Eticheta prin e-mail pentru oamenii de PR

Recent, mi-am petrecut două ore curățându-mi căsuța de e-mail de e-mailuri vechi. Mutarea a fost forțată de achiziționarea unui computer nou și de dorința de a-mi curăța computerul vechi de fișiere inutile. În timpul epurării, care a fost prima întreprindere de acest fel în peste doi ani, am dat peste sute de comunicate de presă și e-mailuri de la oameni de PR. Am șters multe dintre acestea și, în acest proces, am venit cu câteva reguli de e-mail sugerate pentru oamenii de PR.

1 . Pune o linie de subiect pe e-mailul tău : pur și simplu nu înțeleg de ce oamenii trimit e-mailuri fără linie de subiect. Scopul liniei de subiect este de a informa destinatarul despre ce este vorba în mesaj. Dacă nu există subiect, se pare că nu ai nimic să-mi spui.

2. Din nou, fără atașamente : ceea ce mi se pare absolut uimitor este că oamenii trimit e-mailuri cu atașamente gigantice către destinatari nebănuiți. Nu există niciun motiv pentru care ceva sub forma unui document Word nu poate fi tăiat și lipit în corpul unui e-mail. Dacă este ceva intensiv din punct de vedere grafic, puneți-l pe un site web și furnizați un link.

3. Includeți numele meu: Numele meu nu este Bill, Bob, Joanie sau Chachi. De asemenea, nu este „numele aici” sau „primul ultimul”. De ce să trimiți un e-mail dacă nici măcar nu știi cui te adresezi?

4. >>>>: Vă mulțumesc pentru că mi-ați transmis comunicatul de presă : ați fost, evident, prea leneș să tăiați și să lipiți versiunea reală în e-mail. În schimb, pur și simplu mi-ai transmis-o cu simbolurile enervante incluse. În mod ciudat, acesta devine oarecum un punct de blocare în rândul reporterilor care consideră că acesta este un semn definitiv de lipsă de respect și lene.

5. Oh, acea linie de subiect : Vă rugăm să spuneți că este un comunicat de presă. Iată un exemplu, „Comunicat de presă: XYZ Corp. anunță lansarea programului de beneficii corporative.” De fapt, veți descoperi că oamenii sunt mai predispuși să citească comunicatul decât un titlu înșelător menit să păcălească pe cineva să deschidă. Am o „regulă” setată în Microsoft Outlook care pune orice e-mail care conține termenul „comunicat de presă” într-un folder special. Mă uit prin acest dosar de cel puțin două ori pe zi.

6. Verificare ortografică : Este destul de rău că jurnaliştii leneşi ca mine să facă greşeli de ortografie şi gramaticale. Rulați verificarea ortografică înainte de a trimite e-mailul și luați un minut pentru a citi e-mailul înainte de a-l trimite. Am găsit o serie de e-mailuri în care oamenii au scris greșit numele clientului lor. Într-un caz, nu mi-am putut da seama care este numele companiei, deoarece persoana a scris-o diferit de câteva ori și a folosit diferite elemente de branding (litere majuscule și cratima).

7. Ești un profesionist, acționează ca unul : e-mailuri care încep cu salutul „Yo!” sunt ceea ce aștept de la prietenii mei, nu de la oameni pe care nu i-am întâlnit niciodată.

8. Nu este cantitatea, ci calitatea : e-mailurile lungi sunt enervante și îmi pierd timpul. Treci la subiect și termină acolo.

9. Contact, vă rog : Am găsit cel puțin o sută de e-mailuri în care oamenii nu și-au pus informațiile de contact. De asemenea, am găsit câteva întâmplări ciudate în care oamenii nu au pus un prefix pentru numărul lor de telefon.

10. Vă rugăm să încetați să-mi trimiteți e-mailuri : am cerut în repetate rânduri să fiu eliminat din diverse liste de presă și rareori au fost ascultate cererile mele de a fi eliminat. Păstrați-vă lista de e-mail actualizată și, ca o curtoazie profesională, vă rugăm să eliminați persoanele când vă solicită.

11. Da, am primit e-mailul dvs .: Trimiteți un e-mail unui jurnalist de trei ori și întrebați-l dacă a primit e-mailul dvs. nu este o utilizare bună a timpului dvs. Îmi dau seama că mulți oameni de PR țin liste pentru proiecte pe care le actualizează în mod regulat. Știu că lângă numele meu există de obicei ceva de genul „E-mail trimis, sunat, fără răspuns”. Înțelegi poza? Inundarea căsuței primite cuiva cu nenumărate e-mailuri este o modalitate de a fi pus în dosarul de spam.

12. Ascundeți lista de distribuție : Funcția „BCC” este disponibilă cu un motiv. A vedea o listă lungă de distribuție nu este doar enervant, dar este neînțelept din punct de vedere strategic. Acum știu ce au văzut alți jurnaliști știrile și ar putea scrie despre acest subiect. Ca atare, nu am niciun interes să scriu despre subiect.

13. Tu, uh, Yahoo!? : Poate că acest lucru este complet captivant, dar am o problemă cu flaks sau companii care folosesc servicii gratuite de e-mail. Alta este că mi se pare ciudat că o companie nu are propriul serviciu de e-mail. Înțeleg că Gmail este un serviciu de e-mail grozav, dar oferă aplicații Google pe care le poți folosi în propriul tău domeniu. Cred că oricine din PR fără un site web sau o adresă de e-mail pe propriul domeniu nu își face treaba corect.

14. Fără viruși pe pâinea de grâu : Un comunicat de presă cu un atașament primit mi-a infectat recent computerul cu un virus (în ciuda prezenței unui software antivirus și a unui firewall). Crezi că sunt supărat?

15. Este cu adevărat prioritară? : 'Nuff a spus.

16. Format în text simplu : inserarea logo-ului companiei sau folosirea graficelor în corpul unui e-mail poate face e-mailul greoi. De asemenea, aceste imagini pot să nu apară corect în unele programe de e-mail, iar e-mailul va apărea într-un mod care îl face ciudat sau chiar complet ilizibil.

17. Folosește e-mailul cu înțelepciune : citește „The Boy Who Cried Wolf” de Esop.

18: Direcționați-vă corect e-mailurile : nu am idee de ce primesc sute de comunicate de presă despre companii de biotehnologie (nu acoper niciodată subiectul) sau e-mailuri care îmi oferă posibilitatea de a intervieva judecătorii „American Idol”.

19. E-mailurile personale sunt un nu-nu : Nu mă cunoști, așa că nu ar fi ciudat dacă ai primi un e-mail de la mine în care te rog să mă ajuți să-mi găsesc un nou apartament sau un loc de muncă pentru un prieten?

20. Atenție la ce transmiteți : am fost șocat să văd că un număr de oameni de PR mi-au transmis materiale politice și religioase. Într-un caz, o informație mi-a trimis niște spam încărcate politic despre Israel și Palestina. Ea nu a ascuns lista de distribuție și am observat o mulțime de alte tipuri Silver, Gold și Wein pe listă. Ceea ce transmiteți prietenilor și familiei dvs., de obicei, nu este potrivit pentru a transmite contactelor profesionale.

Ca întotdeauna, sper că aceste „reguli” sunt utile. Îmi dau seama că majoritatea oamenilor folosesc e-mailul cu înțelepciune într-un cadru profesional, dar sunt prea mulți care nu o fac și se reflectă rău asupra celor dintre noi care ne bazăm pe mediu pentru munca noastră.

Ben Silverman a fost anterior columnist de știri de afaceri pentru The New York Post și fondatorul/editorul DotcomScoop.com.

Descărcați cinci (5) cărți electronice gratuite de PR și comunicate de presă (valoare de 67 USD) aici: https://www.ereleases.com/free-offer/pr-bonus-5-free-ebooks/