Cum să scrieți un e-mail de continuare – cu mostre și șablon

Dacă e-mailul dvs. a fost ignorat, un e-mail de urmărire vă poate ajuta să vă restabiliți conversația. Cu toate acestea, cum să scrieți un e-mail de urmărire după ce nu primiți niciun răspuns poate fi dificil, deoarece va trebui să decideți atât ce să spuneți în e-mailul de continuare, cât și cum să îl formulați.

Nu-ți face griji dacă te străduiești să găsești o modalitate profesională și politicoasă de a reaminti cuiva să răspundă. În acest ghid detaliat, descriem cum să scrieți un e-mail de continuare după niciun răspuns și vă oferim câteva exemple practice pe care le puteți utiliza. În cele din urmă, vă vom prezenta șablonul nostru de e-mail de urmărire, care vă permite să urmăriți un e-mail mai repede decât oricând, în timp ce sunteți politicos.

Ce este un e-mail de urmărire?

Un e-mail de urmărire este un e-mail către un destinatar pe care l-ați contactat deja o dată.

Există multe motive pentru care ați putea dori să trimiteți un e-mail de continuare, inclusiv:

• Avertizează un destinatar cu privire la un e-mail trimis anterior
• Solicitați informații, un răspuns sau un răspuns
• Amintiți-vă cuiva de o oră sau o dată importantă (pentru un eveniment, de exemplu)

Scopul unui e-mail de urmărire este de a acționa ca un memento sau o solicitare pentru un e-mail anterior pe care l-ați trimis. Nu este să inițiezi o conversație, ci să o revigorezi și să generezi un răspuns.

Cele mai eficiente e-mailuri de urmărire sunt scurte, dulci, profesionale și (cel mai important) la obiect.

Nu pierde timpul sau cuvintele; sfătuiește experții: echipa de cercetători din SUA a analizat peste 2 miliarde de e-mailuri și a descoperit că cititorii au tendința de a trece peste e-mailurile prea lungi.

Deși au descoperit că jumătate (50%) dintre e-mailuri primesc un răspuns într-o oră, altele ar putea fi lăsate pentru perioade lungi. Cei mai mari infractori? Adulții în vârstă au nevoie de cel mai mult timp pentru a răspunde și a scrie cele mai lungi e-mailuri.

Cercetătorii au descoperit, de asemenea, că e-mailurile trimise în dimineața săptămânii de lucru erau cel mai probabil să primească un răspuns. Cu toate acestea, cei trimiși după-amiaza și în weekend erau mai puțin probabil să primească un răspuns. De ce? Este posibil ca cercetătorii să fi descoperit răspunsul...

De ce oamenii nu răspund la e-mailuri?

Te-ai întrebat vreodată de ce oamenii nu răspund imediat la e-mailurile tale?

Primim atât de multe e-mailuri încât le „triajăm”, spun cercetătorii. Aceasta implică verificarea rapidă a acestora și apoi amânarea lor până la un moment în care pot fi gestionate corespunzător.

Destinatarii pot marca sau eticheta e-mailurile, le pot înregistra sau pur și simplu le pot lăsa nedeschise în căsuța de e-mail. Lucrătorii își petrec până la 28% din timp citind și răspunzând la e-mailuri, așa că, în mod înțeles, dezvoltăm strategii pentru a accelera procesul. Cadrele academice au descoperit că 16% dintre noi au amânat să răspundă la e-mailuri cel puțin o dată pe zi.

Ce tip de e-mailuri ignorăm? „Utilizatorii au mai multe șanse să amâne e-mailurile atunci când gestionarea lor implică răspunsuri, citire cu atenție sau clic pe linkuri și atașamente”, spun autorii.

Punctul crucial de învățare este: dacă e-mailul dvs. a fost livrat, acesta a fost văzut.

Cercetătorii din studiu au identificat cinci motive principale pentru care e-mailurile sunt ignorate:

1. Timpul sau efortul implicat în gestionarea e-mailului
2. Identitatea expeditorului;
3. Numărul de destinatari din fir
4. Volumul de lucru și contextul utilizatorului
5. Urgența mesajului de e-mail

Înainte de a schița un răspuns, încercați să înțelegeți aceste presiuni cu care se confruntă destinatarul. De exemplu, trimiterea unui e-mail de urmărire (oricât de politicos) poate pune o presiune suplimentară asupra destinatarului, sugerează Adaira Landry și Resa E. Lewiss scriind în Harvard Business Review.

Formatul perfect de e-mail de urmărire

Așadar, am explorat motivele pentru care este posibil să trebuiască să trimiteți un e-mail de continuare (și de ce este posibil să nu fi primit deja un răspuns). Este timpul să intri în detalii despre cum să redactezi un e-mail de urmărire.

1. Subiectul emailului
2. Salut
3. Corp
4. Închidere
5. Închidere/semnare

Am explicat cum să creați e-mailuri profesionale pentru întrebări de afaceri în postările anterioare de blog, așa că vom urma sfaturile noastre și vom păstra această secțiune concentrată.

Linia de subiect

Păstrarea subiectului scurt, dulce și simplu este esențială, sfătuiește Rebecca Zucker în Harvard Business Review. Ea sugerează că 47% din toate e-mailurile sunt aruncate din cauza unor linii de subiect proaste. Nu face aceasta greseala!

Ar trebui să redirecționați e-mailul original? Vă recomandăm să nu faceți.

Salut

În lumea profesională, concentrați-vă pe formalitate. Asta înseamnă să folosiți întotdeauna salutări profesionale, cu excepția cazului în care sunteți în relații cu prenumele cu destinatarul. Doriți să învățați cum să începeți un e-mail profesional și adecvat? Consultați funcția noastră despre cum să începeți un e-mail.

Corp

Un e-mail de memento este o modalitate rapidă și formală de a crește gradul de conștientizare a unui e-mail pe care l-ați trimis anterior.

Trebuie să oferiți un anumit context cu linia de deschidere a e-mailului dvs., lucru pe care îl abordăm în secțiunea noastră despre cum să începeți un e-mail de urmărire.

Vom presupune că e-mailul anterior conținea informații importante pe care doriți să le vadă destinatarul.

Există mai multe moduri prin care poți aborda acest lucru:

• Redirecționați e-mailul original (vezi motivele de mai sus pentru care aceasta nu este o idee grozavă)
• Furnizați e-mailul inițial (ca atașament sau inserat sub e-mailul de continuare)
• Oferiți un memento al punctelor cruciale (detalii despre întâlnire, de exemplu)
• Oferiți un link extern către informațiile esențiale (un site web pentru eveniment sau o invitație)

Alegerea modului de transmitere a e-mailului sau a informațiilor depinde de dvs. Modul în care alegeți să faceți acest lucru va afecta structura, focalizarea și lungimea e-mailului dvs.

Închidere

Ați solicitat politicos un răspuns, dar ar trebui să anunțați persoana respectivă cum veți folosi informațiile și ce veți face dacă nu primiți niciun răspuns.

Dacă le solicitați prezența la o întâlnire, de exemplu, îi veți contacta la telefon sau aceasta este ultima corespondență pe care o veți avea?

Într-un alt exemplu, dacă solicitați cuiva să răspundă la o cerere de factură, de exemplu, veți lua măsuri suplimentare dacă nu primiți niciun răspuns?

Nu lăsați cititorul fără confuzie cu privire la următorii pași.

Închidere/semnare

O semnare politicoasă și profesională este esențială. Nu știi cum să închei un e-mail corect? Vă rugăm să citiți ghidul nostru despre cum să încheiați un e-mail.

Cum să începeți un e-mail de urmărire

Fraza de deschidere este, fără îndoială, una dintre cele mai esențiale părți ale e-mailului tău. Deci, să ne uităm la unele dintre cele mai comune deschideri de e-mail și să vedem dacă sunt potrivite sau nu:

Liniile introductive oficiale de e-mail:

• Aș dori să urmăresc e-mailul meu anterior.
• Aș dori să dau curs cererii mele de întâlnire.

Acestea sunt abordări formale. Vom presupune aici că nu cunoașteți persoana respectivă și că scrieți într-un context profesional. Acestea sunt linii standard potrivite pentru toate contextele (mementouri de răspuns la e-mail, mementouri de întâlnire și așa mai departe).

Liniile introductive de e-mail informal:

• Am vrut să urmăresc...
• Eu doar urmăresc...

Acestea sunt abordări mai puțin formale și sugerează că cunoașteți persoana căreia îi scrieți. Vă avertizăm să nu folosiți acestea atunci când contactați pe cineva pe care nu ați întâlnit-o sau cu care nu ați vorbit niciodată.

Rânduri introductive potrivite când includeți e-mailul:

• Urmăresc e-mailul de mai jos.
• Urmăresc e-mailul meu anterior.

Aceste exemple sunt potrivite pentru a solicita un răspuns atunci când ați furnizat corespondența inițială, fie prin redirecționarea răspunsului, lipirea acestuia sub un nou e-mail sau ca atașament. Căutați mai multe propoziții creative de deschidere a e-mailului pentru e-mailul dvs. de urmărire? Veți găsi încă zece exemple în caracteristica noastră cu cele mai bune 100 de linii de deschidere a e-mailului.

Cum să scrieți o linie de subiect de e-mail ulterioară

Cum să scrieți un subiect de e-mail de urmărire care să obțină rezultate este o provocare. Dacă urmăm sfatul anterior, ar trebui să urmărim (acolo unde este posibil) să-l conținem până la cinci cuvinte și mai puțin. Motivul este că 56% dintre e-mailuri sunt citite pe un mobil, unde cu cât mai puține cuvinte, cu atât mai bine.

Puteți fie explicit cu privire la cererea dvs., fie nu. Iată câteva exemple de linie de subiect de e-mail ulterioară:

• Urmărire: E-mail trimis pe XXX – Acesta este un subiect super formal pentru un e-mail serios.
• Răspuns necesar: e-mail trimis XXX

Din nou, un subiect serios pentru un e-mail serios.

• Memento să vă înregistrați pentru XXX – Acesta este un memento politicos prin e-mail pentru un eveniment.
• Fii bine să aud de la tine – Aceasta este o abordare relaxată și informală pe care ar trebui să o folosești doar cu cineva cunoscut.
• Memento de eveniment din rețea... O altă urmărire politicoasă despre un eveniment.
• Mulțumim pentru întâlnirea noastră – Acesta este un mod diferit de a urmări o persoană pe care ați întâlnit-o deja. Nu ceri un răspuns, ci creezi o conexiune.

Nu utilizați titlul pe care l-ați făcut anterior când ați decis cu privire la antetul subiectului pentru un e-mail de continuare. Poate exista un motiv pentru care destinatarul a ratat (sau a ignorat) e-mailul dvs. anterior. Trimiterea aceluiași subiect din nou ar putea duce la ignorarea acesteia din nou.

Poate fi incomod să trimiți un e-mail de urmărire, dar evitați să fiți amuzant în titlul subiectului pentru un e-mail de continuare. Este posibil ca unii oameni să nu-ți împărtășească simțul umorului sau chiar să-l considere jignitor.

Unele exemple proaste de subiecte de e-mail de urmărire includ:

• De ce nu ai răspuns?
• Ai primit ultimul meu e-mail?
• Astept raspunsul tau…
• Știu că ești ocupat, dar...
• Doar inregistram...

Când să trimiteți un e-mail de urmărire?

Înainte de a descrie cum să scrieți un e-mail de urmărire, cât de curând ar trebui să trimiteți un e-mail de continuare?

Un aspect crucial este dacă răspunsul la e-mail este sensibil la timp. Luați, de exemplu; inviti pe cineva la un eveniment. Este posibil să aveți un termen limită pentru un răspuns. În acest caz, poate fi necesar să trimiteți rapid un e-mail politicos de urmărire, ceea ce este acceptabil.

Dacă cunoști persoana profesională, ai mai multă libertate atunci când urmărești un e-mail. Puteți alege să trimiteți rapid o solicitare profesională, înțelegând că acest lucru nu vă va afecta reputația sau relația.

Să presupunem că trimiteți un e-mail de urmărire unei persoane pe care nu ați întâlnit-o niciodată sau cu care nu aveți nicio relație profesională. În acest caz, vă recomandăm să așteptați aproximativ cinci zile (o săptămână lucrătoare).

Deși poate fi frustrant să așteptați un răspuns, luați în considerare ceea ce am învățat despre triajul e-mailului și aveți răbdare.

Urmăriți mostre de e-mail

Am oferit cadrul pentru cum să urmăriți un e-mail; acum, este timpul să o punem în practică. Aici, oferim câteva exemple despre cum să creați un e-mail de urmărire politicos, un e-mail de urmărire blând și o cerere de răspuns mai formală.

Aceste exemple ilustrează cele mai bune practici, dar ar trebui folosite ca bază pentru comunicări. Dacă vă străduiți să găsiți cuvintele potrivite, Flowrite vă poate ajuta să creați e-mailuri politicoase și profesionale, care vă vor asigura un răspuns prompt de fiecare dată.

Exemplu politicos de e-mail de urmărire

Iată un e-mail politicos de urmărire pe care îl puteți trimite după ce nu primiți un răspuns. Când decideți cum să urmăriți e-mailul politicos, gândiți-vă la persoană și înțelegeți de ce este posibil să nu vă fi citit e-mailul. În acest exemplu politicos de e-mail de urmărire, am recunoscut de ce este posibil ca cineva să nu fi răspuns la un e-mail – „Înțeleg că ești ocupat”.

Urmăriți un exemplu de e-mail după niciun răspuns

Iată o mostră de e-mail de urmărire trimis după ce nu a primit niciun răspuns. Nu se bate în jurul tufișului, dar ajunge direct la obiect. Acest e-mail nu este către o persoană pe care o cunoști, ci o adresă de e-mail generică sau un destinatar fără nume.

Eșantion de e-mail de urmărire blândă

Dacă sunteți în căutarea unei mostre de e-mail de urmărire blândă, iată una. Aceasta este mult mai puțin formală decât cele anterioare.

Șablon de e-mail de urmărire – modul Flowrite

Flowrite este un instrument de scriere AI care transformă instrucțiuni scurte în e-mailuri și mesaje gata de trimis. Cu toate acestea, pentru e-mailuri, cum ar fi urmărirea după niciun răspuns, poate scrie întregul e-mail pentru dvs. Aruncați o privire la exemplul de mai jos pentru a vedea cum să urmăriți un e-mail cu un clic pe buton datorită șablonului nostru de e-mail de urmărire.

Vă simțiți mai încrezător în ceea ce privește cum să urmăriți un e-mail după ce ați citit articolul de blog? Speram. Data viitoare când trebuie să scrieți un e-mail de urmărire după ce nu primiți niciun răspuns, amintiți-vă de cele mai bune practici pe care le-am acoperit în acest ghid sau consultați exemplele noastre de e-mail de urmărire. Mai bine, încercați Flowrite și șablonul nostru de e-mail de urmărire.