De la salut la semnare: Cum să scrieți un e-mail oficial eficient

În cele mai multe cazuri, e-mailurile profesionale sunt e-mailuri formale. Un e-mail formal este un e-mail între profesioniști sau academicieni care conține informații legate de munca lor. E-mailurile formale folosesc un limbaj profesional și respectă un anumit format formal de e-mail.

Ce este un e-mail formal?

Un e-mail formal este un e-mail care folosește un limbaj profesional și comunică un mesaj profesional sau academic.

În timp, s-ar putea să deveniți suficient de confortabil cu colegii sau colegii dvs. de clasă pentru a trimite e-mailuri mai casual. Acest lucru depinde de relațiile cu ei și de industria, domeniul sau cultura companiei. În cele mai multe cazuri, e-mailurile trimise către conexiuni noi, superioare și persoane din afara organizației dvs. sunt e-mailuri formale.

Când să scrieți un e-mail oficial

E-mailurile formale sunt folosite în următoarele situații:

• Cercetări de business
• Demisii
• Oferte de munca
• Propuneri de vânzare
• Terminări
• Scuze
• Prezentări profesionale
• Discuții profesionale și academice
• Urmăriri

Cum este structurat un e-mail formal?

Formatul formal de e-mail este o structură consistentă pe care o veți întâlni în aproape toate e-mailurile formale pe care le trimiteți și primiți. Deși pot exista variații minore de la e-mail la e-mail, formatul standard de e-mail formal include următoarele elemente:

• Linia de subiect
• Salut
• Corp
• Închidere
• Semnătură

6 pași pentru scrierea unui e-mail formal

1 Scrieți un subiect direct

Un subiect puternic atrage atenția destinatarului și îl face să-și dorească să citească mai mult. Pentru un e-mail formal, o linie de subiect precizează cu exactitate subiectul e-mailului și orice detalii relevante, cum ar fi datele, orele sau nevoile. De exemplu, o linie de subiect pentru un e-mail prin care se solicită programarea unui apel ar putea fi astfel:

• Ai cincisprezece minute pentru un apel joia asta?

2 Salutați și adresați-vă destinatarilor

Începeți-vă e-mailul prin adresarea corectă a destinatarilor. Dacă te adresezi unei singure persoane, folosește-i numele complet sau numele de familie cu titlul onorific corespunzător. Dacă trimiteți un e-mail unui grup de persoane, folosiți un mesaj de întâmpinare precum „Dragă echipă”.

Deoarece tonul profesional este cheia oricărui e-mail formal, rămâneți la salutări profesionale. Salutările formale adecvate prin e-mail includ următoarele:

• dragă
• Buna ziua
• Bună

3 Exprimați-vă punctul de vedere clar

În paragraful de deschidere al e-mailului, indicați clar scopul dvs. De exemplu, dacă întrebați despre o listă de locuri de muncă, menționați poziția și locul în care ați găsit lista în primele rânduri. Dacă este un e-mail de demisie, clarificați acest lucru în primul paragraf.

4 Păstrați-l concis

Concentrați-vă pe un subiect în fiecare e-mail. Procedând astfel, reduceți probabilitatea oricărei neînțelegeri din partea destinatarului.

5 Păstrați un ton profesional

Într-un e-mail formal, folosiți un ton profesional în orice moment. Evitați limbajul obișnuit, propozițiile care se repetă și gramatica nestandardă.

6 Încheiați cu o închidere profesională

Așa cum ați început e-mailul formal cu o salutare profesională, încheiați e-mailul cu o închidere profesională. Acestea includ următoarele semnări:

• Cu sinceritate
• Salutări
• Cel mai bun
• Mulțumesc

Urmați încheierea cu semnătura dvs. profesională: acesta ar putea fi numele, titlul și informațiile dvs. de contact sau ar putea fi un bloc de semnătură care include link-urile de rețele sociale, sigla companiei și un citat inspirațional. Cele mai multe semnături de e-mail se află undeva între acestea; scopul este de a oferi destinatarului toate informațiile de care are nevoie pentru a-și elabora răspunsul.

Ce sănuincludeți într-un e-mail oficial

Când scrieți un e-mail oficial, evitați orice limbaj sau terminologie potențial confuză, cum ar fi jargonul din industrie, dacă destinatarul nu se află în domeniul dvs. de lucru.

Alte lucruri de evitat includ următoarele:

• Porecle
• Salutări neoficiale („Hei”, „Ce se întâmplă” etc.)
• Emoji
• Frazare indirectă
• Argou
• Informații sensibile, cum ar fi parolele și numerele de cont (e-mailul nu este un mijloc de comunicare sigur)

Și, bineînțeles, evitați greșelile de ortografie și gramaticale. Acesta este motivul pentru care este atât de important să corectați fiecare e-mail înainte de a-l trimite — o simplă greșeală de tipar vă poate submina mesajul.

Exemple de e-mailuri formale

Stimate domnule Handler,

Vă mulțumim foarte mult pentru interviul nostru de ieri. Apreciez că ți-ai acordat timp să mă întâlnești și să-mi oferi o privire transparentă asupra operațiunilor de zi cu zi la Keyloxxi.

Sper că mă vei lua în considerare pentru post. Având experiența mea în securitate cibernetică, știu că voi fi potrivit pentru Keyloxxi. Dacă aveți întrebări ulterioare pentru mine, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați.

Cel mai bun, Natalia Cordone (555) 555-5555

Buna echipa,

Am decis să renunț din funcția mea de CFO. Nu a fost o alegere ușor de făcut, dar în acest moment trebuie să-mi acord prioritate sănătății și bunăstării.

Încă nu am identificat succesorul meu, dar fiți siguri că o căutare este în curs. Veți fi primul care știe odată ce un candidat este selectat.

Vă mulțumim că sunteți o echipă atât de grozavă cu care să lucrați. Acești ultimi zece ani au fost grozavi și aștept cu nerăbdare să văd ce urmează pentru companie.

Cu stimă, Francis Cederholm

Aveți nevoie de ajutor pentru a începe e-mailul formal? Puteți utiliza solicitări gramaticale pentru a genera orice tip de e-mail. Încercați-l cu solicitări precum „Scrieți un e-mail introductiv captivant” sau „Distribuiți o actualizare a companiei”. Grammarly vă poate ajuta să scrieți un e-mail personalizabil, astfel încât să puteți trimite mesajul perfect.

Întrebări frecvente oficiale ale e-mailului

Ce este un e-mail formal?

Un e-mail formal este un e-mail între profesioniști sau academicieni care conține informații legate de munca lor. E-mailurile formale trebuie să fie directe și concise și să utilizeze un limbaj formal. Ar trebui să evite limbajul informal, argoul și jargonul.

Cât de lung ar trebui să fie un e-mail formal?

În general, e-mailurile formale ar trebui să aibă 200 de cuvinte sau mai puțin.

Ce ar trebui să includeți într-un e-mail oficial?

• Un subiect direct
• Un salut potrivit
• Un paragraf concis și concentrat sau două
• O încheiere politicoasă
• O semnatura