8 sfaturi de e-mail pentru introvertiți

Potrivit Fundației Myers-Briggs, ești un introvertit dacă te simți cel mai confortabil să te concentrezi pe „propria ta lume interioară”. Activitățile din lumea externă, cum ar fi vorbirea directă cu oamenii sau la telefon, se dovedesc a fi provocatoare. Deși trimiterea de e-mailuri poate părea mai puțin intensă, are și provocările sale. Aceste opt sfaturi sunt special concepute pentru ca e-mailurile să fie cât mai nedureroase posibil pentru introvertiți.

1 Minimizați urmăririle fiind minuțios.

Dacă trimiteți un e-mail, ultimul lucru pe care îl doriți este să lăsați întrebări fără răspuns. Oamenii vor răspunde pentru a obține clarificări sau, mai rău, vor dori să vorbească în persoană. Cel mai bun mod de a evita această situație incomodă este să acoperiți toate detaliile într-un singur comunicat. Să ne uităm la un exemplu bun și rău.

Al doilea exemplu răspunde (și evită) posibile conversații ulterioare. Încurajează oamenii să răspundă prin e-mail în loc să arunce materialele la birou. Iată câteva dintre întrebările la care răspunde: De ce ai nevoie de fotografie? Ce marime? Trebuie sa fie profesional? Puteți chiar să faceți eforturi suplimentare atașând exemple de ceea ce doriți să trimită colegii dvs.

2 Păstrați-l scurt și dulce.

Este necesar să fii minuțios; a fi pronunțat nu este. Cu cât e-mailul tău este mai lung, cu atât este mai greu pentru cititori să înțeleagă ideea. Colegii ocupați ar putea rata cele mai importante puncte dacă e-mailul tău este un eseu de cinci paragrafe. În schimb, utilizați marcatori sau includeți un rezumat la începutul mesajului. De asemenea, puteți adăuga link-uri către informații relevante fără a le preciza în corpul textului.

3 Lasă-ți personalitatea să strălucească.

E-mailul este mijlocul perfect pentru a vă prezenta talentele ascunse și trăsăturile de personalitate. De exemplu, probabil că nu ai fi prins mort vorbind la răcitorul de apă. Cu toate acestea, s-ar putea să fii destul de amuzant cu prietenii tăi apropiați. Continuați și fiți comic în e-mailurile și conversațiile de grup. Dacă chiar și o glumă virtuală pare prea înfricoșătoare, pune emoji-urile la treabă! Aceste personaje drăguțe se pot rostogoli pe podea râzând sau pot face cu ochiul obraznic pentru tine. (Luați în considerare cultura locului dvs. de muncă. Dacă este foarte formal, emoticoanele pot fi inadecvate.) De asemenea, puteți utiliza e-mailurile pentru a-i felicita pe alții, pentru a partaja mesaje unui grup mare sau pentru a prelua conducerea. Nu trebuie să fii limitat de timiditate dacă ai un computer și o tastatură.

4 Practicați controlul mulțimilor.

Grupurile virtuale sunt aproape la fel de rele ca omologii lor din viața reală. Pentru a le evita, limitați utilizarea CC și BCC. (CC înseamnă „copie carbon”. BCC este o copie oarbă. Utilizați aceste funcții pentru a trimite e-mailuri către mai mulți destinatari.) În cele mai multe cazuri, este mai bine să trimiteți fiecăruia un e-mail personalizat. Dacă trebuie să începeți un thread, includeți numai persoanele esențiale pentru sarcina în cauză. În caz contrar, ați putea începe un coșmar „răspunde tuturor”. Aflați mai multe despre cum să faceți CC în mod inteligent în acest articol despre obiceiurile de e-mail.

5 Răspunde imediat.

Ești vinovat de tergiversare? Mulți introvertiți se tem de interacțiune, așa că amână situațiile care îi pun în contact cu ceilalți. Nu lăsați această tendință să se strecoare în obiceiurile dvs. de e-mail. Gestionați majoritatea e-mailurilor dvs. cu regula 2-2-2. Verificați-vă e-mailurile de cel puțin două ori pe zi, la începutul și spre sfârșitul zilei de lucru. Răspundeți imediat la toate e-mailurile care vor dura mai puțin de două minute. Cu stea mesajele rămase sau marcați-le ca necitite. Alocați două ore în fiecare săptămână pentru a face față acestor urmăriri mai lungi.

6 Unele e-mailuri sunt retorice.

Asemenea întrebărilor, nu orice e-mail are nevoie de un răspuns. În loc să te stresezi pentru a răspunde la fiecare e-mail, întreabă-te dacă expeditorul așteaptă un răspuns. De exemplu, puteți ignora în siguranță redirecționările, buletinele informative și sondajele voluntare. Luați în considerare configurarea unei reguli în căsuța de e-mail care va redirecționa automat astfel de mesaje într-un dosar separat. Pe de altă parte, asigurați-vă că răspundeți prompt la invitații și la e-mailuri directe. Dacă sunteți expeditorul, nu este nimic rău în a spune că nu este necesar niciun răspuns decât dacă au întrebări.

7 Sari peste e-mail.

Unele situații, cum ar fi solicitarea unei promovări sau exprimarea simpatiei, sunt mai bine tratate în persoană. E-mailul este adesea un mijloc inadecvat de a transmite o emoție complexă sau de a rezolva probleme grave. Deși vorbirea față în față poate părea dificilă, este de preferat să provoace confuzie sau jignire din neatenție cu un e-mail prost formulat. În plus, nu discutați niciodată chestiuni private într-un e-mail. Dacă nu sunteți confortabil cu privire la redirecționarea sau partajarea informațiilor, acestea nu aparțin unui mesaj. Dacă e-mailul este inevitabil, fă-ți timp. Înainte de a-l trimite, citiți-l din perspectiva destinatarului. Suni ca un om? Ai transmis tonul potrivit?

8 Închideți închiderea.

În viața reală, s-ar putea să te trezești îndepărtându-te încet de persoană în încercarea de a încheia o discuție. De ce este atât de greu să închei o conversație? În primul rând, este posibil să doriți să omiteți o semnătură de e-mail. La urma urmei, nu vrei să răspundă prin e-mail? Dacă includeți numărul de telefon sau adresa dvs., trimiteți semnalul că primiți apelurile telefonice și vizitele. Știi că nu vrei să faci asta! În schimb, încheiați mesajul cu o simplă închidere a e-mailului. Nu ar trebui să fie extravagante. Dacă aveți îndoieli, „mulțumesc” este aproape întotdeauna potrivit.

Pe care dintre aceste opt indicații veți încerca mai întâi? Dacă poți stăpâni arta e-mailurilor eficiente, poți cultiva relații mai bune cu ceilalți, reducând în același timp cantitatea de interacțiune fizică pe care o ai cu ei. Ce introvertit ar putea cere ceva mai mult?