10 sfaturi pentru o comunicare eficientă prin e-mail

Astăzi, comunicarea eficientă prin e-mail este esențială pentru orice afacere și oferă cea mai imediată metodă de comunicare pentru mulți profesioniști. Cei mai mulți dintre noi scriem e-mailuri la locul de muncă în fiecare zi, dar când ți-ai luat ultima dată un moment să te gândești la abilitățile tale de comunicare prin e-mail și la cum le poți îmbunătăți?

În acest ghid, explorăm cum să comunicăm eficient prin e-mail. După cum veți afla în curând, comunicarea eficientă prin e-mail la locul de muncă sau cu clienții este o abilitate care poate fi învățată – și astfel îmbunătățită. Vă vom analiza problemele obișnuite de e-mail pe care le puteți găsi familiare și apoi vă vom prezenta sfaturi utile pentru o scriere eficientă a e-mailurilor. ‍

Importanța unei comunicări eficiente prin e-mail la locul de muncă

Este aproape imposibil să ne imaginăm un timp înainte de e-mail. Primul e-mail a fost trimis în 1971, iar de atunci, aceste scrisori electronice au cucerit lumea. În fiecare zi sunt trimise 300 de miliarde de e-mailuri uimitoare – iar cifra este setat să continue să crească. Astăzi, aproape 4 miliarde de oameni din lume au un cont de e-mail – adică peste jumătate din populația globală.

Mai multe conturi de e-mail înseamnă mai multe e-mailuri. Un muncitor mediu primește 121 de e-mailuri pe zi, ceea ce înseamnă că al tău trebuie să iasă în evidență sau este probabil să fie ignorat.

Dar a scrie un e-mail eficient este simplu, nu? Gresit. Cercetătorii care studiază înțelegerea e-mailului au descoperit că există mai multe probleme grave – și comune – care pot afecta comunicațiile prin e-mail.

Au clasificat util problemele comune de e-mail în următoarele categorii:

• Necunoașterea unii pe alții
• Dificultăți de conectare
• Lipsă de încredere
• Lipsa indicii interpersonale
• Scăderea calității comunicării
• Disconfort emoțional și psihologic
  

Descoperirile evidențiază cât de critic este să transmiteți corect mesajul. Dar nu sunt doar cuvintele. Este și structura.

Într-un alt studiu despre cum să utilizați e-mailul în mod eficient în afaceri, cercetătorii au descoperit că modul în care e-mailul dvs. este structurat, scris și prezentat influențează modul în care informațiile sunt transmise, procesate și înțelese.

Elementul crucial al cercetării și experienței noastre din lumea reală este: scrierea unui e-mail eficient este o abilitate esențială la locul de muncă modern.

1. Înțelege-ți publicul

Cheia dezvoltării abilităților eficiente de comunicare prin e-mail este înțelegerea audienței și adaptarea corespondenței la acestea. Înainte de a vă scrie e-mailul, petreceți timp gândindu-vă la destinatar. Într-un context profesional, persoana ar putea fi un client existent, un potențial client, un coleg sau un șef.

Rolul și relația lor cu tine vor defini abordarea pe care o vei lua. De asemenea, va afecta tonul e-mailului dvs., inclusiv cât de formal sau informal este acesta.

Nu te-ai aștepta la un e-mail informal de la un departament guvernamental, de exemplu. Nici un coleg și un prieten nu ar găsi un e-mail foarte formal adecvat dacă îi inviți la o băutură.

Dacă nu sunteți sigur cum să formulați un e-mail, de obicei este mai bine să fiți mai formal decât informal. Primele și ultimele rânduri ale e-mailului dvs. sunt esențiale pentru a obține tonul potrivit, așa că, dacă doriți câteva sfaturi despre cum să începeți un e-mail profesional și cum să îl încheiați, consultați postările recente de blog. De asemenea, puteți afla mai multe despre eticheta de e-mail adecvată pentru diferite tipuri de e-mailuri în blogul nostru detaliat.

2. Utilizați vocea activă

Când scrieți e-mailuri pentru afaceri, există tendința de a adopta vocea pasivă. Scrierea în acest fel poate părea formală și profesională, dar poate duce cu ușurință la comunicare greșită și neînțelegeri.

Să ne uităm la un exemplu. Iată o declarație în vocea activă.

Vreau să-l suni pe Simon joi, la 10:00.

Este clar că expeditorul îi cere destinatarului să-l sune pe Simon la ora 10:00 joi.

Compară asta cu unul scris cu voce pasivă.

Cineva ar trebui să-l sune pe Simon joi dimineață.

Va primi Simon un telefon? Daca da, de la cine?

La nivelul său cel mai de bază, folosirea vocii active înseamnă a fi clar și fără echivoc. Dacă scrieți un e-mail, ar trebui să fie clar ce solicitați. Destinatarul nu ar trebui să aibă nicio îndoială ce vrei să facă și când.

Vocea activă poate părea puțin grosolană sau impersonală, dar este de fapt un mod mai profesionist de a comunica. Un bonus este că scrierea cu vocea activă poate face mesajul tău mai scurt și, astfel, comunicarea prin e-mail eficientă. Pentru noi toți care trecem prin sute pe zi, este probabil să fie apreciat.

3. Fii inteligent emoțional

Inteligența emoțională înseamnă crearea unei conexiuni cu sentimentele mai profunde ale cuiva. Este un instrument de marketing puternic, după cum a concluzionat Harvard Business Review – și vă ajută și să creați e-mailuri eficiente.

Un e-mail inteligent din punct de vedere emoțional este scris cu o recunoaștere a sentimentelor destinatarului. Sunt scrise într-un mod care provoacă un răspuns pozitiv, folosind limbajul pentru a atinge emoțiile noastre primare.

În loc să scrii.

Va invit la o intalnire...

De ce să nu folosiți.

Aș aprecia perspectiva ta la această întâlnire. Ai putea participa?

Prima este instruirea. A doua este o invitație. Ambele sunt scrise cu o voce activă, dar doar unul este inteligent emoțional. Mai simplu, inteligența emoțională se referă la înțelegerea, reflectarea și respectarea emoțiilor unei persoane.

Nu trebuie să exagerați aici, dar acordați-vă timp pentru a reflecta la felul în care e-mailul pe care îl scrieți ar putea face pe cineva să se simtă.

O abordare inteligentă emoțional vă poate ajuta, de asemenea, să modelați o comunicare eficientă prin e-mail cu clienții. Este esențial atunci când se ocupă de reclamații. Recunoașterea și recunoașterea oricăror frustrări, întreruperi și dezamăgiri, demonstrezi empatie care poate contribui în mare măsură la dezamorsarea unei situații.

4. Selectați un subiect captivant pentru e-mail

Subiectul e-mailului este titlul poveștii tale. Cele mai eficiente linii de subiect ale e-mailului sunt suficient de captivante pentru a capta atenția cuiva, creând dorința de a deschide un e-mail aproape irezistibil.

Dacă subiectul nu este convingător, e-mailul nu va fi deschis. Aceasta este lecția pe care o putem lua din lumea marketingului prin e-mail, unde statisticile arată că mai puțin de 20% dintre destinatari deschid e-mailuri nesolicitate.

Chiar dacă scrieți unui client, coleg sau prieten apreciat, putem lua câteva lecții de la profesioniști în marketing prin e-mail despre construirea unui subiect.

Ar trebui să fie clar, simplu și direct. Ar trebui să spună destinatarului despre ce este vorba exact e-mailul și să-l încurajeze să-l deschidă.

Dacă scrieți o solicitare de întâlnire, spuneți așa.

Când e-mailul dvs. este urgent și aveți nevoie de un răspuns, cereți-l.

Am nevoie de ceva convenit, fii clar.

Din păcate, este încă destul de ușor pentru un destinatar să ignore un e-mail, dar un subiect bun poate reduce dramatic acest lucru.

5. Stabiliți un obiectiv pentru e-mail

Într-un context profesional, fiecare mesaj pe care îl trimiteți ar trebui să aibă un scop. Când vă identificați obiectivele de e-mail, puneți-vă aceste trei întrebări:

1. Ce îi ceri destinatarului să facă?
2. Cum vrei să se simtă?
3. Cum ar trebui să răspundă?

Să luăm exemplul unei cereri de concediu către un manager.

1. Ce îi cereți destinatarului să facă: examinați solicitarea mea de concediu
2. Cum vrei să se simtă: că sunt rezonabil și profesionist
3. Cum doriți să răspundă: prin acordarea cererii mele de concediu

Folosirea unei abordări orientate către obiective vă poate ajuta atunci când scrieți e-mailuri eficiente la locul de muncă, oferind o structură generală și influențându-vă tonul vocii – fie că este formal sau informal, de exemplu.

Nu vom intra în detalii aici, dar puteți afla mai multe despre cum să structurați e-mailurile profesionale cu ghidul nostru aprofundat.

6. Organizează-ți gândurile

Principiul piramidei este o abordare bine stabilită a comunicării eficiente prin e-mail. În anii 80, directorii McKinsey au creat principiul de a oferi o modalitate eficientă de a structura gândurile și de a îmbunătăți comunicarea în afaceri. Dacă vrei să știi cum să scrii e-mailuri de afaceri eficiente, gândește-te la piramidă.

Explicarea ar putea dura ceva timp, dar principiul de bază este acela că faci cel mai important punct (sau răspuns) la început și îți structurezi e-mailul în consecință.

Să presupunem, de exemplu, că șeful tău îți trimite un e-mail în care te întreabă dacă ar trebui să prelungești contractul unui coleg.

Iată un răspuns tipic de afaceri care răspunde la întrebarea de la sfârșit.

Îmi place foarte mult Joe și găsesc că munca lor este de bună calitate. Cu toate acestea, există întrebări despre dacă avem nevoie de o altă persoană. Până la urmă, cred că ar trebui.

Folosind principiul piramidei, putem restructura acest lucru.

Cred că ar trebui să prelungim contractul lui Joe. Munca lor este de mare calitate și nu vom avea suficientă capacitate să ne descurcăm fără ei.

Această abordare este destul de formală și nu va funcționa în orice situație. Dar dacă aveți de-a face cu o solicitare explicită a unui coleg sau superior, va economisi timp tuturor și va asigura că nu va exista nicio neînțelegere.

7. Gândește-te mobil

În decembrie 2019, aproape 50% din toate e-mailurile au fost deschise pe un dispozitiv mobil. Această cifră este probabil să crească pe măsură ce din ce în ce mai mulți dintre noi se bucură de libertatea și flexibilitatea lucrului la distanță sau hibrid.

Știm cu toții că, atunci când citim e-mailuri pe telefon, le parcurgem rapid. Este dificil să citești pasaje lungi de text, iar dovezile arată că cei mai mulți dintre noi nu ne vom deranja.

Dacă un e-mail nu este formatat corect, există o șansă de 70% ca o persoană să-l ștergă în trei secunde, au descoperit cercetătorii.

Unele dintre greșelile comune pe care oamenii le fac atunci când scriu e-mailuri includ:

• Imagini supradimensionate sau deplasate
• Prea mult text fără suficiente pauze
• Aspecte de coloane multiple (fără un șablon receptiv)

Când scrieți e-mailuri eficiente pentru mobil, păstrați lucrurile scurte, dulci și simple.

Vom presupune că scrieți deja cu vocea activă, ceea ce va menține numărătoarea inversă a cuvintelor. Iată câteva sfaturi pentru a crea e-mailuri mobile convingătoare.

• Păstrați paragrafele la una sau două propoziții
• Utilizați principiul piramidei pentru a vă structura e-mailurile, cu informațiile esențiale în partea de sus
• Utilizați un font clar și lizibil
• Nu adăugați niciodată imagini
• Folosiți marcatori pentru a diviza textul
• Nu folosiți mese
• Includeți toate informațiile vitale în corpul e-mailului în loc de atașamente

8. Furnizați instrucțiuni clare

Dacă ceri cuiva să facă ceva, oferă instrucțiuni clare. Dacă este o solicitare de întâlnire, spuneți așa. Dacă doriți un răspuns, cereți-l. Dacă aveți nevoie de cineva care să vă ofere ceva, spuneți-i.

Iată câteva sfaturi care să vă ajute.

• Furnizați datele și detaliile
• Folosiți paragrafe cu o singură propoziție
• Împărțiți lucrurile în pași
• Luați în considerare utilizarea punctelor marcatoare sau a unei liste numerotate pentru a clarifica informațiile
• Nu vă speriați să folosiți caracterul îndrăzneț pentru a scoate în evidență informațiile importante

9. Înțelegeți diferența dintre un destinatar, CC și BCC

Câte e-mailuri primești irelevante? Răspunsul este probabil destul de mult. Comunicarea eficientă prin e-mail înseamnă trimiterea de e-mailuri numai celor care trebuie să le citească și să răspundă.

Când trimiteți un e-mail, aveți trei opțiuni. Îl puteți trimite direct unei persoane, CC sau BCC. Iată ce înseamnă acești termeni.

• Trimiteți către: persoana căreia îi trimiteți e-mailul. Ei se numesc destinatar.
• CC: O copie carbon a e-mailului va fi trimisă persoanei respective. Ei nu sunt destinatarul direct al e-mailului, dar informațiile pot fi relevante pentru ei. Destinatarul și alte persoane CC-ed pot vedea cine a primit mesajul.
• BCC: O copie oarbă a e-mailului este trimisă unui destinatar. Ei nu sunt respondentul direct, iar destinatarul (sau cei cu CC) nu pot vedea că această persoană a primit e-mailul.

În cele mai multe cazuri, este clar cui este adresa de e-mail, dar alegerea cui să CC poate fi mai dificilă. Există o tendință de CC la mulți oameni, dar întrebați-vă dacă este esențial să primească e-mailul. Dacă nu este, atunci nu.

10. Alegeți cel mai bun moment pentru a vă trimite e-mailul

Este esențial să obțineți corect conținutul e-mailului, dar trimiterea mesajului la momentul nepotrivit poate afecta numărul de persoane care îl deschid și îl citesc. HubSpot a analizat peste 4 miliarde de e-mailuri pentru a găsi cel mai bun moment pentru a trimite.

Ei au descoperit că cele mai mari rate de clic pentru deschidere au fost la:

• 10 DIMINEATA
• 1 PM
• 6 PM

Ei ajung la concluzia că aceste momente sunt când majoritatea oamenilor încep sau își încheie ziua de lucru și au timp să-și verifice e-mailurile.

Nu este o știință exactă, dar logica ne spune că trimiterea unui e-mail important la 4:30 într-o vineri după-amiază înainte de un weekend de sărbătoare legală este probabil o idee proastă.

Doriți să aplicați aceste sfaturi pentru o comunicare eficientă prin e-mail? Flowrite transformă punctele marcatoare în e-mailuri gata de trimis mai repede ca niciodată, permițându-vă să economisiți timp și să fiți mai productiv. Solicitați acces și experimentați viitorul scrisului.