5 moduri în care Grammarly vă ajută să puneți capăt supraîncărcării e-mailurilor

Este ușor să te simți copleșit de fluxul constant de e-mailuri și mesaje pe parcursul zilei de lucru. Cu echipe distribuite și mai mult lucru la distanță, există mai puține conversații rapide la birou și mai multe mesaje de chat și e-mailuri dus-întors. Cercetările de la Harris Poll arată că profesioniștii își petrec aproape 25% din săptămâna de lucru doar răspunzând la e-mailuri și la mesaje de chat. Această supraîncărcare a mesajelor îi împiedică să găsească timpul de care au nevoie pentru a-și duce munca efectivă, așa că nu este de mirare că profesioniștii sunt mai stresați ca niciodată.

E-mailul nu ar trebui să pară un ucigaș al productivității, ci mai degrabă ar trebui să fie un instrument care îi ajută pe profesioniști să avanseze. De aceea, Grammarly s-a concentrat pe crearea mai multor funcții care îi ajută pe profesioniști să circule rapid și cu încredere prin e-mailurile și mesajele zilnice. Citiți mai departe pentru a afla cum vă poate ajuta Grammarly să creați e-mailuri care să vă transmită punctul de vedere pentru prima dată.

Asigurați-vă că e-mailul dvs. este ușor de înțeles prima dată

Supraîncărcarea e-mailului este adesea un simptom al comunicării greșite. Sondajul Harris Poll a arătat, de asemenea, că 100% dintre lucrătorii cunoașterii se confruntă cu o comunicare greșită cel puțin o dată pe săptămână, unul din patru raportând o comunicare greșită de mai multe ori pe zi. Gândiți-vă: dacă trimiteți un e-mail confuz, atunci puteți primi rapid cinci e-mailuri suplimentare în care trebuie să vă clarificați mesajul.

Grammarly poate reduce acest dus-întors inutile prin rescrierea rapidă a paragrafelor întregi din e-mailul dvs. Când Grammarly identifică oportunități de îmbunătățire a paragrafului, o bară laterală roșie va apărea în partea stângă a scrisului. Puteți trece cu mouse-ul peste bara laterală pentru a accepta o nouă versiune a paragrafului dvs., care este clară și șlefuită.

Lustruiește-ți mesajele într-o clipă

Recitirea și editarea fiecărui mesaj necesită timp. Și când te oprești pentru a curăța o greșeală de scriere sau a remedia o greșeală gramaticală , îți distruge concentrarea. Imaginați-vă, în schimb, dacă ați fi capabil să vă lustruiți scrisul în timp ce scrieți. Cu remedierea rapidă, puteți ascuți propozițiile cu o singură apăsare a tastei. Degetele nu părăsesc niciodată tastatura, iar greșelile tale se remediază instantaneu pe măsură ce scrii.

Răspundeți la e-mailuri mai rapid ca niciodată

Una dintre cele mai ușoare modalități de a gestiona supraîncărcarea căsuței de e-mail este să răspundeți imediat la e-mailuri. Dacă puteți face acest lucru în doar câteva minute, puteți împiedica e-mailurile să devină un articol mai mare din lista de sarcini. Cu toate acestea, să răspunzi rapid poate fi dificil, deoarece ai nevoie de timp pentru a citi e-mailul, a te gândi la cum să răspunzi cel mai bine și apoi a-l scrie efectiv.

Gramatical ajută la accelerarea acestui proces cu răspunsuri rapide. Grammarly vă oferă o imagine de ansamblu asupra unui e-mail prin rezumarea mesajului și a tonului expeditorului, permițându-vă să decideți rapid cum să răspundeți. De asemenea, Grammarly sugerează instantaneu opțiuni pentru un răspuns atent bazat pe contextul firului de e-mail.

Reduceți urmăririle prin includerea informațiilor corecte

Includerea tuturor informațiilor cheie ajută la evitarea comunicării dus-întors inutile. Acest lucru nu numai că vă ajută să vă apropiați de Inbox zero, dar înseamnă și că echipa dvs. se aliniază mai repede. Dar a afla ce va fi convingător sau influent poate fi o provocare.

Sugestiile strategice ale lui Grammarly vă pot ajuta anticipând întrebările și preocupările cititorilor dvs. Acum, puteți identifica și completa aceste lacune în avans, fie că este vorba de furnizarea de context și date suficiente, de adăugarea unui termen limită lipsă, de împărtășirea „deci ce” sau de oferirea de soluții la o problemă.

Rămâneți pe drumul cel bun, fără a comuta între file

Deși trimiterea unui e-mail de urmărire a întâlnirii sună destul de simplă, poate deveni rapid un proces în mai mulți pași și cu mai multe aplicații. Puteți compune e-mailul în Outlook în timp ce comutați la Microsoft 365 pentru a conecta la documentul corect, navigați la Calendly pentru a furniza un link pentru o întâlnire ulterioară sau accesați instrumentul dvs. de management de proiect pentru a conecta la o sarcină. Comutarea între toate aceste instrumente diferite poate face ca un e-mail rapid să se transforme într-o sarcină de 30 de minute.

Cu acțiunile aplicației , puteți accesa aplicații cheie în timp ce scrieți e-mailul sau mesajul de chat. În loc să vă spargeți atenția trecând la Calendy, Asana sau Google Drive, puteți deschide Grammarly de oriunde scrieți și selectați acțiunea integrată a aplicației de care aveți nevoie pentru a face următorul pas în fluxul de lucru în care scrieți deja.

Opriți supraîncărcarea e-mailurilor cu Grammarly

Mesajele de e-mail și de chat vor fi întotdeauna canale importante pentru comunicare și progres la locul de muncă. Dar asta nu înseamnă că e-mailul ar trebui să vă preia ziua. Cu Grammarly alături, puteți să vă curgeți cu ușurință mesajele, astfel încât să vă puteți întoarce la munca care contează cel mai mult.