6 sfaturi pentru a scrie un e-mail de succes

În lumea profesională, conversațiile implică frecvent e-mailuri de urmărire. S-ar putea să fie nevoie să revizuiți subiectul unei întâlniri, să reamintiți unui coleg despre un proiect la care lucrați sau să contactați un potențial client interacționând cu acesta de mai multe ori.

Ce este un e-mail de urmărire?

Un e-mail de urmărire este un e-mail trimis pentru a menține destinatarul angajat. Puteți scrie un e-mail de urmărire în aproape orice scenariu în care trebuie să aduceți o conversație înapoi în atenția destinatarului. Iată câteva exemple:

• Urmărirea unui loc de muncă după un interviu
• Urmărirea unei cereri pe care ați trimis-o
• Urmărirea unei cereri sau a unei întrebări pe care le-ați pus
• Verificarea stării unui proiect

În cele mai multe cazuri, un e-mail de urmărire ar trebui să fie direct, concis și să utilizeze un ton profesional.

E-mailurile ulterioare pot fi trimise și pentru a reangaja o persoană după un apel telefonic, un mesaj sau o conversație în persoană. Nu este neobișnuit să trimiți un e-mail de urmărire după o conversație vorbită pentru a-și documenta subiectele în scris.

Care este scopul unui e-mail de urmărire?

Uneori, e-mailurile trec prin fisuri și rămân fără răspuns. În alte cazuri, trebuie să continuați o conversație verbală prin e-mail. În ambele scenarii, un e-mail de urmărire bine scris și încrezător păstrează subiectul în prim plan.

E-mailurile de urmărire servesc o varietate de scopuri, inclusiv acestea:

• Creșterea ratelor de conversie
• Interacțiunea cu perspectivele
• Programarea apelurilor și a întâlnirilor
• Gestionarea proiectelor

Format de e-mail de urmărire

Linia de subiect

Subiectul unui e-mail este linia scurtă de text pe care un destinatar îl vede în căsuța de e-mail înainte de a deschide e-mailul. De aceea trebuie să fie concis și captivant.

Deschidere

Deschiderea unui e-mail este prima secțiune. Are două componente:

• Salutul
• Primul paragraf

Salutarea unui e-mail este partea care se adresează destinatarului. Asociați numele lor cu un salut:

• Bună [Nume]
• Dragă [Nume]
• Bună [Nume]

În general, începerea unui e-mail cu doar numele unei persoane este considerată ocazională sau, în unele cazuri, nepoliticos. Când nu ești sigur de salutul de folosit, cel mai bun pariu este să rămâi cu „Dragă” sau „Bună ziua”.

Urmează un scurt paragraf introductiv, care ar putea fi o propoziție sau două. Amintiți-i rapid destinatarului subiectul în cauză și mențineți-l suficient de interesat pentru a citi textul care urmează.

Corp

Aici oferiți mai multe informații despre urmărirea dvs. De exemplu, puteți reaminti unui client potențial de ce oferta dvs. este foarte bună sau puteți recapitula rapid întâlnirea despre care urmăriți.

CTA

Îndemnul la acțiune (CTA) este partea din e-mailul dvs. de urmărire care îi spune destinatarului ce trebuie să facă în continuare. Iată exemple de îndemnuri la acțiune:

• Sună-mă înapoi
• Anunță-mă dacă ești interesat
• Programați o întâlnire
• Confirmați că o sarcină a fost finalizată

Închidere

Închiderea e-mailului dvs. este partea care reiterează motivul pentru care ați urmărit și include CTA.

Asigurați-vă că includeți și numele dvs. și orice informații de contact de care ar putea avea nevoie destinatarul, cum ar fi numărul dvs. de telefon.

Scrierea unui e-mail de urmărire: 6 sfaturi și trucuri

1 Determinați obiectivul (aveți o intenție clară)

Sarcina unui e-mail de urmărire este să obțină un răspuns. Înainte de a vă scrie e-mailul, determinați care doriți să fie acel răspuns. Iată câteva exemple:

• Programarea unui apel sau a unei întâlniri
• Cumpărarea unui produs sau serviciu
• Răspunzând la o întrebare

Având un obiectiv în minte, este mai ușor pentru tine să scrii un e-mail de urmărire care să comunice clar ceea ce ai nevoie.

2 Scrieți un subiect care atrage atenția

Deși nu ar trebui să fie clickbait, liniile de subiect trebuie să atragă atenția destinatarilor și să-i determine să facă clic. Oamenii primesc o mulțime de e-mailuri în fiecare zi, așa că subiectul trebuie să strige suficient de tare pentru a nu se pierde în zgomot.

În general, păstrați liniile de subiect la șaizeci de caractere sau mai puțin.

3 Furnizați context în linia de deschidere

Într-un e-mail de urmărire, linia de deschidere ar trebui să spună rapid destinatarului de ce urmăriți. Amintiți-vă, oamenii primesc o mulțime de e-mailuri în fiecare zi, astfel încât destinatarul dvs. poate folosi un memento.

4 Adăugați valoare mesajului – ce este în el pentru ei?

E-mailul dvs. de urmărire ar trebui să ofere un motiv pentru care destinatarul ar trebui să vă răspundă. De exemplu, într-o urmărire cu un potențial potențial de vânzări, ați putea menționa o ofertă pe timp limitat pe care o vor rata dacă nu cumpără într-un anumit interval de timp.

5 Terminați cu un îndemn la acțiune

Apelul la acțiune ar trebui să fie clar și direct. Evitați limbajul de acoperire și detaliile sau opțiunile inutile. De exemplu, în loc de „simțiți-vă liber să mă sunați sau să îmi trimiteți un e-mail când aveți ocazia”, scrieți „vă rog să mă sunați cât mai curând posibil”. Cu un limbaj clar și direct, este puțin probabil ca destinatarul să vă înțeleagă greșit mesajul.

6 Verificați corect înainte de a apăsa trimite

Odată ce ați terminat de scris e-mailul de urmărire, citiți-l cu atenție pentru a vă asigura că nu conține greșeli, cum ar fi cuvinte scrise greșit sau alegeri de cuvinte neclare.

Exemple de e-mail ulterioare

Dragă Johan,

A fost grozav să vorbesc cu tine joia trecută. Aș dori să continui discuția noastră despre prezentarea la cursul meu Econ 200 luna viitoare.

Te rog să-mi spui dacă mai ești disponibil să vorbești. Sunt liber să discut mai mult în orice zi din această săptămână între orele 14:00 și 16:00

Cel mai bun,

Marissa

Bună Lei Anne,

Au mai rămas doar câteva zile pentru promoția noastră din aprilie, așa că vreau să mă asigur că nu o ratați!

În acest moment, oferim curățarea jgheaburilor la 50% din prețurile noastre obișnuite. Acesta este modul nostru de a vă mulțumi pentru că sunteți un client atât de grozav.

Dacă doriți să rezervați o curățare a jgheaburilor luna aceasta, faceți clic aici pentru a vă programa o întâlnire cu noi.

Sper să ne vedem curând!

Marile Jgheaburi

Întrebări frecvente pentru e-mailuri de urmărire

Ce este un e-mail de urmărire?

Un e-mail de urmărire este un e-mail trimis pentru a reangaja pe cineva după o conversație anterioară.

Care este scopul unui e-mail de urmărire?

Scopul unui e-mail de urmărire este de a aduce un subiect înapoi în atenția destinatarului. Aceasta ar putea fi continuarea unei conversații pe care ați început-o anterior, reamintindu-le despre o întrebare sau solicitare sau cereți răspunsul la ceva pe care l-ați trimis anterior, cum ar fi o cerere sau un interviu.

Cum primesc un răspuns la un e-mail de urmărire?

Iată două modalități de a crește probabilitatea de a primi un răspuns la e-mailul dvs. de urmărire:

• Faceți-vă cererea clară
• Spuneți destinatarului de ce este în interesul său să răspundă