Cum să începeți un e-mail formal cu exemple

Începerea unui e-mail formal în limba engleză poate fi dificilă, deoarece implică respectarea unor reguli și convenții stricte. Cu excepția cazului în care le cunoașteți, a decide cum să începeți un e-mail formal poate fi confuz, dar nu trebuie să fie.

Acest articol detaliat va explica cum să utilizați salutările, saluturile și liniile de deschidere formale corecte. Până la sfârșitul acestei postări, veți ști cum să începeți să scrieți un e-mail oficial în viața personală și profesională.

Ce este un e-mail formal?

E-mailurile formale sunt cele scrise în formatul corect. E-mailurile formale urmează o formulă încercată și testată pe care toți cititorii o vor înțelege.

Un e-mail bine scris, profesionist și politicos poate începe o relație de succes și productivă. Dimpotrivă, un e-mail scris prost poate deteriora relațiile, poate deruta și chiar supăra destinatarii în anumite circumstanțe.

Fiecare e-mail formal ar trebui să conțină:

• Linia de subiect
• Un salut sau un salut
• Copie a corpului
• Ieșire

E-mailurile formale sunt respectuoase, folosind terminologie politicoasă pentru a se adresa destinatarului. Sunt scrise într-un format simplu de înțeles, care este clar despre ce doriți și de ce.

Limba engleză este folosită în întreaga lume de companii, dar există diferențe culturale în modul în care comunicăm. E-mailurile formale reduc probabilitatea oricărei neînțelegeri sau comunicare greșită.

În cele mai multe cazuri, e-mailurile scrise prost nu vă vor afecta cariera, spune Jeff Su în Harvard Business Review. În schimb, „scrierea de e-mailuri profesionale va afecta cât de competent ești perceput a fi în ochii colegilor tăi”.

În viața personală, atunci când contactați o școală, de exemplu, veți dori să vă asigurați că comunicările sunt clare, profesionale și politicoase. În acest context, e-mailurile formale sunt esențiale.

Am aprofundat detaliile despre ceea ce face un e-mail oficial excelent în ghidul nostru, așa că verificați-l dacă doriți să aflați mai multe.

Acum, să aruncăm o privire la câteva dintre elementele fundamentale ale modului de salut într-un e-mail oficial.

Modul formal de a începe un e-mail

Am descris deja cum să începeți un e-mail profesional în postările anterioare, dar în acest timp, vom aprofunda cele două lucruri esențiale pe care trebuie să le știți când începeți un e-mail oficial în limba engleză:

1. Salut și salut formal
2. Linii oficiale de deschidere a e-mailului

Abordăm ambele părți în detaliu înainte de a le aplica mai târziu la o serie de exemple.

Salutări și salutări formale prin e-mail

Primul lucru pe care trebuie să-l știți despre salutul într-un e-mail formal este să folosiți salutul corect.

Poate părea confuz, deoarece se modifică modalitatea formală adecvată de salutare în e-mail, în funcție de faptul că cunoașteți persoana căreia îi scrieți sau nu. Prima regulă este: dacă cunoașteți numele cuiva, adresați-vă direct persoanei folosind numele complet.

În trecut, foloseai ceea ce se numește onorifice – cum ar fi domnul și doamna – cu un nume de familie. Cu toate acestea, trebuie să fim conștienți de riscurile a ceea ce Harvard numește „misgendering”.

Dacă nu cunoaștem cu siguranță genul cuiva (și chiar și în acele cazuri în care credem că știm, nu ar trebui să facem niciodată presupuneri), ar trebui să evităm să folosim termeni de gen.

În schimb, utilizați numele complet al unei persoane acolo unde este posibil. Acest lucru este atât profesional, cât și respectuos.<

Luați un exemplu de a trimite un e-mail cuiva numit Robert Johnson.

În loc să spui:

• Stimate domnule Johnson

Noi am spune:

• Dragă Robert Johnson

Întrebarea despre ce salut este potrivit pentru un e-mail formal apare în mod regulat. Am oferit mai jos câteva exemple oficiale de salutare prin e-mail care ilustrează cum să salutați într-un e-mail formal. Totuși, vă îndemnăm să vă folosiți și raționamentul.

Înainte de a trimite e-mailul, petreceți ceva timp încercând să identificați persoana căreia îi scrieți. Folosirea numelui complet al unei persoane poate stabili o conexiune mai puternică decât o abordare formală, cum ar fi Stimate domn/doamnă.

Am acoperit o mulțime de ceea ce trebuie să știți aici, dar pentru mai multe informații despre cum să începeți un e-mail profesional, citiți blogul nostru detaliat.

Linii oficiale de deschidere a e-mailului

Regulile privind modul în care să vă adresați unui destinatar într-un e-mail formal sunt relativ simple. Cu toate acestea, când vine vorba de începerea corpului unui e-mail formal, aveți o mai mare libertate.

Cele mai bune linii oficiale de deschidere a e-mailului sunt direct la obiect. În cele mai multe cazuri, solicitați ceva (informații, pentru a participa la un eveniment sau plată); sau răspunde în mod oficial unei cereri.

Dacă cunoști pe cineva sau ai vorbit cu acesta în trecut, poți intra direct în detaliile solicitării tale.

Câteva exemple de linii de deschidere a e-mailurilor formale adecvate includ:

• Vă scriu pentru a solicita câteva informații de la compania dumneavoastră.
• Te contactez pentru a te invita la evenimentul meu
• Apreciez interesul dumneavoastră pentru compania noastră. Atasez informatiile solicitate.

Să presupunem că îi scrii cuiva cu care nu ai mai comunicat niciodată. În acest caz, este politicos să explici cine ești și de ce îi contactezi. De exemplu, pur și simplu afirmarea: „Numele meu este XX și vă contactez de la YY” este suficient pentru cititor. Acest lucru le spune rapid cine sunteți și de ce le trimiteți mesaje.

Iată cum poate funcționa asta în practică:

• Sunt director de marketing la (numele companiei) și sunt interesat să aflu mai multe despre afacerea dvs.
• Vă contactez de la (numele companiei) cu câteva detalii despre oferte noi exclusive
• Plec (compania) pe 25 septembrie și aș dori să vă invit la un eveniment de plecare care va avea loc la (inserați detalii).
  

Desigur, nu ești obligat de aceste reguli. Cu toate acestea, urmându-le, nu vă veți încurca sau supărați cititorul.

Poți folosi „Sper că te descurci bine într-un e-mail oficial”? Dacă cunoașteți persoana, atunci începerea unui e-mail oficial în acest fel nu este incorectă. Dacă nu cunoașteți individul personal, este puțin probabil să obțineți rezultatele dorite. Poate părea excesiv de informal și deplasat.

Sfatul nostru este să ajungeți direct la obiect în deschiderea formală a e-mailului. Vă explicăm mai multe despre crearea celor mai bune propoziții de deschidere a e-mailului în această postare detaliată pe blog.

6 exemple despre cum să începeți un e-mail formal

Deci, am împărțit procesul de începere a unui e-mail oficial în doi pași; acum, este timpul să o punem în practică. Aici oferim șase exemple despre cum să începeți un e-mail oficial. Fiecare exemplu este însoțit de o scurtă explicație a motivelor noastre.

În această secțiune, includem câteva exemple specifice despre cum să începeți exemple formale. Acoperim:

• Cum să începi un e-mail formal fără nume
• Cum să alegi o salutare formală prin e-mail pentru un destinatar necunoscut
• Cum să începeți un e-mail oficial către mai mulți destinatari
• Cum să începi un e-mail oficial către o școală
• Cum să începi un e-mail formal de afaceri
• Cum să alegi mesajul de întâmpinare formal de e-mail pentru o cerere de angajare

Aceste șabloane incluse aici sunt folosite pentru a ilustra modul de abordare a fiecărei sarcini. Vă recomandăm să le folosiți ca bază pentru dezvoltarea abordărilor care vă reprezintă cel mai bine pe dumneavoastră și afacerea dumneavoastră.

Cum să începi un e-mail formal fără nume

Am scris despre cât de important este să încerci să găsești numele unei persoane atunci când îi trimitem prin e-mail, așa că te îndemnăm întotdeauna să faci asta dacă poți. Cu toate acestea, este posibil să existe momente în care acest lucru este imposibil din anumite motive.

Unele ghiduri de scriere vă vor încuraja în continuare să utilizați „Stimate domn/doamnă” și, deși sunt puțin de modă veche, este încă în regulă să faceți acest lucru dacă aveți nevoie.

Deși sunteți liber să îl utilizați dacă doriți, vă recomandăm să găsiți o alternativă. Puteți face mai multe cercetări pentru a identifica destinatarul. Dacă nu, iată și alte opțiuni:

• Dragă (Titlul postului)
• Dragă (Departament sau echipă)

Începerea unui e-mail formal în engleză este, din fericire, destul de simplă. Iată un exemplu despre cum să începeți un e-mail oficial fără nume.

Cum să alegi o salutare formală prin e-mail pentru un destinatar necunoscut

Dacă te străduiești să identifici salutul formal potrivit de e-mail pentru un destinatar necunoscut, nu ești singur. Poate fi o provocare să găsești abordarea potrivită pentru a începe un e-mail oficial către o persoană necunoscută.

Alte ghiduri de scriere vă vor sugera să utilizați „Către cine s-ar putea referi”, dar credem că acest lucru nu este doar formal; este un pic prea mofturoasă pentru gustul nostru. De asemenea, vă recomandăm să deschideți un e-mail oficial cu „Bună” sau „Hei”. Este un pas prea departe în cealaltă direcție.

Deci, cum alegi un e-mail formal de salut pentru un destinatar necunoscut? Iată o metodă încercată și testată.

Cum să începeți un e-mail oficial către mai mulți destinatari

Este evident că există reguli diferite atunci când trimiteți un e-mail unui grup de persoane. Există mai puține reguli atunci când decideți asupra unui salut formal prin e-mail pentru mai mulți destinatari. Întrebarea cum începeți un e-mail oficial către mai mulți destinatari depinde de cine sunt aceștia. Vă sfătuim să alegeți un termen colectiv sigur.

Dacă sunt colegi angajați, liniile de salut formale acceptabile includ:

• dragi colegi
• draga echipa

Dacă trimiteți o adresă de e-mail generică (cum ar fi customerservice@), puteți utiliza:

• Stimata echipa de service clienti

Dacă trimiteți un e-mail unei companii, puteți pur și simplu să utilizați numele companiei acesteia.

• Stimate (numele companiei)

Iată un exemplu sigur despre cum să începi un e-mail oficial către un grup.

Cum să începi un e-mail oficial către o școală

Dacă te întrebi cum să începi un e-mail către un profesor universitar sau un profesor, iată cum. Important este să vă asigurați că utilizați titlul onorific corect; în acest caz, trimitem un e-mail unui profesor.

Consultați acest exemplu pentru a vedea cum am abordat sarcina.

Cum să începi un e-mail formal de afaceri

În lumea afacerilor, este esențial să vă asigurați că e-mailurile sunt formatate corect și respectuos formale. Întrebarea cum începi o scrisoare formală de afaceri este adesea adresată de cei îngrijorați de modul în care vor fi percepute.

Șablonul nostru exemplu de mai jos oferă un exemplu pe care îl puteți adapta circumstanțelor dumneavoastră. Puteți găsi informații mai detaliate despre cum să elaborați o anchetă de afaceri în ghidul nostru detaliat.

Cum să alegi mesajul de întâmpinare formal de e-mail pentru o cerere de angajare

Când trimiteți o scrisoare de intenție pentru un loc de muncă, ați folosi în mod tradițional „Stimate domnule/doamnă”. Totuși, așa cum am stabilit, acest lucru s-ar putea să nu mai fie adecvat.

În primul rând, ar trebui să încercați să aflați cine este managerul de recrutare și să folosiți numele complet al acestuia. Dacă nu le puteți găsi numele, atunci următoarele alternative sunt toate acceptabile:

• Stimate manager de recrutare
• Stimate recrutor
• Stimate (numele companiei)

Iată un exemplu de începere a unui e-mail oficial către un recrutor.

Începerea unui e-mail formal poate fi o provocare pentru oricine, dar sperăm că am simplificat procesul. Punctul cheie de învățare este să înțelegeți cum să folosiți salutările și salutările formale prin e-mail și cum să creați linii puternice de deschidere a e-mailului. Sperăm că v-am ajutat cum să începeți să scrieți un e-mail oficial. Asigurați-vă că consultați blogul nostru cu articole suplimentare despre cum să scrieți e-mailuri formale.