10 sfaturi de productivitate prin e-mail pentru a face mai mult în fiecare zi

Cei mai mulți dintre noi nu ne gândim deloc la modul în care folosim e-mailul. Mesajele continuă să vină în fiecare zi, iar noi continuăm să răspundem pe măsură ce mergem, fără a realiza mare lucru în timpul zilei. Se poate simți ca un ciclu fără sfârșit. Aproape ca și cum ai fi un sclav al căsuței tale de e-mail.

Dar nu trebuie să fie așa.

De fapt, este ușor să-ți raționalizezi modul de a gestiona e-mailul dacă te gândești la asta. Câteva linii directoare simple, câteva reguli de bază și un hack sau două de productivitate pot reduce ore de la regimul săptămânal de gestionare a e-mailurilor. ‍

Nu ne crezi? Citiți aceste sfaturi de productivitate prin e-mail pentru a avea șansa de a fi dovedit că este greșit.

1. Verificați e-mailul doar de două ori pe zi

Vă verificați e-mailurile de 50 de ori pe zi? Probabil că nu ar trebui.

Gestionați și răspundeți la e-mailurile dvs. o dată dimineața înainte de a începe orice activitate care necesită o concentrare profundă. Și apoi încă o dată după-amiaza când ai nevoie de o pauză de la celelalte sarcini.

Acest lucru va lăsa restul zilei pentru o muncă mai productivă. Asigurați-vă că dezactivați notificările de la e-mailurile primite, astfel încât să nu simți nevoia celor doi să le verifice mai des.

2. Utilizați regulile pentru 1 clic și 3 propoziții

Aceste hack-uri de productivitate ar putea sau nu să funcționeze în funcție de fluxul dvs. de lucru, dar merită cu siguranță încercate.

• Regula 1-clic: angajați-vă să atingeți un e-mail o singură dată. Puteți efectua mai multe acțiuni atunci când este deschis, dar regula prevede că trebuie să faceți ceva odată ce deschideți e-mailul. Îl puteți arhiva, îi puteți răspunde sau îl puteți adăuga la lista de sarcini.
• Regula celor 3 propoziții: toate răspunsurile trebuie să fie de trei propoziții sau mai puțin. Este atat de simplu. Răspunsurile mai scurte înseamnă mai puțin timp petrecut pe e-mailuri. Puteți modifica acest lucru la 2-5 propoziții, dar ideea principală rămâne aceeași: nu vă pierdeți ore întregi din timpul creând un răspuns elegant.

Dacă încă 3 propoziții par prea lungi, de ce nu încerci să scrii doar 3 puncte cu marcatori cu Flowrite? Disclaimer: instrumentul nostru de scriere bazat pe inteligență artificială le va transforma într-un e-mail complet.

3. Dezabonați-vă continuu

Este inevitabil. La un moment dat, acele e-mailuri și buletine informative în masă se adună și încep să vă aglomereze căsuța de e-mail. Soluția: de fiecare dată când primiți un e-mail nedorit, apăsați butonul de dezabonare din partea de jos a mesajului.

Consecvența plătește: după o săptămână sau două, te vei dezabona de la 80-90% din e-mailurile inutile.

Sau dacă nu doriți să pierdeți timpul făcând acest lucru manual, există servicii precum Unroll.me care realizează procesul de dezabonare pentru dvs.

4. Aflați comenzile rapide de la tastatură

PSA: Nu trebuie să utilizați Superhuman pentru a beneficia de comenzile rapide de la tastatură. Să luăm Gmail ca exemplu.

Mai întâi, verificați din setările Gmail dacă comenzile rapide de la tastatură sunt de fapt activate: Setări → General → Comenzi rapide de la tastatură activate → Salvați modificările.

Apoi este doar o chestiune de memorare a celor mai valoroase comenzi rapide (următoarele sunt pentru macOS):

• Sus și jos = Deplasați-vă prin căsuța de e-mail. Apăsați enter pentru a deschide o conversație. Apăsați X pentru a selecta o conversație.
• P/N = Selectați un mesaj anterior sau următor în cadrul unei conversații. Apăsați enter pentru a deschide un mesaj.
• Shift + C = Compune într-o fereastră nouă
• Shift + 3 = Când este selectată o conversație, aceasta o mută în coșul de gunoi.
• S = Începe o conversație
  

Pentru mai multe, consultați acest articol despre comenzile rapide de la tastatură pentru Gmail.

5. Încearcă regula celor 2 minute

Configurați o regulă pentru mesajele cu care se rezolvă rapid. Dacă durează mai puțin de 2 minute pentru a răspunde, fă-o imediat.

Desigur, acest sfat de productivitate prin e-mail nu înseamnă că ar trebui să țineți căsuța de e-mail deschisă toată ziua și să reacționați ori de câte ori sosesc mesaje noi!

Mai degrabă, când rezervi timp pentru gestionarea e-mailului, ocupă-te mai întâi de lucrurile rapide.

Ți-a funcționat? Ne-ar plăcea să știm.

6. Configurați filtre și aliasuri

Filtrele sunt reguli de automatizare care vă redirecționează e-mailul către dosarele corecte pe măsură ce ajung în căsuța dvs. de e-mail. Vă scutesc de efortul de a sorta manual mesajele.

De exemplu, puteți crea reguli bazate pe adresa expeditorului, linia de subiect, cuvintele incluse în textul corpului, dimensiunea, data și așa mai departe. Pentru a afla mai multe, consultați acest ghid pentru configurarea filtrelor în Gmail.

Aliasurile sunt o caracteristică utilă care facilitează filtrarea e-mailurilor. Gmail vă permite să configurați aliasuri folosind semne și puncte plus în adresa dvs. de e-mail.

De exemplu, să presupunem că aveți o adresă de e-mail numită [email protected]. Doriți să vă abonați la buletinul informativ Flowrite și să filtrați buletinele informative primite într-un folder dedicat. Vă puteți abona apoi folosind adresa [email protected], iar problemele cu buletinul informativ vor găsi în continuare drumul către căsuța dvs. de e-mail. Puteți crea apoi o regulă de filtrare care direcționează toate e-mailurile către acea adresă către un folder „Buletine informative”.

7. Utilizați ecran complet

Acest sfat de productivitate prin e-mail este foarte simplu, dar eficient.

Dacă aveți 50 de file deschise simultan, este aproape garantat că va exista o notificare care vă întrerupe concentrarea. Sau pur și simplu decideți că acum este cel mai bun moment pentru a vă verifica feedul Twitter și acel meme cripto de ieri.

Eliminați posibilitățile de a vă distras. Setați fereastra browserului pe ecran complet și faceți alte file invizibile.

• Windows: apăsați F11
• macOS: apăsați CMD + Shift + F

Ne poți mulțumi mai târziu.

8. Programează e-mailurile pentru a fi trimise mai târziu

Uneori este practic și politicos să trimiți e-mailuri la un moment prestabilit în loc de momentul prezent. Ora de trimitere poate afecta, de asemenea, rata de deschidere.

Gmail face acest lucru ușor. Doar faceți clic pe săgeata de lângă butonul „Trimite” atunci când compuneți un e-mail și alegeți o dată și o oră. La fel de ușor! Majoritatea clienților de e-mail vin cu caracteristici similare și există o mulțime de extensii la îndemână care o pot face pentru tine dacă nu ai noroc.

9. Folosiți e-mailul pentru a lua note de întâlnire

Acesta este un hack de productivitate uimitor (și totuși atât de simplu). Ori de câte ori într-o întâlnire Zoom sau Teams, deschideți un șablon de e-mail gol și începeți să luați note.

Scrieți gloanțe rapide în timpul întâlnirii.

Terminați întâlnirea cu 5-10 minute mai devreme și lustruiți rapid notele pentru o mai bună lizibilitate.

Apoi, trimite-le oricărei persoane în cauză.

Și gata: sunteți pregătit pentru următoarea sarcină sau întâlnire fără a petrece 30 de minute pentru a scrie nota.

10. Ștergeți-vă e-mailurile

Nu toate, desigur! Utilizați matricea Eisenhower pentru a vă separa e-mailurile în patru categorii. Puteți crea un folder pentru fiecare categorie pentru o procesare mai ușoară.

• Urgent și important = Luați în considerare aceste e-mailuri imediat. Dar nu înainte de a sorta restul e-mailurilor.
• Urgent și neimportant =Dacă este posibil, tratați aceste mesaje imediat după ce ați tratat mesajele din categoria 1. Dacă nu, rezervați ceva timp de la sfârșitul aceleiași zile.
• Neurgent și important = Puteți să vă ocupați de acestea mai târziu, dar amintiți-vă să rezervați timp pentru ele, astfel încât inevitabil să se ocupe de ele.
• Non-urgent and non-important = Ștergeți sau ignorați aceste mesaje.
  

Asta a fost, oameni buni! Tot ce vă mai rămâne de făcut este să aplicați câteva dintre aceste sfaturi de productivitate prin e-mail fluxului de lucru și să vedeți câte ore puteți economisi săptămâna viitoare.