Cum se scrie un raport de afaceri: un ghid pas cu pas

Descoperiți cum să scrieți un raport de afaceri cu acest ghid profesional și perspicace pas cu pas.

Poate fi greu să știi de unde să începi dacă ți se cere să scrii un raport de afaceri. De la stabilirea scopului raportului până la realizarea unei liste de anexe, este normal să vă simțiți copleșiți în timp ce încercați să decideți ce informații relevante să includeți în procesul de redactare a raportului. Când supervizorul tău are încredere în tine pentru a elabora un raport de afaceri, ei au încredere în tine pentru a participa la procesele decizionale ale companiei.

Atât rapoartele formale, cât și cele informale în afaceri sunt folosite pentru a ajuta afacerea să ia o decizie informată cu privire la următorii pași pentru a avansa compania. În timp ce scrierea documentelor de afaceri este o parte cheie a multor locuri de muncă, poate fi dificil să știi ce vrea șeful sau supervizorul tău atunci când îți cer un raport de afaceri. Aici, vom trece peste structura unui întreg raport, ducându-vă de la pagina de titlu de la începutul raportului la informațiile suplimentare (cunoscute și sub numele de anexe) pe care trebuie să le includeți la sfârșit. Să ne scufundăm.

Materiale necesare

• Datele companiei care se referă la scopul raportului dvs
• O copie a unui raport completat de un coleg, care vă permite să urmați formatul preferat de companie
• Computerul tau
• Un blocnotes pentru notarea ideilor

Pasul 1. Înțelegeți scopul unui raport de afaceri

Un raport de afaceri are un scop specific: să ajute la informarea deciziilor viitoare în cadrul unei companii. Unele rapoarte de afaceri sunt urgente și solicită angajaților să raporteze informațiile din departamentul lor, astfel încât datele să poată fi adunate și utilizate pentru a rezolva o criză. Alte rapoarte de afaceri sunt mai puțin urgente și pot fi utilizate pentru a determina direcția pe care ar trebui să o ia o companie în anul următor. Veți fi de așteptat să urmați formularul standard de raport de afaceri atunci când scrieți un raport de afaceri.

Acesta diferă de un raport de cercetare academică sau de un format de scriere narativă. Un raport de afaceri este un raport formal care are secțiuni bine definite. Dacă este prima dată când scrieți rapoarte de afaceri la locul de muncă, poate fi înțelept să vă consultați cu supervizorul înainte de a începe pentru a vă asigura că compania dumneavoastră utilizează formatul standard de raport de afaceri.

De asemenea, vă poate fi util să vă consultați în mod regulat cu supervizorul pentru a vă asigura că sunteți pe drumul cel bun. Prezentarea unei secțiuni la un moment dat vă poate ajuta să începeți în direcția corectă, iar supervizorul dumneavoastră vă va putea oferi îndrumări pentru a vă asigura că lucrați pentru a oferi companiei informațiile de care are nevoie pentru a merge mai departe.

Pasul 2. Determinați tipul de raport

În timp ce rapoartele de afaceri urmează același format general, există diferite tipuri de rapoarte de afaceri și este esențial să știți ce tip de raport se așteaptă compania dvs. de la dvs. Toate tipurile de rapoarte de afaceri oferă informații care pot ajuta compania să avanseze; înțelegerea tipului de raport la care se așteaptă supervizorul dvs. vă poate asigura că furnizați informațiile necesare pentru a dezvolta o soluție la problema pe care raportul dvs. lucrează la rezolvarea. Diferite tipuri de rapoarte de afaceri includ:

• Raport de cercetare : Spre deosebire de un raport de cercetare academică, un raport de cercetare de afaceri este utilizat în mod obișnuit atunci când o companie sau organizație lucrează pentru a dezvolta un nou produs sau serviciu. În timp ce un angajat poate fi persoana esențială pentru un raport de cercetare de afaceri, de obicei, mulți oameni sunt implicați în realizarea lucrărilor. De exemplu, oamenii de știință, cercetătorii și analiștii pot lucra în echipă pentru a obține informațiile necesare pentru a ajuta o companie să decidă dacă să avanseze cu un produs, serviciu sau alte oferte noi. Informațiile din raportul de cercetare sunt foarte detaliate și oferă de obicei informații cantitative și calitative. Atât rapoartele analitice, cât și cele informaționale sunt utilizate de obicei în procesul de elaborare a unui raport de cercetare.
• Raport analitic : Când o companie decide cum să avanseze cu o decizie, un raport analitic poate ajuta. Un raport analitic se concentrează pe rezolvarea unei probleme specifice și oferă informații care descriu atât fundalul problemei, cât și situația actuală din cadrul companiei. Un raport analitic poate oferi, de asemenea, rezultate posibile pentru diferite soluții la problemă, ajutând compania să prezică cum s-ar putea schimba situația sa, în funcție de modul în care aleg să avanseze cu procesul de rezolvare a problemelor. Acest raport de afaceri este profund detaliat și poate dura timp pentru a se dezvolta. Cu toate acestea, rapoartele analitice sunt adesea solicitate într-o perioadă scurtă de timp, deoarece sunt folosite pentru a rezolva probleme imediate care necesită decizii esențiale.
• Raport explicativ : Uneori, poate fi o provocare pentru profesioniștii la nivel de management să înțeleagă detaliile esențiale ale unei companii, mai ales atunci când sunt implicate cercetări detaliate. Un raport explicativ poate explica cercetările sau alte constatări care pot ajuta la informarea deciziilor viitoare. Dacă scrieți un raport explicativ, este esențial să vă cunoașteți publicul, astfel încât să nu supraexplicați sau subexplicați conceptele complicate.
• Raport de progres : Multe proiecte din cadrul companiilor durează ani de zile pentru a fi finalizate, iar furnizarea unui raport de progres poate fi o modalitate de a arăta managementului cum merg lucrurile. Este posibil ca acest tip de raport să nu conțină date sau alte constatări (în funcție de faza proiectului); în schimb, servește ca o modalitate de a actualiza un public sau un supervizor cu privire la modul în care ceva merge înainte. Atunci când un proiect are loc, rapoartele de progres pot fi așteptate în mod regulat.
• Raport informațional : Acest tip de raport de afaceri oferă audienței informații obiective, nepărtinitoare, care se scufundă în informații despre o companie. Aceste informații sunt pur bazate pe fapte și pot include date precum statisticile companiei (suma de bani pe care compania a adus-o în cursul anului fiscal precedent, numărul de angajați din companie etc.).

Pasul 3. Dezvoltați punctele principale

Când vi se cere să scrieți un raport de afaceri, este esențial să lucrați cu supervizorul pentru a înțelege scopul raportului. Fără o direcție clară, puteți petrece timp culegând informații care nu sunt utile companiei. Trecerea peste un cadru clar pentru raportul dvs. înainte de a explora datele vă poate ajuta să vă asigurați că furnizați companiei informațiile de care are nevoie pentru a merge mai departe. După ce înțelegeți scopul raportului dvs. de afaceri, veți dori să vă dezvoltați punctele principale.

Veți putea să le concretizați mai târziu, dar la început, este esențial să dezvoltați o schiță care să vă permită să începeți cercetarea. Odată ce ați dezvoltat schița, veți ști dacă trebuie să stabiliți interviuri cu oameni din alte departamente ale companiei dvs., să căutați pe cont propriu, să căutați informații despre modul în care compania dvs. a performat în ultimii ani și multe altele. Cercetarea înainte de a începe să scrieți raportul vă poate ajuta, de asemenea, să aflați dacă există găuri în contur.

Dacă descoperiți că vă străduiți să găsiți informațiile de care aveți nevoie pentru a vă completa raportul, contactați supervizorul pentru a determina următorii pași. Cel mai bine este să faceți acest lucru mai devreme decât mai târziu, astfel încât să puteți lucra împreună pentru a schimba direcția raportului, dacă este necesar.

Pasul 4. Creați subsecțiuni

Raportul dvs. de afaceri va fi împărțit în subtitluri care defalcă raportul într-un mod ușor de înțeles. La pașii 5-13, vom examina fiecare secțiune pe care trebuie să o includeți în raport.

Pasul 5. Creați-vă pagina de titlu

Raportul dvs. de afaceri ar trebui să înceapă cu o pagină de titlu clară și curată. Dacă nu sunteți sigur cum formatează compania dvs. de obicei pagina de titlu a rapoartelor lor de afaceri, solicitați supervizorului dvs. un raport trimis anterior pentru a-l folosi ca referință. De obicei, cele mai multe pagini de titlu includ titlul raportului de afaceri, persoana (sau persoanele) care a scris raportul și când a fost redactat raportul. De asemenea, poate doriți să includeți publicul pentru raport pe pagina de titlu. Asigurați-vă că centrați informațiile pe pagina de titlu și nu utilizați fonturi neobișnuite sau formatare inutile. Păstrați-l curat și simplu.

Pasul 6. Creați un rezumat executiv

Secțiunea rezumat executiv a raportului dvs. de afaceri le va spune cititorilor dvs. în ce urmează să intre în timp ce continuă prin corpul raportului. Rezumatul dvs. executiv ar trebui să fie suficient de scurt încât să nu dea totul în raport, dar suficient de lung pentru ca cititorul să poată obține elementele de bază ale raportului fără a fi nevoit să citească totul.

Gândiți-vă la rezumatul dvs. executiv ca la prezentarea generală a raportului dvs.: aveți 30 de secunde pentru a vă transmite punctele principale. Amintiți-vă, orice informație care nu este explicată pe deplin în rezumatul dvs. executiv va fi extinsă mai târziu în raportul dvs., așa că nu este nevoie să înghesuiți până la ultimul detaliu. Nu există o lungime adecvată a rezumatului executiv stabilită în piatră, deoarece lungimea adecvată pentru această parte a raportului depinde în principal de lungimea raportului în ansamblu.

Pasul 7. Dezvoltați-vă cuprinsul

Cuprinsul ar trebui să înceapă pe o pagină nouă și să sublinieze clar ceea ce urmează să apară în raportul dvs. Veți dori să enumerați fiecare subcap al raportului. Poate doriți să enumerați și secțiuni mai mici. Includeți numerele paginilor în cuprinsul dvs., în loc să enumerați secțiunile în ordine. Acest lucru vă poate ajuta să vă urmăriți publicul atunci când prezentați raportul dvs. de afaceri.

Pasul 8. Scrieți introducerea

Aici, veți putea oferi audienței dvs. o idee mai detaliată despre ce să vă așteptați de la raportul dvs. Aveți grijă să nu repetați ceea ce ați spus în rezumatul dumneavoastră executiv. În introducere, poate doriți să aflați de ce a fost necesar raportul de afaceri în primul rând. A vorbi despre problema pe care urmărește să o rezolve raportul poate ajuta publicul să intre în spațiul de cap potrivit pentru a aprecia cercetarea care urmează să fie descrisă în corpul raportului.

Amintiți-vă că o introducere într-un raport de afaceri diferă de o introducere într-un articol narativ. Nu este nevoie să vă agățați cititorii pentru a-i menține interesați. Păstrați-o inteligentă și formală și nu deveniți poetice (cu excepția cazului în care acest lucru are sens în cultura companiei dvs.).

Pasul 9. Creați textul corporal

Aici, veți putea să sapă în carnea cercetărilor sau a descoperirilor dvs. Nu doriți să vă zgâriți cu această parte a raportului – intrați în cât mai multe detalii posibil. Nu vă faceți griji că oferiți prea multe informații sau că vă plictisești publicul. Cei care nu au timp să citească corpul raportului dvs. de afaceri pot citi rezumatul executiv sau concluzia pentru a obține informațiile necesare.

Corpul raportului dvs. este locul în care aveți șansa de a explora detaliile cercetării sau lucrării pe care le-ați finalizat. Corpul raportului dvs. de afaceri va include probabil diagrame și grafice. Asigurați-vă că etichetați fiecare diagramă sau grafic cu informații care explică detaliile cititorului. Dacă includeți imagini în secțiunea de corp, includeți o legendă pentru fiecare fotografie. Când scrieți secțiunea de corp, țineți cont de publicul dvs. Dacă știți că scrieți pentru un public fără cunoștințe tehnice și despre un subiect tehnic, explicați jargonul și termenii nefamiliari, astfel încât cititorii să poată ține pasul cu scrisul dvs.

Pasul 10. Încheiați-l cu o concluzie

În mod similar cu secțiunea rezumat executiv a raportului dvs. de afaceri, concluzia dvs. va trece peste ceea ce ați discutat în raport și va reaminti cititorilor ce trebuie să știe. Poate doriți să evidențiați punctele importante sau să treceți peste constatări surprinzătoare. Dar, din nou, păstrați concluzia scurtă și dulce.

Pasul 11. Faceți recomandări

Aici, veți vorbi despre modul în care compania poate folosi informațiile pe care le-ați furnizat pentru a rezolva problema vizată de raport în această secțiune; este posibil să doriți să discutați mai multe cursuri posibile de acțiune pe care compania le-ar putea lua, împreună cu rezultatele potențiale și ramificațiile fiecărei acțiuni. Să presupunem că nu lucrați în departamentul responsabil cu luarea deciziei asociate raportului dvs.

În acest caz, poate doriți să lucrați cu colegii dvs. de departament pentru a obține feedback despre dacă ei cred că recomandările dvs. ar putea fi utile pentru companie. În cele din urmă, în această secțiune, asigurați-vă că furnizați următorii pași de acțiune clari pe care compania îi poate lua pentru a avansa pe baza informațiilor din raportul dvs.

Pasul 12. Listați referințele dvs

Multe rapoarte de afaceri folosesc cercetări efectuate de alte companii pentru a-și susține constatările. Dacă utilizați cercetări efectuate de alții, asigurați-vă că atribuiți corect sursa cercetării în secțiunea de referințe. În plus, veți dori să includeți informații care să spună publicului cum poate afla mai multe despre preferințele dvs. (cum ar fi cartea sau site-ul web pe care ați găsit informațiile citate în raportul dvs.).

Pasul 13. Adăugați secțiunea Anexe

În această secțiune a raportului dvs. de afaceri, veți include orice informații suplimentare care vor facilita cititorului dvs. înțelegerea scrisului. Acestea pot include transcrieri din interviuri pe care le-ați folosit pentru a aduna informații pentru raportul dvs. și un glosar care explică termenii pe care i-ați folosit pentru a descrie cercetarea sau informațiile financiare utilizate în raportul dvs. Dacă nu trebuie să oferiți informații suplimentare publicului dvs., nu trebuie să includeți o secțiune de anexe.

Pasul 14. Verificați-vă raportul

Înainte de a vă prezenta raportul de afaceri, este esențial să vă acordați suficient timp pentru a-l corecta. Dacă lucrați la un termen limită strâns, este posibil să fiți tentat să transmiteți raportul dvs. supervizorului dvs. de îndată ce acesta este complet. În timp ce munca rapidă este adesea apreciată, poate fi înțelept să vă acordați o noapte de dormit la munca dvs., să o citiți dimineața și să faceți toate corecțiile necesare înainte de a o preda șefului. Vei fi surprins de câte fraze incomode și alte erori apar atunci când ai un set de ochi noi asupra muncii tale.

Să presupunem că informațiile din raportul dvs. nu sunt confidențiale. În acest caz, poate doriți să cereți unui coleg de muncă sau altui coleg din industria dvs. să vă citească raportul înainte de a-l trimite. Acest lucru vă poate ajuta să găsiți erori pe care altfel nu le-ați fi luat în considerare și vă poate oferi o perspectivă asupra modului în care puteți adăuga raportului dvs. pentru a-l completa înainte de a-l preda.

Consultați ghidul nostru pentru cel mai bun software de verificare a gramaticii

Pasul 15. Prezentați-vă munca

Probabil că veți face mai mult decât să predați raportul supervizorului dumneavoastră. Majoritatea companiilor vă vor cere să furnizați raportul dvs. unui grup de directori în timp ce discutați constatările dvs. Trebuie să vă cunoașteți raportul din interior și din exterior și să vă puteți adresa audienței la anumite secțiuni ale raportului pentru a răspunde la întrebările lor. Pe lângă pregătirea raportului de afaceri, poate doriți să pregătiți și un ajutor vizual (cum ar fi o prezentare PowerPoint) pentru a vă ilustra punctele.

De exemplu, puteți extrage citate directe din raportul dvs. pentru diapozitive, ajutând publicul să urmărească în timp ce parcurge raportul dvs. La sfârșitul prezentării, veți dori să lăsați timp pentru întrebări. Cunoașterea bine a raportului vă poate ajuta să vă oferiți încrederea de care aveți nevoie pentru a sta în fața unui consiliu de conducere, deoarece vă solicită să aprofundați descoperirile dvs. Dacă te simți nervos când faci o prezentare de afaceri cu privire la raportul tău, poate fi util să exersezi în fața unui prieten sau a unui coleg de muncă înainte de a intra în sala de consiliu.

Pasul 16. Primiți feedback în mod deschis

Nu există nicio îndoială: poate fi deranjant să scrii primul tău raport de afaceri și poate fi deosebit de înfricoșător atunci când șeful tău te cheamă pentru a discuta părerile lor despre raportul tău. Cu toate acestea, faceți tot posibilul să ascultați cu mintea deschisă și asigurați-vă că luați notițe despre cum puteți crea un raport și mai bun data viitoare. Este esențial să nu iei personal criticile constructive cu privire la rapoartele de afaceri, deoarece fiecare companie și supervizor are preferințe. În schimb, notează ce ar dori supervizorul tău să schimbi data viitoare și mergi mai departe.

Sfaturi și trucuri de comunicare în afaceri

1. Fii clar cu privire la mesajul tău

Trebuie să știți exact ce informații încercați să transmiteți sau ce problemă încercați să rezolvați în raportul dvs. de afaceri.

2. Începeți ușor

Nu este nevoie să începeți cu rezumatul sau introducerea raportului dvs. de afaceri. Dacă nu ești sigur de unde să începi, acordă-ți o pauză – începe cu ceea ce știi. Începeți prin a scrie despre cercetarea pe care ați făcut-o deja sau despre recomandarea pe care o aveți deja pentru companie și completați-vă raportul de acolo.

3. Scopul să fie concis

Toate informațiile din raportul dvs. de afaceri ar trebui să rămână concentrate, pe drumul cel bun și să pară utile pentru cititorul dvs. Când vă corectați raportul de afaceri, întrebați-vă în mod constant dacă informațiile pe care le-ați scris îl duc pe cititor acolo unde trebuie să meargă.

4. Cunoaște-ți publicul

Dacă scrieți pentru un grup de membri ai consiliului de administrație cu o participație financiară în compania dvs., dar nu înțelegeți detaliile de zi cu zi a ceea ce faceți, va trebui să scrieți altfel decât dacă ați scrie pentru un grup. a supraveghetorilor tăi direcți. Dar, din nou, înțelegerea audienței este cheia pentru a scrie un raport care să fie lizibil și util.

5. Păstrați-l simplu

Când întâlniți jargon și limbaj tehnologic în raportul dvs. de afaceri, întrebați-vă dacă există un alt cuvânt pe care l-ați putea folosi pentru a face raportul mai ușor de înțeles de către cititor. Dacă există o modalitate mai ușoară de a spune ceva, alege opțiunea respectivă.

Cauți mai multe despre acest subiect? Consultați ghidul nostru care include 14 idei creative de afaceri!