6 moduri de a începe un e-mail și 6 de a evita

Căsuțele de e-mail sunt pline de e-mailuri primite și trimise pe tot parcursul zilei. Potrivit Campaign Monitor, o platformă de marketing prin e-mail, o persoană obișnuită trimite și primește 121 de e-mailuri de afaceri și de consumatori pe zi . Cu toate acestea, nu toate aceste mesaje sunt citite sau sunt citite de la început până la sfârșit.

Pentru a capta atenția destinatarului , va trebui să creați un salut și o propoziție inițială. Iată mai multe despre cum să începeți un e-mail profesional și eficient.

De ce sunt importante introducerile captivante prin e-mail

O introducere puternică prin e-mail încurajează cititorul să continue să scaneze corpul mesajului. Cele mai bune e-mailuri au un salut captivant și o propoziție de deschidere care asigură interesul și acceptarea destinatarului. În mod ideal, o introducere captivantă îi determină în cele din urmă pe cititori să ia măsuri.

O propoziție de deschidere a e-mailului atentă este utilă atunci când le cere destinatarilor:

• Faceți clic pe un link
• Răspunde la o întrebare
• Participați la un sondaj
• Oferă o claritate suplimentară
• Examinați un document sau alte informații
• Oferiți asistență legată de afaceri
• RSVP

Un deschizător convingător dă tonul mesajului. De asemenea, poate atrage destinatarii să-și petreacă mai mult timp cu mesajul și să vă ajute e-mailul să evite temutul „coș de gunoi”.

6 moduri puternice de a începe un e-mail

Mai jos este o listă de felicitări prin e-mail și propoziții de deschidere care țin destinatarii și timpul lor, în primul rând.

Salutări adecvate

1 Dragă [Nume]

Această salutare prin e-mail este un salut adecvat pentru corespondența formală prin e-mail. Este folosit de obicei în scrisorile de intenție, scrisorile oficiale de afaceri și alte comunicări atunci când doriți să transmiteți respect pentru destinatar.

Deși onorifice precum „Mr. și „Doamna.” au fost odată acceptate, riscă să facă greșit de gen sau să-și asume în mod eronat starea civilă a cititorului. În schimb, folosiți „Dragă Sam” sau „Dragă Sam Barney”.

2 Bună sau Bună

În ceea ce privește salutările prin e-mail, un „Bună” informal urmat de o virgulă este perfect acceptabil în majoritatea mesajelor legate de muncă. Dacă se preferă un ton puțin mai formal, luați în considerare salutul „Bună ziua”.

Deși aceasta este considerată un salut informal, transmite și un ton direct și prietenos.

3 Bună tuturor, Salut echipa sau Bună [numele departamentului] echipă

Când scrieți un mesaj de e-mail către două sau mai multe persoane, aveți câteva opțiuni. „Bună tuturor”, „Salut echipa” sau „Bună [numele departamentului] echipă” sunt modalități informale, dar profesionale, de a saluta un grup de oameni.

De asemenea, evită adresele specifice sexului către un grup, cum ar fi „Bună, băieți”, „Bună, doamnelor” sau „Domnilor”, care ar putea să nu descrie cu exactitate destinatarii.

Propoziții de deschidere a e-mailului captivante

4 Sper că săptămâna ta să meargă bine sau sper că ai avut un weekend plăcut

Acestea sunt propoziții eficiente de deschidere a e-mailului, deoarece vă recunosc mai întâi cititorul și vă ajută să construiți relații cu un coleg pe care îl cunoașteți deja sau cu care doriți să dezvoltați o relație de lucru prietenoasă.

5 Mă adresez despre . . .

Începeți un e-mail cu „Vă contactez despre . . . ” este politicos și direct și clarifică scopul e-mailului. Cu sute de corespondențe prin e-mail transmise într-o singură zi lucrătoare, această abordare arată că sunteți conștiincios cu privire la timpul destinatarului, ajungând direct la obiect.

De asemenea, declararea intenției evită comunicarea greșită sau confuzia cu privire la ceea ce aveți nevoie de la cititor.

6 Mulțumesc pentru . . .

Exprimarea recunoștinței este o altă modalitate de a pune cititorul pe primul loc. Dacă e-mailul pe care îl scrieți este un răspuns la un e-mail sau la o acțiune a destinatarului, recunoașterea faptului că la început se bazează pe camaraderia la locul de muncă.

6 moduri de a nu începe un e-mail

Salutările și propozițiile de deschidere de mai jos poartă un ton rigid și, în unele cazuri, sugerează o abordare neglijentă. Dacă scopul tău este să arăți ca autentic și atent, atunci cel mai bine este să eviți aceste fraze.

Salutări de evitat

1 Pe cine i se poate referi

Deși „Către cine s-ar putea referi” pare un salut profesional, este impersonal și abuzat. Aceasta sugerează că nu v-a păsat să confirmați cine este destinatarul dvs. sau dacă mesajul dvs. îi aparține.

Acest lucru este valabil și pentru mesajul de întâmpinare prin e-mail, „Stimate domn sau doamnă”. În acest caz, salutul gen-binar este datat și ar putea fi considerat neincluziv.

2 Bună [Nume greșit]

Când utilizați numele destinatarului într-un e-mail de salut, confirmați că ați folosit ortografia corectă. Se întâmplă greșeli de ortografie, dar ortografia greșită a numelui unei persoane trimite un semnal roșu că nu ați scris mesajul cu grijă sau atenție la detalii.

3 Dragă [INTRODUCEȚI NUMELE AICI]

Ar trebui evitată scrierea greșită a numelui unui destinatar într-un mesaj de întâmpinare prin e-mail, precum și un alt pas fals de salut: uitarea completă a introducerii numelui într-un șablon prescris.

Utilizarea unui șablon de e-mail fără personalizare în speranța de a vă captiva cititorul va fi probabil ineficientă. Dacă trebuie să utilizați un mesaj șablon pentru eficiență, verificați întotdeauna dacă ați schimbat orice substituen din salutul cu numele scris corect al destinatarului.

Deschiderea propozițiilor de evitat

4 Poți să-mi faci o favoare?

Când nu cunoști destinatarul și îi trimiți un e-mail pentru prima dată, o propoziție de deschidere de genul „Poți să-mi faci o favoare?” se poate simți brusc și are un ton de autoservire.

În schimb, luați în considerare o propoziție de deschidere a e-mailului care explică concis problema pe care sperați să o rezolvați cu ajutorul lor, cum ar fi „Vă contactez despre . . . ”

5 Știu că ești ocupat, dar . . .

Această introducere prin e-mail, în cel mai bun caz, presupune că timpul cititorului este prețios. În cel mai rău caz, sugerează că ești conștient de acest fapt, dar meriți totuși atenția lor.

Indiferent de relația dvs. cu cititorul, evitați această propoziție introductivă și, în schimb, explicați pe scurt de ce le trimiteți mesaje.

6 Permiteți-mi să mă prezint

Acest dispozitiv de deschidere a e-mailurilor este de obicei utilizat atunci când trimiteți un e-mail unui destinatar pentru prima dată. A începe un e-mail cu „Permite-mi să mă prezint” este ca și cum ai spune propria ta introducere. Ai spune asta cu voce tare cuiva? Sună declarativ, dar în cele din urmă pierde timpul. În schimb, trece la goană.

Sfaturi suplimentare pentru o introducere captivantă prin e-mail

• Cunoaște-ți publicul. Salutul prin e-mail și propoziția de deschidere pentru mesajul dvs. ar trebui să reflecte relația pe care o aveți cu publicul. Luați în considerare dacă scrieți pentru un client, conducere, o cunoştinţă profesională sau un coleg apropiat.
• Faceți-vă scopul clar. Atunci când scopul e-mailului dvs. este neclar, acesta poate lăsa cititorul confuz sau frustrat. Pentru a evita pierderea acestui factor critic, încercați să încorporați scopul e-mailului dvs. în propoziția de deschidere.
• Utilizați un instrument online. A atinge tonul potrivit pentru publicul tău și acțiunea pe care vrei să o facă în cele din urmă poate fi o provocare. Detectorul de tonuri Grammarly vă poate ajuta să identificați zonele care nu realizează tonul dorit.