Cum să scrieți orice tip de scrisoare

Toată lumea ar trebui să știe cum să scrie o scrisoare, fie că este o întrebare de afaceri, un e-mail, o scrisoare personală sau o postare pe rețelele sociale în format scrisoare. Scrierea scrisorilor este o abilitate utilă, nu numai pentru a comunica clar, ci și pentru a face o impresie bună, în special o primă impresie.

Mai jos vă explicăm cum să scrieți o scrisoare corectă, indiferent de tipul de care aveți nevoie. Vom acoperi formatul corect pentru o scrisoare formală, cum ar fi o scrisoare de intenție sau o cerere de angajare, precum și sfaturi pentru scrierea unei scrisori personale, cu câteva exemple utile pentru fiecare.

Ce tip de scrisoare ar trebui să scrii?

Nu există reguli stricte și rapide. Cel mai potrivit format de scrisoare depinde de publicul dvs. Pentru un prieten sau o rudă apropiată, un mesaj obișnuit sau o scrisoare informală este de obicei cea mai bună cale de a merge. Există diferite tipuri de litere care sunt potrivite pentru acest format. Unele includ:

• Scrisori scrise de mână
• Scrisori trimise prin e-mail
• Mesaje tastate pe rețelele sociale

Cu toate acestea, pentru contactele de afaceri sau persoanele pe care nu le cunoașteți bine, o scrisoare formală dactilografiată este aproape întotdeauna cea mai potrivită alegere. Atunci când este utilizat în scopuri profesionale, scrierea unei scrisori oficiale este eficientă pentru următoarele:

• Scrisori de intentie
• Scrisori de intenție
• Scrisori de propunere de valoare
• Scrisori memoriu de afaceri
• Scrisori de promovare
• Scrisori de recomandare
• Scrisori de demisie
• Scrisori de mulțumire

Acestea sunt doar câteva dintre tipurile de scrisori pe care ați putea avea nevoie să le scrieți într-un mediu obișnuit sau profesional. Înainte de a scrie o scrisoare, luați în considerare tipul de scrisoare de care aveți nevoie: formală sau informală. Fiecare are un format distinct pe care veți dori să-l urmați.

Scrierea formală a scrisorilor: stil bloc vs. stil AMS

Scrisorile formale - cum ar fi scrisorile de intenție, întrebările de afaceri și notificările urgente - sunt unele dintre cele mai importante scrisori pe care va trebui să le scrieți vreodată. Deoarece sunt uneori folosite ca documente oficiale, scrisorile formale au o structură foarte precisă și un format particular. De fapt, există câteva „formate corecte” diferite din care să alegeți.

Cele mai comune formate pentru scrierea scrisorilor formale sunt stilul bloc și stilul American Mathematical Society, sau AMS. În exemplul de mai jos, folosim stilul bloc, în special stilul bloc complet , deoarece este cel mai popular. Stilul bloc este caracterizat prin alinierea tuturor elementelor pe marginea stângă a paginii. Aceasta include primele rânduri ale paragrafelor, care nu folosesc indentare.

AMS este destul de similar, urmând multe dintre aceleași reguli ca stilul bloc. Există însă câteva diferențe, pe care le vom acoperi pe scurt după secțiunea următoare.

Cum să scrieți o scrisoare formală în stil bloc

Pasul 1: scrieți informațiile de contact și data

Toate scrisorile formale încep cu informațiile de contact și data . În stilul bloc complet, acesta merge în colțul din stânga sus.

În primul rând, în calitate de expeditor, introduceți numele complet și adresa aliniate în partea stângă, așa cum ați face atunci când adresați un plic. Aceasta nu este doar o formalitate, ci o includere utilă, astfel încât destinatarul să poată găsi cu ușurință informațiile dvs. de contact atunci când vrea să răspundă.

Dacă scrieți pe antetul oficial al companiei care include deja aceste informații, nu trebuie să rescrieți informațiile de contact.

După adresa dvs., săriți peste un rând și apoi adăugați data la care scrieți scrisoarea.

În sfârșit, săriți din nou rândul și adăugați numele și adresa completă a destinatarului. Simțiți-vă liber să includeți titlul postului sub numele lor, dacă este relevant. Lăsați un rând liber după informațiile de contact înainte de a scrie salutul.

Pasul 2: Scrieți salutul

Scrisorile formale au întotdeauna un salut la începutul conținutului scris ca un indiciu că mesajul tău este pe cale să înceapă. Acesta este cunoscut sub numele de salut.

Cele mai multe salutări încep cu „Dragă” și apoi cu numele destinatarului. Toate saluturile folosesc scrierea cu majuscule ale titlului și se termină cu virgulă .

Dacă nu cunoașteți numele destinatarului, puteți utiliza, de asemenea, un titlu al postului sau chiar numele departamentului, de exemplu, „Dragă reprezentant HR”. Ca ultimă soluție, puteți folosi salutul generic „Către cine poate viza” în orice circumstanță. Încercați să evitați „Stimate domn sau doamnă”, deoarece este puțin depășit.

Pasul 3: Scrieți corpul scrisorii

Aici scrieți mesajul dvs. Corpul scrisorii urmează regulile obișnuite ale gramaticale, așa că scrieți-o ca orice alt document formal. Singura excepție pentru stilul bloc complet este că nu indentați primele rânduri ale paragrafelor .

Spre deosebire de scrisorile personale, scrisorile formale sunt directe și directe , așa că nu vă fie teamă să treceți direct la obiect . Unele scrisori formale au doar o propoziție sau două lungi, deși altele pot continua pentru paragrafe dacă există o mulțime de informații de transmis. Important este să rămâi concentrat și să eviți subiectele tangențiale.

Deși diferitele culturi ale companiei au standarde de comunicare diferite, este un pariu sigur să eviți frazele ocazionale și glumele; unii chiar sfătuiesc să nu folosească contracții . Ar trebui să fie de la sine înțeles, dar nu folosiți argo, blasfemie sau alt limbaj nepotrivit.

Dacă scrisoarea dvs. acoperă multe, cel mai bine este să includeți un paragraf de încheiere la sfârșit pentru a rezuma tot ce trebuie să știe destinatarul. Ca întotdeauna, nu uitați să editați și să corectați corpul scrisorii înainte de a o trimite.

Pasul 4: scrieți închiderea gratuită

Scrisorile formale folosesc, de asemenea, o închidere sau semnare standard, similară cu salutul, înainte de a se termina cu o semnătură autentică.

Unul dintre cei mai obișnuiți închideri este „Cu stimă”, incluzând unele variații precum „Cu sinceră recunoștință” sau „ Cu sinceritate ”. Alte semne comune includ „Cel mai bun” și „Al tău”. Spre deosebire de salutări, cei care încheie folosesc scrierea cu majuscule a propoziției. Scrieți întotdeauna cu majusculă prima literă a închiderii dumneavoastră gratuite, dar Și la fel ca și salutul, se termină întotdeauna cu o virgulă .

Dacă trimiteți o scrisoare pe hârtie, săriți peste câteva rânduri după încheierea gratuită - aici vă semnați numele. În plus, introduceți întotdeauna numele dvs. sub semnătură , împreună cu titlul postului, dacă este relevant. Când trimiteți un e-mail sau o altă scrisoare digitală, nu trebuie să lăsați un rând gol înainte de a vă introduce numele complet.

Pasul 5: Menționați materialele anexate

Acest ultim pas este necesar numai dacă trimiteți materiale suplimentare împreună cu scrisoarea, cum ar fi un CV sau un CV, aplicație, voucher etc. Dacă trimiteți doar scrisoarea, ignorați acest pas.

După numele tipărit și titlul opțional al postului (sub semnătura dvs.), săriți peste un rând și apoi scrieți „Anexă:” urmat de o listă cu materialele pe care le-ați inclus. De exemplu, dacă ați include un CV, ați scrie „Anexă: CV”. Aceasta este pur și simplu o măsură de precauție, astfel încât destinatarul să nu rateze nimic sau, dacă are nevoie, să poată verifica dacă ceva s-a pierdut în timpul transportului.

Exemplu de scrisoare formală (stil bloc)

inspectorul detectiv G. Lestrade
35 Digul Victoria
Londra, Anglia SW1A 2JL, Marea Britanie

1 iulie 1888

domnule Sherlock Holmes
221B Baker St.
Londra, Anglia NW1 6XE, Marea Britanie

Stimate domnule Holmes,

În numele forțelor de poliție din Londra, vă solicităm prezența la New Scotland Yard cât mai curând posibil. Avem un caz care necesită expertiza dumneavoastră specială și am prefera să discutăm detaliile în persoană, având în vedere sensibilitatea informațiilor. Este acceptabil orice moment înainte de sfârșitul lunii.

Cu sinceritate,
G. Lestrade
inspector detectiv

Incintă: permis pentru vizitatori

Cum se scrie o scrisoare formală în stilul AMS

În cea mai mare parte, stilul AMS utilizează aceleași reguli și linii directoare ca și stilul bloc, inclusiv incinte, astfel încât să puteți urma pașii de mai sus indiferent de stilul pe care îl utilizați. Cu toate acestea, există două diferențe majore în stilul AMS de care trebuie să fii conștient:

1. Nu lăsați un rând gol între adresa completă a expeditorului și dată. Data apare direct sub adresa.
2. Stilul AMS folosește întotdeauna o linie de subiect în locul sau înaintea salutului. Subiectul trebuie scris cu majuscule și să rezume conținutul scrisorii într-un singur rând, cum ar fi „PRESEnța DVS. ESTE CERĂ LA SCOTLAND YARD”. Ca și în cazul saluturilor, lăsați o linie goală înainte și după linia de subiect.

Exemplu de scrisoare formală (stil AMS)

inspectorul detectiv G. Lestrade
35 Digul Victoria
Londra, Anglia SW1A 2JL, Marea Britanie

1 iulie 1888

PREZENTA DVS. ESTE CERATA LA SCOTLAND YARD

Stimate domnule Holmes,

[. . .]

Cum se scrie o scrisoare informală

Fidele numelui lor, literele informale sunt mult mai ocazionale decât scrisorile formale. Asta înseamnă că nu există atât de multe reguli și linii directoare și pe nimeni nu se va deranja dacă nu lași un spațiu liber în locul potrivit.

Cu toate acestea, există un format corect cu care oamenii sunt familiarizați, așa că urmați pașii de mai jos ca minim.

Pasul 1: puneți data în partea de sus (opțional)

Punerea datei în partea de sus a unei scrisori este un obicei care provine dintr-o perioadă în care scrierea scrisorii era principalul mijloc de comunicare. În zilele noastre, includerea datei nu mai este o necesitate, dar unii oameni încă o fac din tradiție. În scrisorile informale, este complet opțional.

Pasul 2: Scrieți salutul

La fel ca scrisorile formale, scrisorile informale încep cu un salut politicos adresat destinatarului. Formatul standard este același: cuvântul „Dragă” urmat de numele persoanei, ca în „Stimate domnule Lestrade”, folosind majusculele titlului.

Cu toate acestea, scrisorile informale oferă mai multă libertate atunci când vine vorba de ceea ce spui în mesajul tău de întâmpinare și nu este neobișnuit să vezi salutări casual precum „Bună [Nume]” sau „Bună [Nume]”.

Ca și în cazul saluturilor din scrisorile formale, în mod normal, încheiați salutul cu o virgulă și apoi săriți o linie înainte de a începe corpul scrisorii. Ocazional vezi că oamenii încheie salutul cu un semn de exclamare, în funcție de relația lor cu destinatarul.

Pasul 3: Scrieți corpul scrisorii

Corpul scrisorii este locul în care vă scrieți mesajul, iar scrisorile informale sunt adesea menite să împărtășească știri sau să păstreze legătura. Au tendința de a avea un ton conversațional, ceea ce înseamnă că sunteți liber să includeți argoul și orice limbă pe care o folosiți când vorbiți în persoană.

În timp ce tangentele sunt mai permise în literele informale, ieșirea excesivă în afara subiectului poate deranja cititorul. Încearcă să rămâi concentrat cât de bine poți, fără a suna reținut – scrisorile informale ar trebui să fie personale, până la urmă.

Pasul 4: scrieți închiderea gratuită

Scrisorile informale folosesc, de asemenea, o închidere gratuită înainte de semnătură, urmând același format ca și scrisorile formale. Aceasta include utilizarea majusculei propoziției (punând majusculă doar prima literă), adăugarea unei virgule la sfârșit și lăsarea spațiului suficient pentru a vă semna numele dacă trimiteți o scrisoare pe hârtie.

Cu toate acestea, nu trebuie să rămâneți cu semnele convenționale precum „Cu stimă”. Dacă scrii o scrisoare personală, poți folosi ceva mai sentimental, în funcție de relația cu destinatarul, cum ar fi „Iubire”, „Salutări cordiale” sau „Ne vedem în curând”.

Exemplu de scrisoare informală

2 iulie 1888

Ce e, Lestrade!?

Este Sherlock! Sunt atât de încântat să primesc scrisoarea ta. Bineînțeles că voi veni la Scotland Yard cât de curând posibil, nu vă faceți griji.

XOXO,
Sherlock „Cel mai bun detectiv din toate timpurile” Holmes

Ce este PS?

PS înseamnă postscript . Este ceva ce adăugați în ultimul moment după ce scrisoarea este completă, de obicei fie știri minore, fie ceva mic pe care l-ați uitat când scrieți corpul scrisorii. În mod obișnuit, nu utilizați postscripturi în scrisori formale; dacă trebuie să adăugați ceva, va trebui să revizuiți întregul document pentru a include noile informații.

Când scrieți un postscript, scrieți pur și simplu literele „PS” și apoi mesajul dvs. Nu contează dacă utilizați puncte sau nu („PS” și „PS” sunt ambele acceptabile), dar ambele litere ar trebui să fie întotdeauna scrise cu majuscule.

Dacă aveți mai multe postscriptoare, adăugați pur și simplu un alt P la începutul fiecărui PS nou. De exemplu, al doilea post-scriptiv ar trebui să fie etichetat „PPS”. iar al treilea post-scriptiv ar trebui să fie „PPPS”.

PS. Rob a primit postul la Great Company! Mulțumesc pentru tot sprijinul acordat în timpul șomajului.

PPS. Trebuie să anulez petrecerea mea de naștere, dar încă ne întâlnim pentru a bea în acea noapte dacă vrei să vii.

Plicul

În Statele Unite, greutatea maximă pentru o scrisoare de primă clasă este de 3,5 uncii. Dacă scrisoarea dvs. are mai mult de trei pagini sau ați scris-o pe hârtie grea, va trebui să o cântăriți pentru a vă asigura că îndeplinește cerințele. Mărimea și forma plicului contează și ele. Trebuie să fie dreptunghiular și mai mic de aproximativ 6 pe 11 inci, altfel riscați ca oficiul poștal să îl returneze.

Trimiterea unei scrisori

După ce ați stabilit că plicul este de tipul potrivit, acum trebuie doar să-l trimiteți prin poștă. (Dacă este o scrisoare personală, o puteți livra oricând singur. În acest caz, trebuie doar să scrieți numele destinatarului vizat pe exteriorul plicului. Un bonus de livrare manuală? Puteți folosi orice dimensiune sau formă de plic doriți!)

În colțul din stânga sus, scrieți numele și adresa dvs. sau atașați o etichetă de corespondență. În centrul plicului, scrieți cu atenție numele și adresa destinatarului. Pe lângă abrevierea statului și codul poștal, scrisorile internaționale ar trebui să includă țara atât pentru adresa de destinație, cât și pentru adresa de retur.

Tarifele poștale variază. Verificați site-ul web al Serviciului Poștal din SUA pentru prețurile actuale sau utilizați un timbru Forever pentru destinațiile din SUA. Poștale se fac în colțul din dreapta sus al plicului.

Verificați de două ori dacă totul este corect pe exteriorul plicului. Dacă este, îndoiți scrisoarea și introduceți-o cu grijă. Nu-l sigilați până nu sunteți sigur că ați inclus fiecare pagină pe care intenționați să o trimiteți.

Sfaturi pentru scrierea scrisorilor

Încă nu sunteți sigur cum să scrieți o scrisoare corectă? Țineți cont de aceste sfaturi pentru scrierea scrisorilor pentru a vă ajuta să comunicați cu încredere.

Oferiți plăcere

În timp ce scrisorile personale tind în mod natural să folosească un ton prietenos, scrisorile formale, de asemenea, pot beneficia de plăcere și etichetă politicoasă. O frază simplă de genul „Ce mai faci?” sau „Sper că ești bine” la începutul unei scrisori poate ajuta la conectarea expeditorului și destinatarului, chiar dacă subiectul este strict de afaceri.

De asemenea, puteți exprima simpatie, regret, sprijin sau recunoștință atât în ​​scrisori formale, cât și informale. În afară de simpla etichetă, aceste plăcere stabilesc o legătură personală care separă scrisorile tale de cele scrise de mașini.

Scrieți pentru cititorul dvs

Ca și în cazul tuturor scrierilor, modificați-vă limba pentru a se potrivi cu cititorul dvs. specific. Dacă îi scrii o scrisoare oficială unui asociat de afaceri, fii profesionist și politicos. Dacă îi scrieți o scrisoare personală unui vechi prieten, nu ezitați să faceți glume și să folosiți argou.

Uneori, liniile se estompează – o „scrisoare oficială” către un prieten de serviciu poate fi mai obișnuită decât o „scrisoare personală” către o rudă îndepărtată. Ține cont de cititorul specific în timp ce scrii pentru a da tonul potrivit. Dacă nu ați mai întâlnit niciodată destinatarul, respectați formalitatea politicoasă.

Includeți toate informațiile necesare

Dacă aveți multe informații de transmis, faceți în prealabil o mică listă pentru a vă asigura că acoperiți totul. Tratați acest lucru ca pe un mini-contur pentru a vă asigura că nimic nu alunecă prin crăpături.

Acest lucru este deosebit de important pentru invitații sau scrisori despre programarea evenimentelor. Asigurați-vă că precizați în mod clar faptele esențiale, în special unde și când , precum și alte informații de care trebuie să știți, cum ar fi instrucțiuni sau cerințe speciale.

Concluzie

Nu te simți bine să trimiți o scrisoare pe care ai pregătit-o cu grijă? Cu siguranță, o scrisoare bine scrisă are cele mai mari șanse de a-și îndeplini scopul. Pentru a vă asigura că scrisoarea dvs. strălucește cu adevărat, este esențial ca aceasta să fie fără greșeli și să stabilească tonul potrivit. Asistența pentru scriere de la Grammarly prinde lucruri precum greșelile de ortografie și gramaticale, iar Grammarly Premium include sugestii de formatare și îndrumări care vă pot ajuta să scrieți scrisori clare, ușor de urmat, care rețin atenția destinatarului. Folosind Grammarly, vă puteți scrie scrisoarea cu încredere, oriunde introduceți!

Acest articol a fost scris inițial de Jennifer Calonia în 2020. A fost actualizat pentru a include informații noi.