Acesta este motivul pentru care ar trebui să vă verificați e-mailul dimineața

Nu vă verificați e-mailul! O mulțime de oameni cu acreditări fanteziste vă vor spune să evitați e-mailul cu orice preț dimineața. Consultantul în managementul timpului Julie Morgenstern a scris o carte întreagă despre asta. Ea a spus pentru Huffington Post că, dacă cedați tentației, „nu vă veți recupera niciodată”. Scriitorul de dezvoltare personală Sid Savara oferă șapte motive pentru a nu verifica acest lucru. Pentru început, solicitările din e-mailul tău nu sunt încă pe agenda ta de „lucruri de făcut”. Dacă le adaugi în farfurie, vei fi distras de la lucrurile importante aflate deja pe lista ta de lucruri de făcut. Vrei să pierzi beatitudinea care însoțește ignoranța? Pe de altă parte, la fel de mulți experți vă vor spune să vă verificați e-mailul la începutul zilei. Iată ce au de spus.

De ce ar trebui să verificați e-mailul

Scoate-l din drum

Cel mai mare motiv pentru a vă verifica e-mailul dimineața este pur și simplu să-l scoateți din drum. Lifehacker relatează experiența personală a colaboratorului Harvard Business Review, Dorie Clark: „Pingând corespondența prin e-mail până la sfârșitul zilei, am constatat că am evitat în mod constant să răspund la anumite mesaje, deoarece necesită alegeri grele pe care creierul meu le-a considerat dificile. Mi-am dat seama că, dacă voiam în sfârșit să înving acele mesaje care se aflau în partea de jos a căsuței mele de e-mail, ceea ce aveam cel mai mult nevoie nu era pur și simplu timpul să răspund; a fost voința și discernământul de a face judecăți bune și de a răspunde în consecință.” Ea recomandă să rezervați perioade de douăzeci de minute pe parcursul zilei pentru a gestiona corespondența prin e-mail.

Antrenează-i pe alții să-ți respecte timpul

Te-a sunat cineva sau ți-a trimis vreodată un mesaj în care te-a întrebat dacă ai primit e-mailul pe care l-a trimis acum cinci minute? În lumea de astăzi a tehnologiei, oamenii își doresc lucrurile rapid. Dar răbdarea nu este o virtute? Când nu răspundeți instantaneu, s-ar putea să-i iritați pe alții la început. Cu toate acestea, atunci când primesc un răspuns atent, s-ar putea să învețe să aprecieze diligența ta. Dacă obiceiul dvs. este să răspundeți la e-mailuri dimineața, puteți răspunde în termen de douăzeci și patru de ore. Acesta este un interval de timp rezonabil care vă oferă timp pentru a răspunde corect. În cele din urmă, contactele tale frecvente se vor familiariza cu rutina ta. Ei vor vedea că ești prea ocupat pentru a fi la dispozițiile lor, dar te vei întoarce la ei în timp util. Pentru situații de urgență reale, vă pot suna la telefon.

Acordă-ți timp să faci față

Dacă îți citești e-mailurile devreme, ai timp să reacționezi. Dacă așteptați prea târziu pentru un e-mail urgent, este posibil să pierdeți o oportunitate sau să nu aveți suficient timp pentru a respecta un termen limită. O examinare dimineață a e-mailurilor vă împiedică să rețineți pe alții. Dacă cineva are nevoie de răspunsul tău pentru a progresa, poți ajuta la productivitatea echipei tale făcându-ți partea cât mai curând posibil.

Puteți evita „presiunea prin e-mail”

Potrivit unui articol din The Guardian, cercetătorii londonezi de la Future Work Center au raportat că lucrătorii se simt presați de fluxurile constante de e-mailuri solicitante. Angajații care primesc e-mailuri pe dispozitivele lor mobile prin intermediul aplicațiilor sunt și mai stresați. În Germania, problema a devenit atât de îngrijorătoare încât ministrul muncii a început să adopte o legislație „anti-stres” pentru a interzice companiilor să contacteze angajații în afara orelor de lucru în situații care nu sunt de urgență. Deși verificarea e-mailului la începutul și la sfârșitul zilei a avut cea mai puternică corelație cu stresul prin e-mail, raportul sugera dezactivarea notificărilor automate ale mesajelor noi. Dacă vă verificați contul dimineața, gestionați cele mai importante mesaje imediat și apoi închideți aplicația, s-ar putea să descoperiți că rămâneți la curent cu e-mailurile fără a vă simți copleșit. Interesant este că personalitatea a influențat și felul în care oamenii se simțeau presați. Ceea ce a aflat un psiholog și un scriitor de știință despre efectele voinței te poate surprinde.

Puterea de voință este finită

În cartea Voința, Roy F. Baumeister și John Tierney susțin puterea voinței ca fiind una dintre cele mai mari fapte umane. Potrivit lui Tierney, „Aveți doar o cantitate limitată [de voință] pe măsură ce treceți prin zi, așa că ar trebui să aveți grijă să o conservați și să încercați să o salvați pentru situații de urgență.” Cum se aplică acest lucru e-mail-urilor? Este ușor să amâni să răspunzi la ele dacă răspunsurile necesită cercetare sau un răspuns lung. Întârzie prea mult și pari nepoliticos. Răspunsul la cele dificile necesită voință și ai cea mai mare parte dimineața, înainte de a o epuiza, înfruntând alte provocări. Poate că nu veți avea răspunsuri grele de scris în fiecare zi, dar când o faceți, dimineața este un moment grozav pentru a le adresa. Tierney mai spune că voința este comparabilă cu antrenamentul de rezistență. Cu cât vă exercitați mai mult voința, cu atât mai puternic va deveni autocontrolul. Odată ce te antrenezi să gestionezi comunicările cheie la prima oră dimineața, vei avea disciplina pentru a evita cheltuirea energiei mentale pe cei care irosesc timpul.

Cum să o faci corect

Scriitoarea Laura Chin ne spune cum să verificăm e-mailurile fără să ne distrugem energia mentală. Procesul începe chiar înainte de a porni laptopul. Ea îl citează pe David Rock, directorul Institutului NeuroLeadership: „Dacă nu-ți amintești care sunt obiectivele tale, este puțin probabil să poți scana mediul pentru lucruri relevante pentru obiectivele tale.” În primul rând, definiți-vă obiectivele. Când vă scanați e-mailul mai târziu, veți putea să vă concentrați asupra mesajelor importante și să luați o decizie despre cum să le gestionați pe fiecare.

Apoi, deschideți căsuța de e-mail. Amintiți-vă aceste două cuvinte – discernământ și putere de voință. Canalizează-ți prioritățile principale în timp ce parcurgeți noile e-mailuri. Folosește-ți raționamentul pentru a decide care mesaje sunt cele mai importante. Deschideți-le și răspundeți imediat sau semnalați-le ca fiind prioritare. Apoi, folosește-ți voința pentru a închide browserul. Orice lucru mai puțin critic poate aștepta până mai târziu în cursul zilei.

Credeți că sortarea este critică de la neimportantă consumă prea mult timp? Încercați un serviciu de organizare a e-mailului, cum ar fi Unroll.me, care grupează mesajele cu prioritate scăzută, astfel încât să vă puteți concentra asupra lucrurilor importante. Outlook a implementat recent un serviciu similar. Se numește Inbox focalizat. Sistemul răspunde și se adaptează pe măsură ce observă cu ce contacte interacționați cel mai mult. De asemenea, filtrează redirecționările, buletinele informative și e-mailurile în bloc într-o filă separată pe care o puteți citi în timpul liber. Pe lângă ștergerea automată a spam-ului, puteți seta „reguli” pentru a păstra doar cea mai recentă copie a buletinelor informative prea frecvente.

Te vei stresa. Vei fi distras de la obiectivele tale zilnice. Veți pierde prea mult timp prețios. Acestea sunt câteva motive pentru care oamenii vă pot spune că nu ar trebui să vă verificați niciodată e-mailul înainte de ora prânzului. Cu toate acestea, mulți experți au descoperit că ștergerea e-mailurilor importante în prima parte a zilei vă va elibera creierul pentru alte chestiuni. Oamenii vor afla că ești ocupat, dar vei răspunde într-un timp rezonabil. Și îți vei construi voința pe măsură ce răspunzi doar la mesajele cheie. Care este linia de jos? Nimeni nu-ți poate spune care filozofie este cea mai bună pentru că trebuie să ții cont de personalitatea și circumstanțele tale. La ce oră funcționează cel mai bine pentru jobul tău? Ce metodă te face să simți cel mai puțin stres? Când lucrezi cel mai productiv? Nimeni nu îți va bate alegerea dacă ești capabil și competent în meseria ta.