6 sfaturi minunate despre cum să prindeți e-mailurile după o vacanță

Teama de inbox este reală.

Ultima dată când am luat o vacanță, aproape că nu am vrut să plec de teamă cum va arăta căsuța mea de e-mail când mă întorc. (Sugestie: nu a fost drăguț.) Nu există nimic care să te provoace mai mult geamăt în prima ta zi înapoi la serviciu decât deschiderea clientului de e-mail pentru a vedea că ai 1.487 de e-mailuri în așteptare.

Am lucrat în locuri de muncă în care primirea de e-mailuri zilnice era o normă, ceea ce însemna că plecarea timp de o săptămână a dus la o avalanșă digitală. Iată cum m-am pregătit și apoi am săpat.

1 Configurați un mesaj în afara biroului înainte de a pleca.

A avea un răspuns automat de vacanță nu va reduce numărul de persoane care vă contactează, dar va reduce numărul de urmăriri pe care le trimit. De asemenea, este o formă bună să anunți oamenii când nu poți să le răspunzi.

Mesajul dvs. în afara biroului poate fi simplu. Spuneți-le oamenilor că nu sunteți disponibil, când vă veți întoarce și pe cine ar trebui să contacteze pentru orice nevoie urgentă în timp ce sunteți plecat. Dacă doriți să vă distrați puțin mai mult cu mesajul dvs., iată câteva opțiuni.

2 Îndepărtați mai întâi reclamele și alte lucruri inutile.

Când mă întorc în căsuța mea de e-mail Gmail pentru a găsi o mulțime de e-mailuri în așteptare, primul lucru pe care îl fac este să îndepărtez mesajele nedorite. Publicitatea, desigur, este prima care merge. Dar când încercați să reveniți la inbox zero, chiar și buletinele informative la care v-ați abonat vă pot sta în cale.

Sistemul de file Gmail este la îndemână. Când mesajele mele de e-mail sunt deja sortate în prealabil, pot trece rapid prin filele de rețele sociale și de promoții și pot elimina cele mai multe dintre aceste e-mailuri de la bun început, selectându-le pe toate, răsfoind rândurile de subiect pentru a mă asigura că nimic nu pare important și apoi apăsând pe arhivă sau ștergeți.

3 Utilizați filtre pentru expeditorii cu prioritate ridicată.

Probabil că există câteva persoane pe lista dvs. de contacte ale căror e-mailuri nu doriți să le pierdeți. Am un folder Gmail numit Priority Senders unde stochez mesaje importante care necesită acțiuni mai imediate.

Puteți folosi filtre pentru a sorta automat mesajele în acest dosar, ceea ce fac atunci când sunt în afara biroului meu pentru o perioadă. Apoi, când mă întorc, știu cu ce să mă ocup mai întâi.

De asemenea, puteți filtra retroactiv prin mutarea mesajelor în dosarul Expeditori prioritari pentru a le păstra în siguranță în timp ce sortați restul căsuței primite.

4 Creați un dosar de recuperare.

Acum că v-ați sortat e-mailul cu prioritate ridicată într-un dosar separat, vă puteți ocupa de restul . . . amânând-o. Cel puțin temporar.

Privind o căsuță de e-mail plină în prima zi înapoi la birou poate aduce suficient stres pentru a anula efectele relaxante ale vacanței. Cu toate acestea, o căsuță de e-mail goală este o fericire! Această soluție poate părea ca o înșelăciune, dar credeți-mă, este o modalitate excelentă de a atenua efortul de a avea sute de e-mailuri de procesat și fără timp pentru a le procesa.

Creați un dosar de recuperare. E la fel de simplu. Îi puteți numi cum doriți, de la „E-mail la proces” la „Abandonați orice speranță, cei care intrați aici”. Apoi, pur și simplu Selectați tot și mutați e-mailul de vacanță în dosarul de recuperare. Va fi dispărut și, în loc să simți că inbox-ul tău este o groapă fără fund din care nu vei ieși niciodată, te vei putea aventura în camera ta de depozitare virtuală și te vei putea sorta prin acele e-mailuri mai puțin importante ori de câte ori ai timp. a cruta.

Sunt șanse bune că, dacă ați sortat deja mesajele de e-mail cu prioritate ridicată, nimic din dosarul dvs. de recuperare nu va avea o importanță critică. Dacă ați omis din greșeală ceva semnificativ (hei, se întâmplă celor mai buni dintre noi), cu siguranță veți primi un e-mail de urmărire, moment în care puteți rezolva problema. Dacă orice e-mail rămâne în dosarul dvs. de recuperare după o lună, probabil că este sigur să îl ștergeți sau să îl arhivați.

5 Exersează „ultimul intrat, primul ieşit”.

Până acum, căsuța dvs. de e-mail ar trebui să arate puțin mai puțin copleșitoare. Este timpul să ne ocupăm de mesajele cu prioritate mai mare. Abordarea „ultimul intrat, primul ieșit” poate ajuta.

O parte din e-mailurile pe care le-ați primit s-au rezolvat deja de la sine în timp ce ați fost plecat. Când citiți mai întâi cel mai recent e-mail, vă puteți da seama rapid ce necesită atenție imediată și ce puteți filtra în dosarul de recuperare pentru mai târziu. Așa că începeți să căutați în cele mai recente e-mailuri pe care le-ați primit și amintiți-vă . . .

6 Rezistați impulsului de a întârzia răspunsurile.

După ce ați identificat e-mailurile importante, răspundeți la ele. Ca acum.

Cu toții am fost acolo. Te uiți la un e-mail care are absolut nevoie de un răspuns, cu excepția faptului că îți lipsește energia psihică pentru a-l face față în acest moment. Tentația de a amâna aceste tipuri de e-mailuri este intensă. A rezista! E-mailurile deranjante devin monștri mai puternici cu cât le ignori mai mult. Când începeți să vă parcurgeți e-mailurile urgente, promiteți-vă că vă veți ocupa de fiecare pe măsură ce le deschideți. Îți vei mulțumi pe termen lung.

Cu puțină gândire anticipată și puțină organizare, puteți împiedica avalanșa din căsuța de e-mail să vă îngroape. Acum, lăsați e-mailul de la birou în pace până vă întoarceți și bucurați-vă de această vacanță. Ai castigat-o!