Cea mai devreme comoditate: este incomod să folosiți această expresie?
Publicat: 2017-09-22Mesajul dvs. de e-mail în afara biroului spune: „Sunt departe de biroul meu acum, dar vă voi contacta cât mai curând posibil.” Ți-ai creat o grea pasă grea de afaceri? Sigur, ai vrut bine. Cum ar putea fi nepoliticos să spui că vei face ceva de îndată ce îți este convenabil?
Limba are putere. Cuvintele și frazele sunt deschise interpretării. Ele pot transmite un anumit ton, în funcție de contextul în care sunt folosite.
Mark Twain a spus: „Diferența dintre cuvântul aproape potrivit și cuvântul potrivit este într-adevăr o chestiune mare – este diferența dintre bug-ul fulger și fulger.” Trucul de a clarifica comunicarea constă în alegerea cuvintelor și expresiilor care sunt mai puțin susceptibile de a fi interpretate greșit - insectele fulgerului, mai degrabă decât fulgerul.
Există o problemă cu „cea mai devreme comoditate”?
După cum spun frazele nepoliticoase, există cu siguranță infracțiuni mai grave. Dacă acesta ne freacă greșit depinde de contextul în care este folosit.
La cea mai devreme comoditate
Să ne uităm la exemplul nostru de mesaj în afara biroului de mai sus.
Verdictul nostru: Nu folosi
A spune că vei returna e-mailul cuiva sau vei suna cât mai curând posibil sună nepoliticos. Da, vrei să spui că vei reveni la persoana care te-a contactat cât mai curând posibil, dar ceea ce aude destinatarul este ceva mai degrabă de genul „Vă voi contacta când (și poate dacă ) îmi este convenabil. .” Implicația este că o vei face atunci când ai chef, sau când ești bun și gata, sau poate niciodată. Îngâmfat!
În cel mai scurt timp posibil
Dar ce se întâmplă dacă folosești „în cel mai scurt timp posibil” pentru a spune cuiva că ești de acord ca acesta să rezolve cererea ta atunci când este convenabil pentru el? Să ne uităm la un e-mail între colegi, John și Mary.
Voi avea nevoie de declarația noastră de profit și pierdere din T1 pentru a pregăti un raport. Mi-l trimiți cât mai curând posibil?
Mulțumesc, John
Verdictul nostru Este bine de folosit, dar . . .
. . . există modalități mai bune de a exprima că o solicitare nu este urgentă. Deși nu este nepoliticos să-i spui lui Mary că este în regulă ca ea să se ocupe de cererea ta atunci când este convenabil, „în cel mai scurt timp posibil” nu este încă puțin din câteva puncte de vedere.
- Nu este suficient de specific. I-ai spus lui Mary că ai nevoie de ceva, dar nu i-ai spus când ai absolut nevoie de el. Ar putea presupune că nu ai deloc nevoie de el. O opțiune mai bună ar fi „. . . cât mai curând posibil sau nu mai târziu de [data].”
- Sună din jargonie. Unul dintre motivele pentru care multor oameni nu le place „în cel mai scurt timp posibil” este că sună a jargon de afaceri – ceva ce ne place tuturor să-l urâm. Folosiți în schimb un limbaj simplu.
- Este ușor de interpretat greșit. Ce se întâmplă dacă Mary vede solicitarea ta ca urgentă când ai vrut să spui că nu te-ai grăbit? S-ar putea să-și ia timp din ziua ei pentru a se grăbi să-ți îndeplinească sarcina, ceea ce s-ar putea dovedi a fi orice decât convenabil pentru ea.
Alternative la „Earliest Convenience”
După cum spun frazele, renunțarea la „cea mai devreme comoditate” din repertoriul tău este cel mai sigur pariu. Dar ce ar trebui să folosești în schimb?

La cea mai devreme comoditate
Am afirmat deja că ar trebui să renunți „în cel mai scurt timp posibil” de la locul de muncă și comunicarea personală tout de suite . Pare neconsiderat, dacă nu de-a dreptul nepoliticos.
Dacă aveți timp să onorați o solicitare, în loc să spuneți că o veți rezolva atunci când este convenabil, spuneți persoanei când se poate aștepta la răspunsul dvs. („Voi răspunde când mă întorc la birou pe [data].”)
În cel mai scurt timp posibil
Deși nu este nimic în neregulă cu această frază, ar putea fi de fapt prea politicoasă, sau cel puțin prea deschisă. Deși ai putea folosi un limbaj mai blând, mai puțin încărcat de anul, cum ar fi „oricand ai timp” sau „de îndată ce poți”, din nou, noi preferăm specificul.
Să revedem exemplul de e-mail pe John și Mary și să îl facem mai specific.
Voi avea nevoie de declarația noastră de profit și pierdere din Q1 pentru a pregăti un raport pe care îl voi prezenta luni viitoare. Ai putea să-mi trimiți P&L nu mai târziu de miercuri din această săptămână?
Mulțumesc, John
Aici, în loc să-i spună Mariei să trimită declarația P&L ori de câte ori este convenabil pentru ea și să o lase să se întrebe cât de curând are nevoie de ele, John a folosit un îndemn pentru a întreba dacă ar putea să le trimită. până miercuri.
Acum, Mary știe de ce are nevoie John și când are nevoie. În plus, a avea CTA sub forma unei întrebări ar putea-o determina să răspundă, anunțându-l dacă va fi capabilă să satisfacă cererea.
Bonus: răspunsul lui Mary va documenta schimbul. Dacă ea spune că da, poate avea gata declarația P&L până miercuri și nu livrează, John poate urmări. Dacă ea tot nu răspunde, el poate indica acest traseu de e-mail atunci când trebuie să explice de ce P&L nu a fost inclus în raportul său. O modalitate de a-ți acoperi spatele, John!