Fire de e-mail: definiție și 4 moduri de a le gestiona

În lumea profesională, firele de e-mail sunt o realitate. Și acesta este, în general, un lucru bun: atunci când aveți o conversație continuă cu un coleg, un plan în curs de dezvoltare sau subiecte de conversație recurente pe care doriți să le păstrați separate, un fir de e-mail este modalitatea de a face acest lucru.

Ce este un thread de e-mail?

Un fir de e-mail este o serie de e-mailuri care înregistrează toate răspunsurile la un mesaj de e-mail original. Gândiți-vă la un fir de e-mail ca un chat de grup: mai multe persoane primesc fiecare mesaj, indiferent de cât de des participă la conversație și fiecare poate vedea cu ușurință progresul firului în ordine cronologică.

Adesea, firele de e-mail sunt afișate într-un format „imbricat” în căsuțele de e-mail ale destinatarilor, afișând primul răspuns cel mai recent atunci când destinatarul deschide firul și fiecare răspuns anterior, în ordine de la cel mai nou la cel mai vechi, terminând cu mesajul original.

Nu toți clienții de e-mail acceptă fire de e-mail și, printre cei care o fac, nu toți le activează implicit. De asemenea, nu se referă întotdeauna la caracteristică cathreading- un exemplu notabil este Gmail, care se referă la threading e-mail cavizualizare conversație.

S-ar putea să fiți familiarizat cu termenullanț de e-mailși să vă întrebați: „Este un fir de e-mail sau un lanț de e-mail?” Un lanț de e-mail nu este același lucru cu un fir de e-mail. Un lanț de e-mail este o colecție de e-mailuri redirecționate sau legate în alt mod, care nu sunt neapărat legate de subiect.

Cum funcționează liniile de subiect,ccșibccîn firele de e-mail?

Liniile de subiect

Într-un fir de e-mail, fiecare răspuns are același subiect ca și e-mailul original, prefațat cuRE:. RE:este o abreviere pentrureferitor lasaucu referire la, și înseamnă că un e-mail este un răspuns la un e-mail anterior. Iată un exemplu de linie de subiect pentru un răspuns de e-mail într-un fir:

RE: Petrecere de vacanță joi, 14 decembrie

Când alegeți un subiect pentru firul dvs. de e-mail, urmați aceleași instrucțiuni pe care le-ați urma pentru orice alt subiect. Ar trebui să fie concis și să comunice clar scopul e-mailului.

Ccșibcc

Mulți oameni se confundă între funcțiile ccșibccdin e-mail, așa că iată diferența: Cc, saucopie carbon, adaugă destinatari la e-mail fără a-i transforma în destinatarii principali ai e-mailului. Cu alte cuvinte, atunci când adăugați o adresă de e-mail în câmpulcc, includeți acea persoană în fir fără să vă așteptați că va răspunde la e-mailul dvs.Cceste adesea folosit pentru a se asigura că o persoană, cum ar fi supervizorul destinatarului, are o înregistrare a mesajului la care poate face referire atunci când este necesar. Cândtrimitețio persoană într-un e-mail, nu este nevoie să îi adresați în mesajul de întâmpinare al e-mailului.

Toți destinatarii unui e-mail pot vedea adreselescriseîn e-mail. Când este necesar ca destinatarii să poată vedea aceste informații, cum ar fi în scenariile în care ar putea fi nevoiți să discute între ei subiectul e-mailului, alegețiccîn loculbcc.

Bcc, saucopie oarbă, funcționează în mod similar cucc, dar cu o diferență esențială: destinatarii e-mailului nu pot vedea adresele care sunt scriseîn bccpe e-mail. În plus, orice adrese de e-mailcc'ed saubcc'ed nu pot vedea adreselebcc'ed pe e-mail. Acest lucru face cabcco alegere excelentă atunci când trimiteți e-mailuri care trebuie să ajungă la mai mulți destinatari, dar nu doriți ca aceștia să știe cine altcineva a primit mesajul. De exemplu, atunci când clarificați o politică la locul de muncă cu supervizorul dvs., este posibil să aveți accesla BccHR în e-mail.

Avantajele firelor de e-mail

Firele de e-mail sunt utile în mai multe moduri. Prin gruparea tuturor e-mailurilor dintr-o conversație împreună, firele de e-mail:

• Reduceți dezordinea în căsuțele de e-mail.
• Urmăriți cu ușurință progresul unei conversații, ceea ce poate fi util pentru e-mailurile ulterioare.
• Mențineți toți participanții informați despre subiect fără a fi nevoie să trimiteți mai multe e-mailuri.

Dezavantajele firelor de e-mail

Deși există o mulțime de beneficii pentru firele de e-mail, există și unele dezavantaje. Acestea includ:

• Primirea de e-mailuri irelevante: dacă vă aflați la periferia conversației firului de e-mail, există șansa să primiți e-mailuri care nu necesită atenția dvs.
• Pot fi lungi. Cu cât primește mai multe răspunsuri un thread, cu atât devine mai lung, ceea ce face dificilă găsirea anumitor mesaje în fir atunci când aveți nevoie de ele.

4 sfaturi pentru utilizarea eficientă a firelor de e-mail

Firele de e-mail pot fi un instrument util, dar este posibil să faci greșeli cu ele. A ști cum să le folosești eficient este o parte cheie a comunicării profesionale. Iată câteva sfaturi pentru utilizarea firelor de e-mail în mod adecvat și eficient:

1 Așteptați răspunsurile scurte

Salvați răspunsuri scurte, dintr-un singur cuvânt (și întrebările la care acestea pot răspunde în mod adecvat) pentru mesaje text și aplicații de chat precum Slack. Aceste interacțiuni scurte, mai ales atunci când nu sunt relevante pentru nimeni din firul de e-mail, altul decât persoana căreia îi întrebați sau căreia îi răspundeți, nu garantează un e-mail. De fapt, trimiterea lor într-un fir de e-mail ocupă în mod inutil spațiu în căsuțele primite ale destinatarilor și trimite notificări, ceea ce poate fi enervant și eticheta de e-mail slabă.

2 Aflați când să utilizațirăspunsversusrăspuns tuturor

Când faceți clic pe Răspundețila un e-mail, răspunsul dvs. ajunge numai la expeditorul acestuia. Nu contează dacă expeditorul a fost persoana care a început firul de e-mail sau unul dintre cei care au răspuns -răspunsuleste un răspuns direct către o persoană.Răspuns tuturor, pe de altă parte, răspunsuriletuturordin firul de e-mail, inclusiv cele incluse princcșibcc. Dacă suntețiinclusîntr-un fir de discuție, dacă faceți clic peRăspundeți la toți,adresa dvs. de e-mail va fi dezvăluită fiecărui participant.

3 Stabiliți dacă este necesar răspunsul dvs

Dacă nu ești un participant activ la discuție sau proiect, este posibil să nu fii nevoit să răspunzi sau să cântărești cu gândurile tale. Adăugarea inutilă a vocii tale va crește lungimea firului, așa că asigură-te că ceea ce ai de spus merită înainte de a răspunde.

4 Rămâneți pe subiect

Ați putea fi tentat să includeți întrebări, comentarii sau perspective despre subiecte legate tangențial de subiectul central, dar care nu îl implică direct. A pune întrebări străine poate face greoaie un fir de e-mail și poate îngropa informațiile critice pe care ceilalți trebuie să le găsească. Dacă doriți să aduceți un alt subiect, chiar dacă este similar, trimiteți un nou e-mail cu un nou subiect.

Exemplu de fir de e-mail

Subiect:Planuri de călătorie pentru GrammarCon, 20/10–22/10

Salutare tuturor,

Vă rugăm să utilizați următorul link pentru a vă rezerva zborul către GrammarCon: www.exampletravel.link.

Dacă aveți întrebări, vă rugăm să contactați cât mai curând posibil, deoarece voi pleca de la birou mâine și miercuri.

Cel mai bine, Miriam

Subiect: RE: Planuri de călătorie pentru GrammarCon, 20/10–22/10

Salut Miriam,

Credeam că GrammarCon nu a fost până în decembrie? Vă rugăm consultaţi.

Mulţumesc,

Marco

Subiect:RE: Planuri de călătorie pentru GrammarCon, 20/10–22/10

Hei Marco,

A fost în decembrie anul trecut. Dar anul acesta l-au mutat mai sus.

Sper că te ajută!

Cel mai bine, Etan

Întrebări frecvente privind firele de e-mail

Ce sunt firele de e-mail?

Firele de e-mail sunt grupuri imbricate de e-mailuri care sunt răspunsuri la un singur mesaj original.

Cum funcționează?

Firele de e-mail grupează e-mailurile împreună în căsuța de e-mail a unui destinatar, afișând firul ca și cum ar fi un singur e-mail. Când deschideți firul, de obicei vedeți cel mai recent mesaj, precum și versiuni comprimate ale răspunsurilor anterioare.

Care sunt trei sfaturi pentru utilizarea eficientă a firelor de e-mail?

Trei sfaturi pentru utilizarea eficientă a firelor de e-mail includ:

• Evitați să tratați firul de e-mail ca pe un mesaj text. Salvați interacțiuni scurte, unu-la-unu pentru alte platforme.
• Alegeți un subiect concis care să comunice scopul e-mailului
• Folosițirăspunsul la toatenumai atunci când aveți cu adevărat nevoie să trimiteți mesajul fiecărei persoane din fir. Pentru a răspunde unui singur participant, utilizați răspuns.