Cum să încheiați un e-mail în mod profesional – Cele mai bune semnări de e-mail de utilizat și închideri de evitat

A afla cum să închei un e-mail în mod profesional poate consuma mult timp, deoarece nu există o soluție universală. „Best” este plictisitor? Exagerez cu „Cu stimă”? Lăsarea semnării va rezolva problema, nu? Cu toții am fost acolo.

Pe de altă parte, a trece cu vederea închiderea e-mailului este ca și cum ai arunca mingea înaintea liniei de poartă. Este literalmente ultimul lucru pe care îl citește destinatarul înainte de a lua o decizie cu privire la răspunsul său. Totuși, sfârșiturile de e-mail sunt prea des tratate ca o idee ulterioară, indiferent cât de important este mesajul. De aceea, este momentul în care ajungeți să cunoașteți diferite moduri de a încheia un e-mail.

Cel mai bun mod de a semna un e-mail depinde întotdeauna de destinatar, de relația cu acesta și de mesajul tău. Deci, provocarea este să alegeți finalul de e-mail care atinge tonul potrivit, având în vedere contextul. Pentru a vă ajuta, vom evidenția exemple de semne profesionale de e-mail de la formale la cele prietenoase și vom semnala închideri de e-mail pe care ar trebui să le evitați. Până când ai terminat de citit, ai învățat toate modalitățile de a semna un e-mail pe care trebuie să le cunoști. Deci vrei să înveți cum să închei un e-mail? Să începem!

De ce este importantă folosirea închiderilor profesionale de e-mail

Când vorbești cu cineva față în față sau la telefon, cu siguranță nu pleci sau închizi fără să spui un cuvânt, nu? Ar trebui să vă abordați e-mailul final în același mod ca și încheierea oricărei conversații. Fie că este vorba despre un nou contact la un eveniment de networking, o întâlnire Zoom cu un asociat de afaceri sau managerul dvs., doriți întotdeauna să lăsați o impresie bună.

Deci, ce spui la sfârșitul unui e-mail? Sfârșitul unui e-mail profesional ar trebui să fie format din trei părți.

1. Închidere

Un cuvânt sau o expresie precum „Cu respect” care semnalează că e-mailul tău se termină – cel mai bun depinde de context.

2. Numele tău

Numele dvs. complet pentru a vă identifica și pentru a evita orice confuzie - dacă sunteți pe o bază de prenume cu destinatarul, puteți lăsa numele de familie afară.

3. Semnătura

Titlul, compania și informațiile dvs. de contact, cum ar fi numărul de telefon, site-ul web și adresa pentru identificare și comunicări ulterioare, au nevoie de e-mailuri externe - adesea omise după primul mesaj într-un schimb de e-mail în curs.

Funcția de identificare a finalului e-mailului este destul de simplă, dar diavolul sunt detaliile. Ceea ce poate face sau distruge e-mailul dvs. este semnarea. Alegerea celui care transmite tonul potrivit poate avea un impact semnificativ asupra impresiei destinatarului despre tine și cât de repede vei primi răspunsuri de la el. Dacă este deloc.

Cum să închei un e-mail

E-mailurile profesionale vin în forme și forme, iar în continuare vă vom arăta cum să încheiați e-mailurile fără a încălca eticheta potrivită pentru e-mail.

Confirmări prin e-mail pentru afaceri formale

Un e-mail oficial este cel mai adesea trimis unei persoane pe care nu ai întâlnit-o până acum, unei persoane pe care nu o cunoști bine sau unui destinatar aflat într-o poziție de autoritate. La locul de muncă, formalitatea este calea de urmat atunci când faceți o întrebare de afaceri, comunicați cu un client de care nu sunteți încă apropiat sau trimiteți mesaje unui director. În aceste e-mailuri, doriți să fiți întotdeauna politicos până la linia de închidere. Iată cum să încheiați un e-mail cu un e-mail oficial.

Cu sinceritate

Versiunea nu atât de veche a „Cu sinceritate” este una dintre cele mai formale semnări și este adesea folosită în corespondența profesională, în special în e-mailurile care însoțesc scrisorile de intenție. ‍

Cu respect

Dacă trebuie să vă adresați oficialilor guvernamentali, această opțiune este ceva de păstrat în buzunarul din spate, dar amintiți-vă să rezervați „Cu respect al vostru” pentru Președinte. ‍

Cu stimă

Eticheta sugerează că, dacă nu vă puteți adresa destinatarului pe numele lui, această închidere este opțiunea potrivită pentru a combina cu „Stimate domnule” sau „Stimată doamnă” – cu excepția cazului în care sunteți american și alegeți „Cu adevărat al dumneavoastră”. ‍

Salutări calde

Opțiune mai caldă pentru un prim e-mail către o persoană – un studiu a descoperit chiar că alternativa mai formală „Cu cele mai bune salutări” este modalitatea perfectă de a încheia un e-mail la serviciu. ‍

Cele mai bune gânduri

În ciuda riscului de a declanșa asocieri de felicitări de ziua de naștere, a-i ura cuiva tot ce este mai bun este politicos și prietenos în același timp.

Modalități prietenoase de a semna un e-mail profesional

Cele mai multe e-mailuri de afaceri există în calea de mijloc evazivă între formale și casual. Acesta este exact motivul pentru care doriți să cântăriți întotdeauna opțiunile înainte de a apăsa „Trimite”. În ciuda faptului că multe locuri de muncă înclină spre o corespondență mai obișnuită în prezent, vrei să fii politicos, prietenos și profesionist în e-mailurile interne, ca să nu mai vorbim când comunici cu cineva din afara organizației tale. Deci, ce pot să spun în loc de cele mai bune salutări? Acestea sunt modalitățile de a încheia un e-mail

Salutari

Când nu ești încă sigur cât de aproape ești de destinatar, dar nu vrei să arăți prea formală, această opțiune atinge un mediu fericit, în ciuda faptului că este ușor rigidă.

Cel mai bun

Numiți-o fadă, noi o numim sigură - nu puteți greși cu această versiune sau cu versiunea mai îmbrăcată „Cu stima”. Încheierea unui e-mail cu „Cel mai bun” atunci când semnați un e-mail către un coleg sau clienți și furnizori cu care aveți deja o relație de lucru este întotdeauna o alegere sigură.

Mulțumesc

O mică mulțumire este adesea foarte bună, dar asigurați-vă că o utilizați numai atunci când vă exprimați cu adevărat recunoștința pentru ceva ce a făcut destinatarul sau riscați să pară presumptuos.

Ca niciodată

Un adevărat clasic care asigură pe cineva cu care lucrezi deja de mai mult timp este că relația ta este la fel de bună ca întotdeauna când ajunge la sfârșitul e-mailului tău.

Noroc

Acela de a împărți părerile, dar o modalitate perfect acceptabilă de a încheia un e-mail de afaceri dacă ești prietenos cu destinatarul – mai ales dacă ești britanic sau australian.

Cum să nu închei un e-mail

Pentru a evita falsurile de e-mail, este la fel de important să știți cum nu ar trebui să încheiați e-mailurile, deoarece este să aveți terminațiile potrivite de e-mail în buzunarul din spate.

Închideri de e-mailuri de evitat la locul de muncă

Chiar dacă liniile dintre viața noastră profesională și cea personală s-au estompat din ce în ce mai mult și e-mailurile de la serviciu pot reasambla uneori mesajele text, unele modalități de a încheia un e-mail nu aparțin unui birou. Există o serie de exemple evidente, de la argou la „Dragoste” și „Mai târziu” la abrevieri confuze. Cu toate acestea, dorim să vă ajutăm să evitați unele practici și linii de închidere specifice care prezintă un risc mai nuanțat de fals-e-mail de afaceri. Așa cum să nu închei un e-mail.

Ai grijă

O închidere aparent atentă, care este predispusă să provoace paranoia, deoarece destinatarul poate simți că știi despre pericolul că nu este încă conștient de el însuși.

Nicio linie de închidere

Chiar dacă este doar un cuvânt sau o frază scurtă, lăsarea semnului afară poate părea rece sau chiar nepoliticos, totuși este obișnuit când mesajele încep să zboare, iar lanțul devine mai lung.

Mulțumesc anticipat

În ciuda faptului că s-a dovedit a fi eficient, prezintă riscul de a părea îndreptățit, așa că este mai bine să-ți exprimi recunoștința fără a stabili așteptări.

Sa aveti o zi binecuvantata

Este întotdeauna mai sigur să păstrați religia și afacerile separate, așa că nu riscați, indiferent cât de nespirituală ar fi utilizarea dvs. a acestei semnări.

Așteptăm cu nerăbdare să auzim vești de la dumneavoastră

Inofensiv la prima vedere, dar poate părea pasiv-agresiv și se traduce în cerere, mai ales dacă solicitați ceva de la destinatar.

Chiar dacă închiderea unui e-mail este ceva pe care probabil că veți scrie ultimul, merită la fel de multă atenție ca și subiectul, salutul și corpul e-mailului. Pentru a închide e-mailul profesional, trebuie să fii conștient de context. Data viitoare când ghiciți cum să încheiați un e-mail, luați în considerare dacă este formal, prietenos sau ceva între ele. Dacă încă vă este greu să alegeți finalul potrivit pentru e-mail, reveniți la această postare de blog pentru ajutor data viitoare când vă gândiți la modalitățile de a încheia un e-mail.