Cum să scrieți o scrisoare formală: format, exemple și sfaturi

Indiferent dacă doriți să impresionați un potențial angajator, să formulați o cerere sau să depuneți o plângere oficială, a ști cum să scrieți o scrisoare oficială eficientă este cheia pentru a vă asigura că mesajul dvs. este primit cu atenția pe care o merită. De la deschiderea perfectă până la o concluzie șlefuită, vă vom ghida prin elementele esențiale ale elaborării unei scrisori care să vă comunice mesajul în mod eficient și profesional pentru orice circumstanță.

Ce este o scrisoare formală?

O scrisoare formală este un tip de comunicare scrisă care se lipește de o structură și un ton stabilit. Include elemente specifice, cum ar fi adresele expeditorului și destinatarului, un salut formal și o declarație de încheiere. Scrisorile formale sunt adesea folosite pentru cererile de locuri de muncă, plângeri oficiale sau întrebări de afaceri.

În timp ce aceste scrisori urmează o structură strictă a scrisorilor, au un obiectiv clar și mențin un ton profesional, scrisorile informale pot fi conversaționale și personale. Ele pot fi scrise prietenilor, familiei sau cunoscuților și pot include știri personale, felicitări, invitații sau orice alte subiecte personale.

Există multe tipuri de scrisori formale. Câteva exemple de scrisori formale includ:

• Scrisoare de intenție
• Scrisoarea de acceptare a ofertei
• Scrisoare profesională de mulțumire
• Scrisoare de afaceri
• Scrisoare de vânzare
• Scrisoare de reziliere
• Scrisoare de intentie
• Scrisoare de recomandare

Când vă gândiți la o scrisoare oficială, probabil vă imaginați un document scris de mână sau dactilografiat care este scris, semnat, ștampilat și apoi trimis prin poștă. Dar scrisorile formale pot fi livrate și prin e-mail, în funcție de cât de urgentă este situația și de preferințele destinatarului și ale expeditorului.

Oricum ați alege să trimiteți scrisoarea formală, intenția ar trebui să rămână aceeași: să comunicați clar și eficient subiectul în cauză, într-o manieră clară și profesională.

Când trimiteți o scrisoare oficială?

Scrisorile formale sunt trimise în situații care necesită o abordare profesională sau o comunicare oficială. Iată exemple din aceste cazuri:

• Cereri de angajare
• Trimiterea unei scrisori de demisie
• Efectuarea de cereri sau întrebări oficiale către o companie
• Depunerea reclamațiilor
• Comunicarea cu agențiile guvernamentale
• Efectuarea tranzacțiilor comerciale oficiale
• Adresându-vă persoanelor cu care nu aveți o relație personală

Care sunt părțile unei scrisori oficiale?

Antet (data/adresa/adresa de retur)

Data: Când scrieți o scrisoare formală, este esențial să includeți data la care ați scris-o.Aceste informații sunt esențiale pentru comunicarea sensibilă la timp.

Adresă: scrieți adresa completă a destinatarului, inclusiv numărul căsuței poștale sau pachetul de birouri.

Adresă de retur: includeți adresa completă a companiei dvs.Acest lucru facilitează trimiterea unui răspuns destinatarului.

Salut

Într-o scrisoare oficială, salutul standard este „Dragă”, urmat de titlul și numele destinatarului. Începeți scrisoarea cu „Dragă [numele destinatarului]” și adăugați o virgulă după nume. Când nu puteți determina numele destinatarului, puteți adresa scrisoarea la titlul acestuia.

Corp

Paragrafele din corp sunt textul principal al scrisorii. În aceste paragrafe, expeditorul subliniază scopul scrisorii. Include aceste secțiuni:

• Un paragraf introductiv care precizează scopul principal al scrisorii și, dacă este necesar, îl prezintă pe scriitorul scrisorii.
• Unul sau mai multe paragrafe din mijloc care discută subiectul scrisorii mai detaliat. Este important să organizați această secțiune în mod logic, fiecare paragraf abordând un punct sau un aspect specific al mesajului dvs. general.
• Un ultim paragraf care rezumă punctele cheie și, dacă este cazul, indică pașii următori. Aceasta ar putea implica sugerarea unei întâlniri, solicitarea unui răspuns sau exprimarea anticipării pentru rezolvarea problemei în cauză. Ultimul paragraf este, de asemenea, un loc potrivit pentru a oferi mulțumiri destinatarului pentru că a luat în considerare mesajul tău sau pentru timpul și atenția acordată.

Închidere

După secțiunea corpului, închideți scrisoarea cu o semnare simplă și profesională. Modalitățile politicoase de a încheia scrisoarea includ următoarele semne:

• Cu sinceritate
• Salutări
• Cu respect

Semnătură

Componenta finală a unei scrisori oficiale este semnătura dvs. Includeți numele dvs. complet și titlul postului, dacă este relevant, urmate de semnătura dvs. umedă și numele tipărit.

Cum să scrii o scrisoare formală în șase pași

Scrierea unei scrisori oficiale nu trebuie să fie descurajantă. Există un proces simplu în șase pași pe care îl poți respecta pentru a menține lucrurile ușor. Urmați această metodă încercată și adevărată pentru a structura eficient și eficient corespondența formală:

1 Planificați-vă mesajul: înainte de a începe să scrieți, acordați-vă un moment pentru a vă clarifica scopul.Ce speri să obții cu această scrisoare? Cine este publicul tău? Înțelegerea acestor aspecte vă va ghida tonul și conținutul.

2 Începeți cu un format adecvat: scrisorile formale au un aspect specific care include adresa expeditorului, data, adresa destinatarului, salutul, corpul, închiderea și semnătura.Aliniați textul la stânga și utilizați un font profesional precum Times New Roman sau Arial. Asigurați-vă că scrisul este la un singur spațiu, cu o linie goală între paragrafe. Ar trebui să existe o marjă de doi inci în partea de sus și de jos a documentului și o marjă de un inch pe ambele părți.

3 Creați o deschidere clară: primul paragraf ar trebui să informeze imediat destinatarul despre scopul scrisorii.Păstrați-l concis și la obiect; nu este nevoie de prezentări lungi.

4 Dezvoltați corpul: în corp, detaliați cererea, întrebarea sau informațiile pe care le transmiteți.Utilizați paragrafe separate pentru fiecare punct principal pentru a vă menține scrisoarea organizată și ușor de citit. Susține-ți afirmațiile cu fapte sau exemple specifice, acolo unde este necesar.

5 Încheiați eficient: rezumați punctele principale ale scrisorii dvs. și precizați clar orice acțiune pe care o așteptați de la destinatar, cum ar fi un răspuns până la o anumită dată sau o solicitare de întâlnire.Încheiați cu o închidere politicoasă, cum ar fi „Cu stimă” sau „Cu stima”, urmată de semnătura și numele tipărit.

6 Revizuire: înainte de a trimite scrisoarea, fă-ți timp pentru a o corecta.O scrisoare formală nu este doar formatată corect, ci și gramatica, punctuația și ortografia ar trebui să fie fără greșeli. Efectuați o verificare a gramaticii și luați în considerare tonul pentru a vă asigura că suni profesionist.

Generatorul de scrisori formale de la Grammarly vă poate ajuta să scrieți o scrisoare formală în câteva clicuri. Introduceți doar câteva detalii cheie și Grammarly va genera o schiță pe care o puteți adapta în continuare nevoilor dvs.

Greșeli frecvente de evitat

Atunci când respectați formatul formal al scrisorii, este esențial să evitați greșelile comune care vă pot submina profesionalismul, inclusiv:

• Sună prea casual și folosește fraze informale, argou sau glume
• Formatare inconsecventă
• Eșecul de a corecta înainte de a trimite
• Folosind informații de contact învechite sau incorecte
• Omiterea unui apel la acțiune

Evitarea acestor greșeli va ajuta să vă asigurați că scrisorile dumneavoastră formale sunt atât profesionale, cât și eficiente, crescând probabilitatea de a obține rezultatul dorit.

Șablon de scrisoare formală

[Numele dumneavoastră]

[Adresa ta]

[Adresa dvs. de e-mail]

[Numarul tau de telefon]

[Data]

[Numele destinatarului]

[Titlul și funcția Beneficiarului, dacă este cazul]

[Compania Beneficiarului, dacă este cazul]

[Adresa destinatarului]

Stimate [Numele Destinatarului],

[Paragraf de deschidere: Prezentați-vă și spuneți scopul scrisorii dvs. Furnizați orice informație de fundal relevantă sau context necesar.]

[Paragrafe corporale: Folosiți propoziții cu subiecte pentru a prezenta ideile principale ale scrisorii dvs. Detaliați detalii suplimentare relevante pentru scopul dvs. de a scrie.]

[Paragraf de închidere: rezumați punctele cheie, exprimați aprecierea sau interesul și precizați direct orice acțiuni ulterioare dorite.]

Cu sinceritate,

[Numele dvs. tipărit]

[Semnătura dvs. introdusă]

Exemplu de scrisoare formală

John Smith Director de vânzări AcmeCo 123 Business Rd. Business City, CA 12345 555-555-4567 [email protected] 11 martie 2024

Samantha Green Procurement Officer InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890

Stimata doamna Green,

Sper că această scrisoare vă va găsi bine. Numele meu este John Smith și sunt manager de vânzări la AcmeCo, un furnizor de top de soluții inovatoare concepute pentru a spori eficiența operațională și pentru a stimula creșterea afacerii. La AcmeCo, ne mândrim cu furnizarea de produse și servicii de înaltă calitate, adaptate pentru a satisface nevoile unice ale clienților noștri.

Mă adresez pentru a vă prezenta cea mai recentă ofertă de produse, AcmeCo Efficiency Booster. Această soluție a fost dezvoltată special pentru a răspunde provocărilor comune cu care se confruntă companiile din domeniul tehnologiei. Oferă o gamă de caracteristici concepute pentru a optimiza fluxurile de lucru, pentru a reduce costurile operaționale și pentru a îmbunătăți productivitatea generală.

Mulți dintre clienții noștri au văzut deja beneficii semnificative în urma implementării AcmeCo Efficiency Booster, raportând o creștere medie a productivității de 25% în primele trei luni de utilizare. Credem că InnovateTech Solutions ar putea experimenta îmbunătățiri similare, dacă nu mai mari, prin integrarea soluției noastre în operațiunile dumneavoastră.

Suntem încrezători în valoarea pe care AcmeCo Efficiency Booster o poate aduce organizației dvs. și am fi încântați să vă oferim o demonstrație cuprinzătoare la convenția dvs. În plus, oferim o reducere introductivă exclusivă clienților noi interesați să exploreze potențialul produsului nostru.

Vă rugăm să nu ezitați să mă contactați direct la 555-555-4567 sau prin e-mail la [email protected] pentru a programa o demonstrație sau pentru a discuta despre modul în care AcmeCo poate contribui la succesul soluțiilor InnovateTech. Așteptăm cu nerăbdare oportunitatea de a colabora cu dumneavoastră și de a sprijini obiectivele de creștere ale companiei dumneavoastră.

Vă mulțumim că ați considerat AcmeCo ca partener în atingerea excelenței operaționale. Suntem încântați de perspectiva de a lucra împreună și ne angajăm să vă oferim cele mai bune servicii și suport posibil.

Cu sinceritate,

John Smith Manager de vânzări AcmeCo

Carcase: Broșura de produs, Mărturii clienți