Cum să treci peste anxietatea prin e-mail la locul de muncă

Anxietatea prin e-mail este stresul și teama create de gestionarea căsuței poștale. În timp ce cauzele anxietății prin e-mail sunt complexe, rezultatele sunt foarte reale, frica de e-mailuri fiind o cauză principală a stresului la locul de muncă.

A face față anxietății prin e-mail implică înțelegerea cauzelor fobiei tale prin e-mail și dezvoltarea de strategii pentru a eficientiza procesul.

În acest articol, explorăm ce este anxietatea prin e-mail, descriem câteva dintre semnele anxietății prin e-mail și oferim câteva sfaturi de experți pentru a vă ajuta să vă gestionați mai bine e-mailurile.

Există așa ceva ca anxietatea prin e-mail?

Dacă sunteți unul dintre milioanele care au întrebat Google: De ce e-mailul îmi provoacă atât de multă anxietate? Apoi există ajutor disponibil. Anxietatea prin e-mail este o problemă reală care ne afectează pe majoritatea dintre noi la un moment dat din viața noastră.

Anxietatea creează sentimente de îngrijorare, tensiune și frică, spune organizația de caritate pentru sănătate mintală Mind. Emoțiile pot fi generate de acest lucru care se va întâmpla sau despre care credem că s-ar putea întâmpla în viitor.

Pe măsură ce ne luptăm cu toții cu munții de mesaje, s-ar putea să vă întrebați de ce este e-mailul atât de stresant?

Putem deveni dependenți de tehnologia digitală, spun dr. Gini Harrison și dr. Mathijs Lucassen de la The Open University. Ei avertizează că implicarea excesivă cu tehnologia ar putea afecta structura creierului nostru. De exemplu, e-mailurile excesive pot cauza distragere perpetuă a atenției, ne pot afecta somnul și ne pot afecta echilibrul dintre muncă și viață. De asemenea, putem experimenta FOMO, ceea ce ne face să ne verificăm e-mailurile mai des decât este sănătos. În cele din urmă, putem dezvolta comparații sociale nefavorabile, crezând că alții sunt mai rapizi, mai eficienți și mai eficienți decât noi.

E-mailul este unul dintre cei mai frecventi factori declanșatori pentru anxietatea socială și anxietatea legată de productivitate, spune Alice Boyes scriind în Psychology Today. Ea sugerează că unul dintre principalele motive pentru care ne simțim îngrijorați în legătură cu e-mailul este că este „asincron”, ceea ce înseamnă că există o întârziere între trimiterea unui e-mail și primirea unui răspuns.

Trimiterea unui e-mail creează așteptarea unui răspuns, spune ea. Așteptarea unui răspuns creează stres. Se datorează faptului că lipsa unui răspuns poate determina creierul tău să înceapă să alerge, creând scenarii care să umple golul creat. Ea descrie acest lucru ca fiind „confuz din punct de vedere emoțional și care provoacă anxietate”.

Anxietatea prin e-mail poate fi cauzată și de așteptarea că veți răspunde la fiecare e-mail. Cercetătorii au etichetat această „prejudecata de urgență prin e-mail”. Mai simplu spus, devenim stresați de e-mailurile fără răspuns, deoarece credem că expeditorul așteaptă un răspuns.

Indiferent de cauza anxietății prin e-mail, este ceva care trebuie abordat imediat. Anxietatea la locul de muncă poate duce la probleme fizice și la absență și poate duce la sentimente de depresie.

Deci, cum să oprești anxietatea prin e-mail? În primul rând, trebuie să înțelegeți ce vă provoacă anxietatea.

Ce vă provoacă anxietatea prin e-mail?

Anxietatea prin e-mail este un termen colectiv care descrie stresul cauzat de gestionarea cutiilor poștale. De fapt, există mai multe moduri prin care e-mailul poate crea anxietate.

Câte dintre acestea vă provoacă anxietate prin e-mail?

• Frica de a deschide e-mailul – Frica de a deschide e-mailul poate crea o anxietate semnificativă, iar partea cea mai rău este că, cu cât îl lași mai mult, cu atât devine mai rău. (Dacă aveți câteva, nu vă simțiți prea rău – psihologul Berit Brogaard recunoaște că are peste 30.000 de e-mailuri fără răspuns.) Este posibil să nu aveți suficient timp pentru a răspunde la e-mailuri sau să vă fie teamă să nu le deschideți de teamă de ceea ce se află înăuntru. Oricare ar fi motivul, stresul este real.
• Timp lent de răspuns la e-mail – După cum am explicat mai sus, un răspuns lent la e-mail poate duce la stres. Dacă cineva întârzie să răspundă la mesajul tău, începi să-ți imaginezi motivele, care pot duce la o spirală negativă de emoții care te poate face să te simți anxios.
• Anxietate de deschidere a e-mailurilor – De asemenea, s-ar putea să experimentați anxietate de deschidere a e-mailurilor, întrebându-vă ce veți găsi înăuntru. Acest lucru poate însemna că pur și simplu nu le deschideți, creând mai mult stres și ducând la mesaje ratate care v-ar putea afecta munca.
• Trimiterea anxietății de e-mail – Anxietatea de trimitere a e-mailurilor reprezintă stresul și temerile pe care le experimentați înainte de a apăsa trimiterea. Este posibil să fiți îngrijorat de reacția la e-mailul răspunsului pe care îl puteți primi. Anxietatea legată de trimiterea de e-mailuri este unul dintre motivele pentru care e-mailul ne face nenorociți, spune Cal Newport din New Yorker.
• Anxietate de a răspunde la mesaje – Scrierea de e-mailuri poate fi o provocare și poate duce la anxietate și stres. Semnele indicatoare includ revizuirea, rescrierea și revizuirea constantă a e-mailurilor trimise. A spune „Nu” este adesea cel mai greu lucru de făcut, așa că verifică blogul nostru despre cum să o faci politicos.
• Anxietatea fără răspuns – Așteptarea unui răspuns la un e-mail – în special unul care necesită un răspuns urgent – ​​poate crea stres și anxietate. Cu cât aștepți mai mult, cu atât devine mai rău.
• Verificarea obsesivă a e-mailurilor – După cum au descoperit Harrison și Lucassen, verificarea obsesivă a e-mailurilor este un semn și o cauză a stresului și anxietății la locul de muncă. Persoana medie își verifică e-mailul de 15 ori pe zi, dar verificarea anxietății e-mailului ne poate determina să facem acest lucru mai des, în multe cazuri verificând de sute de ori. Pierderea unei conexiuni la rețea sau a unui telefon fără baterie poate duce și la anxietate, deoarece nu reușiți să păstrați legătura.
• Evitarea e-mailurilor – Evitarea anxietății prin e-mail implică pur și simplu ignorarea e-mail-urilor și speranța că acestea vor dispărea. Dacă lucrurile pot deveni prea mult, ne putem deconecta și deconecta, lăsând e-mailurile pentru o altă zi. Nu este o soluție durabilă, doar amânând nevoia inevitabilă de a deschide și de a răspunde mesajelor noastre.
  

Cum să treci peste anxietatea prin e-mail

Am explorat câteva dintre cauzele comune ale stresului cutiei poștale, dar cum poți face față anxietății prin e-mail? Există câteva strategii simple, tehnologii noi interesante și schimbări ale stilului de viață pe care le puteți face și care vă pot ajuta să luptați împotriva oboselii prin e-mail.

Înainte de a ne scufunda, dacă stresul pe care îl întâmpinați devine prea mare și începe să vă afecteze sănătatea mintală, căutați întotdeauna ajutor și sprijin profesional. Un pic de stres la locul de muncă este natural; anxietatea severă nu este. Dacă totul devine prea mult, discutați cu șeful dvs., un prieten sau un medic.

Iată 10 moduri de a depăși anxietatea prin e-mail.

1. Aflați ce vă cauzează anxietatea prin e-mail?

Începeți cu o bucată de hârtie simplă și enumerați ce vă provoacă anxietatea prin e-mail. În timp, aflați care sunt simptomele și identificați factorii declanșatori. De exemplu, lucrurile sunt mai rele dimineața, seara sau în weekend?

Luați în considerare utilizarea unei aplicații de urmărire a dispoziției pentru a vă urmări sentimentele. Informațiile pe care le adunați pot fi folosite pentru a identifica soluții adecvate pentru a vă gestiona mai eficient e-mailurile.

Dacă suferiți de supraîncărcarea e-mailului, luați în considerare utilizarea instrumentelor de productivitate și a asistenților de e-mail pentru a vă ajuta să vă gestionați mai bine cutia poștală.

2. Stabiliți așteptări

Una dintre cele mai mari cauze ale anxietății la locul de muncă este așteptarea unui răspuns. Nu poți cere cuiva să răspundă, dar poți stabili așteptări. Dacă aveți nevoie de un răspuns, cereți unul. Dacă este urgent sau necesită timp, fiți clar despre asta. Amintiți-vă, nu sunteți nepoliticos, ci stabiliți așteptări.

Pe de altă parte, dacă nu puteți răspunde imediat la un e-mail, fiți clar cu expeditorul și anunțați-l. Confirmați primirea e-mailului lor și furnizați un interval de timp pentru un răspuns. Din nou, acest lucru reduce stresul pentru amândoi.

Iată un exemplu despre cum poate funcționa.

3. Scrie e-mailuri inteligente din punct de vedere emoțional

Inteligența emoțională este capacitatea de a ne gestiona propriile emoții și de a le canaliza pozitiv. Putem lua aceste principii și le putem aplica comunicării prin e-mailuri inteligente din punct de vedere emoțional.

La baza e-mailurilor inteligente din punct de vedere emoțional se află poziționarea dvs. ca destinatar. Gândiți-vă la felul în care v-ați simți primind mesajul (și mai puțin la ceea ce cereți dvs., în calitate de expeditor).

Experții avertizează asupra efectului de „dezinhibare”. Fără persoana din fața noastră, avem mai multe șanse să scriem lucruri care ar putea supăra sau jigni pe cineva. Un alt punct important este să nu trimiți niciodată un e-mail când ești supărat sau supărat.

4. Înțelegeți eticheta prin e-mail

Atât de multă anxietate prin e-mail este cauzată de greșeli și neînțelegeri la scrierea mesajelor. În parte, acest lucru poate fi cauzat de înțelegerea sau respectarea etichetei corecte prin e-mail.

Blogul nostru conține o cantitate imensă de informații și îndrumări despre scriere. Puteți găsi informații despre cum să începeți e-mailuri formale, să scrieți e-mailuri de afaceri mai bune și cum să dați tonul potrivit într-un e-mail.

Vrei să știi de unde să începi? Cele 10 sfaturi ale noastre pentru o comunicare eficientă prin e-mail oferă câteva tehnici esențiale pentru a vă îmbunătăți scrisul.

5. Obțineți puțin sprijin pentru scriere

Anxietatea prin e-mail poate fi adesea cauzată de o lipsă percepută a capacității de scriere, spun profesorii. „Individii se abțin de la activități sociale atunci când dorința lor de a crea o anumită impresie este cuplată cu o lipsă de încredere în capacitatea lor de a face acest lucru”, avertizează cercetătorii care investighează comunicarea digitală.

Mulți dintre noi se luptă să ne capteze gândurile și să le comunicăm eficient prin e-mailurile noastre. Poate fi deosebit de provocator pentru cei care comunică într-o altă limbă de la început.

La Flowrite, facem mai ușor pentru toată lumea să scrie e-mailuri mai bune. Asistentul nostru de scriere AI vă poate ajuta să creați e-mailuri de afaceri mai bune.

6. Depersonalizează situația

Anxietatea prin e-mail este adesea cauzată de faptul că te implici prea emoțional în munca ta. În timp ce o anumită implicare emoțională este pozitivă, în unele cazuri, o cultură a muncii de „implicare ridicată” poate duce la comportamente dăunătoare.

Dacă vă confruntați cu stresul, experții de la MindTools sugerează să luați o abordare în trei pași:

1. Oprește-te și evaluează – Înainte de a răspunde la un e-mail sau de a fi subsumat de stres, fă un pas înapoi și evaluează situația. Explorați de ce vă simțiți frustrați și ce puteți face în acest sens.
2. Găsiți ceva pozitiv – Chiar și în cele mai grele momente, încercați să găsiți o licărire de pozitivitate. Provocați-vă perspectiva și încurajați-vă să gândiți pozitiv. Acest lucru împiedică formarea tiparelor mentale negative.
3. Amintește-ți ultima dată când te-ai simțit frustrat – Recunoașterea semnelor de frustrare și înțelegerea sentimentelor poate stabili empatia, care te poate ajuta să faci față celor mai dificile momente.

7. Ridicați telefonul

Uneori, răspunsul la un e-mail nu este un alt e-mail; este un apel telefonic. A ridica telefonul și a suna cuiva poate face minuni.

Vorbirea creează conexiuni mai profunde decât e-mailul, deoarece este mai degrabă activ decât pasiv. De asemenea, ajută la spargerea „lacunelor informaționale” care pot apărea atunci când vorbim despre subiecte complexe.

Apelurile telefonice sau întâlnirile față în față pot ajuta, de asemenea, la crearea unor relații mai puternice, extinzându-vă și rețeaua de asistență.

8. Stabiliți limite

E-mailul este un instrument de afaceri care ar trebui să vă ușureze viața profesională, dar când citiți și răspundeți la e-mailuri în orice moment al zilei, este nesănătos (și probabil neproductiv). Stabilirea limitelor vă poate ajuta să vă gestionați mai eficient mesajele.

Iată câteva soluții încercate și testate:

• Protejați timpul pentru a verifica e-mailurile în fiecare zi - Blocați un timp în jurnal pentru a gestiona e-mailurile și a rămâne la el. Asigurarea timpului vă ajută să vă stabiliți așteptările.
• Triage email – Marcați și gestionați-vă mesajele pe măsură ce sosesc și tratați-le mai întâi cu cele importante.
• Folosește-ți lipsa de la birou – Absul tău de la birou nu este doar pentru vacanțe; vă poate ajuta să vă gestionați mai bine cutia poștală. Un răspuns automat poate confirma primirea și poate stabili așteptări pentru un răspuns.
  
  Iată un exemplu:

9. Exercițiu

Dacă anxietatea ta este cauzată de prea mult timp la locul de muncă, atunci exercițiile fizice pot ajuta la crearea unei distanțe sănătoase și la resetarea echilibrului dintre muncă și viață. În plus, orice formă de exercițiu este benefică pentru sănătatea ta, au descoperit academicienii.

Un studiu din Göteborg a constatat că cei care au întreprins în mod regulat activitate fizică timp de 12 săptămâni au constatat că simptomele lor de anxietate s-au îmbunătățit.

Exercițiile fizice vă pot ajuta să vă îmbunătățiți sănătatea fizică și bunăstarea și să vă distanțeze de cauzele anxietății. Este atât de eficient, încât Harvard a ajuns atât de departe încât să spună: „Îți încingea pantofii și ieșirea și mișcarea poate fi cea mai bună soluție nonmedicală pe care o avem pentru prevenirea și tratarea anxietății”.

10. Fii soluția (nu problema)

Dacă te confrunți cu anxietatea prin e-mail la locul de muncă, este puțin probabil să fii singurul. Când scrieți și răspundeți la e-mailuri, asigurați-vă că îi susțineți pe alții. Gestionați așteptările, scrieți e-mailuri inteligente din punct de vedere emoțional și aveți răbdare. Citiți sfaturile noastre de etichetă prin e-mail pentru câteva îndrumări.

Fii soluția pentru stresul prin e-mail, nu problema.

Ultimul cuvânt despre tratarea anxietății prin e-mail

Anxietatea prin e-mail este o problemă reală și nu va dispărea. Un anumit nivel de anxietate prin e-mail de serviciu este o parte inevitabilă a majorității locurilor de muncă, dar dacă frica de e-mailuri vă afectează sănătatea mentală și fizică, trebuie să acționați.

Exact cum să treci peste anxietatea prin e-mail depinde de ceea ce îți provoacă frica de e-mail. Petreceți ceva timp explorând, înțelegeți și urmărind ceea ce vă provoacă anxietatea prin e-mail, apoi folosiți sfaturile noastre pentru a găsi soluții care funcționează pentru dvs.