6 exemple despre cum să trimiteți un e-mail oficial

Publicat: 2022-03-22

E-mailurile formale joacă un rol crucial în comunicarea informațiilor în mod clar și fără erori în viața noastră de afaceri, profesională și personală. Deci, indiferent dacă întrebați despre o oportunitate, invitați pe cineva la un eveniment sau renunțați la un loc de muncă, să știți cum să scrieți un e-mail formal este o abilitate esențială pe care trebuie să o cunoașteți.

În acest ghid despre cum să scrieți un e-mail formal, împărțim procesul în pași simpli. Apoi, descriem formatul ideal de e-mail formal și oferim o selecție de exemple de e-mail formale pe care le puteți folosi ca bază pentru corespondența dvs.

Ce este un e-mail formal?

Un e-mail formal este un e-mail pe care îl trimiți unei persoane (sau unui grup de persoane) pe care nu-l cunoști sau un e-mail important pe care îl trimiți unei persoane cu o poziție de autoritate – șeful tău, de exemplu.

Scrierea unui e-mail formal este similar cu scrierea unei scrisori oficiale, cu aceeași structură, salutări și semnare. Nu au greșeli de ortografie și gramaticale, sunt planificate și scrise cu un scop clar.

E-mailurile formale sunt politicoase, profesionale și trec direct la obiect. Sunt concentrați 100% pe un rezultat, fără a lăsa loc pentru greșeli sau neînțelegeri.

Câteva exemple de e-mailuri formale includ:

  • Să te prezinți unei persoane profesioniste pe care nu o cunoști
  • Făcând o plângere
  • Demisia de la un loc de muncă
  • Ofer scuze

Poate vă întrebați de ce, într-o lume digitală, mai avem nevoie de e-mailuri formale?

Multe organizații și indivizi au trecut într-adevăr la comunicarea mai puțin formală. Cu toate acestea, cercetătorii americani au descoperit că acest lucru poate cauza probleme la locul de muncă, contribuind la ceea ce ei descriu drept un risc tot mai mare de „incivilitate”. Organizațiile în care indivizii comunică formal, politicos și cu respect sunt mai puțin susceptibile de a experimenta conflicte, spun ei.

E-mailurile formale au câțiva prieteni influenți. Campania Plain English a cerut claritate în comunicare încă din 1979. „Amintiți-vă că este puțin probabil ca oamenii să fie ofensați dacă sunteți prea formal, dar unii pot crede că sunteți nepoliticos dacă sunteți prea informal”, ne sfătuiesc ei.

Soluția? „Gândește-te mereu la cititor”.

Suntem de acord. Dacă cunoști persoana căreia îi scrii, atunci ai libertatea de a scrie mai informal. Dacă nu cunoști persoana sau mesajul pe care îl trimiți este important, fii formal.

Am mai scris despre importanța comunicării profesionale. Pentru a afla mai multe, consultați ghidul nostru despre cum să scrieți un e-mail profesional.

De ce să scrieți un e-mail oficial?

„Oamenii tind să creadă că pot comunica prin e-mail mai eficient decât pot de fapt”, au descoperit cercetătorii de la American Psychological Association. Într-un studiu din 2005, ei au efectuat o serie de experimente și au ajuns la concluzia că este greu să transmiteți emoții și tonuri prin e-mail.

Motivul? Din cauza propriului nostru „egocentrism”, nu suntem în stare să ne detașăm de perspectiva noastră și să o vedem pe a altcuiva.

Mai simplu, este ușor să apară neînțelegeri dacă suntem prea prietenoși sau informali în e-mailurile noastre. Tonul vocii poate să nu fie potrivit și pentru a comunica informații vitale.

E-mailurile formale elimină potențialul de neînțelegere și denaturare. Totul este despre respectarea etichetei corecte de e-mail de afaceri.

Un e-mail formal are un scop clar și tratează cititorul cu respect. Este scris într-un mod standard care călătorește peste granițe și culturi.

Scrierea de e-mailuri formale poate aduce beneficii oricărei persoane din afaceri, inclusiv liderilor, spune influentul editorialist Forbes Benjamin Laker. E-mailurile ar trebui să respecte emoțiile și să fie livrate cu empatie. Cel mai important, e-mailul tău spune multe despre „marca personală”. Cum vrei să fii perceput?

Un e-mail formal bine scris este politicos și profesionist, două atribute puternice ale mărcii care îți vor îmbunătăți marca și vor crește succesul în afaceri.

Format formal de e-mail

Crearea de e-mailuri formale grozave este foarte simplă. Există doar cinci părți ale formatului perfect formal de e-mail de afaceri:

  1. Subiect
  2. Salut
  3. Linii de deschidere și corp
  4. Închidere
  5. Ieșire

Fiecare bucată de corespondență urmează aceeași structură formală de e-mail, ceea ce înseamnă că, odată ce ați stăpânit-o, nu va trebui să vă schimbați niciodată.

Subiect formal al e-mailului

În afaceri, timpul înseamnă bani, așa că fii scurt.

Subiectul dvs. ar trebui să fie scurt și ușor de înțeles. Spune-i cititorului tău exact ce este în mesaj. Subiectul ideal al e-mailului formal este câteva cuvinte: „Solicitare de concediu”, „Solicitare de întâlnire” sau „Reclamație client”, de exemplu.

Subiectele formale ale e-mailului nu ar trebui să încerce nici să fie prea prietenoase sau amuzante.

Cum să începeți un e-mail oficial

Modul formal de a începe un e-mail este să folosiți „Dragă”.

Poate părea de modă veche sau ciudat dacă cunoașteți persoana respectivă, dar este vorba despre respectarea unor reguli stabilite pe care le-am folosit de generații întregi pentru a comunica formal. Dragă este un e-mail formal de salut care continuă să fie folosit și astăzi.

Dacă cunoașteți sexul persoanei, puteți folosi ceea ce se numește un titlu onorific – domnul, doamna etc. – dar vă recomandăm să folosiți pur și simplu numele complet dacă îl aveți. Acest sfat poate părea să contrazică unele dintre ghidurile mai vechi despre scrierea formală, dar reflectă schimbări mai ample în societate.

Dacă doriți să știți cum să nu deschideți un e-mail oficial, evitați „Stimate domn/doamnă” sau termenii colectivi care sună înfundat, cum ar fi „Cui îi poate interesa”.

Salutări formale prin e-mail fără nume

Să presupunem că ești îngrijorat despre cum să scrii un e-mail oficial fără să cunoști numele. În acest caz, puteți folosi „Stimate domnule/doamnă” ca înlocuitor potrivit. Această abordare este și practică, dacă nu știi cum să adresezi un e-mail oficial unei companii.

Când decideți cum să începeți un e-mail formal către mai mulți destinatari, aveți mai multe opțiuni. De exemplu, vă puteți adresa echipei („Dragă echipă”), colectivului („Dragi tuturor”, „Stimați colegi”) sau pentru evenimente („Salutări”).

Puteți consulta ghidul nostru despre cum să începeți un e-mail.

Linii oficiale de deschidere a e-mailului

Nu există o deschidere formală standard a e-mailului. În schimb, va trebui să decideți ce este potrivit pentru comunicare și context.

Dacă nu cunoașteți persoana (sau organizația) căreia îi scrieți, este politicos să vă prezentați. Cu toate acestea, dacă cunoști persoana, nu trebuie să faci asta și poți sări direct în carnea mesajului tău.

Vă oferim mai jos exemple de câteva propoziții formale de deschidere a e-mailului. Dacă aveți nevoie de mai multă inspirație pentru introducerea e-mailului, citiți articolul nostru despre cele mai bune linii de deschidere a e-mailului.

Vă sfătuim să nu folosiți expresii goale precum „Sper că vă descurci bine” într-un e-mail oficial. Astfel de fraze sunt clișee care nu adaugă nimic la un mesaj și ar trebui să le eviți.

Corpul e-mailului formal

Deci, v-ați implicat pe destinatar și v-ați prezentat (dacă este necesar), acum este timpul să treceți la obiect.

Vă oferim câteva exemple mai jos, dar comunicarea formală prin e-mail ar trebui să urmeze Principiul piramidei. Dezvoltat de un director de conducere de la McKinsey, Principiul Piramidei afirmă că ar trebui să începeți mai întâi cu răspunsul și să structurați informațiile de sub acesta pentru a vă susține argumentul.

Într-un e-mail oficial, destinatarul va dori să știe despre ce este mesajul și de ce ar trebui să-i pese de el. Deci, spune-le!

Puteți vedea mai jos câteva exemple despre cum abordăm mai multe exemple. De asemenea, ilustrăm cum să închei un e-mail formal, inclusiv propoziții de închidere formale obișnuite.

Închidere formală a e-mailului

Un final formal de e-mail folosește un final specific (sau o sfârșit pentru a-i da numele oficial). Cititorii vor fi familiarizați cu (și se vor aștepta) modalități formale de a încheia un e-mail.

În cele mai multe cazuri, veți folosi e-mailul oficial care se termină „Cu sinceritate” dacă știți numele persoanei căreia îi scrieți.

Dacă nu (sau scrieți unui grup de persoane, de exemplu), ați încheia, de obicei, un e-mail oficial cu „Cu fidelitate”.

Cu toate acestea, există modificări în modul de a încheia formal un e-mail. Exemplele de terminații formale acceptabile includ „Cu stimă”, „Cu respect” și „Cu cele mai bune urări”.

Cel mai bun mod de a încheia un e-mail formal depinde de individ, de context și de ceea ce comunicați. În cele mai multe cazuri, vă recomandăm să rămâneți fie cu „Cu sinceritate”, fie cu „cu credință”.

Te chinui să găsești un final potrivit? Consultați ghidul nostru detaliat despre cum să încheiați un e-mail.

Exemple formale de e-mailuri

Pentru a ilustra punctele de mai sus, am creat o selecție de exemple de scriere formală a e-mailurilor pentru situațiile pe care le puteți întâlni.

Deși poate fi util să vedeți un exemplu de e-mail formal, nu vă recomandăm să le tăiați și să le lipiți și să le folosiți singur. Ar trebui să adaptați fiecare e-mail formal la circumstanțele dvs. specifice. În schimb, folosiți-le ca un ghid esențial pentru a crește înțelegerea înainte de a vă crea propriul dvs. - sau folosiți Flowrite pentru a vă scrie e-mailurile pentru dvs.

E-mail de prezentare oficial

Există mai multe motive pentru care poate doriți să vă prezentați oficial. De exemplu, puteți să întrebați despre un loc de muncă vacant, o oportunitate de cercetare sau să contactați pe cineva căruia doriți să-i cereți un sfat. Dacă te chinui cum să te prezinți formal prin e-mail, acesta este pentru tine.

Consultați exemplul nostru de e-mail de prezentare oficial de mai jos pentru un exemplu.

Subiect: Solicitarea accesului la tutoriale online
Stimate profesor Stuart,

Sunt student în anul trei la Universitatea din Oxford. Vă contactez pentru a solicita acces la seria dvs. online de tutoriale. Sunt fascinat să ascult și să învăț de la tine și cred că aceste resurse mi-ar sprijini studiile actuale.

Dacă sunteți dispus să-mi oferiți acces, vă rugăm să mă contactați aici cu detaliile. Astept raspunsul tau.

Cu stimă,
Sarah Thomas

E-mail oficial de mulțumire

După servicii sau asistență excelentă, este politicos să-ți arăți aprecierea, dar cum să mulțumești într-un e-mail formal?

In acest Exemplu formal de e-mail de mulțumire, demonstrăm cum să construim un răspuns personal și pozitiv care poate fi partajat în cadrul unei organizații și extern cu alți clienți sau clienți.

Subiect: Vă mulțumim pentru ospitalitate
Dragă Philip Rose,

Vreau să vă mulțumesc pentru ospitalitatea pe care ați dat-o în timpul unei șederi recente la proprietatea dumneavoastră. Eu și partenerul meu ne-am bucurat de o pauză fantastică și am dori să vă exprimăm recunoștința față de dumneavoastră și personalului dumneavoastră pentru toată munca depusă.

Vă rugăm să transmiteți cele mai calde salutări personalului dumneavoastră. Vom fi încântați să revenim în viitor.

Cu stimă,
Sarah Thomas

E-mail oficial de demisie

Când demisionezi dintr-un loc de muncă, este vital să trimiți un e-mail oficial de demisie. Demisia nu numai că îl anunță pe angajator că plecați, ci acționează și ca dovadă a datei demisiei.

O demisie formală prin e-mail poate fi scurtă – în unele cazuri, doar o singură linie. Cu toate acestea, după cum veți vedea în acest exemplu oficial de e-mail de demisie, ne-am făcut timp să arătăm aprecierea noastră față de angajatorul nostru.

Subiect: Notificare de demisie
Dragă Thomas Payne,

Vă scriu pentru a vă informa că demisionez din funcția de șef de marketing.

Aș dori să vă mulțumesc pentru oportunitatea de a învăța și de a vă dezvolta în organizație și m-am bucurat de timpul petrecut aici. Sunt dispus să lucrez cu dumneavoastră pentru a sprijini numirea succesorului meu.

Mă puteți contacta aici în orice moment pentru a discuta despre orice asistență pe care vi-l pot oferi sau despre orice detalii de care aveți nevoie de la mine pentru a face tranziția cât mai ușoară posibil.

Cu stimă,
Steve Welch

E-mail oficial de invitație pentru un eveniment

Iată un e-mail de invitație oficial trimis unui grup de colegi. Fiecare e-mail formal de invitație trebuie să includă un subiect clar, toate detaliile despre eveniment (inclusiv data, ora și locația) și modul în care oamenii pot răspunde.

Iată un e-mail oficial de invitație pentru un eveniment de seară la afaceri.

Subiect: eveniment de plecare pentru Steve Welch – RSVP
Dragi colegi,

Vreau să vă invit la un eveniment pe care îl organizăm pentru Steve Welch, șeful nostru de marketing, care pleacă pe 12 decembrie. Evenimentul va avea loc între orele 19:00 – 12:00 pe 12 decembrie.

Numărul este limitat, iar oaspeților li se va cere să răspundă înainte de eveniment pentru a asigura spațiu adecvat și băuturi răcoritoare.

Dacă doriți să participați, răspundeți la acest e-mail cu orice cerințe alimentare. Dacă nu puteți participa, vă încurajăm să trimiteți mesajele de susținere pentru Steve înainte ca acesta să plece pentru a-și începe noul rol.

Salutari,
Mandy Smith

E-mail formal de reclamație

Dacă ați primit servicii slabe sau sunteți dezamăgit de un produs, un e-mail oficial de reclamație poate crește gradul de conștientizare a problemelor dvs. În e-mailurile formale, este important să precizați fapte, dar să evitați să deveniți prea emoțional.

Iată un exemplu de e-mail formal de reclamație.

Subiect: reclamația clientului: 12 septembrie
Dragă domnule doamnă,

Vă contactez pentru a vă plânge de serviciul primit pe 12 septembrie. Personalul dumneavoastră a fost nepoliticos și lipsit de comunicare în timpul vizitei mele.

Sunt un utilizator de multă vreme al serviciilor dumneavoastră și am fost dezamăgit că, cu această ocazie, nu ați reușit să vă ridicați la standardele de obicei înalte.

Vreau să cer scuze oficiale și să aflu ce intenționați să faceți pentru a evita ca acest lucru să se întâmple în viitor.

Cu stimă,
Steve Roberts

E-mail oficial de scuze

Alcătuirea unui e-mail formal de scuze poate fi o provocare, dar admiterea că a fost făcută o greșeală este esențială pentru limitarea daunelor și restabilirea unei relații.

Iată o mostră de e-mail de scuze formală direct la obiect de la o companie pentru a se ocupa de un client care a făcut o plângere.

Subiect: Ne cerem scuze pentru serviciul primit
Dragă Steve Roberts,

Numele meu este Ryan Davies și sunt reprezentant al serviciului pentru clienți la XXX. Vreau să profit de această ocazie pentru a-mi cere scuze în mod oficial pentru serviciul primit la 12 septembrie 2021.

Din păcate, nu am reușit să atingem standardele noastre înalte cu această ocazie. Am vorbit cu toți membrii echipei implicați și am reiterat importanța serviciului pentru clienți. Aș dori să vă asigur că acest lucru nu se va mai întâmpla.

Mă puteți contacta direct dacă doriți să discutați în continuare reclamația dvs. Am atașat un voucher de 10 GBP pe care îl puteți utiliza la următoarea vizită, pentru a ne arăta aprecierea.

Cu sinceritate,
Ryan Davies

Doriți să scrieți e-mailuri formale mai bune? Încercați Flowrite

Scrierea de e-mailuri formale este simplă dacă urmați procesul nostru. Șabloanele formale de e-mail incluse în această postare pe blog ar trebui să ofere un ghid, dar ar trebui să fie întotdeauna adaptate și actualizate pentru a reflecta circumstanțele dumneavoastră specifice. Cu toate acestea, există o modalitate și mai ușoară. Flowrite este un instrument de scriere AI care transformă instrucțiuni scurte în e-mailuri și mesaje gata de trimis. Dacă încă vă străduiți să găsiți cuvintele potrivite pentru a scrie e-mailuri oficiale, Flowrite vă poate ajuta să începeți și să vă inspirați – sau chiar să scrieți întregul e-mail pentru dvs. făcând clic pe un buton. După cum puteți vedea din exemplul de mai jos, este nevoie doar de un clic pe buton.

Te mai întrebi cum să trimiți un e-mail oficial? Sperăm că nu. Data viitoare când scrieți un e-mail formal, țineți cont de aceste exemple și puteți comunica cu încredere.