25 de reguli și sfaturi privind eticheta prin e-mail pe care fiecare profesionist trebuie să le cunoască
Publicat: 2022-03-22Întrucât e-mailul necesită până la 28% din timpul mediu profesionistului, oamenii trec adesea cu vederea eticheta prin e-mail în numele productivității. Cu toate acestea, există un set de reguli și sfaturi de urmat în e-mailurile de afaceri, indiferent cât de ocupat sunteți. De fapt, eticheta corectă de e-mail nu numai că vă va permite să vă mențineți profesionalismul, dar vă poate face comunicarea mai eficientă și poate ajuta afacerea să evite greșelile costisitoare.
Până când veți citi această postare de pe blog, veți ști tot ce trebuie să știți despre eticheta prin e-mail poate transmite colegilor dvs. învățările.
Ce este eticheta prin e-mail?
Eticheta prin e-mail înseamnă principiile care ne ghidează comportamentul atunci când trimitem și primim e-mailuri. Acest cod de conduită include îndrumări privind limbajul, ortografia, gramatica și manierele adecvate. Eticheta potrivită depinde de cine trimiți e-mailuri. La locul de muncă, este întotdeauna mai sigur să greșești din partea formală a acestor convenții.
De ce este importantă eticheta prin e-mail?
Respectarea etichetei prin e-mail vă va ajuta să stabiliți profesionalismul, să construiți relații mai puternice la locul de muncă și să vă reprezentați bine angajatorul. De asemenea, va face comunicațiile mai eficiente și va împiedica dvs. și afacerea să aveți probleme. Familiarizarea cu eticheta profesională a e-mailului vă va ajuta să comunicați respectuos cu ceilalți și să reușiți în carieră.
1. Scrieți un subiect clar
Deoarece mulți dintre noi suntem îngropați în mod constant în căsuțele noastre de e-mail, subiectul poate avea un impact semnificativ asupra deschiderii sau nu a e-mailului dvs.
Pentru a adera la eticheta e-mailului. Urmăriți un subiect clar și scurt, care să descrie despre ce este e-mailul dvs. în câteva cuvinte sau într-o propoziție concisă. Utilizați identificatori precum „propunere” și „aplicație” care îi spun imediat destinatarului în mod explicit la ce să se aștepte de la e-mailul dvs. Liniile de subiect care oferă utilitate sunt mai susceptibile de a fi citite, așa că păstrați-l practic.
Orice ai face, nu trimite niciodată un e-mail fără un subiect. Este o încălcare clară a etichetei corecte de e-mail. Vederea „Fără subiect” aproape că garantează că destinatarul vă va muta mesajul direct la coșul de gunoi, deoarece pare suspect.
2. Începeți cu un salut profesionist
Cel mai bun mod de a saluta o persoană într-un e-mail depinde întotdeauna de relația cu ea și de subiect. Modul adecvat de a începe un e-mail profesional variază de la formal la casual, dar nu ar trebui să întâlniți niciodată un e-mail informal.
Unele dintre cele mai comune salutări includ:
- Stimata doamna/doamna/dl. <Nume>,
- Bună ziua <Prenumele>,
- Bună <Prenumele>,
Lista de salutări informale care contează drept etichetă proastă pentru e-mail variază de la „Heya” și „Yo” până la doar numele destinatarului – și credeți-ne, nu doriți să faceți această greșeală de e-mail.
3. Nu uita să te prezinți
Nu ar trebui să presupuneți niciodată că destinatarul știe cine sunteți. Mai ales dacă contactați pentru prima dată pe cineva pe care nu-l cunoașteți, face parte din eticheta e-mailului să începeți corpul e-mailului cu o scurtă introducere – o scurtă sau două rânduri care să acopere informații relevante va fi de folos. Dacă cunoașteți destinatarul, dar nu sunteți sigur dacă numele dvs. îi sună, găsiți o modalitate de a menționa ultima dată când ați vorbit sau de a-i aminti cum vă cunoașteți.
4. Ține-l scurt
Deoarece un angajat mediu de birou primește peste 100 de e-mailuri pe zi, nimeni nu are timp să citească mesaje lungi.
Cel mai rău lucru pe care îl poți face este să-l faci pe destinatar să răsfoiască întregul e-mail pentru a afla despre ce este vorba chiar și despre mesajul tău. În schimb, ar trebui să fiți sincer cu privire la scopul e-mailului dvs., indicându-l chiar de la început. Expune-ți rapid punctul de vedere, nu fi pronunțat și folosește propoziții scurte care citesc bine. În mod ideal, e-mailul dvs. are un singur scop, dar dacă trebuie să acoperiți diferite subiecte, luați în considerare să le condensați în puncte.
Când crezi că ai terminat, fă-ți timp pentru a edita mesajul pentru a te asigura că este clar și pentru a șterge toate cuvintele inutile. Dacă tot credeți că este prea lung, luați în considerare dacă există un canal mai bun decât e-mailul pentru a comunica despre subiect.
5. Abține-te de la umor
Fără tonul și expresia potrivite care să le însoțească, chiar și cele mai hilare punchline pot ateriza la kilometri distanță de ținta lor.
De aceea, umorul se pierde adesea în traducerea unui e-mail. Sarcasmul este deosebit de periculos în format scris, deoarece cititorul vă poate interpreta literalmente în sensul opusului pe care tocmai l-ați spus. Dacă nu sunteți foarte strâns cu destinatarul, ar trebui să evitați să glumiți într-un e-mail profesional.
Nici măcar nu este vorba despre riscul de a fi înțeles greșit – ceea ce ți se pare amuzant nu este neapărat amuzant pentru destinatar.
6. Structurați corect e-mailul
Un e-mail profesional ar trebui să includă un subiect, salut, corp, semnare și semnătură. Îndepărtarea de această structură poate fi considerată o încălcare a etichetei prin e-mail. Ar trebui să separați întotdeauna aceste părți cu pauze de paragraf pentru a face mesajul dvs. ușor de digerat.
Încercați să vă livrați mesajul astfel încât corpul e-mailului să nu depășească trei paragrafe. Întrucât oamenii au tendința de a „scana” e-mailurile căutând ceva interesant în care să se scufunde în loc să le citească cuvânt cu cuvânt, începeți fiecare paragraf subliniind cel mai important lucru. De asemenea, nu uitați să lăsați o linie goală între paragrafe pentru a îmbunătăți lizibilitatea.
În cazul în care simțiți riscul de supraîncărcare de informații, luați în considerare utilizarea marcatorilor sau a listelor numerotate pentru a aduce mai multă structură scrisului dvs., despărțiți secțiunile pronunțate. Dacă folosiți caractere aldine pentru a evidenția ceea ce este cel mai important, nu îl utilizați niciodată pentru mai mult de un cuvânt sau o expresie pe e-mail.
7. Folosește cazul propoziției
Utilizarea unei majuscule de propoziție înseamnă scrierea cu majuscule a primei litere a primului cuvânt dintr-o propoziție și a oricăror substantive proprii.
A fost grozav să vorbesc cu tine. Aștept cu nerăbdare să aflu mai multe despre planurile de prețuri ale Corpod în curând.
Folosirea literelor majuscule într-un mod convențional face parte din eticheta e-mailului de afaceri, așa că nu ar trebui să renunți la ea. Amintiți-vă că scrisul cu majuscule la locul de muncă este, de asemenea, considerat un pas fals.
8. Ai grijă la tonul tău
Nu este doar ceea ce spui, ci și cum o spui.
Fiți intenționat cu alegerile dvs. de cuvinte și luați în considerare întotdeauna modul în care le-ar putea interpreta destinatarul. Deoarece nu vă puteți baza pe expresiile faciale și pe intonație pentru a transmite mesajul, faceți un efort suplimentar pentru a părea pozitiv.
Pe lângă faptul că te abții de la umor, nu folosi cuvinte și adjective negative care te pot face să pari mai emoționat decât ești de fapt.
9. Scrie de parcă nimic nu ar fi confidențial
Feriți-vă de a discuta subiecte sensibile sau informații confidențiale prin e-mail, deoarece acestea pot ajunge cu ușurință în mâini greșite. Indiferent cine este destinatarul, nu ar trebui să aveți încredere că este singura persoană care vă va vedea e-mailul ca o scurgere poate fi doar o chestiune de transmitere accidentală sau CC. Este întotdeauna mai bine să fii sigur decât să-ți pară rău, așa că un ghid bun pentru eticheta e-mailului de afaceri este să nu scrii un e-mail pe care nu ai vrea să-l citească întreaga lume.
10. Scutiți punctele de exclamare!!!
Cu siguranță nu strigi așa des la serviciu, nu? De aceea, ar trebui să fii atent când folosești semnele de exclamare în e-mailurile de afaceri. Singurul motiv real pentru a folosi unul este acela de a exprima entuziasmul - și asta nu necesită niciodată mai mult decât un semn de exclamare. Folosind mai mult de unul pe e-mail te poate face să pari neprofesionist, nici măcar să nu mai vorbim de încheierea unei propoziții cu un număr de ele.
11. Fii conștient de diferențele culturale
Comunicarea greșită se poate întâmpla cu ușurință din cauza diferențelor culturale.
Riscul este și mai mare în cuvintele scrise, deoarece nu există limbajul corpului care să însoțească mesajul. De aceea ar trebui să încercați să vă familiarizați cu cultura destinatarului atunci când trimiteți e-mail cuiva în străinătate. Adaptarea preferințelor lor vă va ajuta să construiți relații mai puternice cu ei.
În unele țări, este de preferat să mergem direct la obiect. În schimb, în alții, se obișnuiește să cunoști mai întâi noul asociat de afaceri. Puteți începe să stăpâniți aceste nuanțe ale etichetei e-mailurilor de afaceri citind acest articol de la BBC.
12. Nu folosi emoji-uri
Chiar dacă emoji-urile joacă un rol important în comunicările noastre zilnice când vine vorba de mesagerie instantanee, ele nu aparțin e-mailurilor profesionale. De ce ai putea întreba? Cercetarea a constatat că folosirea smiley-urilor te poate face să pari mai puțin competent, ca să nu mai vorbim de faptul că fiecare le interpretează diferit. Cu excepția cazului în care destinatarul a folosit emoji-uri în timp ce ți-a trimis un e-mail înainte, ar trebui să te ferești de ele
13. Scurtați adresele URL
Lipirea adreselor URL lungi în e-mailul dvs. este o modalitate sigură de a-l face să pară dezordonat. Pe lângă faptul că vă fac mesajul mai greu de citit, acestea ocupă proprietăți imobiliare valoroase. Ceea ce ar trebui să faceți este să utilizați un dispozitiv de scurtare a adreselor URL, cum ar fi bit.ly, sau să introduceți un hyperlink.
A fost grozav să vorbesc cu tine. Aștept cu nerăbdare să aflu mai multe despre planurile de prețuri ale Corpod în curând.
PS Verificați asta: https://www.flowrite.com/blog/how-to-introduce-two-people-over-email
14. Respectați fonturile standard
Întotdeauna vrei ca e-mailurile tale să fie ușor de citit, nu? Totul începe cu un font curat. Ca regulă cardinală, utilizați fontul standard al clientului dvs. de e-mail.
Unele dintre cele mai bune fonturi pentru e-mail includ:
- Arial
- Helvetica
- Calibri
- Curier
- Times New Roman
Când vine vorba de culoarea fontului, negrul este singura alegere. Mărimea potrivită este fie de 10 puncte, fie de 12 puncte, în funcție de lungimea e-mailului dvs. În cazul în care copiați și lipiți text în e-mail, nu uitați să ștergeți formatarea, altfel ar putea apărea diferit de restul mesajului.
15. Folosiți o aprobare profesională
Cel mai bun mod de a semna un e-mail depinde întotdeauna de relația cu destinatarul și de scopul e-mailului. Ar trebui să potriviți semnarea cu salutul și cu restul mesajului pentru a menține un ton consistent. Vrei să fii întotdeauna politicos, dar vrei să scrii un e-mail oficial sau să fii prietenos?
Unele dintre cele mai populare închideri de e-mailuri profesionale includ:
- Cu sinceritate,
- Salutări calde,
- Salutari,
- Cel mai bun,
- Mulțumesc,
Este important să obțineți semnarea corectă. Este ultimul lucru pe care îl citește destinatarul și poate lăsa o impresie de durată similară încheierii unei întâlniri sau încheierii unui apel telefonic.
16. Includeți o semnătură
Mai puțin înseamnă mai mult atunci când vine vorba de semnături de e-mail.
Semnătura profesională include numele dvs. complet, titlul, numele companiei, site-ul web al companiei și numărul de telefon pentru a vă contacta. Puteți lua în considerare adăugarea companiei LinkedIn și adrese de stradă dacă acestea joacă un rol în afacerea dvs. Logo-ul companiei sau fotografia dvs. trece, de asemenea, de eticheta de e-mail de afaceri. Cu toate acestea, asigurați-vă că designul este receptiv.
Includeți automat o semnătură la sfârșitul fiecărui e-mail – este mai ușor să o ștergeți dintr-un mesaj decât să o adăugați manual.
17. Verificați întotdeauna numele destinatarului
Nimic nu face o primă impresie precum greșeala de ortografie a numelui unei persoane – sau adresarea acesteia cu un nume complet greșit.
Va dura literalmente câteva secunde și nu aveți nicio scuză pentru a greși. Pe lângă evitarea acestor erori neglijente, asigurați-vă că nu scurtați numele decât dacă sunteți sigur că Robert de la departamentul juridic preferă cu adevărat să se numească „Rob”.
Dacă există îndoieli cu privire la acest subiect, uitați-vă la modul în care și-au semnat e-mailurile anterioare către dvs., verificați profilul lor LinkedIn sau canalele de comunicare internă.
Nu există scuze – greșirea numelui destinatarului e-mailului este una dintre cele mai grave greșeli de etichetă prin e-mail.
18. Nu trimite niciodată un e-mail fără a-l corecta
Acest sfat de etichetă prin e-mail nu poate fi subliniat suficient ca greșeli de ortografie, iar erorile gramaticale se vor reflecta inevitabil prost asupra dvs. După ce ați terminat de scris, parcurgeți corpul e-mailului și linia de subiect de cel puțin două ori pentru a detecta eventualele greșeli. De asemenea, puteți încerca să vă citiți e-mailul cu voce tare pentru a observa greșelile pe care ochii nu le-au prins.
19. Fii atent cu atașamentele
Una dintre cele mai importante reguli de etichetă pentru e-mail în ceea ce privește atașamentele este că nu ar trebui să atașați fișiere mari la e-mailurile dvs. Cea mai bună modalitate de a trimite, de exemplu, o prezentare sau un videoclip este să încărcați fișierul într-un serviciu cloud precum Google Drive sau Dropbox și să oferiți destinatarului un link care îi permite să îl acceseze. Dacă acest lucru nu este posibil, asigurați-vă că comprimați fișierul înainte de a-l atașa, astfel încât să ocupe mai puțin spațiu în căsuța lor de e-mail. Nu uitați să menționați atașamentul în corpul e-mailului pentru a vă asigura că destinatarul îl observă.
20. CCA în mod corespunzător
BCC înseamnă copie oarbă carbon și vă permite să ascundeți persoana sau persoanele introduse în câmpul BCC de ceilalți destinatari.
Utilizarea BCC este o bună etichetă prin e-mail atunci când trimiteți e-mail mai multor persoane care nu se cunosc, deoarece vă permite să le protejați confidențialitatea. De asemenea, este folosit pentru a elimina pe cineva politicos dintr-un fir, de exemplu, după ce v-a prezentat altcuiva prin e-mail. Poate fi util și atunci când trebuie să confirmați cuiva că ați trimis un e-mail important fără a include persoana respectivă în firul următor.
Copia oarbă poate fi, de asemenea, abuzată, iar folosirea ei din motive greșite este considerată înșelătoare și proastă maniere.
21. Dați răspunsuri în timp util
E-mailul poate fi o pierdere enormă de timp pentru orice profesionist, dar răspunderea promptă la e-mailurile tale ajută la menținerea programului de lucru al tuturor.
Fereastra de răspuns adecvată depinde de expeditor și de subiect. De regulă, ar trebui să răspundeți colegilor dvs. de echipă în aceeași zi, altor colegi în 24 de ore și pentru persoanele din afara organizației dvs. până la sfârșitul săptămânii de lucru, cu excepția cazului în care este urgent.
Mai ales dacă lucrați într-un rol orientat către clienți, ar trebui să știți că timpul lung de răspuns poate trimite un mesaj neintenționat, deoarece aproape o treime dintre oameni se așteaptă ca companiile să răspundă la e-mailuri într-o oră sau mai puțin.
22. Folosiți „Răspunde tuturor” numai când este necesar
Întrucât un angajat mediu de birou primește aproximativ 121 de e-mailuri pe zi, nu doriți să deranjați oamenii cu nimic inutil. Deci, data viitoare când sunteți pe cale să apăsați „Răspundeți tuturor”, opriți-vă pentru a vă gândi dacă toți cei din lanțul de e-mail trebuie să primească răspunsul dvs. Dacă răspunsul este nu, folosiți „Răspundeți” și salvați victimele de la o altă notificare care vă distrage atenția.
23. Răspundeți la toate e-mailurile dvs
În ciuda căsuței de e-mail inundate și a programului agitat, este o etichetă bună pentru a răspunde la fiecare e-mail care ți se adresează. Ignorarea unui e-mail de la cineva din organizația sau asociatul dvs. de afaceri este nepoliticos și va avea probabil consecințe. Dacă cineva vă trimite un e-mail rece, alocați o secundă pentru a-i oferi un răspuns chiar dacă ar fi un „nu” politicos, deoarece va lăsa o impresie bună. Dacă nu o faceți, probabil că veți primi o serie de e-mailuri de urmărire. Dacă nu au fost suficient de atenți pentru a-și face temele, nu vă simțiți obligați să răspundeți.
24. Gândește-te de două ori înainte de a redirecționa
Vă amintiți ce am scris mai devreme despre subiecte sensibile și informații confidențiale când vine vorba de eticheta prin e-mail? Ar trebui să vă gândiți întotdeauna dacă e-mailul este menit să fie redirecționat și să continuați cu prudență. De asemenea, luați în considerare dacă mesajul creează de fapt vreo valoare destinatarului. Când decideți să redirecționați un e-mail, este important să rezumați ceea ce s-a discutat și să spuneți destinatarului ce este necesar de la el. De asemenea, ar trebui să editați orice nu este necesar din e-mail, cum ar fi semnele de redirecționare, alte adrese de e-mail, liniile de subiect și comentariile anterioare.
25. Nu uitați să setați răspunsuri în afara biroului
Dacă nu sunteți disponibil să vă răspundeți la e-mailuri pentru perioade lungi de timp, ar trebui să configurați un mesaj automat în afara biroului care să le informeze pe oameni că nu le puteți răspunde. Situațiile tipice includ sărbători și conferințe. Este important să includeți o anumită dată la care vă veți întoarce, astfel încât aceștia să poată proceda în consecință. De asemenea, ar trebui să furnizați informațiile de contact ale unei persoane pe care expeditorul o poate contacta dacă problema este urgentă. Este cea mai bună practică să includeți „În afara biroului” sau „identificatorul în linia de subiect împreună cu data returnării.
Sperăm că ați găsit utilă această postare de blog despre eticheta prin e-mail. Credem cu sinceritate că, cunoscând cele mai importante reguli de etichetă de e-mail în afaceri, fiecare profesionist este capabil să facă comunicările la locul de muncă mai eficiente. Dacă credeți că am ratat un sfat important, vă rugăm să ne anunțați!