9 sfaturi pentru o comunicare eficientă la locul de muncă

Comunicarea la locul de muncă nu ar trebui să fie atât de dificilă.

Echipa ta este la doar câteva zile de la lansarea proiectului pentru care te-ai chinuit cu toții de săptămâni. Au existat rafale de e-mailuri și mesaje, prezentări, o revizuire juridică și o după-amiază de discuții confuze care au dus la diagrame desenate pe table albe cu markere care s-au dovedit a nu fi șters uscat. Hopa!

Mai presus de toate, au fost întâlniri – atât de multe întâlniri. A existat tipul rapid de zi cu zi în care oamenii spuneau la ce lucrează sau, mai des, erau deviați. Apoi a avut loc o sesiune extrem de lungă care a implicat zeci de diapozitive despre valorile utilizatorilor; până la sfârșitul aceleia, visai în liniște că te apuci de lecții de kickboxing.

Totuși, toate acele discuții divagatoare și fire de e-mail nesfârșite nu au reușit cumva să prevină un fiasco care se profilează. Acum nimeni nu pare să fie pe aceeași pagină, iar termenul limită se apropie fără încetare. Ceea ce aveți aici este o lecție abjectă despre comunicarea la locul de muncă - sau lipsa acesteia.

Cât de eficient comunicați dvs. și colegii tăi spune multe despre cât de bine merge munca în general. Este greu să faci lucrurile în mod eficient când nimeni nu are un plan clar. Oamenii se pot șovăi atunci când nu văd o modalitate bună de a discuta despre noi oportunități – să nu mai vorbim despre provocări neprevăzute.

De aceea, suntem aici cu câteva sfaturi pentru a vă îmbunătăți abilitățile de comunicare la locul de muncă.

Selectați instrumentul potrivit pentru lucrare

Există multe moduri de a vă conecta și de a vă conecta greșit. Alege cu înțelepciune.

E-mailurile pot fi de rigueur, dar sunt și ușor îngropate. Conferințele video adaugă o notă umanizantă dacă cineva lucrează de la distanță, dar pot fi greu de manevrat. Apelurile telefonice de bază sunt uneori subestimate, dar de multe ori veți dori să vă programați în avans, sau cel puțin să începeți prin a întreba pe oricine apelați dacă este un moment bun pentru a vorbi.

Avantajul conversației în timp real este cât de mult poate clarifica într-o perioadă scurtă de timp, economisind ambele părți o cantitate imensă de tastare înainte și înapoi. Fiți prudent în alinierea întâlnirilor cu mai multe părți; acest lucru poate deveni cu ușurință o corvoadă, așa că trebuie să vă așteptați la o întoarcere utilă pentru a justifica efortul.

Fă-ți întâlnirile să conteze

La fel ca în cazul muncii, despre care Legea Parkinson prevede că se va extinde pentru a ocupa cât timp este alocat, la fel și cu întâlnirile. Stabiliți o limită de timp și o agendă. Bugetați cât timp veți cheltui pentru fiecare articol înainte de a continua. Ideea aici este să respectați timpul participanților dvs., așa că comunicați transparent despre asta; Făcând acest lucru, te va ajuta să eviți să pari prea brusc în timp ce vei conduce lucrurile.

Pentru unu-la-unu, luați-l offline

Potențiale gropi de iepure abundă în orice discuție - și unele ar putea merita urmărite, cel puțin în rândul unui subgrup de participanți. De exemplu, dacă designerul dvs. realizează că un nou șablon care primește aprobarea va necesita în curând un text actualizat, atunci ea și redactorul ei de încredere pot discuta aceste detalii după întâlnire, nu în timp ce echipa de dezvoltare se uită și încearcă să nu căscă. O expresie la îndemână pentru situații ca aceasta: „Să o luăm offline”.

Este în regulă să te repete uneori

Dacă ceva contează, de obicei merită repetat.

Uneori, atunci când se ocupă de subiecte complexe sau procese în desfășurare, este util să le reamintești oamenilor de elementele de bază. Nu trebuie să o tragi. Luați în considerare acest exemplu rapid:

„Bine, această conferință telefonică este pentru a actualiza jucătorii cheie cu privire la prototipare. Încercăm să fabricăm un pat pentru câini mai bun până în toamnă, înainte de vânzările de sărbători, așa că avem mult de lucru în ceea ce privește optimizarea rezistenței la salivare. La apelul de săptămâna trecută, Susan ne-a informat că furnizorul anticipează o perioadă de timp de opt săptămâni. Asta înseamnă că trebuie să ne hotărâm cu dimensiunile luna aceasta. Să vorbim despre următorii pași. Cine este primul?”

Această recapitulare rapidă nu ajunge la o prelegere, în timp ce realizează multe:

• Stabilește focalizarea apelului, astfel încât vorbitorii să știe să țină lucrurile pe drumul cel bun și să scoată alte subiecte offline pe măsură ce apar
• De asemenea, oferă o idee la ce să se aștepte oricui nu s-a conectat înainte
• Reluează ideea importantă a lui Susan de la ultimul apel, în cazul în care cineva a ratat-o
• Stabilește o prioritate cheie și un termen limită

Ultima parte va fi repetată mai târziu, dar între timp, dacă preambulul tău a salvat pe cineva o întrebare incomodă sau un e-mail confuz, și-a făcut treaba. Și dacă ești îngrijorat că ai petrecut prea mult timp revenind pe urme, întreabă-ți dacă ar trebui să sări înainte; colegii tăi s-ar putea să te surprindă spunând nu.

Încercați să spuneți punctele cheie în câteva moduri diferite

De asemenea, poate ajuta la conceperea de noi modalități de a descrie ideile cheie, folosind cuvinte diferite sau, eventual, canale diferite de comunicare, cum ar fi un e-mail de urmărire care cristalizează principalele concluzii de la o întâlnire și cine este responsabil cu acțiunile cheie în viitor.

Alex Blumberg, jurnalistul de radio devenit antreprenor care a fondat Gimlet Media, a declarat pentru Tape că, în ciuda anilor săi ca comunicator profesionist, a durat ceva timp pentru a recunoaște importanța de a ajuta colegii să înțeleagă:

Când oamenii spun același lucru, are rezonanță diferită, vine dintr-un loc diferit sau înseamnă lucruri diferite pentru oameni diferiți... O mare parte din munca mea acum este să spun același lucru în multe moduri diferite, doar ca oamenii să înțeleagă de unde vine. . Dacă o spui o singură dată, nu există nicio garanție că oamenii au auzit-o așa cum ai spus-o tu.

Cu alte cuvinte, dacă ceva este suficient de important pentru a suporta repetarea, probabil că merită și reformulat.

Rulați-l înapoi

În special în chestiuni tehnice, reformularea ideilor cheie vă poate ajuta, de asemenea, să vă asigurați că înțelegeți corect ceva nou. Dacă aveți timp, încercați să întrebați persoana care explică dacă îi puteți reformula punctul cu propriile cuvinte și întrebați dacă înțelegeți bine. Dacă există un detaliu important pe care l-ați omis, aceasta este o bună oportunitate de a obține ajutor pentru a-l înțelege.

Luați în considerare limbajul corpului

Intenționat sau nu, modul în care te comporți corpul comunică foarte mult. De exemplu, pari închis cu brațele încrucișate sau angajat activ, să zicem vorbind cu mâinile? Merită luat în considerare, ca nu cumva să trimiți un mesaj greșit cu postura sau expresia feței.

Poate că, pe măsură ce un coleg încheie o prezentare și se uită prin cameră, parcă te străluciți – nu pentru că prezentarea a fost proastă, ci pentru că ești pierdut pe gânduri. În astfel de momente, uneori merită să-ți explici: „Nu a fost deloc rău, am nevoie doar de un moment de proces. Să ne întoarcem într-o clipă.”

Rezumați cele mai importante momente

Nu este nemaivăzut ca oamenii să se întâlnească timp de o oră, să ridice o serie de întrebări utile, să se gândească la posibile răspunsuri, să nu rezolve nimic și apoi să realizeze că este timpul să pleci la o altă întâlnire. Acesta este locul în care notele ulterioare vă pot ajuta să vă asigurați că orice progres pe care ați fi făcut-o nu dispare pur și simplu pe ușă.

Dacă puteți evita să trimiteți e-mailuri lungi către șiruri lungi de destinatari, probabil că este în bine. Dar dacă este necesar, ați putea include și un tl;dr („prea lung; nu am citit”) care încapsulează pe scurt cele mai importante. Pune-o pe partea de sus, astfel încât acel tip din logistică care pare doar că zboară măcar să pună ochii pe esențial.

Fii bun

Un cuvânt rapid de mulțumire sau un zâmbet la timp pot ajuta în mare măsură colegii tăi să se simtă apreciați și înțeleși.

Dacă asta îi face pe oameni să-și dorească să vorbească mai mult cu tine, ei bine, nu asta înseamnă comunicarea mai bună la locul de muncă?