10 exemple despre cum să scrieți un e-mail de urmărire unui client

Publicat: 2022-03-22

E-mailurile de urmărire către un client pot fi dificil de scris. Aflați cum să scrieți un e-mail de urmărire către un client după trimiterea unei propuneri, după o ofertă, după ce nu primiți niciun răspuns sau după o întâlnire.

E-mailul este un instrument de comunicare esențial pentru lucrul cu clienții, dar ce se întâmplă atunci când nu primiți niciun răspuns? Trimiterea unui e-mail prompt și politicos de urmărire unui client poate restabili o conexiune, restabilind relația dvs. pe drumul cel bun.

În acest ghid despre cum să scrieți un e-mail de urmărire clienților, oferim 10 exemple pentru a vă arăta cum să faceți acest lucru. Oferim, de asemenea, câteva sfaturi bazate pe dovezi pentru a crea cele mai eficiente e-mailuri de urmărire, care vă vor primi (aproape) garantat un răspuns.

De ce să trimiteți un e-mail de urmărire unui client?

Un e-mail profesional de urmărire către client poate acționa ca un memento blând, reconectandu-vă cu un client existent sau potențial.

Există mai multe motive pentru care ați putea dori să trimiteți un e-mail de urmărire unui client, inclusiv:

Trimiterea unui e-mail de urmărire către client după ofertă
Un e-mail de urmărire către client după trimiterea unei propuneri
Urmăriți e-mailul către client pentru plată
E-mail de urmărire către un potențial client
Un e-mail de urmărire după o întâlnire

Într-o lume ideală, un e-mail de urmărire nu ar fi necesar. Cu toate acestea, lucrătorii se îneacă în corespondența digitală, ceea ce înseamnă că milioane de e-mailuri sunt ignorate în fiecare zi. Un studiu YouGov din 2015 din SUA a constatat că un adult mediu are 500 de mesaje necitite în căsuța de e-mail.

Unii oameni sunt mai buni decât alții în a răspunde la e-mailuri. Cercetările au descoperit că, în timp ce 70% dintre e-mailuri primesc un răspuns imediat, până la 30% dintre e-mailuri pot rămâne fără răspuns în căsuțele de e-mail.

Ignorarea e-mailurilor de la serviciu nu este acceptabilă, spune cronicarul și psihologul organizațional Adam Grant din New York Times, dar este de înțeles, spune el. Problema este că majoritatea dintre noi nu au timp să răspundă la sutele de e-mailuri pe care le primim zilnic.

Soluția? Trimiterea unui e-mail de urmărire către un client. Este un instrument esențial pentru a readuce lucrurile pe drumul cel bun și pentru a vă impulsiona afacerea.

Când ar trebui să urmăriți un potențial client?

Există două tipuri de e-mailuri de urmărire: cele care sunt limitate în timp și cele care nu sunt.

Dacă aveți nevoie de un exemplu până la o anumită dată, de exemplu, atunci ar trebui să trimiteți un e-mail de urmărire ori de câte ori este necesar.

Fără un răspuns, nu puteți planifica sau face progrese, așa că un e-mail de urmărire este de înțeles. În cazuri urgente, este posibil să trebuiască să trimiteți un e-mail în aceeași zi - și asta este în regulă.

Dacă e-mailul dvs. nu este limitat în timp, vă recomandăm să așteptați între două și trei zile lucrătoare înainte de a trimite o continuare. Am acoperit această abordare mai pe larg în postarea de blog despre cum să scrieți un e-mail de urmărire a vânzărilor. Mulți dintre noi au strategii de a face față e-mailurilor necitite în căsuțele noastre de e-mail – cum ar fi să le răspundem la un anumit moment – și acest decalaj le oferă timp să răspundă.

O urmărire la trei zile după primul contact asigură că ești proaspăt în mintea lor. Mai devreme și ai putea părea disperat.

Cum să urmărești clienții fără să pari disperat?

Dacă e-mailul tău este ignorat, poate crea sentimente de anxietate, spun cercetătorii din Journal of Occupational Health Psychology. Mulți dintre noi putem lua personal lipsa de răspuns, dar nu ar trebui.

Există multe motive pentru care cineva poate să nu fi răspuns la e-mailul tău. Este posibil să fi fost în concediu, să fi suferit o boală sau pur și simplu să fi fost prea ocupați. Dacă sunteți interesat să aflați mai multe, jurnalista Forbes Amy Morin are o perspectivă fascinantă asupra motivului pentru care la e-mailurile tale nu se răspunde întotdeauna.

Trebuie să ai încredere în importanța mesajului tău. Pentru a vă asigura că e-mailul dvs. nu pare disperat, trebuie să dați tonul potrivit. Ilustram acest lucru mai jos în exemplele noastre. Desigur, trebuie și să-l trimiteți la momentul potrivit.

E-mailurile trimise la 10 am și 1 pm au cele mai mari rate de deschidere, spune Hubspot, astfel încât să fii inteligent cu e-mailul tău poate avea cele mai bune rezultate. Și nu trimite niciodată e-mailuri în afara zilei de lucru, spun cercetătorii.

Am explicat mai sus de ce s-ar putea să fi omis e-mailul dvs., dar ar trebui să trimiteți un al doilea e-mail de continuare? Da ar trebui.

Dar cum? Să aruncăm o privire mai atentă.

5 sfaturi pentru a scrie e-mailuri eficiente de urmărire către clienți

Păstrați-l pe scurt: se estimează că 81% dintre e-mailuri sunt citite pe un dispozitiv mobil, așa că păstrați-l pe scurt și treceți rapid la subiect.
Timpul contează: Trimiteți-l la momentul potrivit în timpul zilei, niciodată în weekend sau după orele de program. Așteptați două sau trei zile înainte de a trimite un e-mail de urmărire (cu excepția cazului în care aveți nevoie de un răspuns mai devreme).
Fiți personal: în timp ce șabloanele de urmărire a e-mailurilor, cum ar fi cele furnizate mai jos, reprezintă un punct de plecare excelent, ar trebui să vă personalizați e-mailurile pentru a crea o conexiune mai puternică.
Am inclus orele: dacă aveți nevoie de un răspuns, fiți explicit cu privire la date și ore. Dacă solicitați informații de la clientul dvs., spuneți-i exact de ce aveți nevoie și când. Nu uita să le spui ce vei face cu datele.
Concentrează-te pe viitor: nu este nevoie să ceri o explicație pentru niciun răspuns; concentrați-vă pe viitoarea relație.

Aceste sfaturi oferă câteva sfaturi de bun simț pentru a crea e-mailuri de urmărire mai bune. Nu vom intra în elementele fundamentale ale scrierii de e-mailuri profesionale sau aspecte specifice, cum ar fi cum să începeți un e-mail sau cele mai bune modalități de a încheia un e-mail, așa cum le-am abordat în postările anterioare.

‍

Urmăriți mostre de e-mail către clienți

În secțiunea următoare, oferim clienților 10 mostre de mostre de e-mail ulterioare, unde puteți vedea cum punem acest lucru în practică.

Exemplu de e-mail de urmărire către client după trimiterea unei propuneri

După trimiterea unei propuneri, un e-mail de urmărire către un client este o curtoazie comună pe care ar trebui să o extindeți întotdeauna. Este recomandabil să trimiteți un e-mail de urmărire a unei propuneri unui client în aproximativ două-trei zile după trimiterea propunerii. Cu toate acestea, puteți trimite un e-mail de urmărire clientului după ce ați trimis propunerea mai devreme dacă trimiterea dvs. este limitată în timp).

Iată un exemplu de e-mail de urmărire către un client după o propunere.

Subiect: Urmărirea propunerii mele

Dragă Rupert Davies,

Urmăresc propunerea pe care v-am trimis-o pe 12 septembrie.

Dacă aveți întrebări despre propunere sau discutați despre orice aspect al acesteia, vă rugăm să ne contactați. Pot oferi orice detaliu suplimentar sau informații de susținere care vă pot ajuta în luarea unei decizii

Vă rugăm să nu ezitați să mă contactați pentru a aranja o întâlnire. Aștept cu nerăbdare să lucrez cu tine în viitor.

Cu stimă,
Alison Chayne

E-mail de urmărire către client după ofertă

Un e-mail de urmărire către un client după o ofertă este similar cu exemplul de e-mail prezentat mai sus. Totuși, este probabil să se concentreze mai mult pe costul muncii, nu pe conținut sau pe context. În unele cazuri, este posibil să doriți să oferiți o reducere sau condiții de plată flexibile în e-mailul dvs. de urmărire către un client după trimiterea unei cotații.

Iată un e-mail de urmărire către un client după o mostră de ofertă.

Subiect: Urmărirea cotației (referință)

Dragă Rupert Davies,

Urmăresc cotația pe care v-am trimis-o pe 12 septembrie.

Dacă aveți întrebări despre ofertă și programul de plată sau doriți să discutați orice aspect al propunerii, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați în orice moment

Astept raspunsul tau.

Cu stimă,
Alison Chayne

E-mail de urmărire a plății către client

Dacă un client sau un client nu a reușit să plătească o factură, un e-mail politicos de urmărire către un client pentru plată ar trebui să fie prima ta opțiune. Pot exista multe motive pentru care cineva nu a plătit o factură, așa că vă recomandăm să păstrați orice e-mail de urmărire foarte clar și direct. Nu trebuie să intri în detalii, pur și simplu expuneți cerințele și nu vă cereți scuze.

Subiect: factură neplătită (număr de referință)

Dragă Rupert Davies,

Vă contactez în legătură cu factura (inserați detalii) pe care v-am trimis-o pe 12 septembrie. Momentan factura este restante la plată.

Vă rog, puteți să mă sfătuiți când ne putem aștepta să primim plata? Dacă întâmpinați probleme cu plata acestei facturi, vă rugăm să mă contactați imediat.

Astept raspunsul tau.

Cu stimă,
Alison Chayne

E-mail de urmărire către client după niciun răspuns

Uneori, clienții se pot răci și nu răspund la e-mailuri. Întrebarea cum să convingi un client care nu răspunde este o provocare. Fiecare client, individ și organizație este diferit, așa că faceți-vă timp pentru a personaliza acest e-mail de urmărire clienților care nu răspund înainte de a-l trimite.

Subiect: Informații necesare

Dragă Rupert Davies,

Vă contactez pentru a urmări un e-mail pe care l-am trimis pe 12 septembrie.

Nu pot face niciun progres până nu primesc răspunsul dvs. Dacă este probabil să existe o întârziere în furnizarea informațiilor de care am nevoie, anunțați-mă și voi putea face aranjamente alternative.

Cu stimă,
Alison Chayne

Exemplu de e-mail de urmărire către un potențial client

Trimiterea unui e-mail de urmărire către un potențial client are grijă și sensibilitate. Vrei ca clientul să știe că vorbești serios, dar nu vrei să pari disperat. Totul este să găsim tonul corect al vocii, ceva despre care am scris anterior.

Acest e-mail de urmărire către un șablon de client potențial oferă un simplu memento pentru cineva care nu a răspuns.

Consultați e-mailul de urmărire pentru un eșantion de client potențial.

Subiect: doar înregistrez...

Dragă Rupert Davies,

Vă contactez pentru a urmări un e-mail pe care l-am trimis pe 12 septembrie.

Știu că ești ocupat în acest moment, dar simt că lucrul împreună ne-ar putea aduce beneficii pe amândoi. Veți găsi toate informațiile de care aveți nevoie despre noi în ultimul e-mail. După ce l-ați verificat, puteți să mă contactați aici pentru a stabili un apel sau o întâlnire.

Dacă aveți întrebări, nu ezitați să mă contactați în orice moment.

Cu stimă,
Alison Chayne

E-mail de urmărire către client după întâlnire

Un e-mail prietenos de urmărire către un client după o întâlnire este o practică standard de afaceri. Regulile privind trimiterea de e-mailuri clienților după întâlniri nu sunt la fel de stabilite ca unele dintre celelalte exemple de aici. Puteți aduce ceva personalitate dacă doriți să construiți pe conexiunile pe care le-ați creat în întâlnire.

Iată un exemplu de e-mail de urmărire către un client după întâlnire pe care îl puteți folosi.

Subiect: Urmărirea întâlnirii

Dragă Rupert Davies,

Vă contactez pentru a împărtăși datele mele de contact după întâlnirea noastră.

A fost minunat să te cunosc și să aflu mai multe despre tine și organizația ta. Aștept cu nerăbdare să lucrăm împreună în viitor.

Dacă aveți întrebări despre rolul sau organizația mea, nu ezitați să mă contactați în orice moment.

Cu stimă,
Alison Chayne

E-mail de urmărire către client după un apel telefonic

Un e-mail de urmărire către un client după un apel telefonic este similar cu exemplul de e-mail de mai sus. Ați vorbit deja cu persoana respectivă, așa că este vorba despre a-i reaminti acea conexiune și de a solicita un contact suplimentar. Este esențial să trimiteți un e-mail de urmărire unui client imediat după apelul telefonic. În unele cazuri, poate fi potrivit să trimiteți un e-mail la câteva minute după ce ați pus telefonul jos, dacă considerați că este necesar.

Subiect: A fost grozav să vorbesc cu tine...

Dragă Rupert Davies,

Vă contactez doar pentru a vă împărtăși datele mele de contact după apelul nostru telefonic.

A fost grozav să discut cu tine și să aflu mai multe despre tine și organizația ta. Aștept cu nerăbdare să lucrăm împreună în viitor.

Dacă aveți întrebări despre organizația mea, nu ezitați să mă contactați în orice moment.

Cu stimă,
Alison Chayne

E-mail de urmărire către client pentru documente

Dacă un client a promis că vă va trimite unele informații, dar nu a făcut-o, un e-mail de urmărire concentrat către un client pentru documente ar trebui să vă ofere ceea ce aveți nevoie. Nu deranjați sau supărați destinatarul, așa că rămâneți la fapte și concentrați-vă pe viitor.

Subiect: Informații necesare – (Detalii document)

Dragă Rupert Davies,

Vă contactez pentru a solicita documentul (detalii).

Am nevoie de document pentru a progresa cu proiectul. Aș aprecia dacă mi-ai putea împărtăși cu mine cât mai curând posibil.

Dacă este posibil să apară o întârziere sau orice problemă în partajarea documentului cu mine, vă rugăm să mă anunțați, astfel încât să pot face aranjamente alternative.

Cu stimă,
Alison Chayne

E-mail de urmărire către clienții vechi

Un e-mail de urmărire bine scris și direcționat către clienții vechi poate ajuta la restabilirea unei relații cu un fost client. Este adesea mai ușor să te reconectezi cu un client vechi decât să găsești unul nou.

Nu ai nimic de pierdut prin trimiterea unui e-mail. Iată un exemplu de e-mail de urmărire către clienții vechi.

Subiect: prinderea din urmă

Dragă Rupert Davies,

În prezent, contactez clienți vechi și clienți cu care nu am mai vorbit de ceva vreme.

Ne-a plăcut să lucrăm cu tine și cu organizația ta. Suntem interesați să aflăm dacă există proiecte curente sau planificate pentru care ne putem potrivi?

Aș primi oportunitatea de a discuta cu tine. La un apel sau la o întâlnire, vă pot împărtăși câteva evoluții interesante în afacerea noastră care v-ar putea beneficia.

Mă puteți contacta aici pentru a stabili un apel sau o întâlnire. Aștept cu nerăbdare să discut cu tine.

Cu stimă,
Alison Chayne

Al doilea e-mail de urmărire către client

Dacă nu primiți niciun răspuns la o primă urmărire, luați în considerare trimiterea unui al doilea e-mail de urmărire clientului. Acest exemplu este similar cu cel precedent. Cu toate acestea, recunoaște că ați contactat deja ei și așteptați un răspuns.

Subiect: Următorii pași

Dragă Rupert Davies,

Vă contactez din nou pentru a urmări două e-mailuri pe care vi le-am trimis anterior.

Înțeleg că sunteți ocupat, dar v-aș fi recunoscător dacă ați putea citi e-mailul și răspundeți când aveți timp.

Cu stimă,

Alison Chayne

Șablon de e-mail de urmărire către client

Scrierea unui e-mail de urmărire către un client nu este dificilă dacă urmați cele mai bune practici și exemplele noastre. Exemplele despre X introduse în această postare pe blog vă oferă un cadru care ar trebui să fie întotdeauna personalizat pentru a reflecta clientul și ocazia. Cu toate acestea, există o modalitate și mai ușoară. Flowrite este un instrument de scriere bazat pe inteligență artificială care vă transformă instrucțiunile în e-mailuri și mesaje gata de trimis, care sunt personalizate. Vedeți exemplul de mai jos despre cum alimentăm viitorul comunicațiilor.

Încă eziți cu privire la cum să scrii un e-mail de urmărire unui client? Sperăm că nu. Data viitoare când trebuie să trimiteți un e-mail de urmărire clientului după ofertă, trimiterea unei propuneri, întâlnire, un apel telefonic, nu primiți un răspuns de răspuns sau pentru plată, propunere, documente, țineți cont de exemplele noastre sau ridicați Flowrite și utilizați șablonul nostru de e-mail pentru a scrie o continuare unui client.