7 sfaturi geniale despre cum să corectați e-mailurile

Acea greșeală de tipar sau gramatică pe care tocmai le-ați făcut într-un e-mail ar putea face o impresie proastă. Ar putea semnala că îți lipsește atenția la detalii. În cel mai rău caz, te-ar putea face să pari mai puțin inteligent, conștiincios și demn de încredere.

Deși greșelile de scriere pe e-mail se întâmplă tuturor, ele se întâmplă mai rar celor care au nevoie de puțin timp suplimentar pentru a corecta. Iată un ghid pas cu pas care să fie corect înainte de a apăsa trimite.

1 Obțineți corect numele persoanei de contact.

Ai scris corect numele și prenumele persoanei de contact? Este important. Și, dacă te îndoiești de asta, gândește-te la ultima dată când ai primit un e-mail de la cineva care a greșit numele tău. Cel puțin, probabil ai gemut sau ai dat ochii peste cap. Ne enervăm când oamenii ne scriu greșit numele pentru că presupunem că nu le pasă suficient de noi pentru a fi atenți la acel detaliu de bază.

Dacă nu sunteți sigur despre ortografia numelui persoanei de contact, faceți o mică cercetare pentru a vedea dacă puteți găsi acest lucru prin Google sau rețelele sociale. Dacă toate celelalte nu reușesc, utilizați un salut generic precum „Bună ziua”, care nu folosește un prenume.

2 Verificați-vă tonul.

E-mailul tău sună rece sau concis? S-ar putea. Adesea, ceea ce sună bine în capul nostru nu se vede bine în text. Când nu te oprești să revizuiești și să corectezi e-mailul înainte de a-l trimite, riști să fii interpretat greșit.

Trucul aici este să aplici ceva empatie. Limpeziți-vă capul și imaginați-vă că primiți e-mailul în loc să îl trimiteți. Sună negativ sau chiar ostil ce ai scris? Există o mare diferență între „Abia aștept să vorbesc cu tine” și „Vă aștept apelul”. Unul este prietenos și pozitiv; celălalt sună ca și cum ai spune „Ar fi bine să suni sau altfel”.

3 Asigurați-vă că veți fi înțeles.

Asigurați-vă că destinatarul are suficiente detalii pentru a înțelege ceea ce ați scris. Amintiți-vă că dvs. și destinatarul dvs. este posibil să nu aveți toate aceleași informații - lucrurile pe care le înțelegeți nu sunt neapărat lucruri pe care le va ști destinatarul dvs. Recitiți-vă e-mailul având în vedere acest lucru și completați spațiile libere după cum este necesar.

4 Verificați claritatea.

Asigurați-vă că ceea ce ați scris se citește fără probleme și vă transmite sensul precis. Căutați referințe neclare la pronume.

Scanați-vă e-mailurile pentru cuvinte ca acesta sau ele și apoi asigurați-vă că textul dvs. transmite la ce se referă acele cuvinte. Dacă nu, rescrie pentru a înlocui acele pronume cu ceva concret.

Țineți ce după discursul principal? Ce are o prezență bună?

Mai bine. Dar putem rescrie pentru a simplifica propoziția și a evita repetarea cuvântului atelier .

Păstrați-vă propozițiile simple și directe. E-mailurile scrise la un nivel de citire de clasa a treia au rate de răspuns semnificativ mai bune. Propozițiile lungi și complexe și cuvintele mari vă pot face textul mai dificil de citit pentru o persoană ocupată care se grăbește prin e-mailuri. Totuși, luați în considerare publicul dvs. Dacă îi scrii unui doctor în sociologie pentru a cere un interviu, folosește un limbaj luxuriant și o structură mai complexă. În caz contrar, setați „simple este mai bine” ca implicit.

5 Atenție la cuvinte.

O parte din simplificarea textului implică simplificarea acestuia. Eliminați cuvintele și frazele de completare. Scapă de adverbe și folosește verbe mai puternice. (În loc să fii incredibil de fericit , încearcă nespus de bucuros, încântat sau extaziat . În loc să alergi cu repeziciune , ce zici de împins sau sprinten ?)

Luați în considerare cele șase reguli de scris ale lui George Orwell:

1. Nu folosiți niciodată o metaforă, comparație sau alte figuri de stil pe care sunteți obișnuit să le vedeți tipărite.
2. Nu folosiți niciodată un cuvânt lung, acolo unde unul scurt este potrivit.
3. Dacă este posibil să tăiați un cuvânt, tăiați-l întotdeauna.
4. Nu folosiți niciodată pasivul acolo unde puteți folosi activul.
5. Nu folosiți niciodată o expresie străină, un cuvânt științific sau un cuvânt de jargon dacă vă puteți gândi la un echivalent în limba engleză de zi cu zi.
6. Încalcă oricare dintre aceste reguli mai devreme decât să spui ceva de-a dreptul barbar.*

*Despre regula lui Orwell #6, vezi regula noastră #2.

6 Verificați cu atenție.

Până în acest moment, am vorbit despre corectarea în termeni mai largi ai unei editări de dezvoltare. Acum, este timpul să trecem la subiect și să corectăm rând cu rând. Ai scris totul corect? Ai folosit omonimele potrivite? (Ai tastat „ There going to the festival” când ai vrut să tastați Theyre ?) Este punctuația potrivită?

O aplicație precum Grammarly vă va ajuta să prindeți și să vă remediați erorile. Dar rețineți că este un instrument care vă îmbunătățește capacitatea de corectare, nu înlocuiește cu totul nevoia de corectare. Avantajul utilizării unei aplicații de corectare este că fiecare greșeală pe care o prinde aplicația te va învăța ceva despre scrisul tău și, în cele din urmă, te va face un scriitor mai bun.

7 Stai pe el.

Unele e-mailuri au nevoie de un timp pentru a fi fierte, mai ales dacă sunt sensibile. Să presupunem că trebuie să scrieți un e-mail pentru a raporta comportamentul inadecvat al unui coleg sau trebuie să redactați o evaluare a performanței pentru cineva a cărui performanță nu a fost chiar stelară. Emoția te poate face să scrii lucruri pe care le vei regreta mai târziu.

Redactați-vă e-mailul în procesorul dvs. de text, mai degrabă decât în ​​clientul de e-mail, astfel încât să nu fiți tentat să îl trimiteți impulsiv înainte de a-l fi analizat amănunțit. Dacă poți să aștepți puțin, stai pe acel e-mail timp de o zi înainte de a-l trimite. Când recitiți e-mailul în lumina unei noi zile, veți găsi adesea lucruri de revizuit, în special în ceea ce privește tonul și claritatea.

Cel puțin, asigurați-vă că funcția de anulare a trimiterii este activată în clientul dvs. de e-mail. (Iată cum se face acest lucru în Gmail.) Câteva secunde de timp pe care le va cumpăra după ce ați apăsat Trimiteți vă vor salva ocazional de a fi deținut de o greșeală flagrantă de scriere. Am primit odată un e-mail cu subiectul „Această jucărie de învățare l-a făcut pe copilul meu să se încurce de bucurie!”

Sunt destul de sigur că nu asta a vrut să spună expeditorul.