Elemente esențiale de inclus într-o declarație oficială Comunicat de presă

Declarațiile oficiale sunt întotdeauna un moment deranjant pentru o afacere, indiferent dacă știrile sunt bune sau rele.

Niciodată nu știi prea bine, în era știrilor instantanee, 24/7, dacă această declarație se va transforma în comentarii negative și sarcastice pe rețelele sociale sau într-o trambulină incitantă care transformă succesul companiei tale.

De aceea este vital să obțineți formularea perfectă. În acest ghid, vom sublinia elementele esențiale pe care trebuie să le includeți în declarația dumneavoastră oficială.

Titlul declarației oficiale

Nu faceți greșeala de a crede că titlul este o etichetă sau un titlu atunci când scrieți declarații oficiale.

Titlul este prima ta încercare de a capta interesul cititorului, așa că este esențial să îl înțelegi corect și să îl tratezi așa cum ai face dacă ai fi jurnalist care scrie un titlu de prima pagină.

Ar trebui să explice succint esența știrii și să ofere indicii care să ademenească cititorul să o exploreze mai departe.

Faceți-vă direcția clară și clară. Mai puține cuvinte pentru a împărtăși un mesaj funcționează întotdeauna mai bine decât maniera. Folosește verbe de acțiune și alege adjective puternice care vor ridica sprâncene.

De asemenea, ar trebui să încercați, dacă este posibil, să împărtășiți un sentiment de urgență în titlul dvs.

Subtitlul

Dacă vă simțiți prea restricționați cu privire la cuvintele din titlu, de aceea există un subtitlu. Îți întărește titlul și oferă mai multe informații esențiale cititorului tău.

Puteți folosi acest lucru pentru un cârlig, o declarație ademenitoare care oferă cititorului un sentiment de urgență să continue să citească declarația completă. De asemenea, ar trebui să ofere o oarecare întărire titlului.

De exemplu, poate că nu ați putea încadra detalii precum o dată în titlu, dar simțiți că este o informație vitală pe care cititorii să le înțeleagă. În acest caz, veți adăuga acele informații la subtitlu.

De asemenea, puteți include și alte informații, cum ar fi persoanele cheie implicate în poveste sau o dovadă. Subtitlul joacă un rol esențial în a ajuta pe cineva să decidă dacă o știre este pentru ei, așa că faceți-o relevantă și pentru publicul dvs.

Informații despre dată și locație

Dacă nu ați inclus nicio informație despre dată sau locație în titlul sau subtitlul dvs., ar trebui să includeți aceste informații în continuare în declarația dvs. oficială.

Setează un anumit context pentru cititor și îl asigură că nu a dat din greșeală un comunicat de presă vechi, învechit sau unul irelevant pentru locația în care se află.

Aceste informații sunt cruciale dacă aveți de făcut o declarație specifică locației, cum ar fi un eveniment.

Timpul va fi esențial dacă aveți un eveniment care necesită timp, cum ar fi o lansare de produs sau o dezvoltare corporativă, în care publicul ar putea dori să-și marcheze calendarele.

Afișarea acestor informații în partea de sus a declarației dvs. creează urgență.

Se asigură că publicul nu îl va lăsa deoparte pentru citire ulterioară. Nu uitați să includeți ora și minutele extrasului dvs. dacă sunt importante, cum ar fi ora de începere a unui eveniment. În caz contrar, rămâneți la data, luna și anul.

Introducerea dvs.: o șansă de a răspunde la întrebările mari

Folosește-ți introducerea pentru a atrage atenția și a răspunde la unele dintre întrebările mari care vor trece prin mintea publicului tău - cu alte cuvinte, cine, ce, unde, de ce, când și cum.

Această secțiune ar trebui să fie concisă cu detalii, așa că nu vă aprofundați în puncte minore. Ei pot citi detalii mai mici mai târziu în declarația dvs. Fiți nemilos dacă informațiile sunt suficient de importante pentru a justifica un loc în primul paragraf introductiv.

Jurnaliştilor le place întotdeauna să ştie despre persoanele implicate, aşa că răspundeţi întotdeauna la întrebarea „cine” din introducerea dumneavoastră. Dacă numele sunt binecunoscute, va ajuta la creșterea interesului pentru declarația dvs.

De asemenea, poate doriți să folosiți această introducere pentru a explica scopul sau motivul declarației dvs. oficiale, răspunzând la cel mai probabil „de ce” va avea audiența dvs. după ce vă va vedea titlul.

O introducere bine redactată ar trebui să ofere cititorilor suficiente informații încât, chiar dacă aleg să nu citească restul declarației, să obțină totuși suficient context pentru a înțelege comunicatul dvs. de presă.

Corpul declarației dumneavoastră oficiale

Partea principală a comunicatului dvs. de presă urmează introducerii. Aceasta este oportunitatea ta de a concretiza informațiile pe care le-ai furnizat în acea introducere.

Extindeți răspunsurile la unele dintre întrebările pe care le-ați adresat în introducere.

Adăugați mai multă profunzime și context, dar faceți-l în continuare concis și demn de știri. Discutați despre semnificația și implicațiile declarației dvs. pentru compania dvs., industria sau întreaga lume.

Fluxul tău ar trebui să fie logic.

Cu cât informațiile mai importante ar trebui să fie mai sus în corp, iar informațiile mai puțin importante ar trebui să fie mai jos. Scrierea ar trebui să fie, de asemenea, accesibilă, evitând jargonul, cu excepția cazului în care publicul dumneavoastră este foarte specializat într-un domeniu tehnic.

La fel ca și introducerea, scrierea aici ar trebui să fie convingătoare. O afirmație care menține atenția cititorului este una de succes.

Oferă câteva citate

Citatele atrag atenția și aduc un element uman declarației tale oficiale. Ele oferă, de asemenea, o oarecare credibilitate. Alegeți părțile interesate sau experții și cereți-le să ofere o scurtă declarație care să ofere perspectiva lor asupra știrilor.

Un citat bun este relevant și are un impact asupra cititorului. Ele oferă, de asemenea, un punct de vedere critic, așa că este posibil să preferați să includeți două sau trei dacă trebuie să acoperiți puncte de vedere diferite.

Un citat este, de asemenea, șansa perfectă de a vă conecta emoțional cu cititorul, așa că asigurați-vă autenticitatea și relabilitatea în citatele alese finale. Citatul trebuie, de asemenea, să adauge valoare poveștii, așa că evitați orice pare irelevant pentru mesajul principal.

Includeți câteva date

O declarație plină de opinii și gânduri nu va avea același impact ca una care oferă fapte. Dar faptele au o oarecare greutate doar atunci când li se oferă unele dovezi în spatele lor.

Includeți date acolo unde este posibil în comunicatul de presă pentru a susține ceea ce spuneți. Ar putea fi niște informații financiare sau statistici, cum ar fi rezultatele unei cercetări pe care le-ați făcut.

Îi va influența pe scepticii din publicul tău. De exemplu, dacă faceți o declarație oficială despre o asociere în participație, furnizați cifrele care demonstrează de ce este un plan solid din punct de vedere financiar.

Verificați de două ori dacă sursele dvs. de informații sunt de încredere înainte de a le include. În caz contrar, s-ar putea să vă găsiți afirmațiile contestate de un jurnalist orientat spre detalii.

Furnizați informații de bază ale companiei

Nu presupune că cititorul tău va ști despre tine și compania ta. Trebuie să oferiți câteva informații de fundal pentru a ajuta publicul să înțeleagă declarația pe care urmează să o eliberați.

Cu toate acestea, păstrați-l pe scurt. Oferiți informații relevante, cum ar fi istoricul companiei dvs., realizările cheie și detalii despre personalul cheie, cum ar fi CEO-ul dvs.

Poate doriți să includeți și câteva declarații pozitive despre creșterea și realizările dvs., deși nu ar trebui să fie prea promoțional. Informațiile sunt acolo pentru a adăuga o oarecare credibilitate și relevanță declarației dumneavoastră oficiale.

Furnizați informații de contact

După ce un jurnalist a citit declarația dumneavoastră oficială, ar putea dori să o continue cu câteva întrebări sau un interviu. Pentru a profita la maximum de comunicatul dvs. de presă, trebuie să includeți puncte de contact media desemnate.

Ar trebui să faceți acest lucru, chiar dacă nu aveți un rol oficial de PR în organizația dvs.

Alegeți persoana care este cel mai bine plasată pentru a răspunde la orice întrebări ulterioare din mass-media. Adăugați numele, numărul de telefon, adresa de e-mail și informații despre rolul lor.

Formatați-o într-un mod care să fie ușor de scanat și pentru un cititor. De asemenea, poate doriți să adăugați o notă pentru a spune dacă sunteți sau nu deschis la cererile de interviu ale jurnaliștilor.

Adăugați un Boilerplate

Boilerplates fac parte din cele mai bune practici PR.

Un boilerplate este o secțiune distinctă și recunoscută a oricărui comunicat de presă care oferă o descriere standard a companiei. Aceasta este de obicei adăugată la sfârșitul declarației și formatată astfel încât media să fie ușor de scanat și identificat.

Este un paragraf concis cu informații obiective despre companie, mai degrabă decât o întorsătură grea de marketing.

De asemenea, ar trebui să fie în concordanță cu identitatea mărcii dvs., astfel încât să pară aliniat cu informațiile de pe site-ul dvs. Includeți câteva elemente de bază despre misiunea companiei dvs., istoria și orice realizări notabile.

Apel la acțiune

Ori de câte ori distribuiți un comunicat de presă, sperați că cititorul face ceva cu informațiile. Un îndemn la acțiune este o declarație specifică pentru a ghida cititorul spre ceea ce doriți să facă în continuare.

Cu o declarație oficială, asta va depinde de context. Ar putea fi vizitarea unui site web, contactarea contactului dvs. de PR sau notarea unui eveniment în calendar. Un apel la acțiune trebuie să fie clar, concis și convingător.

Multimedia, Legături și Imagini

Poate doriți să adăugați și alte informații în comunicatul dvs. de presă, care vă pot ajuta să adăugați mai multă profunzime și interes declarației dvs. Comunicatele de presă eficiente includ, de exemplu, o fotografie demnă de remarcat.

De asemenea, vă recomandăm să includeți linkuri către alte resurse, cum ar fi cercetarea ca dovadă a unei afirmații sau o pagină de produs pe site-ul dvs. pentru o lansare viitoare.

A avea un impact cu o declarație oficială

Ai o singură oportunitate de a face declarația ta oficială să conteze. Nu pierde această șansă. Folosiți acest ghid pentru a vă forma și a scrie declarația dvs. și oferiți-i o a doua sau a treia versiune pentru a-l obține perfect.

Apoi, este timpul să contactați eReleases pentru a vă asigura că declarația dvs. ajunge la persoanele potrivite. Cu vasta noastră bază de date națională și istoricul dovedit, puteți conta pe noi pentru a vă asigura că declarația dvs. are impactul dorit.