Aceste 4 sfaturi vă vor economisi timp la întâlniri

Sătul de întâlniri neconcentrate, neproductive? Întâlnirea obișnuită de birou este un instrument modern de tortură, care durează pentru totdeauna în timp ce toată lumea vorbește în cerc, iar colegul tău enervant (da, există unul în fiecare mulțime) deturnează întâlnirea cu divagațiile sale.

Dar nu trebuie să fie așa. O întâlnire bine desfășurată va dura o perioadă de timp suportabilă, va aduce pe toți aliniați și pe aceeași pagină și va dezvolta următorii pași clari pentru ceea ce încercați să realizați împreună.

Deci, dacă sunteți gata să nu mai pierdeți timpul și să începeți să vă folosiți întregul potențial întâlnirile, iată patru sfaturi despre cum să economisiți timp la întâlniri și să vă maximizați productivitatea:

1 Aveți întotdeauna o agendă

Economisiți timp în întâlnirile dvs. și aduceți pe toată lumea pe aceeași pagină (la propriu) creând în avans o agendă a întâlnirilor.

Asigurați-vă că agenda dvs. precizează clar obiectivul sau obiectivele pe care doriți să le atingeți până la sfârșitul întâlnirii, fie că este vorba despre luarea unei decizii cheie, brainstorming de idei sau organizarea unui plan de acțiune.

Trimiteți agenda în avans, astfel încât participanții la întâlnire să aibă timp să pună întrebări, să pregătească materialele și să înceapă să se gândească la soluții.

În timpul întâlnirii, folosiți-vă agenda ca o foaie de parcurs pentru a menține conversația pe subiect, astfel încât să vă puteți folosi timpul în mod productiv și să vă atingeți obiectivele.

2 Numiți un moderator

Pune capăt discursurilor inutile, divagatoare, dezbaterilor inutile și traseelor ​​de iepurași care fură impuls. Rugați un participant să acționeze ca un moderator responsabil pentru menținerea grupului în sarcina cu agenda și reducerea comportamentului neproductiv.

Un moderator bun va opri cu amabilitate, dar ferm, tirada lungă a lui Jorge-from-Marketing și va încuraja Latifa-from-Design să-și împărtășească gândurile. Cea mai tare voce din sală nu este neapărat cea cu cele mai bune idei, așa că este important. pentru a face loc celor timizi și introvertiți dintre noi care se simt mai puțin încrezători în a împărtăși.

A avea un moderator este util pentru a ghida grupul în brainstorming sau pentru a reveni pe drumul cel bun dacă conversația s-a blocat. Și cel mai bine, un moderator nu numai că va economisi timp în timpul întâlnirii, dar își poate folosi puterea pentru a se asigura că întâlnirea se încheie la timp!

3 Încheiați întâlnirea la timp

În acest moment, s-ar putea să vă gândiți că acest lucru nu este posibil. „Oh, da”, spui tu, „întâlnirile se vor încheia la timp – când unicornii fac din nou salt prin poienile împădurite!”

Ai credință – este posibil.

În primul rând, gândiți-vă critic cât de lungă trebuie să fie întâlnirea. Standardul pentru multe calendare de programare este de o oră, dar este posibil să aveți nevoie de doar treizeci sau patruzeci și cinci de minute pentru a finaliza totul. O întâlnire mai scurtă poate crea un sentiment de urgență și de concentrare care încurajează eficiența.

Începeți întâlnirea la timp. Trimiteți un mesaj de memento cu treizeci de minute înainte de plecare și încurajați-i pe oameni să sosească cu cinci minute mai devreme pentru a putea lua cafeaua și a se instala.

Indicați clar ora de încheiere a întâlnirii în invitația originală, în memento și la începutul întâlnirii. Precizați că întâlnirea se va termina la ora stabilită, iar conversațiile pot fi continuate ulterior prin Slack sau prin e-mail, dacă este necesar.

Configurați un ceas cu numărătoare inversă, astfel încât toată lumea să poată vedea cât timp a mai rămas și să aibă grijă să-l folosească eficient. (Acest lucru poate face, de asemenea, evident dacă cineva pierde timpul.)

Pe agenda dvs., rezervați ultimele cinci până la zece minute pentru a discuta următorii pași ai tuturor după întâlnire. Asigurați-vă că părăsiți întâlnirea cu pași de acțiune. Altfel, ce rost avea să intri în cameră de la început? Moderatorul poate încheia în mod proactiv întâlnirea și se poate asigura că fiecare persoană știe pentru ce acțiuni este responsabilă.

Iar dacă întâlnirea se termină ca prin minune devreme, nu-i lăsa pe oameni să aștepte, fiecare să meargă pe drumul lui vesel!

4 Includeți numai persoane esențiale

Îți plac întâlnirile aglomerate în care toată lumea are o părere și nimic nu se poate decide? Nu, nu. Nimeni nu face.

Se pare că o modalitate excelentă de a promova productivitatea și utilizarea eficientă a timpului este să vă păstrați întâlnirile mici. Invitați doar persoanele care joacă un rol esențial în scopul întâlnirii și au un motiv cu adevărat important să fie acolo.

Poate fi tentant să inviti pe oricine care are legături vag („Sigur, ar fi bine să fii acolo!”), dar dacă nu sunt jucători cheie sau factori de decizie, probabil că nu pot contribui prea mult la întâlnire. De fapt, ar putea chiar să-l deraieze.

Așa că păstrați lista de invitați exclusivă. Cu cât sunt mai puțini oameni în cameră, cu atât mai multă responsabilitate simte fiecare. Încercați să păstrați între cinci și zece persoane pentru luarea deciziilor și planificare și extindeți acest număr pentru a include voci suplimentare dacă aveți nevoie de o sesiune de brainstorming.