19 reguli de etichetă prin e-mail pe care trebuie să le cunoașteți

Eticheta prin e-mail este setul de reguli sociale care guvernează comunicarea politică și productivă prin e-mail. Ca și în cazul etichetei offline, eticheta prin e-mail servește pentru a face conversațiile confortabile, considerate și profesionale.

Ce este eticheta prin e-mail?

Regulile de etichetă prin e-mail la locul de muncă pot varia între industrii și culturi, atât la nivel profesional, cât și la nivel global. De asemenea, poate varia între generații, deoarece eticheta prin e-mail, ca și regulile pentru alte forme de comunicare, evoluează în timp. Cu toate acestea, în majoritatea comunicărilor prin e-mail se aplică anumite reguli generale, cum ar fi utilizarea unui ton profesional și corectarea fiecărui e-mail înainte de a-l trimite.

Menținerea unei bune etichete prin e-mail este importantă, deoarece comunică respect pentru persoanele pe care le trimiteți e-mail. În esență, eticheta reprezintă considerație pentru ceilalți. Prin eticheta prin e-mail, vă comunicați profesionalismul, precum și profesionalismul companiei dvs., dacă este cazul. În căsuța de e-mail a unui destinatar, acest lucru vă poate face pe dvs. și compania dvs. să vă remarcați pozitiv. Eticheta prin e-mail vă permite, de asemenea, să trimiteți și să răspundeți la e-mailuri mai eficient. Mai jos sunt 19 reguli de etichetă pentru e-mail care vă pot ajuta să scrieți e-mailuri mai clare, mai profesionale, care duc la rezultate mai productive.

19 sfaturi privind eticheta prin e-mail

1 Corectează, corectează, corectează

Nimic nu vă subminează profesionalismul ca o greșeală gramaticală sau greșeala de ortografie a numelui destinatarului. Înainte de a trimite un e-mail, corectează-l cu atenție sau folosește Grammarly pentru a te asigura că nu conține greșeli de gramatică, ortografie și punctuație. De asemenea, verificați din nou dacă toate detaliile, inclusiv ortografia numelui destinatarului, sunt corecte.

2 Scrieți subiecte detaliate

Un subiect bun este o previzualizare a e-mailului. În loc de un subiect vag, cum ar fi „Bună ziua” sau „Înregistrare”, adresați-vă direct mesajul. În acest fel, destinatarul știe imediat despre ce este vorba în e-mail și poate răspunde în mod corespunzător.

3 Includeți un salut

Începeți fiecare e-mail cu un salut adecvat. Exemple de salutări adecvate prin e-mail includ următoarele:

• Stimate [numele destinatarului]
• Bună [numele destinatarului]

4 Includeți o semnare

E-mailul dvs. ar trebui să înceapă cu un salut adecvat și să se încheie cu o semnare adecvată. Înregistrările profesionale prin e-mail includ următoarele:

• Cu respect
• Cel mai bun
• Cu stimă
• Mulţumesc
• Noroc

După semnare, includeți numele dvs.

5 Fii concis

Concizia este un principiu cheie al oricărei comunicări profesionale. Nu pierdeți timpul destinatarului cu detalii străine și nu împachetați mai multe conversații într-un singur e-mail. Păstrați-l concentrat, astfel încât să îl poată citi rapid și să răspundă dacă este necesar.

6 Fii cuprinzător

Acestea fiind spuse, nu vă zgâriți cu informațiile necesare pentru a vă menține e-mailul concis. O parte importantă a conciziei este menționarea fiecărei informații relevante într-un singur e-mail. Pe măsură ce vă corectați e-mailul, citiți cu atenție pentru a vă asigura că nu ați omis nicio informație importantă. A trebui să trimiteți un al doilea e-mail pentru a menționa detaliile pe care ați uitat să le includeți în primul poate fi incomodă și jenant. De asemenea, poate părea neprofesionist.

7 Așteptați 24 de ore pentru urmăriri

Odată ce trimiteți un e-mail, acordați timp destinatarului să răspundă. Perioada potrivită de așteptare depinde adesea de factori precum relația dvs. cu destinatarul și urgența mesajului dvs. Dar, în general, cel mai bine este să așteptațicel puțin24 de ore înainte de a urmări.

Există o altă regulă de 24 de ore în eticheta prin e-mail: răspundeți la fiecare e-mail pe care îl primiți în 24 de ore. Această regulă se extinde la apelurile telefonice și la alte forme de comunicare. Răspunzând prompt, îi arăți destinatarului că îi prețuiești timpul.

8 Folosiți un răspuns automat când sunteți plecat

Înainte de a pleca în vacanță, configurați răspunsul automat de e-mail. Acesta este un răspuns automat la fiecare e-mail pe care îl primiți, care îi informează pe expeditor că sunteți plecat și nu puteți citi e-mailurile. În răspunsul dvs. automat, menționați datele la care veți fi plecat de la birou și un coleg pe care expeditorul îl poate contacta pentru probleme urgente.

9 Utilizați în mod corespunzătorbcc

Bcc înseamnăcopie carbon oarbă. Cu bcc, puteți trimite un e-mail unui grup mare de persoane fără a afișa adresele de e-mail ale destinatarilor individuali. În acest fel, niciunul dintre destinatari nu poate vedea cine altcineva a primit e-mailul. De asemenea, nu se pot e-mail unul altuia prin răspunsul la toate, ceea ce face ca bcc un instrument la îndemână pentru a evita căsuțele de e-mail aglomerate.

10 Utilizați ccîn mod corespunzător

Spre deosebire de bcc, persoanele care sunt copiate cu cc (copie carbon) într-un e-mail pot vedea cine altcineva l-a primit. Scopul cc este de a include mai mulți destinatari într-un e-mail în timp ce comunici că nu așteptați neapărat un răspuns de la toți. De exemplu, puteți trimite un e-mail unui coleg dintr-un alt departament și puteți contacta managerul dvs., astfel încât acesta să fie conștient de progresul conversației.

11 Aflați când să utilizați reply-all

Când mai multe persoane sunt copiate într-un e-mail, puteți apăsa pe răspuns la toate pentru a trimite răspunsul dvs. tuturor. Dacă nu există un motiv pentru a face acest lucru, cum ar fi partajarea informațiilor esențiale pe care toți trebuie să le cunoască, nu apăsați pe răspuns la toate. În schimb, răspundeți la expeditorul e-mailului individual, astfel încât să nu trimiteți spam în căsuțele primite ale altora cu o conversație care nu îi implică direct.

12 Fii atent la tonul tău

Utilizați un ton profesional în e-mailurile dvs. de afaceri și academice. Un ton obișnuit vă poate submina profesionalismul, iar un ton scurt poate transmite mesajul greșit. Fii politicos și cald, dar păstrează, de asemenea, un aer profesional, evitând argoul, saluturile ocazionale și tangentele.

13 Ai grijă cu emoji

În mod similar, este, în general, cel mai bine să stai departe de emoji în e-mailurile profesionale. În anumite cazuri, un emoji poate fi potrivit, cum ar fi emoji-ul din palme pentru a sărbători succesul unei echipe. Când vine vorba de emoji în e-mailurile de la locul de muncă, urmați instrucțiunile managerului dvs. pentru a determina dacă emoji-urile sunt adecvate și, dacă da, care sunt.

14 Descrieți orice atașamente de e-mail

Dacă aveți un atașament de partajat, explicați destinatarului ce este acesta și cum ați dori ca acesta să interacționeze cu acesta — citind, comentând, semnând etc. Trimiterea unui atașament fără descriere ar putea lăsa destinatarul nedumerit — sau chiar suspect de o tentativă de phishing.

15 Repetați conversațiile personale și telefonice

După o întâlnire personală sau o conversație telefonică, este adesea util să trimiteți un e-mail de urmărire care reiterează subiectele pe care le-ați discutat. Acest lucru atinge câteva obiective:

• Păstrează discuția dvs. în primul rând pentru toți persoanele implicate.
• Acesta creează o „pistă de hârtie” pe care o puteți face referire în discuțiile viitoare.
• Poate preveni neînțelegerile și comunicarea greșită, oferind participanților posibilitatea de a pune întrebări sau de a-și clarifica declarațiile.

16 Scrieți audienței dvs

Deși fiecare destinatar de e-mail ar trebui tratat cu respect și considerație, poate fi necesar să vă ajustați limba și nivelul de detaliu în funcție de persoana pe care o trimiteți. De exemplu, atunci când trimiteți un e-mail unui coleg, puteți utiliza același jargon și limbajul din interior pe care îl utilizați în întâlniri. Cu toate acestea, este posibil ca cineva din afara organizației dvs. să nu cunoască această terminologie, așa că cel mai bine este să rămâneți la un limbaj simplu pe care îl va înțelege. În mod similar, deși puteți folosi adesea un limbaj familiar cu colegii de clasă și colegii de muncă, mențineți un ton profesional cu profesorii, administratorii și cu membrii superiori ai companiei.

17 Utilizați semnele de punctuație corect și adecvat

Fără îndoială, ați primit e-mailuri care conțin prea multe semne de exclamare sau elipse care dau mesajului o atmosferă de rău augur. Scriitorii lor probabil nu au vrut să pară supraexcitați sau prevestitori, dar, cu toate acestea, punctuația lor transmitea aceste stări.

În e-mailuri, urmați aceleași reguli de punctuație pe care le-ați urma în orice altă lucrare profesională. Salvați punctele de exclamare pentru cazurile rare care le justifică, terminați propozițiile cu puncte și, înainte de a apăsa pe trimitere, verificați dacă există greșeli de punctuație.

18 Nu trimite nimic din ce nu ai vrea să citești cu voce tare

Când ești supărat, este ușor să-ți lași emoțiile să-ți coloreze scrisul. De asemenea, poate fi tentant să împărtășești o bârfă suculentă de la birou cu prietenii tăi de la serviciu. Dar amintiți-vă că e-mailul nu este niciodată privat. Orice trimiteți într-un e-mail poate fi interceptat, capturat de ecran, descărcat sau imprimat, așa că asigurați-vă că fiecare e-mail pe care îl trimiteți este adecvat pentru a fi distribuit.

19 Utilizați fonturi și formatare standard

Există o mulțime de modalități excelente de a vă face e-mailurile memorabile. Comic Sans nu este unul dintre ele. Respectați un font standard, cum ar fi Arial, Helvetica sau Times New Roman. Aceste fonturi comunică profesionalism și puteți avea încredere că vor apărea corect în orice browser sau pe orice dispozitiv.

Majoritatea e-mailurilor profesionale urmează același format:

• Salut
• Secțiunea de deschidere
• Una sau două secțiuni ale corpului
• Secțiune de închidere
• Ieșire

Când cineva primește un e-mail într-un format neașteptat, poate fi confuz. Mesajul expeditorului se poate pierde și în formatare. Respectați un format standard, previzibil pentru a vă asigura că mesajul dvs. este înțeles.

Întrebări frecvente privind eticheta prin e-mail

Ce este eticheta prin e-mail?

Eticheta prin e-mail este setul de reguli sociale care guvernează comunicarea politică și productivă prin e-mail.

Care sunt cele 3 reguli de etichetă prin e-mail?

• Așteptați 24 de ore înainte de a urmări.
• Verificați întotdeauna înainte de a trimite.
• Menține un ton profesional.

Care sunt cele 3 greșeli de etichetă prin e-mail?

• Atingeți răspunsul la toate când doriți să răspundeți numai expeditorului e-mailului.
• Folosind un subiect vag.
• Scrierea unui e-mail lung și șerpuitor în loc de unul concis.