17 reguli de etichetă prin e-mail pe care trebuie să le cunoașteți și să le practicați

Încă din primele zile ale AOL („Ai e-mail!”), am petrecut nenumărate ore în șanțurile de e-mail lucrând în locuri de muncă care variau de la reprezentant al serviciului pentru clienți, la managerul comunității online, la redactor-manager la reprezentant PR. Am făcut calculele și chiar și estimând la un ultra-conservator zece e-mail-uri pe zi timp de douăzeci de ani, am trimis cel puțin 73.000 de e-mailuri. Acele experiențe, atât bune cât și rele, m-au învățat ce să fac și ce să nu fac. În aceste zile sunt un expert în e-mailuri care a trimis campanii de e-mail în bloc cu rate de răspuns de 55%. (În cazul în care vă întrebați, asta e al naibii de bine.)

Din experiența mea, există cinci încălcări ale etichetei de e-mail atât de flagrante încât aparțin categoriei Bad Email Hall of Shame. Să începem cu ei.

Cele mai grave cinci gafe de etichetă prin e-mail

E-mail fals – toți le-am făcut. Uneori suntem conștienți la o fracțiune de secundă după ce apăsăm Trimite și strigăm „Nu!” dorindu-ne să-l putem lua înapoi.

prin GIPHY

Iată cele mai flagrante greșeli ale etichetei prin e-mail.

1 Utilizarea CC pentru e-mailuri în masă

Când lucram ca jurnalist de jocuri video, exista un reprezentant de relații publice care a devenit faimos pentru că a trimis un e-mail de PR unei liste uriașe de jurnalişti care foloseau CC, care a dezvăluit fiecare dintre adresele de e-mail atent păzite ale jurnaliștilor. Jurnaliștii au folosit apoi cu bucurie Răspunde tuturor pentru a găzdui o conversație cu fire de discuție în care îl batjocorește fără milă.

Nu utilizați CC pentru e-mailuri în masă. Aveți încredere în mine. Chiar nu ai nevoie de asemenea notorietate.

2 Atingeți Răspuns tuturor când ar trebui să apăsați Răspuns

Răspunde la toate este o caracteristică utilă atunci când există mai mult de două persoane care trebuie să fie implicate într-o conversație, dar fiți atenți. Am fost implicat într-un e-mail de grup în care un membru a răspuns, crezând că îmi trimite e-mail doar mie, pentru a recunoaște că era îndrăgostită de un alt membru al grupului de e-mail. Ea a folosit din greșeală Răspunde tuturor. În acest caz, subiectul zdrobirii a fost flatat. Dar . . . Răspunsul tău accidental Toate poate să nu aibă ca rezultat un sfârșit de basm.

3 Presupunând că e-mailul este privat și confidențial

Orice scrieți într-un e-mail poate fi partajat, fie intenționat, fie accidental. (Vezi mai sus.) Nu spune lucruri într-un e-mail, mai ales la birou, pe care nu le-ai spune public. Și mai ales nu scrie nimic care s-ar putea întoarce să te bântuie. E-mailurile pot fi chiar admisibile în instanță.

4 Trimiteți e-mail când sunteți supărat

Uneori vrei doar să spui pe cineva. Cu toții am fost acolo. Și poate fi mult mai ușor să puneți acele sentimente în scris decât să aveți o conversație dificilă față în față. Dar rezistă îndemnului. E-mailurile supărate ridică apărarea destinatarului, iar asta nu este productiv.

prin GIPHY

Dacă trebuie să scrieți un e-mail supărat, fie nu adăugați un destinatar în câmpul Către:, fie scrieți-l în procesorul de text, unde nu veți fi tentat să apăsați Trimite. Lăsați apoi proiectul să stea douăzeci și patru de ore. Sunt șanse bune să te fi calmat când te vei întoarce și vei putea oferi un feedback clar, mai degrabă decât o invectivă aprinsă.

5 Nu ajungem la subiect

Nu știu de câte ori am citit un e-mail divagator doar ca să ajung să mă gândesc: „Bine, dar ce vrea această persoană de la mine?” Pentru dragostea pentru toate lucrurile electronice, nu utilizați e-mailul ca mijloc de a face o descărcare de creier. În schimb, faceți brainstorming înainte de a scrie e-mailul. Apoi, decideți care este obiectivul dvs. – ce sperați că se va întâmpla ca rezultat al trimiterii acestui e-mail? Scrieți un mesaj scurt și clar având în vedere acest lucru. Dacă scopul e-mailului dvs. este de a convinge, stilați-l ca pe un elevator pitch.

Douăsprezece sfaturi de etichetă obligatorie pentru e-mail

Acum că am abordat cele mai scandaloase infracțiuni ale e-mailului, haideți să ne uităm la câteva linii directoare pentru eticheta prin e-mail, care vă vor lăsa întotdeauna să arăți ca un profesionist șlefuit.

1 Utilizați un subiect descriptiv

Păstrează-ți aerul cultivat de mister pentru vaguebooking pe Facebook. (Bine, nici tu nu ar trebui să faci asta.) Să presupunem că toți cei cărora le scrii au o căsuță de e-mail inundată și folosește linia de subiect pentru a descrie conținutul e-mailului, astfel încât destinatarul să știe imediat de ce e-mailul ar trebui să fie un prioritate.

2 Nu introduceți toate majusculele

În termeni de internet, introducerea cu majuscule arată ca un strigat. Aveți nevoie de un stimulent suplimentar pentru a renunța la blocarea majusculelor? Puteți declanșa filtre de spam.

3 Renunțați la punctele de exclamare

Știu că ești entuziasmat! Serios!!! Dar poți transmite emoție fără semne de exclamare. (Doamne! Păstrează-le pentru când exclami cu adevărat.) Mania semnelor de exclamare este un alt declanșator al filtrului de spam, așa că folosește-le cu moderație și niciodată, niciodată două sau mai multe la sfârșitul unei propoziții. Dacă nu ești preadolescent. Atunci ai de gând.

4 Păstrați-o simplu

E-mailul ideal este scurt și ajunge direct la obiect. Scrie astfel de e-mailuri și toată lumea te va iubi și vei fi super popular. (Bine, poate nu. Dar cel puțin nimeni nu se va plânge de obiceiurile dvs. enervante de e-mail.) Dacă mesajul dvs. este complex, cu multe părți mobile, luați în considerare să scrieți un brief detaliat și să îl atașați ca Google Doc sau pdf. Dar . . .

5 Întrebați înainte de a trimite atașamente

În zilele noastre, suntem cu toții precauți cu privire la deschiderea atașamentelor de e-mail, chiar și din surse cunoscute. Și avem motive întemeiate să fim. Dacă trebuie să trimiteți un atașament, anunțați destinatarul pentru a-l anunța că urmează.

6 Folosiți răspunsul automat cu moderație

Răspunsurile automate de vacanță sunt în regulă. (Nu uitați să le dezactivați „automat” sau să le opriți manual când vă întoarceți la birou.) Dar răspunsurile automate spun lucruri precum „Hei, am primit e-mailul tău. Voi reveni la tine în curând!” sunt inutile. De asemenea, ar putea informa spammerii că au ajuns la o adresă de e-mail validă - probleme duble!

7 Folosiți salutări cu sunet profesional

Dacă nu cunoașteți foarte bine destinatarul și acesta este un stil cu care sunteți obișnuiți amândoi, nu începeți e-mailuri profesionale cu salutări precum „hei” sau „yo”. „Salut” sau „bună” sunt de obicei în regulă. Folosiți „draga” în corespondența formală de afaceri.

8 Utilizați semne profesionale

Păstrează-l cu clasă. Iată câteva dintre cele mai bune practici.

9 Folosiți umorul cu prudență

Un pic de umor la timp poate face un e-mail memorabil. De asemenea, îl poate scufunda ca Titanic. S-ar putea să crezi că ai făcut o glumă inteligentă, dar inteligența ta s-ar putea pierde în traducere. Păstrează lucrurile amuzante pentru oamenii pe care îi cunoști bine — te înțeleg.

prin GIPHY

10 Nu fi enervant cu urmăririle

Evitați să trimiteți un val de e-mailuri ulterioare. Dacă o persoană de contact nu răspunde și chiar aveți nevoie de un răspuns, luați în considerare să efectuați un apel telefonic dacă este posibil. În toate celelalte chestiuni, dacă urmărirea dumneavoastră atent concepută nu primește un răspuns după una sau două încercări, presupuneți că destinatarul nu este interesat.

11 Atenție la ce transmiteți

Există cazuri în care este bine să redirecționați un e-mail - dacă expeditorul a ajuns la persoana de contact greșită sau trebuie să adăugați pe cineva la conversație, de exemplu. Dar nu redirecționați e-mailuri sensibile sau confidențiale. Dacă aveți vreo îndoială că expeditorul ar dori conversația partajată, cereți permisiunea înainte de a aduce pe altcineva în buclă.

12 Verificare

Într-un sondaj Grammarly, 67% au răspuns că greșelile de scriere în e-mailurile de la serviciu sunt un nu-nu. Pentru a evita să arăți că nu îți lipsește atenția la detalii, corectează bine înainte de a apăsa Trimite. Nimeni nu a regretat vreodată că a petrecut puțin timp în plus lustruindu-și scrisul.

Ai făcut vreun e-mail jenant fals pas? Aveți vreo reclamație privind eticheta prin e-mail? Distribuie un comentariu mai jos.