Creați o carte de proiect: un ghid pas cu pas

• O carte de proiect este un document de nivel înalt care oferă o imagine de ansamblu asupra unui proiect.
• În mod obișnuit, charterele de proiect sunt folosite ca propuneri de lifting pentru părțile interesate și investitori.
• Chartele de proiect răspund la întrebările părților interesate și elimină presupunerile din partea acestora.

O carte de proiect este un document important în ciclul de viață al unui proiect. Într-o carte de proiect, un manager de proiect conturează aspectele de ansamblu ale proiectului, cum ar fi obiectivele, calendarul și domeniul de aplicare. O carte de proiect bine dezvoltată crește probabilitatea de acceptare a părților interesate și promovează alinierea între părțile interesate înainte de începerea lucrărilor. Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre documentele de proiect și despre cum să scrieți unul.

Cuprins

Ce este o carte de proiect?

Scopul unei carte de proiect

Elementele cheie ale unei carte de proiect

Pași pentru a crea o carte de proiect

Cele mai bune practici

Întrebări frecvente privind charterul proiectului

Ce este o carte de proiect?

O carte de proiect este un document care acționează ca un ghid de nivel înalt pentru un proiect viitor. Adesea, urmează o propunere de proiect, care este un document care prezintă un proiect părților interesate. Dacă propunerea este aprobată, următorul pas este o carte de proiect, care oferă detalii despre modul în care proiectul va fi structurat și gestionat.

În managementul proiectelor, documentele de proiect sunt importante, deoarece stabilesc tonul pentru relația de lucru dintre părțile interesate, managerul de proiect și echipa care finalizează munca.

Carta de proiect vs. plan de proiect

De obicei, un plan de proiect urmează o carte de proiect.

O carte de proiect este prezentată părților interesate pentru a le ghida prin proiect. Nu intră în detalii precum datele de referință sau responsabilitățile individuale ale membrilor echipei; mai degrabă, acționează ca un elevator pitch pentru un proiect, prezentându-și obiectivele și beneficiile.

Un plan de proiect este un document mai detaliat. Aici veți găsi specificul unui proiect, inclusiv cum și când managerul de proiect va comunica cu părțile interesate. Un plan de proiect nu trebuie să „vândă” pe nimeni dintr-un proiect; scopul său este de a menține echipa, părțile interesate și managerul de proiect aliniate.

Charter de proiect vs. caz de afaceri

În timp ce o carte de proiect subliniazăceva presupune un proiect, un caz de afaceri susținede cepărțile interesate ar trebui să aprobe proiectul. Un caz de afaceri este o propunere de valoare care discută problema pe care proiectul o va rezolva și orice rentabilitate suplimentară a investiției la care se pot aștepta părțile interesate. În general, cazurile de afaceri detaliază aspectele financiare ale unui proiect.

Scopul unei carte de proiect

O carte de proiect oferă părților interesate o viziune clară asupra direcției unui proiect. Când le este prezentat, le oferă o oportunitate de a oferi feedback și de a sugera modificări ale proiectului. Aceste modificări pot fi încorporate în planul proiectului.

În cele din urmă, o carte de proiect este documentul pe care părțile interesate îl aprobă, astfel încât proiectul să poată merge mai departe. Este întotdeauna posibil ca aceștia să aleagă să nu o aprobe, caz în care ar putea fi timpul pentru o regândire. O carte de proiect aprobată este undă verde pentru un manager de proiect pentru a lua frâiele și a începe lucrul.

Elementele cheie ale unei carte de proiect

Titlul și descrierea proiectului

O carte de proiect începe cu un titlu și o descriere a ceea ce urmează. Grammarly vă poate ajuta în acest pas, compunând un titlu și o descriere succintă după ce ați scris restul documentului. Încercați o solicitare de genul „Scrieți un titlu și o descriere pentru această carte de proiect”.

Exemplu:

• Dezvoltați un site web nou
• Dezvoltați și lansați un nou site web de comerț electronic care susține creșterea mărcii și generează vânzări crescute.

Obiective și scopuri

Includeți obiective și scopuri clare în carta proiectului dumneavoastră. Acestea nu trebuie neapărat să fie cuantificabile în această etapă, dar ar trebui să fie declarate clar și realiste. Asigurați-vă că îndeplinesc criteriile pentru obiectivele SMART: specifice, măsurabile, realizabile, relevante și limitate în timp. Mai multe despre asta mai târziu.

De exemplu, ai putea afirma că obiectivul proiectului tău este lansarea unei campanii de marketing care să crească vânzările cu 40% în următorii doi ani.

Obiectivele ar putea fi:

• Lansați un nou site web în Q2
• Creșteți prezența pe rețelele sociale la 1 postare/zi pe platformă
• Lansați programul de recomandare a unui prieten care oferă bani înapoi cumpărătorilor existenți până la sfârșitul trimestrului 3
• Antrenați echipa cu privire la analiza vânzărilor Shopify înainte ca noul site web să fie lansat

Definirea domeniului de aplicare

Indicați în mod clar domeniul de aplicare al proiectului. Acestea sunt livrabilele specifice pe care le va oferi echipa dvs. Aruncă o privire la acest exemplu:

Echipele interne de design și dezvoltare vor crea și lansa un site web nou, complet optimizat, care prezintă marca într-un mod reîmprospătat și captivant. Site-ul web va fi echipat cu un tablou de bord de analiză pe care toți membrii echipei îl pot accesa și revizui. Site-ul web va servi drept magazin online al mărcii, prezentând o pagină de produs pentru fiecare articol pe care îl avem. Livrabilele includ copierea produsului și fotografia pentru fiecare pagină de produs.

Identificarea părților interesate

Formatul standard al cartei de proiect include numele și titlurile părților interesate. Includeți-le în statutul dvs., astfel încât lista să fie ușor de accesat pentru membrii echipei.

Iată un exemplu:

• Kiara Rodriguez, șef de marketing
• Sal Perrone, VP de vânzări

Roluri și responsabilități

În carta proiectului dumneavoastră, precizați rolul și responsabilitățile fiecărei părți implicate. Acest lucru stabilește așteptări și facilitează ca indivizii să poarte discuții productive.

De exemplu:

• David Heredia, Senior UX Designer: Supraveghează proiectarea și dezvoltarea UX al noului site web
• Mona Yosco, coordonator de marketing: creează un plan de conținut social pentru săptămânile premergătoare lansării, perioada de lansare și lunile următoare

Cerințe de nivel înalt

Cerințele de nivel înalt sunt cerințe largi care trebuie îndeplinite. De exemplu, o parte interesată ar putea solicita un ROI de 20%. Includeți-le în carta proiectului dumneavoastră.

• Creșterea vânzărilor de 40% estimată în T3
• Site-ul web trebuie să fie localizat pe toate piețele majore la lansare

Ipoteze și constrângeri

Includerea ipotezelor în carta proiectului poate fi prudentă, deoarece poate ajuta părțile interesate și membrii echipei să anticipeze riscurile. În mod similar, includerea constrângerilor modelează viziunea părților interesate asupra proiectului finalizat, ajutându-i să-l înțeleagă. De exemplu, puteți presupune că o rebrand ar fi cea mai eficientă dacă este implementată în etape, iar o constrângere poate fi faptul că compania se află în prezent la jumătatea unui contract de publicitate pe panouri publicitare pe trei ani.

Riscurile proiectului

Notați orice riscuri potențiale, cum ar fi dificultățile de localizare, în carta proiectului. Grammarly vă poate ajuta cu un prompt precum „Determinați posibilele riscuri cu această carte de proiect”.

Exemple de riscuri ale proiectului includ:

• Dificultăți tehnice la finalizarea comenzii electronice
• Provocări de localizare la proiectarea versiunilor internaționale ale site-ului web

Programul de reper

Programul de reper este cronologia care specifică când părțile interesate se pot aștepta la rezultate. Scrieți un program realist care să ofere suficient spațiu pentru întârzieri, cum ar fi boala unui membru al echipei.

• 10 februarie: întâlnire de lansare a tuturor echipelor
• 7 martie: Primele schițe ale copiei site-ului web au fost transmise pentru revizuirea părților interesate
• 8 martie: Machetele site-ului web au fost trimise pentru evaluarea părților interesate
• 12 martie: toate comentariile părților interesate se vor întoarce echipelor creative
• 20 mai: Site gata de testat
• 30 iunie: data lansării oficiale

Prezentare generală a bugetului

Prezentarea generală a bugetului este una dintre cele mai importante părți ale unui proiect, deoarece bugetul poate face diferența între aprobare și respingere. Includeți o prezentare generală a bugetului de care aveți nevoie și a modului în care vor fi alocate fondurile.

Iată un exemplu:

• Proiect de redesign site: 60.000 USD
  • Management: 10.000 USD
  • Dezvoltare: 25.000 USD
  • Reclamă: 20.000 USD
  • Resurse: 5.000 USD

Pași pentru a crea o carte de proiect

1 Începeți

Primul pas în scrierea unei carte de proiect este implicarea cu părțile interesate. Intervievați-i pentru a le înțelege nevoile și perspectivele. Prin aceste interviuri, adunați informații pe care le veți folosi pentru a defini obiectivele proiectului, ipotezele, constrângerile și riscurile.

2 Definiți obiectivele și domeniul de aplicare

Setați obiective SMART înainte de a începe să scrieți:

• Specific:sunt concentrați pe o provocare sau un obiectiv specific?
• Măsurabil: puteți cuantifica progresul către obiective? Cum?
• Atribuibil: Există roluri clare care pot fi delegate unor persoane specifice?
• Realist: creați-proiect-cartă
• Limitat în timp: Există un calendar clar pentru atingerea obiectivelor declarate?

În această etapă, determinați și domeniul de aplicare al proiectului. Un domeniu de aplicare clar precizat vă poate ajuta să evitați scăderea domeniului de aplicare, un scenariu în care proiectul crește și devine mai complex după începerea lucrărilor.

3 Stabiliți reperele și bugetul

Dezvoltați o cronologie la nivel înalt pentru proiect. Menționați-o în linii mari în cartă. Notați resursele și costurile implicate în atingerea obiectivului asociat cu fiecare pas.

4 Documentați riscurile și ipotezele

Aici intervin informațiile pe care le-ați adunat de la părțile interesate. Identificați provocările potențiale ale proiectului și scrieți-le în cartă. Alături de acestea, includeți ipoteze realiste și constrângeri relevante.

5 Scrie-ți schița

Ultimul pas este să scrieți cartea proiectului. Găsirea unui șablon de charter de proiect și utilizarea lui pentru a vă crea charter poate fi utilă.

Grammarly poate ajuta la identificarea lacunelor sau potențialele obiecții la charter. De asemenea, vă poate corecta scrisul și vă poate face sugestii pentru a remedia greșelile gramaticale sau pentru a obține tonul perfect.

Odată ce proiectul dvs. este gata, prezentați-l părților interesate și solicitați feedback. Aici tonul potrivit poate face o diferență semnificativă. Dacă părțile interesate au sugestii, revizuiți carta în consecință. Apoi, ești gata să te apuci de o versiune finalizată.

Cele mai bune practici

Într-o carte de proiect, este esențial să acordați prioritate clarității și conciziei. În general, o carte de proiect are doar câteva pagini și rareori mai mult de 15 pagini, așa că trebuie să rezumă puncte, nu să ofere explicații aprofundate.

Înainte de a scrie o carte de proiect, colaborați proactiv cu părțile interesate cheie. În acest fel, știi care sunt nevoile lor și cum să planifici proiecte care îi ajută să-și atingă obiectivele.

Obțineți toate aprobările necesare înainte de a continua cu un proiect. Utilizați carta proiectului pentru a obține aceste aprobări și asigurați-vă că toate părțile implicate sunt aliniate înainte de a începe lucrul.

Întrebări frecvente privind charterul proiectului

Care este scopul principal al unei carte de proiect?

Scopul principal al unei carte de proiect este de a rezuma un proiect viitor. Poate fi folosit ca un pitch elevator pentru părțile interesate și un ghid pentru managerii de proiect pentru a evita modificarea domeniului de aplicare.

Cum diferă o carte de proiect de un plan de proiect?

O carte de proiect rezumă în mare parte aspecte ale unui plan de proiect. În timp ce un plan de proiect este un ghid cuprinzător pentru fiecare aspect al unui proiect, o carte de proiect este o scurtă privire la el la nivel înalt.

Cine este responsabil pentru crearea cartei proiectului?

Managerul de proiect este responsabil cu redactarea unei carti de proiect. Ei pot folosi instrumente precum Grammarly pentru a scrie un document concis și eficient.

Care sunt provocările comune atunci când se elaborează o carte de proiect?

Câteva provocări comune care pot apărea atunci când scrieți o carte de proiect includ:

• Includeți prea multe detalii, în loc să rezumați
• Conținut vag care nu oferă părților interesate o vedere clară asupra proiectului
• Informații lipsă, cum ar fi pași specifici

Un proiect poate continua fără o carte de proiect?

Da, este posibil ca un proiect să continue fără o carte de proiect. Cu toate acestea, o carte de proiect este un instrument valoros pentru menținerea proiectelor pe drumul cel bun.