Cum să scrii un e-mail de afaceri cu 10 exemple de e-mailuri de afaceri

Publicat: 2022-03-22

Vă întrebați cum să scrieți un e-mail de afaceri? Ei bine, ai ajuns la locul potrivit. Până la sfârșitul acestui blog, vei ști cum să trimiți un e-mail de afaceri în orice situație și îți vei îmbunătăți abilitățile generale de comunicare în afaceri.

Exemplele noastre de e-mailuri de afaceri vă vor arăta cum să începeți și să încheiați un e-mail de afaceri, să vă livrați mesajul în formatul de e-mail de afaceri și să obțineți ceea ce doriți în cele din urmă: un răspuns la e-mailul dvs. Diferitele exemple de scriere de e-mailuri de afaceri pe care le acoperim vă vor învăța fraze de e-mail de afaceri și alte sfaturi de comunicare de afaceri vă vor ajuta să gestionați orice situație conform etichetei e-mailului. Diferitele exemple de e-mailuri de afaceri pe care le defalcăm vor ilustra cum să vă prezentați afacerea într-un e-mail, cum să spuneți scuze, cum să spuneți mulțumesc, cum să spuneți „Îmi pare rău” și cum să spuneți nu politicos într-o afacere e-mail, precum și cum să scrieți un e-mail de afaceri cu atașamente.

Nu în ultimul rând, vă vom prezenta șabloanele de e-mail de afaceri ale Flowrite, care vă vor ajuta să vă supraalimentați e-mailurile și mesajele de afaceri. Sunteți gata să începeți?

Ce este un e-mail de afaceri?

E-mailul de afaceri este un instrument de comunicare esențial cu angajații și organizațiile externe, inclusiv clienții, abonații și părțile interesate. Pe lângă partajarea de informații și actualizări, e-mailurile de afaceri pot fi folosite pentru a comercializa produse, a gestiona reclamațiile, a susține clienții și a implica furnizorii. Mai simplu spus, un e-mail de afaceri este elementul vital al oricărei companii moderne. E-mailurile de afaceri sunt de obicei scurte, politicoase și scrise cu un scop clar. Cu toate acestea, e-mailurile de afaceri nu trebuie să fie plictisitoare. Dacă este scris corect, un e-mail de afaceri eficient poate informa, implica și inspira orice cititor.

Cum se scrie un e-mail de afaceri

Conectarea unui e-mail de afaceri grozav implică un mic proces și puțină psihologie. În primul rând, va trebui să înțelegeți cum să formatați un e-mail de afaceri, inclusiv o linie de subiect excelentă, salutul adecvat, copierea corpului și sfârșitul. Dar mai mult decât atât, trebuie să mergeți dincolo de furnizarea de informații și de furnizarea de puțină inspirație, de asemenea.

Fiecare e-mail este o întrerupere, spun cercetătorii. Cereți cuiva să vă citească e-mailul, așa că trebuie să aibă valoare. E-mailul dvs. trebuie să aibă un scop și să îl menționeze clar și rapid. Nu pierde timpul sau cuvintele ajungând la punctul tău, fii clar de ce trimiți mesaje și ce vrei, spune Jeff Su în Harvard Business Review.

Cu toții primim sute de e-mailuri pe zi, așa că trebuie să lucrați din greu pentru a evita ceea ce academicienii descriu drept „realizări standardizate, vagi și impersonale ale mișcărilor interpersonale”. Traducerea noastră: personalizați-vă e-mailurile și păstrați-le interesante sau riscați să pierdeți atenția cititorilor.

Format de e-mail de afaceri

Elementele de bază despre cum să scrieți un format de e-mail de afaceri ar trebui să fie familiare oricui online. Formatul tipic formal de e-mail de afaceri are cinci părți de bază, inclusiv:

Linia de subiect
Salutare formală
Copie a corpului
Fraza de încheiere
Semnătură

Înțelegerea formatului de scriere a e-mailurilor de afaceri vă permite să schițați, să structurați rapid și să scrieți un e-mail de afaceri de la zero în câteva minute.

Am acoperit părțile esențiale ale salutărilor și încheierilor prin e-mail profesionale în alte postări, așa că vom fi pe scurt aici. În schimb, vom aprofunda mai multe detalii în conținut, inclusiv oferind 10 exemple de e-mailuri de afaceri care atrag atenția și necesită acțiune.

Salutări prin e-mail de afaceri

Nu există nicio magie în modul de a începe un e-mail de afaceri; utilizați un e-mail de salut formal și o propoziție de deschidere a e-mailului adecvată. Miezul mesajului dvs. depinde de cine contactați, de ce doriți și de ce, dar elementele de bază despre cum să începeți un e-mail de afaceri bun sunt destul de standard.

Mulți oameni doresc să știe cum să înceapă o conversație prin e-mail de afaceri cu cineva pe care nu l-au întâlnit niciodată. Dacă știți numele persoanei, este politicos să începeți cu:

Dragă (numele persoanei)

Folosiți numele lor complet și evitați un titlu (cum ar fi Domnul sau Doamna), deoarece acestea sunt depășite și ar putea provoca jignire.

Să presupunem că vă este dificil să decideți cum să vă adresați cuiva într-un e-mail de afaceri. În acest caz, vă sugerăm să fiți formal, mai degrabă decât informal. Deci, deși sunteți de acord să utilizați orice deschidere pe care o alegeți într-un e-mail personal, dacă vă întrebați dacă puteți folosi „Salut” în scrisorile de afaceri sau e-mailurile, vă sfătuim să nu faceți acest lucru.

Cu excepția cazului în care cunoașteți persoana respectivă, salutările prea informale, cum ar fi „Hei, pot părea neoficiale și neprofesionale, ceea ce ar putea declanșa relația dumneavoastră pe o notă greșită.

Cum să începi un e-mail de afaceri

Fraza de început ar trebui să explice cine ești, de unde ești și ce vrei. Desigur, poate fi o provocare să încadrezi toate acestea, dar iată un exemplu despre cum să începi un e-mail de afaceri.

Subiect: gama de produse Dragon S/S 2022

Decizia cu privire la modul în care începeți un e-mail de afaceri depinde în întregime de ceea ce încercați să spuneți. Totuși, abordarea de mai sus este un clasic încercat și testat.

Pentru mai multe exemple despre cum să începeți un e-mail, consultați exemplele noastre de e-mail de afaceri din acest articol.

Cum să închei un e-mail de afaceri

După cum am explicat, fiecare e-mail de afaceri ar trebui să aibă un scop și un scop, așa că fiți clar ce doriți de la cititor. Deci, să folosim exemplul de mai sus pentru a ilustra cum poate funcționa acest lucru într-un context formal.

Subiect: gama de produse Dragon S/S 2022

Dragă Robert Change,

Sper că acest e-mail să vă găsească bine. Numele meu este Cindy Crews și vă contactez de la Dragon Enterprises cu informații despre unele produse noi care cred că v-ar putea interesa.

Aș primi feedback-ul dumneavoastră cu privire la noua noastră gamă de produse și aș dori să aranjez un apel pentru a discuta pașii următori. Vă rugăm să răspundeți la acest e-mail dacă doriți să discutați prin chat, inclusiv anumite date și ore care vă sunt convenabile.

Aștept cu nerăbdare vești de la tine.

Cu stimă,

Cindy Crews

Dacă există deja o relație între cei doi participanți, atunci este bine să fie o relație mai puțin formală. Deci, iată cum poate funcționa.

Subiect: noua noastră gamă de produse

Salut Robert,

Iau legătura cu câteva informații despre unele produse noi care cred că v-ar putea interesa.

Mi-ar plăcea să vă vorbesc despre unele dintre noile caracteristici și beneficii ale acestora, precum și despre prețurile preferențiale pe care le putem oferi clienților noștri de încredere. Sună-mă sau trimite-mi un e-mail dacă ești interesat să ajungi din urmă.

Aștept cu nerăbdare să aud de la tine în curând.

Toate cele bune,

Cindy Crews

După cum puteți vedea, acest exemplu menține profesionalismul fără a fi prea rigid. De exemplu, alegerea corectă a liniei de închidere a e-mailului poate face o diferență semnificativă în tonul e-mailului.

Cum să finalizezi un e-mail de afaceri

Modul formal de a încheia un e-mail de afaceri este prin utilizarea uneia dintre cele două opțiuni. Iată ce sunt și când le-ai folosi.

Cu stimă – aceasta este o semnare formală dacă adresați e-mailul unei persoane și îi cunoașteți numele
Cu încredere – o semnare formală de e-mail de afaceri dacă nu cunoașteți numele persoanei căreia îi trimiteți un e-mail

Există și alte închideri de e-mailuri de afaceri, mai puțin formale, dar din ce în ce mai populare, includ:

Salutări calde
Toate cele bune
Cel mai bun
Mulțumiri
Aștept cu nerăbdare să aud de la

Când decideți cum să semnați un e-mail de afaceri, gândiți-vă cât de bine cunoașteți cititorul și cât de formal doriți să fiți. Dacă ai mai trimis un e-mail cuiva și ai o relație, nu ezita să fii puțin mai puțin formal. Pe de altă parte, rămâneți la semnele de e-mail încercate și testate dacă acesta este primul mesaj pe care îl trimiteți.

Exemple de scriere de e-mailuri de afaceri

Iată câteva fraze comune care vă pot ajuta să scrieți e-mailuri de afaceri mai bune și câteva sfaturi despre utilizarea lor.

Aflați cum să:

Prezintă-te într-un e-mail
Spune scuze
Spune mulțumesc
Spune politicos nu
Spune că ești ocupat
Descrieți atașamentele pe care le includeți

Cum să-ți prezinți afacerea într-un e-mail

Când vă prezentați într-un e-mail, includeți numele, titlul postului și compania. Nu încerca să fii inteligent sau amuzant; rămâneți cu informațiile de bază pe care orice cititor ar putea dori să le cunoască.

Numele meu este Lawrence Jones și sunt director de marketing la (inserați numele companiei)

Cum să spui scuze într-un e-mail de afaceri

Să-ți spui scuze într-un e-mail de afaceri poate fi o provocare, dar cel mai bine se face rapid și curat, cum ar fi smulgerea unui leucopic. Așa că nu vă băgați în jurul tufișului și nu încurcați mesajul; doar spune scuze.

Aș dori să îmi cer scuze pentru experiențele dumneavoastră recente cu compania noastră.

Cum să spui mulțumesc într-un e-mail de afaceri

Când spuneți mulțumiri într-un e-mail, păstrați lucrurile scurte, dar fiți precis. Nu spune doar mulțumiri; explicați pentru ce îi mulțumiți persoanei și impactul pe care l-a avut. Dacă spui mulțumesc pentru ceva ce au făcut,

Aș dori să-ți mulțumesc pentru munca ta uimitoare la proiectul recent. Munca dumneavoastră ne-a ajutat să economisim sume semnificative de timp și bani.

Cum să spui nu politicos într-un e-mail de afaceri

A învăța cum să spui nu politicos este o abilitate de bază de comunicare în afaceri care poate fi o provocare. Suntem condiționați să nu vrem să dezamăgim oamenii, dar amintiți-vă că nu este vorba despre dvs. personal, ci despre afaceri. Un nu politicos, dar ferm, poate îmbunătăți modul în care ești perceput. Este tentant să-ți ceri scuze sau să-ți califici răspunsul, dar nu. Rămâneți la fapte și nu vă pierdeți concentrarea.

Îmi pare rău să spun că nu vom putea răspunde solicitării dvs. în acest moment.

Cum să spun că sunt ocupat în e-mail

Munca poate fi suficient de stresantă fără a fi nevoie să explici de ce ești ocupat. Nu-ți cere scuze, dar fii clar că nu ai timp. În schimb, gestionați așteptările și terminați pozitiv explicând când puteți ajuta.

În prezent, nu vă pot sprijini cu acest proiect, deoarece sunt angajat în alte activități. Totuși, voi avea o anumită capacitate de a lucra cu tine săptămâna viitoare.

Cum se scrie un e-mail de afaceri cu atașamente

Spuneți cititorului că există un atașament, ce conține și de ce este esențial. De exemplu, dacă fișierul este mare sau într-un format specific care poate solicita accesul la o aplicație, anunțați-i.

Vă rugăm să găsiți atașat o copie a raportului pe care l-ați solicitat. Fișierul PDF are 10 MB, așa că fiți conștienți de acest lucru înainte de a-l partaja. Este posibil să aveți nevoie de software de vizualizare pentru a face comentarii despre acesta.

10 exemple de scriere de e-mailuri de afaceri

Cel mai bun mod de a explica conceptele pe care le descriem este să le punem în practică. Iată 10 exemple de e-mailuri eficiente de afaceri. Am abordat majoritatea motivelor principale pentru care va trebui să trimiteți un mesaj cuiva în aceste șabloane de e-mail de corespondență comercială. Utilizați aceste șabloane pentru informații, dar asigurați-vă că le editați și le adaptați la circumstanțele dvs. specifice.

Cum se scrie un e-mail unei companii

Dacă vi se pare dificil să scrieți un e-mail de afaceri unei companii cu care nu ați mai lucrat până acum, nu vă faceți griji – este unul dintre cele mai solicitante e-mailuri de scris. Este tentant să includeți prea multe, dar sunteți în vârful pâlniei, așa că concentrați-vă pe elementele de bază și păstrați lucrurile pe scurt. În primul nostru eșantion de afaceri, descriem cum să scriem un e-mail către o companie complet rece.

Subiect: (Inserați compania) gamă nouă de produse

Dragă Ryan Harris,

Numele meu este Robert Chen și vă contactez de la (inserați compania) cu câteva informații despre noua noastră gamă interesantă de produse.

Ți-am văzut site-ul web, am cercetat compania și cred că produsele noastre atrag clienții tăi. Vă rugăm să examinați informațiile atașate și să mă contactați dacă aveți nevoie de mai multe informații. Vă voi contacta în următoarele cinci zile pentru a vă contacta.

Cu stimă,

Robert Chen

Exemplu de răspuns la e-mailul de afaceri

În acest exemplu, ne uităm la cum să răspundeți la un e-mail cu o propunere de afaceri pe care ți-a trimis-o o companie. Înainte de a scrie, gândiți-vă ce doriți să faceți cu informațiile pe care le-au furnizat. Fiți clar dacă sunteți interesat sau nu. Acest lucru va economisi timp (și va evita viitoarele e-mailuri nedorite).

Subiect: RE: (Inserați compania) gamă nouă de produse

Dragă Robert Chen,

Vă mulțumesc că m-ați contactat cu noua dvs. gamă de produse. După examinarea eșantionului, suntem interesați să aflăm mai multe despre afacerea dvs. și despre cum am putea colabora.

Vă rugăm să luați legătura cu mine pentru a aranja o întâlnire oficială.

Cu stimă,

Ryan Harris

Exemplu de e-mail către client pentru afaceri noi

Trimiterea unui e-mail rece unui potențial client complet rece poate crea noi conexiuni și genera noi afaceri. Nu există reguli stabilite cu privire la modul de a scrie un e-mail de afaceri unui potențial client, dar trebuie să arăți că ai cercetat ce fac ei și ai înțeles cine sunt. Înainte de a folosi acest exemplu de e-mail către clienți pentru afaceri, faceți câteva cercetări și editați-l.

Subiect: agenție de marketing pentru (Introduceți numele companiei)

Dragă Ryan Harris,

Numele meu este Mila Davidson și sunt directorul de marketing la (Insert business name). Am cercetat afacerea dvs. și am înțeles că sunteți în căutarea unui nou furnizor de marketing. Mi-ar plăcea să am șansa de a discuta cu tine despre ceea ce facem și de a explora câteva dintre modalitățile potențiale în care am putea colabora.

Vă rugăm să consultați site-ul nostru și să mă contactați dacă doriți să aflați mai multe despre afacerea și serviciile noastre.

Cu stimă,

Mila Davidson

Exemplu de e-mail de cooperare în afaceri

O colaborare de afaceri este un parteneriat care vă avantajează pe amândoi, așa că abordați orice e-mail pozitiv și cu scop. În acest exemplu despre cum să scrieți un e-mail de cerere de parteneriat de afaceri, ne concentrăm pe beneficiile colaborării. Acest exemplu de e-mail de colaborare în afaceri este potrivit și pentru cei care se întreabă cum să scrie un e-mail unui potențial partener de afaceri.

Subiect: platformă de marketing cu influență pentru (Inserați numele companiei)

Dragă Mila Davidson

Numele meu este Lukas George și sunt CEO la (Insert name). Am cercetat afacerea dvs. și sunt interesat să discut dacă există potențialul de a colabora în jurul nostru (Inserați produsul).

Vă rugăm să verificați site-ul nostru și să mă contactați dacă doriți să aflați mai multe despre noi.

Cu stimă,

Charlotte Smith

Cum se trimite un e-mail cu o propunere de afaceri

O propunere de afaceri este mai mult decât o cerere de parteneriat, ci un document oficial care detaliază termenii și condițiile relației tale. Când decideți cum să începeți un e-mail de propunere de afaceri, înțelegeți că mai multe persoane vor vedea acest e-mail, așa că fiți formal.

Subiect: propunere de afaceri pentru (Inserați numele companiei)

Buna Mila,

Vă rugăm să găsiți atașat o copie a propunerii noastre de afaceri. În cadrul propunerii de afaceri, veți găsi informații detaliate despre planurile noastre, inclusiv despre modul în care sperăm să colaborăm cu organizația dumneavoastră.

Vă rugăm să examinați fișierul și să mă contactați direct dacă aveți comentarii, întrebări sau întrebări. Aștept cu nerăbdare vești de la tine în scurt timp.

Cu stima,

Charlotte Smith

Cum se scrie un e-mail de prezentare a afacerii

Având abilitățile de a vă prezenta afacerea unei alte persoane, vă poate ajuta să câștigați clienți, să formați parteneriate și să asigurați proiecte profitabile. Lăsați vânzarea pentru mai târziu și începeți cu o întâlnire. Acest exemplu despre cum să scrieți un e-mail de solicitare a unei întâlniri de afaceri poate fi modificat, acoperind cum să scrieți un e-mail de invitație de afaceri.

Subject line: Suntem gata să vă ajutăm să creșteți veniturile

Dragă Mila Davidson

Numele meu este Lukas George și sunt directorul general al (Insert business name). Lucrăm cu mai multe companii ca a ta, ajutându-le să-și îmbunătățească serviciile pentru clienții lor, crescând satisfacția clienților și crescând veniturile.

Am atașat câteva informații despre afacerea noastră, inclusiv detalii despre serviciile noastre. Aș primi oportunitatea de a discuta acest lucru cu dvs. în persoană sau la telefon, odată ce ați avut ocazia să îl revizuiți.

Nu ezitați să mă contactați cu o dată și o oră potrivite pentru a ne prinde din urmă.

Cu stimă,

Charlotte Smith

Cum să scrieți un e-mail de întrebare de afaceri

O întrebare de afaceri este un mesaj formal, nesolicitat, care solicită informații. Din nou, dezbracă-l, fii clar și concentrează-te pe ceea ce vrei. Destinatarul ar trebui să știe exact ce cereți, de ce și când trebuie să răspundă. Vedeți aici exemplul nostru despre cum să scrieți un e-mail de întrebare de afaceri.

Subiect: prețul dvs

Bună,

Numele meu este Lukas George și sunt directorul de marketing la (Insert business name). Vă contactez pentru a solicita câteva informații despre prețul curent al produselor.

Vă rugăm să îmi oferiți lista dvs. de prețuri și informațiile de contact pentru cineva cu care pot vorbi? Aștept cu nerăbdare să primesc răspunsul dvs.

Vă rugăm să îmi oferiți lista dvs. de prețuri și informațiile de contact pentru cineva cu care pot vorbi? Aștept cu nerăbdare să primesc răspunsul dvs.

Cu stimă,

Lukas George

Cum să scrii un e-mail de afaceri pentru a cere ceva

Depinde de ceea ce doriți, dar un e-mail de întrebare de afaceri care vă cere ceva ar trebui să includă ceea ce doriți când doriți și de ce. Iată un exemplu despre cum să scrieți un e-mail de afaceri pentru a cere ceva.

Subiect: Întrebare: Marquee

Bună,

Numele meu este Lukas George și sunt directorul de marketing la (Insert business name). Trebuie să închiriez o marcă pentru evenimentul meu din 22 septembrie. Vă rugăm să mă puteți contacta cu disponibilitatea dvs., detaliile prețurilor și termenii și condițiile dvs.?

Aștept cu nerăbdare să ne auzim.

Cu stimă,

Lukas George

Cum să scrii un e-mail rece pentru afaceri

Dacă vă întrebați, când este în regulă să trimiteți e-mail străinilor despre afacerea dvs.? Răspunsul este oricând – atâta timp cât ceea ce îi contactați este relevant. În orice e-mail rece, concentrați-vă pe valoarea pe care o puteți oferi, nu pe ceea ce doriți. Puteți vedea cum funcționează acest lucru în acest exemplu despre cum să scrieți un e-mail rece pentru afaceri.

Subiect: Platformă de gestionare a stocurilor pentru (Inserați numele companiei)

Dragă Timothy Lauren,

V-am văzut tweetul căutând noi modalități de a vă gestiona stocul și am vrut să vă contactați. Am construit un nou sistem la Connections care poate procesa facturile, gestiona plăți și multe altele – totul de pe o singură platformă cu diverse integrări.

Dacă doriți să aflați cum vă poate ajuta Connections pe dvs. și afacerea dvs., contactați-mă astăzi.

Mulțumesc,

James Hammet

Cum să scrii un e-mail de urmărire a afacerii

Un e-mail prompt și politicos după o întâlnire de afaceri este o curtoazie profesională pe care nu poți uita să o completezi. În acest exemplu despre cum să scriem un e-mail de urmărire către un client după o întâlnire de afaceri, păstrăm detaliile la minimum și ne concentrăm pe aranjarea unei urmăriri.

Subiect: Urmărirea discuției noastre

Dragă Paul Simon,

A fost grozav să te cunosc astăzi și să aflu mai multe despre tine, despre compania ta și despre produsele tale. Am fost încântat să discut despre potențiale colaborări și aștept cu nerăbdare să progresez în discuțiile noastre în viitor.

Vă rugăm să-mi spuneți disponibilitatea pentru o viitoare întâlnire și voi fi bucuros să aranjez una.

Toate cele bune,

David Michaels

Șabloane de e-mail de afaceri de la Flowrite

Flowrite este un instrument de scriere AI care transformă instrucțiunile în e-mailuri și mesaje gata de trimis în câteva secunde. Are grijă de structura e-mailului, de scriere cu majuscule, de gramatică, de ortografie, de punctuație – cum ar fi. În esență, vă puteți concentra asupra gândurilor și ideilor voastre, iar Flowrite le va oferi aripi. Îndrăznim să spunem că este cel mai rapid mod de a începe să scrieți e-mailuri mai bune. Colecția noastră de șabloane AI conține zeci de șabloane de e-mail de afaceri care vă vor ajuta cu toate aspectele abordate în această postare de blog. Pentru a înțelege cât de ușoară și rapidă este trimiterea de e-mailuri de afaceri cu instrumentul nostru, consultați exemplul de mai jos.

Cum să-ți îmbunătățești abilitățile de scriere a e-mailurilor de afaceri

Sperăm că acest ghid v-a ajutat să înțelegeți cum să scrieți e-mailuri de afaceri. L-ai găsit util, vă sugerăm să îl marcați, astfel încât să puteți revizui exemplele noastre de e-mailuri de afaceri și să alegeți cele mai bune formate, propoziții și șabloane de e-mail de afaceri și să găsiți cum să începeți și să încheiați un e-mail de afaceri în mod corect. Dacă doriți să vă îmbunătățiți în continuare abilitățile de scriere a e-mailurilor de afaceri, să încercați Flowrite poate fi una dintre cele mai eficiente moduri de a face acest lucru. Pe lângă faptul că sunteți mai productiv prin transformarea instrucțiunilor în e-mailuri gata de trimis, cu ajutorul șabloanelor noastre de e-mail de afaceri, puteți afla de la asistentul nostru de scriere AI. Așa cum a spus unul dintre primii noștri utilizatori Camille: „Acum chiar mă inspir din e-mailurile generate, pentru propriul meu stil de comunicare. Se pare că învăț din stilul Flowrite la fel de mult decât învață instrumentul de la mine.”