Cum să scrieți un e-mail de urmărire care primește un răspuns: 7 sfaturi de acțiune

Dacă doar persoanele pe care le-ați trimis prin e-mail ar răspunde de fiecare dată. Din păcate, multe dintre e-mailurile tale sunt destinate să rămână fără răspuns. Utilizatorul mediu de e-mail primește nouăzeci și două de e-mailuri pe zi (dintre care șaptesprezece probabil să fie spam) și deschide doar aproximativ unul din trei. Dacă vrei să te faci auzit într-o lume digitală zgomotoasă, a fi capabil să scrii un e-mail convingător este o abilitate esențială.

Deși o urmărire a unei cereri de angajare va arăta destul de diferit de una care cere o donație caritabilă, iată șapte sfaturi care se aplică indiferent de tipul de e-mail pe care îl creați.

1 Fă-ți timp pentru a crea o linie de subiect care să atragă atenția

Jumătate din luptă atunci când vine vorba de a primi un răspuns este deschiderea e-mailului în primul rând. Rata medie de deschidere pentru e-mailuri este de 34%. Deși șansele sunt stivuite în raport cu misiunea digitală modestă, le puteți îmbunătăți investind timp suplimentar în crearea unui antet de subiect care este greu de ignorat. Deși există excepții de la fiecare regulă, se știe că aceste strategii au rezultate:

• Ține-l pe scurt . Patruzeci la sută din e-mailuri sunt deschise pe mobil. Liniile scurte de subiect sunt mai puțin probabil să fie întrerupte.
• Folosiți un limbaj concis . Pune-ți Hemingway-ul interior și nu pierde cuvintele. Tăiați cuvintele de nevăstuică și umplutura.
• Pune o întrebare . E-mailurile cu întrebări în rândurile lor de subiect îi pot determina pe cititori să deschidă mesajul, fie să caute răspunsul, fie să furnizeze unul.
• Nu deveni vânzător . Creați interes fără a recurge la hiperbole. Doriți să deschideți un e-mail despre care bănuiați că nu este altceva decât un argument de vânzare?
• Încercați un analizor de titluri . În timp ce instrumente precum Analizatorul de titluri de la CoSchedule sunt destinate titlurilor de articole, ele funcționează bine și pentru verificarea subiectului e-mailului.

Apropo, este important ca subiectul să reflecte obiectivul e-mailului, ceea ce ne duce la următorul nostru sfat.

2 Cunoaște-ți obiectivul, apoi rămâi la subiect

Ce încerci să realizezi cu e-mailul tău de urmărire? Este important să aveți în vedere un rezultat dorit, astfel încât să vă puteți menține e-mailul concentrat pe atingerea acestuia. Scrii pentru a cere o întâlnire? Soliciți o actualizare de stare? Cereți o favoare? Spune multumesc? Oricare ar fi scopul dvs., totul, de la subiectul la corpul mesajului și până la semnarea dvs., ar trebui să vă ajute să atingeți acest obiectiv.

Nu vă rătăciți pe nicio tangentă înainte de a primi un răspuns la e-mailul dvs. și de a intra într-o conversație, chiar dacă, în cele din urmă, cererea dvs. va avea o mulțime de părți mobile.

De exemplu, să presupunem că urmăriți o cerere de angajare. Creierul tău poate trece peste tot felul de probleme de ansamblu, cum ar fi cerințele de salariu sau disponibilitatea. Dar înainte de a putea vorbi despre oricare dintre aceste lucruri, trebuie să realizați doar unul: obțineți un interviu. Aceasta înseamnă că e-mailul dvs. de urmărire ar trebui să fie concentrat pe furnizarea doar a informațiilor care vor convinge un potențial angajator să vă ofere un interviu. Nu aruncați note secundare care vor tulbura apele.

3 Utilizați salutul potrivit

Când scrieți unui potențial angajator pentru a urmări cererea dvs., utilizați întotdeauna:

De fapt, în orice fel de e-mail formal, este indicat să începeți cu „Dragă” mai degrabă decât cu „Bună”. „Hei” este, fără îndoială, cel mai informal salut dintre toate, așa că păstrează-l pentru atunci când coresponzi cu cineva pe care îl cunoști și cu care ai o relație de prietenie.

4 Deschideți cu un anumit context

Chiar dacă e-mailul dvs. de urmărire este înscris și conține e-mailul original, este totuși o practică bună să includeți o propoziție sau două de context.

Nu este necesar să reiterăm totul; doar evidențiați ceea ce este esențial. Întrebați-vă: „Care este minimul pe care trebuie să-l înțeleagă destinatarul meu pentru ca restul e-mailului meu să aibă sens?”

5 Personalizează-l

Adăugați o notă personală e-mailurilor dvs. ori de câte ori puteți. Dacă ați întâlnit destinatarul la o conferință, spuneți așa. Dacă citiți un articol pe care l-au scris, menționați mâncarea preferată. Dacă i-ați intervievat pentru un loc de muncă, faceți referire la un punct important din interviu.

Cheia este să sune prietenos, dar nu inteligent. Personalizarea nu ar trebui să implice eliminarea aleatorie a numelui. Ar trebui să vă ajute să vă stabiliți legătura cu destinatarul. Nu o forța.

6 Nu fi vagi

Este posibil ca primul dvs. e-mail să nu fi primit un răspuns deoarece nu i-ați precizat în mod clar scopul. E-mailul dvs. de urmărire vă oferă șansa de a corecta acest lucru.

Jurnaliștii primesc zilnic o mulțime de e-mailuri de prezentare de la reprezentanții PR care doresc ca ei să acopere o poveste. Una dintre nemulțumirile lor, și cel mai probabil lucru care îi va determina să ștergă un e-mail, este să nu aibă habar despre ce este de fapt acel e-mail. După cum a scris Matthew Hughes pentru The Next Web:

Cele mai bune propuneri pe care le primesc sunt cele în care pot înțelege produsul sau povestea după ce citesc doar un paragraf. Renunțați la jargon și laudărosul - pur și simplu păstrați-l scurt și simplu.

Indiferent dacă urmăriți o prezentare sau o solicitare pentru o întâlnire, fiți specific și spuneți clar ce doriți să se întâmple.

Ți-ar plăcea ce, acum? Ce înseamnă chiar „perspective de colaborare”?

Oooh! Acum înțelegem.

7 Includeți un îndemn la acțiune

Dacă doriți ca destinatarul să vă răspundă e-mailului, în majoritatea cazurilor va trebui să-l cereți. Acea cerere se numește îndemn la acțiune.

CTA sunt un instrument de marketing, dar sunt importante și în urmărirea e-mailurilor. Îți îndreaptă destinatarul către următorul pas, care, la rândul său, solicită un răspuns. Iată câteva exemple.

Solicitați o întâlnire

Aș dori să ne întâlnim la prânz și să vă pun câteva întrebări despre strategia de e-mail a Mega Corp. Marți la prânz ar funcționa?

Solicitați feedback

Știu că aveți o perspectivă grozavă de oferit când vine vorba de [subiect.] V-ați acorda câteva momente pentru a vă împărtăși feedback-ul?

Solicitați o vânzare, o donație sau un abonament

Dezvăluie cuponul tău misterios

Donează până la [data] și [Compania] se va egala cu donația ta!

Abonează-te astăzi pentru a fi la curent!

După un interviu de angajare

M-am gândit să transmit link-uri către clipurile pe care le-am menționat ieri. Mai este ceva ce ai vrea să trimit?

A menține totul simplu nu este întotdeauna simplu

Acum că ați învățat câteva dintre trucurile pentru a scrie un e-mail de urmărire grozav, vă confruntați cu încă o provocare - să-l păstrați scurt și dulce. (Un studiu al aplicației de e-mail Boomerang a arătat că e-mailurile între șaptezeci și cinci și o sută de cuvinte au cele mai bune rate de răspuns.)

Cu cât e-mailul tău de urmărire este mai concis, cu atât probabil că îți va dura mai mult să îl scrii. Crearea de e-mailuri care se lipesc de subiect, indică clar un scop și includ un apel la acțiune convingător este mai dificil decât pare. Practica face perfect! Investește timp în a-ți ajusta e-mailurile ulterioare și cu siguranță vei câștiga mai multe răspunsuri.