Cum vă poate ajuta un ghid de stil să rămână profesionistă

Conducerea unei mici afaceri sau a unei echipe poate fi extrem de plină de satisfacții. Vă bucurați de flexibilitatea și lipsa birocrației și puteți lua decizii independent de o mare companie-mamă. Vă puteți crea produsul cu grijă sau vă puteți personaliza serviciile pentru că știți că fiecare client contează. Compensația este că echipele mici nu au întotdeauna timpul, oamenii sau bugetul pentru a supraveghea și îmbunătăți fiecare aspect al afacerii, inclusiv comunicarea. Ghidurile de stil pot ajuta echipele mici să transmită clienților mesaje clare și coerente.

Atunci când este bine executat, un ghid de stil acționează ca o busolă pentru companii pentru a menține o prezență consecventă în interior și în exterior. Nu sunteți sigur de unde să începeți? Iată tot ce trebuie să știi despre ghidurile de stil și despre cum poți crea și implementa unul pentru compania ta.

Ce este un ghid de stil?

Un ghid de stil este un document care conține reguli și linii directoare pentru comunicarea scrisă a unei companii. Ghidul cuprinde mai multe tipuri de reguli, inclusiv voce, ton, stil și așa mai departe. Să presupunem că un membru al echipei dvs. dorește să creeze și să publice conținut. Ghidul de stil îi ajută să obțină o voce consistentă atunci când comunică cu oricine se implică în afacere.

De ce ai nevoie de un ghid de stil pentru afacerea ta?

Gândiți-vă la un ghid de stil ca fiind steaua nordică pe care se poate baza echipa dvs. pentru toate comunicările cu clienții.

Un ghid de stil vă ajută afacerea să rămână consecventă, ceea ce este esențial din mai multe motive. Un ghid de stil bine structurat vă poate ajuta să vă evidențiați față de concurență , iar o voce unificată poate ajuta clienții să simtă că vă cunosc afacerea. Când angajații sunt consecvenți și aliniați, clienții știu la ce să se aștepte de la afacerea dvs. de fiecare dată.

Ghidurile de stil sunt utile și pentru echipele mici care lucrează cu talente independente sau agenții terțe. Ghidul de stil îi ajută pe freelanceri și antreprenorii să se familiarizeze cu stilul tău de scriere pentru a crea conținut fără întreruperi, economisind timp valoros de editare. Aflați cum această echipă a redus timpul de editare cu până la 66% în comparație cu fostul său proces de evaluare inter pares.

Ce elemente ar trebui să includă un ghid de stil?

Crearea unui ghid de stil eficient necesită elemente specifice. Iată șapte componente cheie pe care fiecare ghid de stil trebuie să le includă pentru a avea succes.

1 Acces la nivelul întregii companii

O concepție greșită comună este că un ghid de stil este doar pentru echipele de marketing sau de redactare. Nu chiar – un ghid de stil ar trebui să fie distribuit la nivel de companie. Într-o echipă mică, toată lumea joacă un rol crucial în afacere, inclusiv comunicarea între ei și cu clienții, așa că este important ca întreaga echipă să aibă acces și să înțeleagă regulile și liniile directoare. Liderii ar trebui să-și încurajeze echipa să folosească ghidul de stil, să explice importanța acestuia și să împărtășească unde să găsească documentul (adică, unități de fișiere partajate, documente Google etc.). Îmbinați-vă echipa în jurul unui ghid de stil ca instrument pentru a inspira încredere atunci când scrieți pentru afacerea dvs.

2 Reguli gramaticale

Gramatica este ceva ce chiar și cei mai profesioniști scriitori greșesc din când în când. Folosiți paragrafe foarte succinte pentru a direcționa scriitorii către reguli gramaticale pe care afacerea dvs. le consideră foarte importante pentru a fi corecte. Indiferent dacă utilizați The AP Stylebook sau The Chicago Manual of Style, includeți trei până la patru pagini despre elementele de bază ale manualului ales. Acestea pot include diferențele dintre cuvintele folosite greșit în mod obișnuit, cum ar fi afect și efect, cine și cine, rău și rău, de asemenea și către și așa mai departe.

3 Punctuația

Regulile de punctuație pot varia ca o chestiune de stil. De exemplu, diferite companii pot folosi cuvinte compuse cu sau fără cratime, iar etichetarea datelor poate fi realizată în mai multe moduri corecte. Diferiți oameni și companii au cu toții propriul stil, așa că un ghid de stil este un loc minunat pentru a stabili un standard. Asigurați-vă că ghidul de stil explică virgula Oxford, cum să folosiți ghilimele și utilizarea liniuței și a liniuțelor.

4 Voce și ton

Vocea și tonul sunt principiile de bază ale comunicării profesionale. O voce și un ton consecvent în comunicarea dvs. vă pot ajuta să faceți o impresie bună asupra clienților. Indiferent dacă scrieți o pagină de destinație și creați o postare pe blog, liniile directoare clar conturate pentru voce și ton pot uni diferite părți de conținut.

Un ghid de stil ajută echipele să afirme în mod explicit ce tonuri sunt acceptabile sau preferate și din ce limbaj să se evite. În ghidul tău de stil, definește-ți vocea și tonul ideal. Poate vrei să arăți prietenos, dar profesionist, sau cu picioarele pe pământ și informativ. Chiar dacă abia începi să-ți construiești echipa, te va ajuta, pe termen lung, să definești din timp cum vrei să sune afacerea ta și să-i faci pe alții să se simtă.

5 linii directoare pentru canale

În funcție de canalul pentru care scrieți conținut, stilul și formatarea variază. De exemplu, există momente în care puteți scrie doar 280 de caractere, ceea ce se poate schimba dacă aveți sau nu spațiu pentru a scrie numele unei organizații sau pentru a recurge la utilizarea acronimului acestuia. Dacă aveți mai multe canale de rețele sociale, asigurați-vă că ghidul dvs. de stil oferă instrucțiuni distincte pentru fiecare. Indiferent dacă compania dvs. folosește un limbaj informal și emoji-uri sau este întotdeauna plină de nasturi și profesionistă online, acest lucru ar trebui să fie menționat în ghidul dvs. de stil.

6 Informații despre clienții țintă

Echipele mici au de obicei unele informații despre clientul țintă, dar pot fi, de asemenea, într-o fază de descoperire, experimentând și rafinându-și publicul de bază. Definirea publicului țintă sau a cumpărătorului - cine sunt, unde lucrează și ce canale folosesc - ajută la personalizarea comunicării pentru a se potrivi nevoilor lor. De exemplu, unele companii tind să folosească jargonul industriei în comunicarea cu clienții. Definirea audienței vă poate informa ghidul de stil și vă poate îndemna să evitați cuvintele la modă din industrie atunci când scrieți e-mailuri sau postări pe rețelele sociale. Îți poate împuternici scriitorii și membrii echipei să înțeleagă publicul cu care vorbesc. Când echipele își înțeleg publicul, pot crea experiențe personalizate pentru a impresiona și a atrage noi clienți.

Cum să creezi un ghid de stil pentru echipa ta

Acum că înțelegeți elementele care intră într-un ghid de stil, iată o prezentare generală a ceea ce trebuie să includeți atunci când vă creați ghidul de stil.

• Misiune și valori: Începeți prin a defini în mod clar declarația de misiune a afacerii dvs. și care sunt valorile dvs.

• Public: menționați publicul(ele), cu cine doriți să interacționați și de ce. Luați în considerare clienții țintă.

• Voce și ton: explicați vocea și tonul companiei dvs. și utilizați-le pentru a defini modul în care doriți să fiți perceput de publicul dvs.

• Diferențiatori: împărtășiți ceea ce face afacerea dvs. unică și de ce sunteți cel mai bun în ceea ce faceți.

• Concurenți: Aceasta poate fi o secțiune rapidă. Este util să aveți o înțelegere de bază a concurenței pentru a vă menține propunerea de valoare unică.

• Stilul general de copiere: definiți manualul de stil la care doriți să respectați. Indiferent dacă trageți din Manualul de stil din Chicago (virgulă pro-Oxford) sau din Cartea de stil AP (omite virgula Oxford), un manual de stil ajută echipele să navigheze prin utilizarea cuvintelor, gramatica și punctuația.

Cum poate ajuta Grammarly Business

După cum puteți vedea, crearea unui ghid de stil de la zero nu este o sarcină ușoară. Crearea și implementarea poate fi consumatoare de timp. Deci, cum pot echipele mici să dezvolte un ghid de stil practic și scalabil atunci când au o lățime de bandă redusă? Utilizând o soluție inteligentă precum Grammarly Business, pentru a elimina bătăile de cap și presupunerile.

Grammarly Business oferă liderilor de afaceri mici o soluție dinamică de ghid de stil care oferă angajaților sugestii în timp real. Puteți avea liniște că afacerea dvs. va fi reprezentată profesional și consecvent, fără a supraveghea fiecare bucată de comunicare care se adresează clienților sau abonaților.

Personalizați conținutul ghidului dvs. de stil în cadrul platformei Grammarly Business adăugând anumite alegeri de cuvinte, nume, mărci comerciale, specificații gramaticale și multe altele. Funcția de ghid de stil oferă angajaților sugestii pentru a menține consistența, îmbunătățind în același timp claritatea, corectitudinea, implicarea și tonul.

Economisiți timp de scriere și editare atunci când gestionați comunicarea de la diferiți contractori. Cu un ghid de stil de la Grammarly Business , echipa dvs. mică poate eficientiza eforturile de comunicare și vă puteți concentra asupra atingerii obiectivelor de afaceri și a ajunge la mai mulți clienți.