Cum să gestionați supraîncărcarea e-mailului la locul de muncă

Supraîncărcarea e-mailului este o problemă în creștere pentru lucrătorii din lume, mai ales pe măsură ce tot mai multe companii trec la munca de la distanță. Milioane de solicitări rămân fără răspuns în timp ce ne străduim să facem față muntelui zilnic de mesaje noi. Din fericire, iată modalități prin care vă puteți trata mai eficient e-mailurile.

În acest ghid, ne concentrăm pe cum să gestionăm supraîncărcarea e-mailului. Studiem dovezile pentru a oferi zece bune practici de gestionare a e-mailurilor pe care să le adoptăm la locul de muncă, inclusiv strategii de e-mail încercate și testate pentru a vă ajuta să nu mai trimiteți prea multe e-mailuri și să faceți față valului de mesaje pe care le primiți.

Ce este supraîncărcarea e-mailului?

Supraîncărcarea e-mailurilor este sentimentul de stres și anxietate cauzat de o căsuță de e-mailuri fără răspuns.

Fenomenul de supraîncărcare a e-mailului nu este nou. De fapt, deja în 2011, cercetătorii au avertizat despre pericolele e-mailului excesiv. Cadrele academice au descoperit că multă comunicare care ne aglomera căsuțele de e-mail nu era „critică pentru afaceri”. Pentru a spune în termeni mai simpli, a fost un gunoi.

Lupta cu căsuța de e-mail poate crea sentimente negative intense, au descoperit cercetătorii. Într-un studiu, s-a constatat că supraîncărcarea e-mailului generează „niveluri mai ridicate de epuizare și implicare scăzută în muncă”. Lucrătorii au descoperit că supraîncărcarea e-mailului i-a afectat în afara serviciului, creând presiune chiar și atunci când nu eram plătiți.

Pe măsură ce e-mailurile se adună în căsuțele noastre de e-mail, poate fi imposibil să le identificăm pe cele la care trebuie să răspundeți imediat și pe cele care pot aștepta. Pierdem perspectiva asupra a ceea ce este esențial și a ceea ce poate fi ignorat.

Situația se înrăutățește odată cu creșterea muncii la domiciliu și hibrid, spune cercetătoarea Amy Zadow, scriind în The Conversation. În cercetarea ei în comunicarea academică, 55% dintre cadrele universitare au trimis corespondență într-un weekend. Mai îngrijorător, 30% au trimis e-mailuri în weekend și se așteptau la un răspuns în aceeași zi.

Ea avertizează că această cultură a comunicării 24/7 – cauzată în multe cazuri de supraîncărcarea e-mailului – dăunează sănătății noastre fizice și mentale.

Cum să descoperiți semnele supraîncărcării e-mailurilor

Cel mai inconfundabil semn că vă confruntați cu supraîncărcarea e-mailurilor este că aveți sute de e-mailuri fără răspuns în căsuța dvs. de e-mail. După cum am văzut, acest lucru poate avea efecte psihologice și chiar fizice asupra noastră.

E-mailul ne face nenorociți, spune Cal Newport în New York Times. Potrivit lui Newport, e-mailurile fără răspuns provoacă un nivel de „anxietate de fundal” care te poate urmări în orice moment peste tot.

În cazuri extreme, supraîncărcarea e-mailului poate genera semne revelatoare de stres la locul de muncă, inclusiv senzația că nu poți face față. Alte simptome ale stresului la locul de muncă pot include:

• modificări ale dispoziției
• fiind retras
• pierderea motivației, a angajamentului și a încrederii
• reacții emoționale crescute – a fi mai plin de lacrimi, mai sensibile sau mai agresive

Te simți stresat sau fiecare e-mail te face să te simți mai mizerabil? Iată câteva modalități prin care puteți gestiona supraîncărcarea e-mailului.

10 moduri de a face față supraîncărcării e-mailurilor

Iată zece strategii bazate pe dovezi pentru a face față supraîncărcării e-mailurilor. Dacă e-mailurile peste e-mail vă împiedică performanța, consultați articolul nostru despre primele 10 sfaturi de productivitate prin e-mail.

Dacă te confrunți cu stres sau anxietate sever la locul de muncă, este esențial să vorbești cu cineva și să ceri ajutor. Sfaturile și sfaturile de aici sunt strategii de ajutor, dar nu o soluție pe termen lung. Dacă aveți nevoie de ajutor, cereți-l.

1. Înțelegeți cum utilizați e-mailul

Înainte de a aborda sfaturile, gândiți-vă la modul în care utilizați e-mailul. Modul în care te descurci cu căsuța de e-mail reflectă personalitatea ta, spun Shana Lebowitz și Allana Akhtar în Business Insider.

Ei au împărțit muncitorii lumii în trei tipuri:

1. Filler/deleter e-mail (cei care răspund imediat)
2. Economisiți e-mailuri (răspunde rapid, dar nu șterge niciodată e-mailurile)
3. Ignorator (cei care nu citesc niciodată sau nu răspund la e-mailuri)

Ești o persoană care trebuie să răspundă la fiecare e-mail și se luptă să facă față? Sau ignorați e-mailurile și le stocați?

Recunoscând modul în care utilizați e-mailul, puteți identifica strategiile cu cele mai mari șanse de succes.

Modul în care folosim e-mailul poate explica, de asemenea, de ce este puțin probabil să funcționeze strategiile dvs. actuale de tratare a e-mailului. De fapt, multe dintre obiceiurile noastre înrădăcinate pentru gestionarea e-mailului – cum ar fi dezactivarea alertelor – ne pot avea un impact negativ, avertizează dr. Emma Russell.

Recunoașterea existenței unei probleme în gestionarea e-mailului este primul pas în realizarea unei schimbări pozitive.

2. Oferiți timp pentru a răspunde la e-mailuri

Răspunsul la e-mail este o parte esențială a rolului tău și ar trebui tratat ca atare. Alocați-vă ceva timp în mod regulat pentru a răspunde la e-mailuri.

Aceasta poate fi o dimineață, o după-amiază sau la orice oră potrivită pentru dvs. Adăugați acest lucru în calendarul dvs. și tratați-l ca pe o sarcină importantă. Nu lăsați să răspundeți la e-mailuri seara și în weekend. Nu numai că lucrul în timpul liber este inacceptabil, dar este, de asemenea, probabil să fie și ineficient. Ar putea provoca mai mult stres decât rezolvă.

Timpul alocat pentru e-mailuri vă permite să vă pregătiți mental. Managerii și liderii pe care îi putem pregăti pentru munca lor în avans „au experimentat stări de spirit pozitive și concentrare pe muncă și care, la rândul lor, le-au permis să aibă mai mult succes pe tot parcursul zilei”, au descoperit cercetătorii de la Universitatea de Stat din Portland.

Când răspundeți la e-mailuri, faceți asta și nimic altceva. Jonglarea cu mai multe sarcini pur și simplu nu este practică, au descoperit oamenii de știință. Alocați-vă ceva timp pentru a răspunde la e-mailuri și concentrați-vă numai pe sarcină pentru cele mai bune rezultate.

3. Triage email

Supraîncărcarea e-mail-urilor este un simptom al eșecului în a arhiva și a prioritiza e-mailurile în mod eficient. Triarea e-mailului este o strategie pe care o puteți folosi pentru a face față munților de corespondență.

Deși este posibil să primiți sute (sau chiar mii) de e-mailuri pe zi, Amy Gallow din Harvard Business Review recomandă că există doar trei moduri de a trata fiecare e-mail:

1. Ștergeți: puteți vedea rapid acele e-mailuri la care nu trebuie să le citiți sau la care nu trebuie să răspundeți. Acestea pot include invitații, mesaje nedorite și reclame. Ștergeți-le cât mai curând posibil pentru a economisi spațiu și a reduce stresul.
2. Răspundeți: e-mailurile urgente vor apărea și ar trebui să răspundeți imediat. Aceasta include corespondența critică pentru afaceri, cum ar fi mesajele de la șeful dvs.
3. Fişier: Dacă nu puteți răspunde imediat, arhivați mesajele în siguranță, unde pot fi tratate atunci când timpul vă permite (în timpul dumneavoastră protejat, de exemplu).

Pachetele de e-mail populare, cum ar fi Outlook și Gmail, vă permit să identificați rapid e-mailurile importante (marcate în roșu sau marcate cu stea, de exemplu). Acest lucru poate oferi o modalitate ușoară de a identifica e-mailurile urgente și importante.

Vă recomandăm să vă acordați puțin timp pentru a înțelege cum funcționează programul dvs. de e-mail și pentru a vedea dacă există modalități în care l-ați putea folosi mai eficient.

4. Construiți câteva șabloane standard

Adevărul este că majoritatea dintre noi se confruntă cu sarcini și solicitări identice sau similare în fiecare zi. E-mailurile pe care le primim și răspunsurile pe care le creăm sunt în mare măsură aceleași – în mod firesc urmând regulile bunei etichete în e-mail. Crearea unei serii de șabloane standard de solicitare și răspuns care sunt scrise profesional și preformatate poate economisi o cantitate semnificativă de timp.

Arhivate undeva accesibil, putem apela aceste șabloane atunci când este necesar, tăind și lipindu-le atunci când este necesar.

Într-adevăr, va trebui să le editați, să le modificați și să le personalizați, ceea ce nu este ideal.

Nevoie de ajutor? Am creat o serie de articole aprofundate cu șabloane care se concentrează pe toate aspectele comunicării profesionale în afaceri, inclusiv:

• Cum se scrie un e-mail formal
• Cum să scrieți un e-mail de urmărire
• Cum să scrieți un e-mail de întrebare de afaceri
  

Mai bine, citiți următorul sfat pentru a vedea cum noi, cei de la Flowrite, am luat conceptul de șabloane de e-mail nu doar cu unul, ci mai degrabă cu o sută de pași înainte cu ajutorul inteligenței artificiale.

5. Folosiți inteligența artificială și tehnologia pentru a transforma e-mailul

Șabloanele vă pot economisi ceva timp, dar pot părea nepoliticoși și impersonali. Copierea și lipirea și completarea manuală a spațiilor libere din șabloane este încă consumatoare de timp. Din fericire, o nouă tehnologie interesantă care valorifică puterea AI transformă modul în care scriem e-mailuri. În câteva secunde puteți crea e-mailuri țintite, profesionale și eficiente, care obțin rezultate.

Instrumentul de productivitate pentru scriere alimentat de AI Flowrite poate ajuta pe oricine să economisească timp de la crearea mesajelor de e-mail personalizate cu o acuratețe incredibilă. Dacă sunteți blocat într-o rută sau vă dificultăți de timp, produsul nostru vă poate ajuta să vă reîmprospătați și să vă rafinați e-mailurile, transpunându-vă ideile și gândurile în corespondență profesională care obține rezultatele potrivite.

Și nu este doar scrierea prin AI; există o mulțime de soluții și instrumente tehnologice noi care pot crește productivitatea la locul de muncă și vă pot ajuta să luptați cu povara e-mailului.

6. Ștergeți, blocați, dezabonați-vă

Mesaje nedorite, mesaje nesolicitate, spam. Oricum ai vrea să-i spui, cu toții primim munți de e-mailuri pe care nu le dorim sau nu avem nevoie. În fiecare zi, sunt trimise un incredibil (sau înfricoșător) 320 de miliarde de e-mailuri spam. Adică peste 80% din toate e-mailurile trimise în fiecare zi.

Dacă aveți un cont de e-mail, veți primi cel puțin un mesaj nesolicitat. Dar puteți primi până la mii în fiecare lună, mai ales dacă adresa dvs. de e-mail este disponibilă public pe internet.

Prima etapă de revendicare a căsuței primite este să parcurgeți și să renunțați și să ștergeți în mod sistematic orice e-mail nedorit. Dar, trebuie să vă dezabonați și pentru a evita să primiți e-mailuri viitoare.

În partea de jos a fiecărui e-mail, ar trebui să găsiți un link care vă permite să vă dezabonați de la o listă de corespondență. Este o cerință legală în SUA și Europa, deși unii e-mailuri fără scrupule pot găsi modalități de a o ascunde. Dacă e-mailul continuă să vină, atunci blocați expeditorul.

Pe viitor, nu vă înscrieți niciodată pentru ceva ce nu doriți sau nu aveți nevoie. De exemplu, dacă primiți e-mailuri nesolicitate de la o listă de corespondență, faceți întotdeauna clic pe dezabonare imediat.

7. Luați în considerare apelul

Mesaj ping-pong poate crește rapid numărul de e-mailuri din căsuța dvs. de e-mail, dar este cel mai bun mod de a comunica?

Potrivit psihologilor, uneori un apel poate fi mai eficient (sau „optim”) la crearea unei conexiuni și comunicare. Tindem să scriem e-mailuri atunci când putem comunica mai eficient în persoană, fie la telefon, fie față în față, încercând să evităm stânjenile.

Ei au ajuns la concluzia că „interacțiunile, inclusiv vocea (telefon, chat video și chat vocal) au creat legături sociale mai puternice și nu au crescut stânjenirea, în comparație cu interacțiunile inclusiv text (e-mail, chat text)”.

Deși nu este întotdeauna posibil să vă întâlniți față în față, luați în considerare dacă ar putea fi mai rapid să suni cuiva înainte de a trimite un e-mail. O scurtă conversație telefonică ar putea dura mai puțin timp decât gestionarea barajului de e-mailuri care pot veni adesea atunci când se ocupă de detalii.

8. Investește în instrumente de comunicare internă

Serviciile de mesagerie instantanee, cum ar fi Slack, facilitează un schimb mai rapid între colegi, clienți și clienți. Să presupunem că puteți trece peste obstacolele de implementare; în acest caz, mesageria instant poate fi o strategie excelentă pentru eliminarea supraîncărcării de e-mail la locul de muncă.

Într-un ghid practic pentru implementarea mesageriei instantanee, Harvard Business Review recomandă utilizarea tehnologiilor personalului dumneavoastră și stabilirea regulilor de bază. Ei observă că IM este deja o parte esențială a echipelor de tehnologie. Slack, de exemplu, sprijină schimbul rapid de informații de care echipele au nevoie pentru a colabora și a se dezvolta pentru a deveni un instrument esențial pentru companiile de toate dimensiunile.

Desigur, pur și simplu înlocuirea e-mailului cu IM ar putea duce la o problemă complet nouă de supraîncărcare a mesajelor. Cu toate acestea, strategiile prezentate mai sus sunt toate încă relevante. La fel de importantă este și nevoia de a respecta echilibrul muncă/viață, spune HBR.

9. Stocați documente în cloud

Câte e-mailuri sunt cereri de documente și câte atașamente lipsesc?

Partajarea și stocarea documentelor se schimbă, mult mai multe companii trecând la cloud. Prin adoptarea soluțiilor cloud și oferirea unui acces adecvat, puteți elimina cantități semnificative de trafic de e-mail.

Toate documentele pot fi stocate și făcute accesibile oricui, oriunde și în orice moment. Într-o lume post-covid a muncii, serviciile cloud ar putea oferi creșterea productivității de care avem nevoie, susține William Smith în Technology Magazine.

Nu mai trebuie să trimiteți un e-mail și să așteptați un răspuns (sau să dați un răspuns dacă sunteți de cealaltă parte. Puteți presupune că toată lumea poate accesa documentele de care au nevoie atunci când au nevoie de ele.

10. Ia o pauză

Poate părea contraproductiv, dar o pauză de la e-mail (o vacanță prin e-mail) poate reduce stresul și crește concentrarea, au descoperit cercetătorii.

În cadrul testelor, oamenii de știință au descoperit că cei care citesc imediat e-mailurile se aflau într-o stare constantă de „alerta mare”, cu ritm cardiac mai constant. În schimb, lucrătorii nu au mai răspuns la e-mailuri timp de cinci zile „au experimentat ritmuri cardiace mai naturale și variabile”.

Acum, nu este practic să dezactivați e-mailurile în timpul săptămânii de lucru. Dar limitarea răspunsului la e-mailuri la ziua de lucru și oprirea în timpul serii și în weekend poate reduce stresul și sentimentele de supraîncărcare a e-mailurilor.

Crezi că asta îți va afecta perspectivele la locul de muncă? Stabilirea limitelor este o abilitate esențială pentru lideri, spune Jenn Lofgren în Forbes. Stabilirea clară a ceea ce este și ce nu este OK – inclusiv răspunsul la e-mailuri în weekend – trimite un mesaj puternic.

‍

Sfaturile de aici ar trebui să ofere câteva modalități de gestionare a supraîncărcării e-mailurilor. Din păcate, problema prea multor e-mailuri nu va dispărea. Adevărul este că supraîncărcarea e-mailului va deveni mai probabil un risc pe măsură ce lucrăm mai mult de la distanță și petrecem și mai mult timp online și în timpul liber.

Dacă vă confruntați cu prea mult e-mail, este esențial să dezvoltați strategii de gestionare a e-mailului care să funcționeze pentru dvs. Luați în considerare utilizarea noilor tehnologii, cum ar fi asistenții de e-mail AI, mesageria instantanee și implementarea celor mai bune practici de gestionare a e-mailului la locul de muncă.