Cum să scrieți un e-mail corect

Indiferent dacă sunteți un tânăr profesionist în curs de dezvoltare sau un manager experimentat, scrierea de e-mailuri este un aspect vital al comunicării în afaceri. Și datorită a ceea ce este adesea văzut ca misterele gramaticii engleze și subtilitățile cuvântului scris, poate fi o luptă zilnică. Acest lucru este valabil mai ales dacă trebuie să motivezi oamenii ocupați să răspundă sau să abordeze un subiect potențial delicat. Pentru a scrie un e-mail grozav, trebuie să știți două lucruri: greșelile comune de evitat și strategiile de nivel următor pentru a merge mai departe.

Dar mai întâi trebuie să știi cum arată un e-mail grozav dacă ai de gând să scrii unul.

Anatomia unui e-mail bun

Fiecare e-mail pe care îl scrieți are aceeași structură de bază: linie de subiect, salut, corp de e-mail și închidere. Dar, ca în orice formă scrisă de comunicare profesională, există o modalitate corectă de a face acest lucru și standarde care ar trebui urmate. Iată cum să scrieți un e-mail corect:

1 Linie de subiect

Linia de subiect ar putea fi cea mai importantă parte a e-mailului, deși este adesea trecută cu vederea în favoarea corpului e-mailului. Dar dacă trimiteți cuiva prin e-mailuri sau doar stabiliți o relație profesională, subiectul poate atrage oamenii să deschidă mesajul și să stabilească așteptări cu privire la ceea ce este inclus. Pe de altă parte, o linie de subiect prost concepută sau generică (cum ar fi „Bună” sau „Nu vrei să ratezi asta”) poate descuraja cititorul și poate duce la aterizarea e-mailului tău în dosarul de spam.

„Petreceți de două ori mai mult timp creând subiectul potrivit, așa cum o faceți pe [corp], deoarece dacă nu deschid e-mailul, nu contează”, spune Cole Schafer, fondator și șef de copiere al Honey Copy.

2 deschizători

În cele mai multe situații de scriere a e-mailurilor, veți dori să includeți un salut rapid pentru a-i recunoaște pe cititor înainte de a trece la mesajul sau solicitarea dvs. principală.

Excepție: atunci când sunteți într-un lanț de e-mail cu colegi apropiați, adesea devine mai natural să renunțați la deschidere (precum și la închidere). Deși inițial se poate simți ca un pas fals, semnalează un raport profesional mai bun.

3 Corp

Corpul unui e-mail este carnea mesajului dvs. și trebuie să aibă un scop clar și specific, cum ar fi obținerea de feedback cu privire la o prezentare sau aranjarea unei întâlniri cu un nou client. Ar trebui să fie, de asemenea, concis. În acest fel, oamenii vor fi mai înclinați să-l citească, mai degrabă decât să îl răsfoiască și să riște să piardă informații critice. Dacă puteți, reduceți-l la câteva propoziții la alegere.

Iar pentru e-mailurile care necesită mai multă lungime și mai multe detalii, păstrați-le cât de bine puteți. „Nimeni nu vrea să primească un roman. Vrei să-l păstrezi între trei, patru sau cinci rânduri de text”, spune Schafer.

4 Închideri

Așa cum vrei să începi lucrurile pe piciorul bun cu salutul tău, vrei să te despărțiți bine. Asta înseamnă să scrieți o semnare prietenoasă. Și există o mulțime de opțiuni din care să alegeți.

De exemplu, iată 12 închideri comune și profesionale pe care utilizatorii Grammarly le-au ales într-o anumită zi:

Veți dori să alegeți o încheiere care să pară autentică pentru personalitatea dvs. și să o adaptați relației pentru a asigura un nivel adecvat de profesionalism. Pe de altă parte, închiderile obișnuite, cum ar fi „dragoste”, „trimis de pe iPhone” sau „thx”, pot fi cel mai bine lăsate neutilizate în e-mailurile profesionale.

Puteți adăuga orice cuvânt în Dicționarul personal.

Ce cuvinte vei adăuga? #cleanwritinghttps://t.co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 septembrie 2018

Greșeli obișnuite de scriere a e-mailurilor (și ce să faci în schimb)

Așa cum fiecare e-mail este o oportunitate de dezvoltare profesională, există și potențialul de a cădea în obiceiurile proaste comune de a scrie e-mailuri. Iată opt greșeli de evitat:

1 Omitând virgulele Oxford necesare

Virgula Oxford poate fi oarecum polarizantă atunci când te gândești la cum să scrii un e-mail adecvat, în funcție de ghidul de stil utilizat pentru comunicarea profesională în industria ta - este de obicei fie evitată, fie salutată ca instrument de clarificare. Oricum, mulți oameni au păreri puternice despre asta. Dar omiterea lor poate duce la confuzie, în funcție de propoziție.

La fel ca o căsnicie sănătoasă, stilul AP necesită o comunicare clară. De asemenea, credem în valoarea compromisului. Așadar, pentru a vă reaminti, Stylebook-ul nu interzice toate virgulele Oxford. Dacă omiterea unei virgule poate duce la confuzie sau interpretare greșită, atunci folosiți virgula. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15 august 2018

Ce să faceți în schimb: deși virgula Oxford poate să nu fie potrivită în anumite contexte, de obicei este o idee bună să le folosiți în e-mailuri. Asta pentru că vă poate ajuta să economisiți timp și să evitați comunicarea greșită, confuzia și chiar problemele legale.

2 Acoperire

Utilizatorii gramaticali știu că atunci când vine vorba de hedging, este mai bine să o omiteți decât să o lăsați, mai ales în e-mailuri. Și dacă ești îngrijorat că vei fi nepoliticos, nu fi: spre deosebire de credința populară, limbajul de acoperire te face să pari mai puțin încrezător, ceea ce în cele din urmă îți poate submina scrisul.

Ce să faci în schimb: Spune- ți ideea sau opinia, apoi explică „de ce” din spatele raționamentului tău. Astfel, vei fi mai bine înțeles și strălucirea ta va putea străluci.

3 Copie extrem de lungă și/sau neclară

Ați citi un e-mail cu o lungime de 1.000 de cuvinte? Probabil că nu - majoritatea oamenilor trec e-mailurile care sunt pe partea lungă. Și dacă adaugi propoziții greu de urmat sau mesaje amestecate, la schița ta, este și mai puțin probabil să obții un răspuns satisfăcător. (Sau orice răspuns.)

„Primesc o mulțime de [e-mailuri] care sunt doar aceste blocuri uriașe de text. Și înțeleg de ce fac asta, așa că aveți suficiente detalii. Dar este foarte greu de citit și nu am de gând să citesc totul”, spune Kat Boogaard, o scriitoare independentă din Wisconsin.

Ce să faci în schimb: păstrează-l concis și concentrează-te pe problema în cauză. Încheiați apoi cu un apel la acțiune, o dată de răspuns solicitată și clarificați că sunteți deschis la întrebări și urmăriri (dacă este cazul).

4 A fi prea casual (sau formal)

În funcție de circumstanțele dvs., a vă lăsa prea mult la latura informală sau formală a scrisului poate fi un pas greșit. A fi prea casual este adesea văzut ca o greșeală de începător, dar limbajul rigid și formal poate fi, de asemenea, în detrimentul mesajului tău.

Ce să faci în schimb: pentru a găsi echilibrul perfect între formal și casual, cheia este să te gândești la relația dintre tine și destinatar și să iei indiciile sociale pe măsură ce comunicarea ta progresează.

„Vrei să vezi ce face altcineva și să participi, să te joci, să recunoști cum se dezvoltă comunicarea și cum se dezvoltă așteptările într-o relație”, spune Dan Post Senning, expert în etichetă la Institutul Emily Post.

5 clișee

Nu toate clișeele prin e-mail sunt păcate principale. Anumite aspecte ale e-mailurilor dvs. vor fi cu siguranță puțin formulate. La urma urmei, majoritatea e-mailurilor au aceeași structură de bază și există expresii pe care le puteți folosi pentru a vă asigura claritatea sau pentru a vă acoperi bazele. Dar dacă vei repeta fraze, asigură-te că au un scop clar.

După cum spune Kiera Wright-Ruiz, un manager de rețele sociale la Local Guides de la Google, „Chiar dacă repet mereu, „te rog să-mi spui dacă ai întrebări”, chiar vreau să știu dacă au întrebări.”

Cu toate acestea, de cele mai multe ori, veți dori să editați clișeele ori de câte ori este posibil, deoarece acestea îi pot face pe oameni să nu se despartă. Iată primele șapte de evitat:

Metodă: Am căutat termeni folosiți de utilizatorii Grammarly pe baza celor mai populare articole de blog.

Ce să faceți în schimb: încercați să citiți schița pentru clișee, ton și voce pentru a comunica mai eficient mesajul dvs., menținând cititorul implicat. Întrebați-vă: dacă șeful (sau mama) dvs. ar citi acest e-mail, ați fi mulțumit de el? Dacă răspunsul este da, atunci ești pe drumul cel bun.

6 Repetiție

Oamenii repetă adesea cuvintele din același paragraf, de două ori în două propoziții sau pur și simplu prea apropiate pentru a trece neobservate. Deși nu este cea mai gravă ofensă, este un alt lucru care îl poate face pe cititor să se retragă.

Iată cele mai des repetate cuvinte de evitat:

Ce trebuie să faceți în schimb: încercați să citiți cu voce nefinalizată versiunea nefinalizată, folosind funcția de transformare a textului în vorbire de pe telefon sau să o rulați de un coleg înainte de a o trimite. Gramatical te poate ajuta, de asemenea, să prinzi aceste cuvinte repetate sau suprautilizate.

7 Limbajul robotic

E-mailul poate fi un descendent al corespondenței cu melc, dar asta nu înseamnă că mesajele tale ar trebui să sune ca o versiune veche a ta. De fapt, e-mailurile ar trebui să sune ca persoana care le scrie. Așa că folosirea unor fraze care sună ca ceva dintr-un roman victorian nu este cea mai bună mișcare dacă doriți să intrați în legătură cu cititorul.

„Hai să recunoaștem: nimeni nu vrea să citească un manual de facultate. Vrei să citești un blog sau un articol sau o conversație reală. Ei sunt o persoană, nu sunt un robot. Așa că folosește un limbaj care sună ca ceva ce ai spune dacă stai doar într-o cafenea”, spune șeful de copiere Schafer.

Ce să faci în schimb: poți obține un efect mai natural prefăcând că îi scrii unui prieten sau că ai o conversație cu o cunoștință prietenoasă. De exemplu, probabil că nu ați spune ceva de genul „Salutări” și „Sper că vremea este frumoasă acolo unde vă aflați” dacă ați întâlni pe cineva la o cafea. Ai spune ceva de genul „Bună” și „Mulțumesc din nou pentru timpul acordat”.

8 Folosirea excesivă a semnelor de exclamare!

Entuziasmul este grozav. Dar, în anumite contexte, folosirea excesivă a semnelor de exclamare poate face mai mult rău decât bine. Acest lucru este valabil mai ales dacă construiți o nouă relație sau contactați pe cineva din afara companiei dvs. La urma urmei, ești un reprezentant al muncii tale atunci când folosești adresa de e-mail a companiei. Dar oamenilor le plac semnele de exclamare și sunt încă ceva pe care mulți oameni se bazează pentru a transmite un ton pozitiv.

De exemplu, iată cele mai frecvente propoziții și cuvinte pe care oamenii le folosesc cu semne de exclamare în e-mailuri:

Ce trebuie să faceți în schimb: după ce ați scris schița, faceți o căutare rapidă a punctelor de exclamare și folosiți-vă raționamentul pentru a determina pe care să păstrați (dacă există) în funcție de relația dvs. cu destinatarul. Ca regulă generală, încercați să păstrați unul sau două pe e-mail cu colegii.

Ne simțim recunoscători astăzi.

Mulțumiți că un superstar al conținutului precum @MarketingProfs folosește Grammarly. #fridayfeeling #ourherohttps://t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 septembrie 2018

Mișcări de scriere de e-mail de nivel următor

Odată ce ai formatul de e-mail adecvat și știi ce greșeli să eviți, este timpul să te concentrezi pe a-ți face schițele să iasă în evidență din nenumăratele e-mailuri primite de majoritatea oamenilor în fiecare zi. Iată patru strategii pentru a le duce la următorul nivel:

Gandeste pozitiv

Trimiterea unui e-mail care este de la distanță negativ, sau chiar neutru, vă poate pune într-un loc dificil. Și, ca în orice comunicare scrisă, poate exista loc pentru interpretări greșite.

„În absența altor informații, interpretarea noastră este adesea negativă”, explică Post Senning, expert în etichetă în comunicare. „Când vorbești despre comunicare negativă, îți lipsesc informațiile care reprezintă tonul vocii, sclipirea ochilor tăi, buna dispoziție cu care intenționezi ceva sau chiar grija sau preocuparea autentică cu care ești. oferind critică. Deci fii foarte atent. Când ceva se citește ca fiind negativ pentru tine, probabil că pare și mai negativ pentru altcineva.”

Apăsați tonul potrivit

Nu ați dori să primiți un e-mail care scrie „Dragă [client]” sau care face referire la munca dvs. în relații publice atunci când sunteți efectiv în vânzări, deoarece ar arăta imediat că expeditorul fie vă trimite e-mailuri în masă, fie nu au făcut cercetările adecvate și nu au găsit contactul potrivit. În mod similar, veți dori să vă asigurați că fiecare e-mail pe care îl trimiteți are un ton care este creat special pentru destinatar și că îl trimiteți persoanei potrivite.

Deci, deși poate fi tentant să folosești șabloane, este important să le personalizezi și să ții cont de stilul de comunicare al destinatarului înainte de a apăsa trimite. Pentru a realiza acest lucru, o căutare rapidă pe Google sau o privire la feedul LinkedIn sau Twitter al destinatarului poate face minuni.

Înainte de a trimite, încercați să vă puneți în locul destinatarului pentru a verifica tonul și conținutul. Și dacă vă este greu să citiți propriul ton în e-mail, detectorul de tonuri Grammarly vă poate ajuta să determinați cum sună pentru destinatar.

Urmăriți — la timp

Dacă trimiteți un e-mail, probabil că veți căuta un răspuns în timp util. Dar, având în vedere cantitățile mari de e-mailuri pe care majoritatea oamenilor le trimit în fiecare zi, lucrurile se pot pierde. Ca regulă generală, un mesaj de urmărire nu ar trebui să vină niciodată la mai puțin de douăzeci și patru de ore după trimiterea e-mailului inițial.

Cu alte cuvinte: nu fi persoana care trimite o cerere de urmărire la două ore după trimitere. În cazuri extreme, acest tip de comportament poate chiar să te blocheze. „Când îți iei mai mult timp și îți pasă efectiv de persoana de pe cealaltă parte a e-mailului, vei vedea imediat o rată de răspuns mult mai mare. A trebuit să învăț asta pe calea grea”, spune șeful de copiere Schafer.

Ușurează-l pentru ochi

Cele mai multe dintre mesajele pe care le trimiteți vor fi probabil pe partea mai scurtă, ceea ce este grozav pentru răspunsuri rapide și pentru a finaliza lucrurile. Dar pentru e-mailurile mai lungi, scanabilitatea este numele jocului. Atunci sunt utile lucruri precum fontul îngroșat, marcatorii, propozițiile subliniate și o secțiune TL;DR (prea lungă, nu a citit).

Există o mulțime de factori de care trebuie să țineți cont atunci când compuneți un e-mail și există o marjă largă de eroare. Dar, după toate acestea, nu este vorba despre perfecțiune. Este vorba despre o comunicare eficientă.

„Cred că oamenii simt această presiune că trebuie să fii acest comunicator perfect cu acest vocabular imens și aceste propoziții perfect structurate. Și nu știu că așa este întotdeauna pentru că sunteți doar doi oameni, care comunică”, spune scriitorul independent Boogaard.

Mai multe de la Grammarly:

• Cum funcționează Gramatical?
• Cum te ajută gramatica să înveți
• Faceți cunoștință cu Grammarly’s Tone Detector