Cum să scrieți o scrisoare de afaceri: 16 pași importanți

Ești curios cum să scrii o scrisoare de afaceri? Citiți mai departe pentru îndrumări pas cu pas.

În fiecare zi, în majoritatea afacerilor, sute de comunicații scrise sunt trimise de la departament la departament, către clienți și către furnizori externi sau alte entități. Prin urmare, învățarea cum să scrieți o scrisoare de afaceri este esențială în cutia de instrumente a unui scriitor, deoarece aceasta este o formă comună de comunicare. Este posibil să fie nevoie să scrieți o scrisoare de afaceri, chiar dacă nu lucrați într-un rol administrativ într-o organizație. De exemplu, acesta este formatul pe care îl utilizați pentru:

• Scrisori de intentie
• Note
• Scrisori de interes sau de intenție
• Scrisori de recomandare
• Urmărirea interviului
• Scrisoare de ofertă
• Scrisoare de demisie
• Scrisori de mulțumire
• Scrisori de plângere
• Scrisori de scuze

A ști cum să scrii bine aceste tipuri de litere este util în multe situații diferite. Scrisorile de afaceri au un format, un stil și un ton specific. Sunt directe și concise, politicoase și profesioniste și sunt formatate cu atenție. Învățând cum să scrii unul, te vei transforma într-un scriitor care este foarte solicitat la locul de muncă profesional. Mai jos veți găsi un ghid pas cu pas despre cum să scrieți o scrisoare de afaceri. Urmați-l pentru a învăța acest format și pentru a crea scrisori care funcționează bine pentru a transmite mesajul dvs. publicului țintă.

Pasul 1: Alegeți formatarea corectă

Înainte de a scrie scrisoarea, trebuie să setați marginile și să alegeți fontul. Antetul dvs. poate dicta dimensiunea marginilor dvs. De exemplu, scrisorile de afaceri sunt trimise pe hârtie de 8 1/2 pe 11 inci. Alegeți fontul Times New Roman mărimea 12 imprimat cu cerneală neagră pentru fontul dvs. Uneori, fonturi similare, cum ar fi Arial, sunt, de asemenea, acceptabile. Scopul este de a vă asigura că cititorul țintă poate citi scrisoarea, astfel încât să nu doriți ca un font elegant să afecteze în mod negativ accesibilitatea scrisorii. O scrisoare de afaceri este scrisă în format bloc, nu în format paragraf. Prin urmare, modificați litera pentru a include o marjă de doi inci în partea de sus și margini de un inci pe toate laturile.

Pasul 2: Formatați titlul

Un șablon de scrisoare de afaceri va începe cu un anumit titlu în partea de sus a paginii. Deși există unele variații, aproape întotdeauna arată astfel:

• Numele expeditorului
• Numele companiei, dacă este cazul
• Adresa poștală a expeditorului
• Data în format lună, zi, an
• Numele destinatarului
• Adresa poștală a destinatarului

Fiecare nume și adresă sunt la un singur spațiu. Cu toate acestea, veți sări peste o linie între adresa expeditorului, dată și adresa destinatarului. Dacă utilizați antet oficial al companiei pentru a trimite scrisoarea, aceasta poate conține numele expeditorului sau numele companiei și adresa în partea de sus. În acest caz, începeți cu data, săriți o linie și adăugați destinatarul.

Pasul 3: Introduceți salutul

Următorul pas în formatul scrisorii de afaceri este salutul sau salutul destinatarului. După salut, dublu spațiu înainte de a începe scrisoarea. De obicei, veți formata salutul astfel:

• Stimate domnule/doamna. (Numele de familie al destinatarului):

Dacă nu cunoașteți genul preferat sau pronumele personale ale persoanei, folosiți numele complet al acesteia, nu Mr./Ms. Titlu. În mod similar, nu vă asumați starea civilă a persoanei.

Dacă cunoașteți titlul persoanei, cum ar fi Doctor, îl puteți folosi în loc de Mr./Ms. Încheiați întotdeauna salutul cu două puncte, nu cu virgulă. În cazurile în care nu cunoașteți numele persoanei, puteți indica titlul acesteia, cum ar fi:

• Stimate director de resurse umane:

Dacă nu știți nimic despre destinatar, spuneți:

• Draga domnule sau doamna:

Uneori, veți folosi salutul „Către cine vă interesează” dacă nu știți nimic despre destinatar. În caz contrar, folosiți „Stimate domnule/doamnă:” sau „Stimate (rol sau departament):” Este întotdeauna cel mai bine să folosiți un salut mai specific dacă puteți, dar acest lucru este acceptabil în următoarele tipuri de scrisori de afaceri:

• Scrisori de recomandare
• Scrisori formale de plângere
• Scrisori de prezentare
• Scrisori de interes

Pasul 4: Scrieți primul paragraf

Acum sunteți gata să scrieți primul paragraf. Atunci când scrieți scrisori de afaceri, acest paragraf este esențial. Faceți primul paragraf concis, nu mai mult de trei propoziții. Indicați scopul scrisorii. Puteți chiar să spuneți: „Le scriu. . .” Fiți clar de ce scrieți, dar nu adăugați multe detalii înflorate în această parte a scrisorii. Iată un exemplu de paragraf de deschidere scris unui departament care abordează o încălcare a codului vestimentar:

• Mi-a atras atenția că unii din cadrul departamentului de marketing au devenit lași în ceea ce privește respectarea politicilor companiei cu privire la îmbrăcăminte. Prin urmare, vă scriu pentru a vă reamintesc despre cerințele codului vestimentar pentru a ne asigura că toată lumea din departamentul dvs. respectă aceste reguli.

Această deschidere spune scopul scrisorii și arată ce va conține restul corpului. Este direct și direct.

Pasul 5: Apăsați tonul potrivit

O scrisoare de afaceri este profesională și scrisă la persoana întâi. Folosiți acest ton pe tot parcursul și nu vă fie teamă de pronumele la persoana întâi. Scrisoarea ar trebui să fie, de asemenea, concisă, deci includeți doar ceea ce este necesar. Nu trebuie să fiți nepoliticoși, dar nici nu trebuie să expuneți un punct dacă nu este necesar pentru sensul și scopul scrisorii.

Pasul 6: Continuați corpul

După paragraful de deschidere, trebuie să continuați să scrieți corpul scrisorii. Din nou, păstrează-ți tonul politicos și profesional, chiar dacă scrisoarea ta abordează ceva negativ. Paragrafele din corp susțin scopul, oferă detalii suplimentare sau furnizează raționamentul unei noi declarații sau reguli. Ar trebui să aibă câte o linie goală între fiecare paragraf și nu trebuie să le indentați. De exemplu, dacă scrieți pentru a discuta despre încălcările codului vestimentar într-un anumit departament al organizației dvs., puteți fi nepoliticos și lipsit de respect sau ferm și politicos. Iată un exemplu despre ce să nu faci:

• Nu pot să cred că nesocotirea completă a politicilor companiei. Nu ești deasupra regulilor doar pentru că crezi că departamentul tău este cel mai important. Dacă nu puteți respecta imediat codul vestimentar menționat, capetele se vor rostogoli.

Acest paragraf este condescendent și nepoliticos. Îți transmite scopul, dar tonul dur nu este necesar. În schimb, poți fi ferm și direct, dar totuși politicos, astfel:

• Pentru a menține coerența în întreaga organizație, toată lumea trebuie să respecte codul vestimentar menționat. Prin urmare, am nevoie ca departamentul dvs. să asigure conformitatea deplină până la sfârșitul săptămânii. Mai exact, conducerea a discutat despre eșecul de a purta încălțăminte adecvată cu vârf închis și lungimea pantalonilor scurti și fustelor ca probleme speciale. Nerespectarea acestui termen poate duce la acțiuni disciplinare.

În acest paragraf exemplu, nevoia este clară, iar informația este prezentată cu un ton politicos, dar ferm. Cititorul știe la ce vă așteptați, dar nimeni nu a fost insultat să citească această parte a scrisorii. Scrisoarea poate avea atâtea paragrafe de corp cât este necesar. Cu toate acestea, ar trebui să încercați să păstrați o singură pagină tipărită, dacă este posibil, așa că păstrați-le concise. Majoritatea scrisorilor au trei paragrafe interne de cel mult trei până la patru propoziții fiecare. Tranzițiile între paragrafe nu sunt necesare. De obicei, informațiile suplimentare sunt trimise separat ca o incintă.

Pasul 7: Alegeți Voce activă

În toate părțile unei scrisori de afaceri, scrieți cu vocea activă, nu cu vocea pasivă. O voce activă este mai directă și mai concisă, oferind cuvintelor tale mai multă putere. De exemplu, în paragraful de mai sus, puteți spune:

• În mod expres, sa observat că departamentul dumneavoastră nu poartă încălțăminte adecvată cu vârf închis și că lungimea pantalonilor scurti și a fustelor a devenit o problemă.

„S-a notat” este vocea pasivă. Nu vă spune cine a făcut notarea, așa că nicio entitate directă nu este responsabilă pentru acțiune.

În schimb, spune:

• Mai exact, conducerea a discutat despre eșecul de a purta încălțăminte adecvată cu vârf închis și lungimea pantalonilor scurti și fustelor ca probleme speciale.

Acest lucru este mai clar, mai direct și mai concis, deoarece este în vocea activă.

Pasul 8: Folosește pronumele personale

Chiar dacă o scrisoare de afaceri este formală, puteți folosi câte pronume personale doriți. De exemplu, atât pronumele la persoana întâi, cât și la persoana a doua sunt acceptabile. Să presupunem că scrieți în numele unei organizații, nu în numele dvs. personal. În acest caz, veți folosi pronume la persoana întâi la plural, cum ar fi „noi” sau „noi”, atunci când vă referiți la companie sau departament ca expeditor. Pe de altă parte, dacă scrii doar în numele tău, folosește persoana întâi singular, cum ar fi „eu” și „meu”.

Pasul 9: Folosiți antetul de a doua pagină

Dacă scrisoarea dvs. trebuie să treacă pe o a doua pagină, ceea ce este rar, asigurați-vă că utilizați antet de „a doua pagină”. Acest antet nu va avea adresa comercială completă, ci una prescurtată. Această lucrare trebuie să fie aceeași cu prima pagină, dar cu mai puține informații în titlu. Adăugați numere de pagină la toate paginile ulterioare, astfel încât cititorul să le poată păstra corect. Din nou, majoritatea scrisorilor de afaceri se vor potrivi pe o singură pagină, așa că folosiți-vă discreția aici, dar formatați a doua pagină corect dacă aveți nevoie de una.

Pasul 10: Încheiați scrisoarea

Ultimul paragraf al unei scrisori de afaceri conține un rezumat și un îndemn la acțiune. În primul rând, rezumați concis și politicos punctele dvs. astfel:

• Trebuie să ne asigurăm că toată lumea din companie respectă regulile codului vestimentar, deoarece acestea ajută la furnizarea unei imagini profesionale corecte clienților noștri. Vă mulțumim anticipat pentru atenția acordată acestei probleme.

Apoi, invitați cititorul să ia măsuri. Puteți declara în mod special că aveți nevoie de ei pentru a face o anumită acțiune sau puteți lăsa scrisoarea deschisă cuiva care vă va contacta cu întrebări. În acest paragraf, includeți informațiile dvs. de contact, cum ar fi numărul de telefon și adresa de e-mail. În cazul scrisorii de încălcare a codului vestimentar, deschiderea ușii la întrebări ar putea fi cea mai bună alegere:

• Nu ezitați să mă contactați pentru orice întrebări la 555-555-5555 sau prin e-mail la [email protected].

Pasul 11: Închideți scrisoarea

Închiderea va avea o notă formală de respect. Omiteți un rând după paragraful de închidere și includeți închiderea dvs., care ar putea fi:

• Cu sinceritate,
• Toate cele bune,
• Cordial,
• Cu respect,
• Salutari,
• Mulțumesc,

Adăugați o virgulă după închidere.

Pasul 12: Semnează scrisoarea

După închidere, sări peste patru rânduri. Acest lucru vă oferă spațiu pentru a semna scrisoarea. Dacă vă scrieți scrisoarea, semnați-o sau utilizați o ștampilă de semnătură pentru a adăuga semnătura. Aici, puteți folosi cerneală albastră sau neagră. Dacă trebuie să semnați scrisoarea în numele expeditorului, adăugați „pp:” înainte de semnătură. Aceasta înseamnă „per procurationem” și arată că semnezi în numele altcuiva. După semnătură, includeți numele dvs. introdus, titlul postului, numărul de telefon și adresa de e-mail. Fiecare dintre acestea primește linia sa.

Pasul 13: Recunoașteți dactilograful

Cineva care a tastat scrisoarea pentru tine trebuie să-și includă inițialele sub blocul de semnătură. Aceste inițiale sunt cu litere mici, astfel:

• ke

Dacă cineva a scris scrisoarea lângă expeditor, cum ar fi dacă un profesionist administrativ ar fi scris în numele șefului său, ar include și inițialele. Acestea sunt cu majuscule, cu o bară oblică inversă înainte de inițialele dactilografului, astfel:

• NH/ke

Pasul 13: Notați toate carcasele

Dacă adăugați anexe la scrisoarea dvs. de afaceri, notați în partea de jos a paginii. Observați care sunt carcasele și câte incinte sunt în total. Această notă asigură că cititorul vede toate incintele. Iată cum ar putea arăta:

• Anexe (2): copie cod vestimentar, formular de încălcare.

După ce le-ați notat, asigurați-vă că le includeți în scrisoare când o trimiteți. Nu capsați atașamentele la literă; în schimb, folosește o agrafă.

Pasul 14: Adăugați nume suplimentare de destinatari

Dacă trimiteți scrisoarea către câteva persoane mai degrabă decât unui întreg departament, o veți adresa persoanei principale. Veți nota apoi în partea de jos a scrisorii de sub declarația anexelor care sunt ceilalți destinatari. Mai întâi, tastați „cc:” sub instrucțiunea „Enclosures”. Apoi, scrieți numele și titlul celorlalte persoane cărora le trimiteți scrisoarea. Literele „cc” erau folosite pentru „copie carbon” în zilele în care reproducerea scrisorilor avea loc cu hârtie de copiere. Încă folosim această denumire astăzi, dar acum înseamnă „copie de curtoazie”.

Iată cum ar putea arăta:

• cc: John Smith, șeful departamentului de resurse umane

Pasul 15: Verificați scrisoarea

Înainte de a trimite note sau scrisori de afaceri, corectați-le întotdeauna. Veți arăta mai puțin profesionist dacă trimiteți scrisoarea cu greșeli de scriere și alte probleme. Mai întâi, executați o verificare ortografică și o verificare gramaticală a scrisorii. Acest pas poate avea probleme evidente pe care este posibil să nu le fi văzut. Cu toate acestea, nu vă bazați exclusiv pe aceste instrumente. Înainte de a trimite scrisoarea, citiți-o. Mai întâi, luați în considerare citirea cu voce tare pentru a vă face o idee bună despre cum sună. Apoi, utilizați această listă de verificare pentru a găsi orice probleme pe care trebuie să le rezolvați:

• Litera sună clar?
• Este concis?
• Toate paragrafele sunt trei până la patru propoziții sau mai puțin?
• Vedeți părți pronunțate?
• Ați eliminat toate utilizările vocii pasive?
• Toate propozițiile se termină cu semne de punctuație care se încheie corect?
• Salutul are două puncte, iar închiderea are virgulă?

Pentru scrisorile critice, ați putea chiar să doriți ca o altă persoană să corecteze și să editeze scrisoarea. Scriitorii trec adesea cu vederea greșelile pe care le fac în scrisul lor, iar un alt set de ochi te va ajuta să prinzi toate greșelile.

Când editați pentru gramatică, vă recomandăm, de asemenea, să vă acordați timp pentru a îmbunătăți scorul de lizibilitate al unui articol înainte de a publica sau de a trimite

Pasul 16: Trimiteți scrisoarea

Acum sunteți gata să trimiteți scrisoarea. Dacă trimiteți scrisoarea, asigurați-vă că are o adresă de retur exactă pe plic, astfel încât destinatarul să știe cine a trimis-o în momentul în care o primește. Dacă trimiteți scrisoarea prin e-mail, luați în considerare salvarea acesteia ca PDF înainte de a o trimite, deoarece acest lucru va păstra formatarea. Apoi, utilizați bine linia de subiect al e-mailului. Subiectul ar trebui să indice despre ce este vorba și de la cine este scrisoarea, astfel:

• Notă de la Sarah McPhearson Re: Încălcări ale codului vestimentar

Dacă este necesar, adăugați „urgent” sau ceva similar cu subiectul. Dacă urmăriți o scrisoare anterioară, adăugați „urmărire” la linia de subiect.

Dacă doriți să utilizați cel mai recent software de gramatică, citiți ghidul nostru pentru utilizarea unui verificator gramatical AI.