tuturor părților.

Care sunt greșelile comune de evitat atunci când scrieți un plan de proiect?

Greșelile comune includ:

• Detaliu insuficient în plan
• Lipsa de claritate cu privire la obiective, rezultate și roluri
• Nu include suficient timp pentru neprevăzute
• Neevaluarea riscurilor și crearea de strategii de atenuare