Tot ce trebuie să știți despre scrierea de afaceri

Publicat: 2022-12-04

Dacă lucrezi într-o afacere și scrii colegilor și clienților, ești un scriitor de afaceri. În această postare, vă spunem tot ce trebuie să știți despre scrisul de afaceri .

Scrierea de afaceri descrie orice cuvinte scrise care intră (sau ies) dintr-o afacere.

Toți scriitorii ar trebui să cunoască dezavantajele scrisului de afaceri, chiar dacă nu se consideră scriitori tradiționali de afaceri sau corporații. Mulți scriitori folosesc deja „scrierea de afaceri” – de fiecare dată când contactează un client sau își propun scrisul.

Când vă gestionați scrisul ca o afacere, veți avea nevoie de scris de afaceri. Când scrieți despre afaceri, sau în cadrul unei afaceri, sau către o afacere, veți folosi scrisul de afaceri.

Dacă doriți să vă îmbunătățiți scrisul de afaceri, cumpărați The Complete Grammar Workbook .

Tot ce trebuie să știți despre scrisul pentru afaceri

Iată un ghid clar și cuprinzător care acoperă tot ce ar trebui să știe un scriitor despre scrisul de afaceri și multe altele.

Ce este scrierea de afaceri?

Scrierea de afaceri folosește o voce formală și o structură rigidă. Este oficial. Este scurt și la obiect. Călătorește prin publicații de afaceri, e-mailuri oficiale , conținut de site-uri web și alte cuvinte scrise care sunt menite să fie citite de persoanele care dețin, conduc sau administrează afaceri.

Definiția „scrierii de afaceri” este vastă, dar o vei ști când o vei vedea.

Există pentru a transmite lucruri de la un capăt la altul atunci când vine vorba de a face afaceri, dar există și pentru a crea o înregistrare oficială și scrisă a lucrurilor care se întâmplă în timpul derulării afacerii sau întreprinderii .

(Unele) tipuri de scriere de afaceri

Aceasta poate include (deși nu se limitează la):

Reclame
Agende
Postări pe blog
Planuri de afaceri
Scrisori de afaceri
Povești de afaceri
Studii de caz
Profilurile companiei
Contracte
Scrisori de intentie
CV-uri
E-mailuri
Note
Minute
Notificări
comunicate de presă
Rapoarte
Postări pe rețelele sociale
Conținutul site-ului web

De ce să-l înveți?

O scriere care este vândută, prezentată sau plătită înseamnă că ai devenit mai mult decât un scriitor. Acum, ești proprietarul unei afaceri – iar afacerea este tot ce scrii de acum încolo.

Chiar dacă scrieți doar ficțiune scurtă sau jurnalism, va trebui să vindeți acest articol. Acesta este scrisul de afaceri și de aceea poate fi benefic pentru toți scriitorii să se familiarizeze cu el.

Poate include, de asemenea, contracte și alte forme de scriere juridică corporativă.

Cine citește Business Writing?

Această scriere este fie:

pentru afaceri;
sau despre afaceri.

Transmite statistici, transmite fapte, obține puncte, informează „scara corporativă” sau se conectează cu clienții și alte afaceri.

De obicei, este destinat cititorilor care nu au mult timp, dar care ar putea fi nevoiți să absoarbă o mulțime de informații cruciale.

Nu trebuie să conțină niciodată greșeli. Ar trebui să evite limbajul colocvial sau informal, să evite întotdeauna fonturile de lux și să spună ceea ce trebuie spus.

Dacă doriți să vă îmbunătățiți scrisul de afaceri, cumpărați The Complete Grammar Workbook .

Un scurt ghid despre cum să scrieți pentru afaceri

Indiferent dacă lucrați la un comunicat de presă, o postare pe blog sau o notificare a companiei, tonul general este același (și scriitorul trebuie să țină cont de multe dintre aceleași lucruri). Iată un ghid rapid pentru unele dintre lucrurile pe care un scriitor de afaceri ar trebui să-și amintească întotdeauna când își pregătește vârful degetelor să scrie.

1. Marea Britanie, SUA, SA sau AUS

Setați procesorul de text la o limbă standard și asigurați-vă că este setat astfel pe întregul document. (Selectați Toate > Instrumente > Limbă) Puteți alege engleza britanică sau engleza SUA. Doar fii consecvent în alegere. Compania dvs. poate avea un ghid de stil care necesită o anumită setare. Verificați asta înainte de a începe să scrieți.

2. Verificare ortografică (și verificați și verificați)

Greșelile de ortografie și de gramatică pot părea nepăsătoare sau neprofesionale. Verificați cu atenție ortografia și gramatica , apoi verificați de două ori orice substantive proprii (cum ar fi numele persoanelor și al companiilor). Citiți: O listă de verificare obligatorie pentru a vă îmbunătăți scrisul

3. O adresă oficială

Scrisul de afaceri este cel mai bine scris pe un ton formal. Ar trebui să utilizați o adresă oficială la început dacă vorbiți cu orice adresa directă, cum ar fi pentru un e-mail. „Dragă” este mai bun decât „Hei acolo”. Citiți: 25 de sfaturi privind eticheta prin e-mail

4. Cuvinte la modă și jargon de afaceri

Companiile folosesc anumite cuvinte la modă și, uneori, termeni chiar mai specifici legați de tipul de afacere. Folosim cuvinte precum „dividende”, cuvinte precum „perturbare”, cuvinte precum „sinergie” – și cuvinte precum „piață după” sau „frâne antiblocare” dacă industria este, de exemplu, mașini. Folosiți-le doar dacă scrieți pentru persoane din interior din acea piață. În caz contrar, rămâneți la un limbaj simplu .

5. Limbajul general corporativ

Tonurile directe și formale sunt cele mai bune pentru afaceri. (Există foarte puține excepții de la aceasta.) Folosiți un limbaj oficial, oficial. Ar trebui să fie ceea ce ai folosi atunci când vorbești cu oameni în poziții de autoritate, spre deosebire de tipul de limbaj pe care l-ai folosi pentru a vorbi prietenilor sau membrilor familiei.

6. Păstrați lucrurile pe scurt

Lungimea scrierii depinde de ceea ce scrieți. Scrisorile sunt mai scurte decât comunicatele de presă, de exemplu. Dar, în general, scrisul corporativ ar trebui să fie întotdeauna concis și la obiect. Folosiți The Elevator Pitch și The Inverted Pyramid pentru a vă ajuta să faceți acest lucru. Întrebați întotdeauna: „Pot să spun asta în mai puține cuvinte?” Cititorii de afaceri nu au mult timp de pierdut. Sfat: evitați redundanțele și scurtați-vă propozițiile.

7. Asumat NDA

Când scrieți documente interne sau corespondență pentru afaceri, presupuneți întotdeauna că faceți acest lucru în baza unui Acord de nedivulgare, care poate fi adesea implicit. Profesioniștii nu vorbesc în afara sălii de consiliu.

8. Păstrați resursele

Salvați toate resursele legate de afaceri (cum ar fi interviurile și fișierele cu resurse brute) cu articolul de scris. Uneori, este posibil să trebuiască să vă referiți la un interviu anterior sau la o persoană de contact și veți dori să știți exact unde să găsiți aceste resurse mai târziu.

9. Faceți schițe

Odată ce ai terminat o bucată de scris, aceasta este prima versiune. Este probabil (a se citi: foarte probabil) ca prima schiță să se transforme într-un al doilea – iar al doilea să se transforme într-un al treilea. Editează, șlefuiește și perfectează întotdeauna atunci când crezi că ai terminat.

10. Învață Formatarea

Formatarea este, de asemenea, vitală. Citiți aceste postări pentru sfaturi:

Sfaturi de formatare pentru scriitori profesioniști
10 sfaturi de formatare pentru a face textul dvs. online mai ușor de utilizat
De ce ai nevoie de spațiu alb când scrii (și 5 moduri de a-l crea)

11. Învață gramatica de bază

Postările noastre despre punctuația și părțile de vorbire sunt ideale pentru toți scriitorii de afaceri:

Punctuația pentru începători
Totul despre părți de vorbire

12. Includeți un îndemn la acțiune

Folosim un apel la acțiune pentru a obține un răspuns sau pentru a încuraja o vânzare. Citiți: Cum să scrieți fraze de apel la acțiune care se convertesc

13. Folosiți scrierea persuasivă

Scrierea persuasivă vă convinge publicul să asculte sau să acționeze. Marii scriitori de afaceri folosesc scrisul persuasiv în fiecare zi.

3 stâlpi ai scrierii persuasive – Ethos, Logos, Pathos
Șablon de brainstormer de scriere persuasivă
7 sfaturi pentru a crea o opinie strălucitoare
Scriere persuasivă – Cuvinte emoționale vs intelectuale
Lista de verificare a scrierii persuasive

Greșeli de scriere în afaceri mari

Bine, acum știi mai multe despre acest tip de scriere și cum să o faci.

Dar cum să nu o faci?

Iată câteva dintre cele mai mari greșeli în scrisul modern de afaceri.

1. Grăbirea unui document

Trebuie să te gândești la ceea ce vrei să spui și cum vrei să spui, înainte de a începe să scrii documentul. Citiți: 9 lucruri pe care trebuie să le faceți înainte de a scrie un document de afaceri

2. Fără Phonts Fantastici

Ai avea încredere în banca ta dacă și-ar scrie toate e-mailurile folosind numai Comic Sans în culorile curcubeului de mărime alternativă? Nu folosi fonturi de lux în scrisul de afaceri. Niciun profesionist nu o face. (Același lucru este valabil și pentru chenare, culori și grafică fantezică, inutile.)

3. Fără bârfe, zvonuri sau umor personal

Hei, nu ar fi chiar amuzant să...? NU. Țineți mereu departe bârfele, zvonurile și umorul. (Lăsarea acesteia duce, în general, la stânjenire, procese și audieri disciplinare.)

4. Fără limbaj nepoliticos

Dacă studiezi exemple de scris legate de afaceri, vei observa o absență completă a bombelor f și a altor cuvinte din patru litere. Limbajul greșit (și un ton scurt) este cel mai bine lăsat în afara scrisului sau a corespondenței legate de afaceri.

5. Fără limbaj inutil de lux

Avem nevoie de fapte directe. Evitați să folosiți limbaj elaborat inutil, comparații, comparații sau limbaj colorat care distrage atenția de la punctul piesei. De ce să folosiți 2.000 de cuvinte pentru un e-mail când se poate spune în 200? Simplificați-vă scrisul .

6. (Toate) Lucrurile Mici

Una dintre cele mai grave greșeli de scris în afaceri este și una dintre cele mai mici. Sunt toate acele lucruri minuscule pe care ochiul (și unii verificatori ortografic) le-ar putea rata înainte de a apăsa trimite sau publica. Adesea, acestea sunt elemente precum virgule ratate, nume scrise greșit și litere care se termină cu „întârziați amabili”. Căutați întotdeauna lucrurile mărunte. [Dacă vrei să-ți îmbunătățești scrisul de afaceri, cumpără The Complete Grammar Workbook .]

7. Fără trimitere falsă

Când răspundeți la e- mailuri (sau trimiteți e-mailuri cu mai mulți destinatari), verificați liniile Către și CC pentru a vă asigura că răspundeți persoanei corecte - și nu tuturor celor copiați în fir. Aceasta este una dintre cele mai frecvente greșeli de scris în afaceri și cel mai bine este evitată doar verificând.

8. Folosirea prea multor nominalizări

De asemenea, substantiv ca „substantiv”, o nominalizare are loc atunci când schimbăm un verb sau o altă parte de vorbire într-un substantiv. Când scriem clar, încercăm să evităm nominalizările, deoarece acestea ne aglomera propozițiile și le fac neclare . Citiți: De ce ar trebui să evitați nominalizările când scrieți

9. Folosind prea multă voce pasivă

Într-o postare anterioară, explicăm: „La Writers Write, preferăm să citim ficțiune cu un conținut pasiv mai mic de 5% și non-ficțiune, inclusiv scris de afaceri, cu un conținut pasiv mai mic de 10%. Dacă folosim în exces vocea pasivă, scrisul nostru devine mai puțin ușor de utilizat și statisticile noastre de lizibilitate scad. Acest lucru învinge scopul nostru, care este să comunicăm.' Citiți: De la voce pasivă la voce activă – Cum să o descoperiți și cum să o schimbați

10. Statistici de lizibilitate slabă

Dacă vrem să comunicăm, trebuie să folosim un stil prietenos cu cititorul. Rularea statisticilor de lizibilitate este o modalitate excelentă de a testa dacă scrieți clar.

Ghiduri pas cu pas pentru scriitori de afaceri

Ai nevoie de ajutor pentru a fi un scriitor de afaceri mai bun? Writers Write are întregul set de instrumente într-un singur loc, de la motivul pentru care este important să scrieți lucrurile până la următoarele ghiduri:

Un ghid pas cu pas pentru a vă ajuta să vă formatați e-mailurile
Un ghid pas cu pas pentru a vă ajuta să scrieți un CV
Un ghid pas cu pas pentru a vă ajuta să scrieți agende
Un ghid pas cu pas pentru a vă ajuta să scrieți note
Un ghid pas cu pas pentru a vă ajuta să scrieți procesele-verbale
Un ghid pas cu pas pentru a vă ajuta să scrieți notificări
Un ghid pas cu pas pentru a vă ajuta să scrieți scrisori de afaceri

Avem și postări pe:

Cum să scrieți un profil de afaceri eficient
Cum să scrii un studiu de caz în 3 pași simpli
Ghidul în 10 pași pentru a lua notițe
Seria completă de scriere a discursurilor

Ghiduri de stil

Majoritatea companiilor au un ghid de stil pe care scriitorii trebuie să-l urmeze. Aceasta definește modul în care managementul dorește să scrie angajații lor.

Ce este un ghid de stil și de ce am nevoie de unul?
4 moduri în care un ghid de stil va revoluționa scrisul organizației tale
10 lucruri pe care nu ar trebui să le excludeți din ghidul de stil al companiei dvs
Creați un ghid de stil pentru compania dvs. în 10 pași

Dacă doriți să vă îmbunătățiți scrisul de afaceri, cumpărați The Complete Grammar Workbook .

De Alex J. Coyne. Alex este scriitor, corector și jucător obișnuit de cărți. Caracteristicile sale despre cărți, bridge și jocul de cărți au apărut în Great Bridge Links, Gifts for Card Players, Bridge Canada Magazine și Caribbean Compass. Luați legătura la alexcoyneofficial.com.

Dacă ți-a plăcut, citește celelalte postări ale lui:

Despre eseuri (și cum să scrii unul grozav)
De la normă întreagă la scris independent: modalități de a face față
9 sfaturi practice pentru a fi un scriitor mai rapid
6 moduri prin care Bridge te poate face un scriitor mai bun
Sfaturi neprețuite de siguranță pentru jurnaliști
12 Resurse pentru arhivele de ziare pentru jurnaliști și scriitori
Cele 18 reguli esențiale ale jurnalismului
9 lucruri care pot (și vor) merge prost atunci când susțineți un interviu
8 lecții freelancing m-au învățat despre bani
Skeleton Keys: O poveste de groază care îi va speria pe toți scriitorii