5 lucruri de luat în considerare atunci când trimiteți un e-mail profesorului dvs

Deși uneori este necesar să trimiți un e-mail profesorului tău pentru a clarifica o întrebare pe care o ai, există câteva bune practici de respectat. În primul rând, este important să respecți timpul profesorului tău. Nimeni nu dorește să primească un e-mail care să conțină nouă paragrafe întreg. Scrierea unui roman de e-mail cu lungimea inedită pentru profesorul tău nu este probabil cea mai bună modalitate de a amâna sarcinile pe care ți-au dat-o.

Păstrând lucrurile pe scurt și la obiect, mesajul tău va fi clar și atent, ceea ce va face mai probabil ca profesorul tău să răspundă și să răspundă la toate preocupările tale.

De fapt, de fiecare dată când trimiteți un e-mail unui profesor sau profesor, trebuie să aveți în vedere anumite lucruri, cum ar fi formalitățile, limba pe care o utilizați și lungimea.

În loc să-ți bombardezi profesorul cu un e-mail care îi va ocupa întreaga după-amiază pentru a se adresa în întregime, o regulă de bază bună de urmat este să te ții la un număr total de cuvinte de 150 de cuvinte (sau mai puțin). Cheia este să oferiți cât mai mult context posibil, cum ar fi numărul sau secțiunea cursului. Ține minte: nu ești singurul lor student!

O altă modalitate de a aborda e-mailul profesorului este să adere la acest principiu: dacă nu sunt clar și direct, nici profesorul meu nu va fi. Așa este – modul în care scrieți e-mailul inițial va avea un impact direct asupra modului în care profesorul dumneavoastră răspunde.

Citiți mai departe pentru a afla sfaturi pentru a trimite e-mailuri bine scrise și politicoase, care vă vor îmbunătăți șansele de a primi un răspuns util.

Începeți cu un subiect detaliat

Subiectul e-mailului dvs. este primul lucru pe care îl va vedea profesorul, în afară de numele dvs. În loc să-ți lași profesorul în întuneric cu un subiect precum „Bună ziua” sau „Întrebare”, spune-le rostul e-mailului tău în termeni specifici. Nu este momentul să fim vagi.

Sublinierea exactă a ceea ce trimiteți un e-mail profesorului dumneavoastră nu numai că le va atrage atenția, dar îi va permite să răspundă rapid și adecvat.

Iată câteva exemple de subiecte puternice și detaliate pentru profesori:

• Biologie 101: Întrebare despre disecția de laborator de miercuri

• Pagina de citare pentru eseu: Chicago sau APA?

• Întâlnire vineri: ora 11:30

• Confirmarea tezei pentru următoarea temă de eseu

Toate aceste linii de subiect îi comunică profesorului tău principalul punct al e-mailului în zece cuvinte sau mai puțin. Prin includerea informațiilor de identificare (cum ar fi în ce unitate de clasă vă aflați, cum ar fi Biologie 101, sau data unei clase sau întâlniri viitoare), profesorul vă poate identifica printre nenumărații alți studenți, colegi și administratori din universul lor.

Folosiți salutări și semne oficiale

Dă tonul profesorului tău să te ia în serios cu un salut care este formal și respectuos. Începerea unui e-mail cu „Hei” este opusul. O salutare formală precum „Stimate domnule Lee” sau „Bună profesor Bonnell” nu este doar politicoasă, ci și prietenoasă. Profesorul dvs. va fi, probabil, descurajat de salutările care par excesiv de ocazionale - sau dacă nu există niciun fel de salut!

Cu excepția cazului în care profesorul dvs. v-a instruit altfel, ar trebui să le adresați întotdeauna prin numele lor oficial. Uneori, instructorii colegiului vor prefera să fie pe bază de prenume cu studenții. De obicei, puteți evalua acest lucru după modul în care comunică în clasă sau își semnează e-mailurile. Dacă trimiți un e-mail unui profesor pe care nu l-ai întâlnit (dacă speri să schimbi cursurile sau să te înregistrezi la ale lor), cu siguranță vei dori să-ți păstrezi salutul formal.

În același sens, semnarea sau semnătura dvs. ar trebui, de asemenea, să fie greșite din punct de vedere formal. Pe lângă numele dvs., iată câteva rânduri de încheiere adecvate pentru profesori:

• Salutări calde,

• Multumesc pentru timpul acordat,

• Cu sinceritate,

• Sa ai un rest minunat al zilei/saptamanii.

• Apreciez sfatul tau.

• Toate cele bune,

Și, deși acest lucru nici nu ar trebui să fie spus, e-mailurile către profesori nu sunt locul pentru emoji-uri, meme-uri, abrevieri sau limbajul textului.

Formatați „carnea” e-mailului dvs

„Carnea” mesajului dvs. (sau paragrafele corpului) ar trebui să fie formatate într-un mod care să fie citit rapid și să ajungă direct la obiect. Menținerea la cinci propoziții sau mai puțin va avea ca rezultat un mesaj clar și direct.

Dacă aveți mai multe lucruri de abordat și știți că veți trece peste 150 de cuvinte, folosiți punctele marcatoare. Folosiți câte un punct pentru fiecare întrebare; în acest fel, profesorul dumneavoastră poate răspunde cu ușurință fiecărei preocupări. (Grammarly vă poate ajuta și în acest sens, făcând sugestii pentru a vă transforma e-mailurile într-un format mai lizibil , cum ar fi rescrierea paragrafelor care listează informații în puncte și informații cheie îngroșate, cum ar fi termenele limită.)

De asemenea, vrei să te asiguri că paragrafele tale nu sunt prea lungi sau greoaie. Separați textul în bucăți digerabile, astfel încât instructorul să poată trece prin el. Nu doriți confuzie din partea lor, deoarece acest lucru le-ar putea întârzia răspunsul.

Pe lângă faptul că te gândești la lizibilitatea paragrafelor tale, ai putea lua în considerare să începi cu o propoziție care reiterează subiectul tău. Oferirea unei propoziții de „prezentare de ansamblu” care se îndreaptă asupra punctului principal al e-mailului dvs. poate oferi un ghid util pentru profesorul dvs. Cateva exemple:

• Vă trimit un e-mail pentru că. . .

• Aș dori să continui conversația noastră despre . . .

• Mă adresez astăzi pentru că . . .

• Vă scriu pentru a întreba despre . . .

Rezumă și arată-ți recunoștință

După ce ați scris corpul e-mailului, rezumați lucrurile într-o propoziție finală, care conține elemente de acțiune pentru profesorul dvs. La fel ca propoziția „prezentare generală” de la începutul e-mailului dvs., această propoziție rezumată ar trebui să fie directă și concisă, subliniind ceea ce așteptați de la răspunsul lor.

De exemplu:

• Aștept cu nerăbdare răspunsul dumneavoastră cu privire la structura bibliografiei mele.

• Voi aștepta confirmarea dumneavoastră înainte de a programa întâlnirea.

• Vă mulțumesc anticipat pentru feedback-ul dumneavoastră cu privire la subiectul tezei mele.

Uneori, această propoziție poate să nu fie complet necesară, dar poate ajuta la generarea unui răspuns mai rapid. Asigurați-vă că, pe măsură ce încheiați lucrurile, îi mulțumiți profesorului. (Da, chiar înainte ca ei să răspundă!) Arătați recunoștință față de ei spunând „vă mulțumesc pentru timpul acordat” sau „mulțumesc mult pentru ajutor” va influența mult în modul în care vă digeră mesajul – și vă va considera un student.

Un alt mod inteligent de a lăsa o impresie grozavă este să urmezi cu un e-mail de „mulțumire” dacă i-ai vizitat recent în timpul orelor de lucru sau ai avut o întâlnire individuală. Toată lumea apreciază să fie mulțumită și este doar cea mai simplă modalitate de a-ți comunica recunoștința.

Nu uitați să corectați!

Nu în ultimul rând : Corectează, corectează, corectează! Rulați-vă e-mailul prin Editorul Grammarly sau instalați extensia de browser Grammarly pentru a vă simți sigur că e-mailul dvs. nu are greșeli gramaticale, de punctuație sau de ortografie.

Chiar dacă nu îi trimiți un e-mail profesorului tău de engleză, aceste tipuri de greșeli pot implica instructorului tău că nu-ți pasă prea mult de clasă. Citirea e-mailului cu voce tare este o modalitate bună de a identifica redundanțele și orice secțiuni care sună neclar sau neclar.

Pentru o precauție suplimentară, introduceți e-mailul într-un alt program (cum ar fi Microsoft Word sau Google Docs) înainte de a-l trimite, astfel încât să îl puteți revizui de mai multe ori fără a risca să apăsați pe trimitere prea devreme. (Grammarly funcționează în ambele programe, oferindu-vă o siguranță suplimentară că orice erori vor fi detectate.)

A ști să-i scrii un e-mail bun profesorului tău nu este doar o abilitate de care vei avea nevoie în timpul școlii. Este o abilitate pe care o vei purta cu tine de-a lungul vieții și carierei tale pe măsură ce comunici cu managerii, colegii de muncă și alți profesioniști.

Având ca ghid aceste sfaturi, veți fi gata să trimiteți un e-mail eficient unor cadre superioare, cum ar fi profesorul dvs., care sunt obligați să reacționeze favorabil la mesajul dvs. respectuos și la obiect.