Cum să începeți un e-mail profesional – Cele mai bune salutări pentru fiecare situație și salutări de evitat

Vă întrebați cum să începeți un e-mail? Nu-ți face griji că nu ești singur. Poate fi surprinzător de ușor să te gândești prea mult la salutul profesional al e-mailului tău, mai ales când nu ești foarte familiarizat cu persoana de la celălalt capăt. Înainte de a fi abordat motivul pentru care ai făcut legătura, ai pierdut deja timpul distrandu-te dacă să spui „Hei Tom”, „Salut domnule Smith” sau „Stimate domnule”.

Până când ai luat o decizie, ți-ai pierdut încrederea în scrierea mesajului în sine și, în general, te-a încetinit cu adevărat. Găsirea acelui salut perfect te poate scoate cu adevărat!

Acestea fiind spuse, este și mai surprinzător cât de mulți oameni nu se gândesc suficient la salutările lor prin e-mail. Modul în care începi un e-mail dă tonul pentru tot ceea ce urmează și afectează prima impresie atât de importantă a unei persoane despre tine ca profesionist.

De aceea, am subliniat fiecare pas, scenariu și circumstanță la care va trebui să vă gândiți atunci când începeți orice tip de e-mail profesional. Iată cele mai bune modalități de a începe acea conversație profesională și unele dintre cele mai importante lucruri pe care trebuie să le evitați atunci când faceți acest lucru.

Pentru ca acest lucru să fie foarte util, vom enumera exemple de modalități bune de a începe un e-mail profesional și vom indica ce nu trebuie să faceți când salutăm pe cineva profesional.

De ce este important să înțelegeți salutările profesionale prin e-mail?

În teorie, începerea unui e-mail ar trebui să fie cea mai ușoară parte a schimbului! „Bună ziua” este unul dintre primele lucruri pe care le învățăm în limba noastră maternă. Cu toate acestea, atât de des, când salutăm pe cineva într-un context profesional, *chiar* înțelegem greșit. Salutăm tuturor și tuturor - șoferi de autobuz, oameni din lift, un câine drăguț - așa că ce lipsește odată ce stăm în spatele unui ecran de computer?

Răspunsul este înțelegerea contextelor la locul de muncă. Este esențial să navighezi corect ce salut să folosești când, unde și cu cine - nimeni nu dorește să dea un ton greșit înainte de a ajunge chiar la mesajul principal. Desigur, vrei să faci o primă impresie bună. Găsiți greșit vă poate costa persoana care vă respectă, răspunde sau chiar vă citește e-mailul. De exemplu, atunci când echipele de resurse umane analizează o mulțime de cereri de angajare, acea primă propoziție poate afecta serios șansele tale de a avea un interviu dacă nu pari suficient de capabil să spui „bună ziua”.

Iată câteva lucruri de luat în considerare atunci când salutați pe cineva profesional. ‍

Ce ton trebuie să dai?

Comunicarea în persoană ne permite să observăm indicii audio, vizuale și fizice pe care comunicarea scrisă nu le face. Gândiți-vă la mediu și sentiment ca și cum ați livra informațiile dvs. de e-mail în persoană, apoi eliminați aceste indicii. Tonul e-mailului tău este modul în care caracterul afacerii tale apare cu cuvintele tale, ilustrând perspectiva ta emoțională fără aceste alte indicii utile. ‍

Cum vrei să fii perceput? ‍

După cum am menționat, viața este în general mai ușoară atunci când facem o primă impresie bună. Prin urmare, începeți corespondența în mod corespunzător, vă demonstrați ușurința profesională, expertiza și competența în doar câteva cuvinte. Sună bine, nu?

Un studiu din revista Social Psychological and Personality Science oferă o comparație cu comunicarea în persoană „Primele impresii sunt puternic influențate de expresii emoționale, cum ar fi zâmbetele. În contactul față în față, persoanele zâmbitoare sunt percepute ca fiind mai calde și mai competente. decât indivizii care nu zâmbesc.

Țineți cont de acest lucru în timp ce vă scufundați în lumea comunicațiilor la locul de muncă și vă va menține drept și îngust atunci când alegeți mesajul de întâmpinare perfect. ‍

Va continua această persoană să vă citească e-mailul?

Există multe cercetări cu privire la probabilitatea generală de a primi răspuns la un e-mail în corespondențele de zi cu zi. Adesea, lucrurile simple sunt cele care merg departe, cum ar fi manierele - „E-mailurile din partea politicoasă au rate de răspuns mai mari”, spune designerul de produse Boomerang, Mai-Chi Vu.

Într-o perioadă în care oamenii au o durată de atenție mai scurtă decât oricând, nivelurile de politețe merg într-adevăr foarte mult. Considerații de bază, cum ar fi ortografia corectă a numelui cuiva, oglindirea salutului pe care l-a folosit, recunoașterea tonului interacțiunii din răspunsul dvs., vă ajută să vă asigurați că nu jignești sau înstrăinați destinatarul.

Gândindu-te puțin la modul în care începi corespondența, eviți să începi pe piciorul greșit - economisindu-ți timp și potențiala stânjenie de a fi ignorat. ‍

Deci, vă întrebați, cum să începeți un e-mail? Să trecem prin câteva scenarii și exemple de care trebuie să fii conștient.

Salutări formale prin e-mail pentru e-mailuri profesionale

În primul rând, putem împărți domeniul comunicațiilor profesionale în spectrul „ce este mai formal și ce este mai prietenos”. După cum s-a subliniat în modul de a încheia un e-mail în mod profesional, majoritatea e-mailurilor de afaceri există în calea de mijloc evazivă între formal și casual. Prin urmare, este important să întrerupeți și să revizuiți ceea ce ați scris înainte de a apăsa „Trimite”. Iată alegerile noastre de top.

1. Bună ziua <Nume>

Este atât de simplu. Când aveți îndoieli, păstrați-l direct și prietenos și nu puteți greși literalmente.

2. Bună <Nume>

Da, din nou, nu te gândi prea mult la asta. Sondajele arată că simplu și politicos, fără a trece peste cap, este întotdeauna un câștigător.

3. Dragă <Nume>

Acest lucru se poate simți puțin nenatural. Cu toate acestea, cu siguranță există încă scenarii în care acest salut profesional este cel mai potrivit. Mai ales când te adresezi unei instituții mai demodate sau unui reprezentant tradițional precum un funcționar guvernamental. Poate fi, de asemenea, o atingere plăcută atunci când aplici pentru un loc de muncă dacă știi numele persoanei. Ca regulă generală, atunci când contactați pe cineva pentru prima dată, utilizați Stimata doamnă/doamnă/dl. <Nume> – dacă sunteți pe bază de prenume, nu ezitați să îl utilizați.

Modalități prietenoase de a începe un e-mail profesional

Există multe cazuri în care contextul dvs. de e-mail nu este atât de formal sau în care o atingere prietenoasă este potrivită. Poate este un mail intern către colegi sau cu un client pe termen lung. Vă puteți relaxa puțin și, de asemenea, să păstrați lucrurile drăguțe și competente. Este un echilibru fin uneori. În timp ce multe locuri de muncă tind să fie mai casual în zilele noastre, păstrați-vă principiile de bază de politicos, prietenos și profesional în centrul atenției.

1. Bună <Nume>

Ne-ați auzit când am spus că această opțiune este întotdeauna câștigătoare, nu? Grozav. Odată ce sunteți în relații prietenoase cu destinatarul, nu trebuie să vă gândiți prea mult la salut - puteți ajunge direct la subiectul e-mailului, păstrând în același timp un comportament prietenos și profesionist.

2. Bună ziua

Când nu cunoașteți numele sau ortografia destinatarului, acesta este cel mai sigur mod de a adresa un e-mail profesional fără a suna prea formal sau indirect.

3. Buna dimineata/dupa-amiaza/seara

Acest lucru poate adăuga o notă prietenoasă, ocazională, dar totuși, politicoasă salutării tale prin e-mail. Totuși, este cu siguranță pentru utilizare ocazională, mai degrabă decât consecventă. Inutil să spunem că, dacă sunt în joc diferite fusuri orare, ar trebui să utilizați acest salut cu înțelepciune.

4. Bună <Nume>

Fii atent cu acesta. Există cazuri care trebuie făcute pentru și împotriva „Hei”, dar feedbackul arată că acest lucru ar trebui să fie folosit doar dacă aveți o relație cu, de exemplu, prieteni sau colegi apropiați.

Când răspundeți cuiva, puteți să oglindiți tonul destinatarului și să alegeți să vă deschideți e-mailul cu un mesaj de întâmpinare similar sau o alternativă care se potrivește cu nivelul de formalitate și familiaritate - principiul unii se aplică și pentru alegerea corectă a semnării e-mailului.

Salutări prin e-mail de evitat la serviciu

1. Cui i se poate referi

Multe surse spun că nu îl folosiți pe acesta. Într-un sondaj de aproape 2.000 de persoane, 37% dintre respondenți au considerat că acest salut este *cel mai prost* mod de a începe un e-mail profesional. A fost descris ca enervant, vag, nepotrivit, datat, iar lista poate continua. Acesta, fără îndoială, are locul 1 despre cum să nu începi un e-mail. Convins? Noi suntem.

2. Hei

În general, cel mai bine este să evitați acest lucru dacă nu sunteți sigur cum, unde și când să folosiți „Hei”. După cum am menționat mai sus, există un timp și un loc pentru asta, dar pur și simplu nu merită riscul de a părea prea informal.

3. Salutări

Cele mai bune practici sugerează că acest lucru este depășit. Acum există modalități mai potrivite de a vă adresa unui grup de destinatari necunoscuți, cum ar fi „Bună ziua” sau „Salut tuturor”. Nu este cel mai mare pas fals, dar încercați să rămâneți la câștigătorii validați.

4. <zi> fericită!

Acest lucru împarte puțin masele. În general, cunoașterea publicului dvs. este cheia aici. În timp ce multe rapoarte spun că acest lucru pare imatur și neprofesionist, poate pe plan intern, cultura companiei dvs. îmbrățișează acest stil de salut.

5. Fără salut

Un mare nu-nu. Este posibil să fiți la capătul de primire a unui e-mail fără salut, dar în mare parte acest lucru îi frământă pe oameni într-un mod greșit, așa că acesta este un comportament care nu trebuie oglindit.

6. Smiley sau emoji

Este unul dificil pentru mulți, deoarece smiley-urile și emoji-urile sunt utilizate pe scară largă în canale de comunicare mult mai vizuală pentru a se exprima în afara cuvântului scris. Din păcate, încă nu este considerat universal ca suficient de profesionist pentru a fi utilizat la locul de muncă, așa că cel mai bine nu le lăsați din e-mailuri în toate contextele... :(

7. Nume scris greșit

Acest lucru este atât de evitat, așa că acordați atenție când vă scrieți salutul. Verificați de două ori acest lucru înainte de a apăsa pe trimitere și veți fi clar. Dacă nu sunteți cu adevărat sigur de ortografie, o mică copiere și lipire a adresei lor de semnare sau de e-mail ar trebui să vă liniștească cu adevărat.

Cum să abordezi diferite scenarii cu ușurință

Salutările profesionale prin e-mail sunt un spațiu care acoperă o gamă largă de contexte și scenarii. Iată încă câteva exemple de situații pentru a vă asigura că vă simțiți cu adevărat încrezători în toate comunicările prin e-mail.

Decideți cui trimiteți e-mailuri

Cunosti aceasta persoana? Este prima dată când ai corespondent? Sunt externe sau interne companiei dvs.? Țineți cont de toate acestea în timp ce alegeți mesajul de întâmpinare perfect. Apoi puteți decide dacă este mai degrabă o interacțiune profesională formală sau prietenoasă.

Postarea noastră de blog despre scrierea unui e-mail rece este un ghid pas cu pas grozav pentru acest tip de informare.

Este aceasta o continuare?

Încercați să solicitați un răspuns sau urmăriți un răspuns pentru ceva important? Consultați sfaturile noastre despre e-mailurile de urmărire a vânzărilor care vă ajută să găsiți modalitatea perfectă de a genera acel răspuns atât de necesar, rămânând în același timp plăcut, politicos și profesionist. Dacă nu sunteți obișnuit să urmăriți e-mailurile dvs., am creat, de asemenea, un ghid complet despre cum să scrieți un e-mail de urmărire după niciun răspuns.

Introduceri

Acesta devine mai ușor cu antrenament, dar este cu siguranță unul dificil în care să te simți încrezător. Găsiți un stil neted, care să vă pară natural, bifând, de asemenea, toate căsuțele pe care le-am subliniat aici. Găsirea timpului pentru a citi acest articol despre Cum să prezinți doi oameni prin e-mail ar trebui să fie o idee deloc.

Salutări de grup

Vești bune! Toate îndrumările de mai sus pot fi aplicate atunci când vă adresați mai multor destinatari. Aceleași principii, pur și simplu fără a include numele individuale. Lucrați cu „Salut tuturor”, „Salut tuturor” sau „Salut tuturor” și așa mai departe.

Dacă este o situație în care există 2-3 persoane pe fir, cu siguranță le puteți adresa pe nume cu „Bună, Nume 1, Nume 2, Nume 3”, dar în general nu vă recomandăm să continuați acest lucru peste 3 persoane.

Concluzie

Într-un raport din 2020, 73% dintre oameni au spus că e-mailul este metoda lor de comunicare preferată la locul de muncă. Pe cât de evoluați pe măsură ce oamenii au devenit în interacțiune și comunicare, există, fără îndoială, mult respect pentru lumea poștei electronice! Ceea ce este grozav este că ați făcut primul pas către acest lucru citind despre salutările profesionale prin e-mail din această postare de blog.

Să ne reamintim de principalele concluzii.

1. Nu subestima importanța primelor impresii.

Atingerea asta face tot ce urmează mai ușor.

2. Când aveți îndoieli, înclinați-vă spre capătul formal al spectrului.

Politețea s-a dovedit un clasic pentru un motiv. Atâta timp cât nu intri în teritoriu grandoare, aceasta este o măsură sigură pentru e-mailurile tale profesionale.

3. Citiți camera

Luați în considerare ceea ce ați învățat în această postare pe blog și asigurați-vă că vă cunoașteți publicul. Comunicațiile destinatarilor dvs. sunt întotdeauna un indicator util, așa că nu vă feriți de a le reflecta tonul vocii.

Și iată-l! Acum ar trebui să te simți complet încrezător în a începe un e-mail profesional și în a cuceri toate corespondențele tale la locul de muncă. Pentru a continua această serie de perfecționare, de ce să nu înveți cum să închei un e-mail în mod profesional?