Cum să scrieți o agendă de întâlnire în 5 pași

Ați participat vreodată la o întâlnire la care nu trebuia să participați? Sau poate ați văzut o întâlnire întârziată pentru că timpul a fost gestionat prost. Cu siguranță, trebuie să existe o modalitate de a preveni întâlnirile fugitive!

Există. Se numește ordinea de zi a ședinței. Agenda unei întâlniri este o schiță care dictează despre ce este vorba despre o întâlnire și cronologia pe care o va urma întâlnirea. O agendă de întâlnire este menită să păstreze întâlnirile pe subiect, eficiente și orientate spre obiective.

Indiferent dacă sunteți un lider de echipă la un startup, un organizator la o organizație nonprofit sau un director executiv în consiliul de administrație al companiei dvs., trebuie să știți cum să scrieți o agendă eficientă a întâlnirilor. Dacă te-ai întrebat vreodată cum să ieși dintr-o întâlnire , aceasta este pentru tine. Citiți mai departe pentru ghidul nostru pas cu pas pentru scrierea agendei unei întâlniri, cu exemple incluse.

Ce este o agendă de întâlnire?

Agenda unei întâlniri este o schiță a ceea ce va avea loc în timpul unei întâlniri. Acestea pot include subiecte, obiective, o cronologie, vorbitori desemnați, documente justificative și puncte de discuție. O agendă a întâlnirii este de obicei partajată participanților înainte de întâlnire, astfel încât aceștia să se poată pregăti.

Dacă v-ați gândit vreodată că poate ați fi putut folosi comunicarea asincronă în loc de o întâlnire, probabil că doriți să perfecționați cum să scrieți o agendă. Agendele întâlnirilor sunt instrumente importante înainte, în timpul și după o întâlnire.

O agendă de întâlnire poate fi folosită înaintea unei întâlniri pentru a stabili așteptările și a se pregăti. În timpul unei întâlniri, o agendă creează structură, economisește timp și menține concentrarea. După o întâlnire, o agendă poate fi utilizată pentru recapitularea întâlnirii sau pentru redactarea procesului-verbal.

Iată câteva beneficii ale utilizării agendei de întâlnire:

• Oferă întâlnirii un scop clar.
• Vă ajută să rămâneți pe drumul cel bun.
• Ea definește responsabilitățile.
• Structura sa vă permite să vă gestionați timpul eficient.
• Se asigură că subiectele esențiale sunt acoperite.
• Crearea unuia clarifică așteptările și responsabilitățile.
• Reduce timpul pierdut.
• Trimiterea agendei în avans pregătește participanții.

Unii experți sugerează că ordinea de zi a ședințelor ar trebui să fie utilizată pentru fiecare întâlnire, în timp ce alții recomandă utilizarea lor numai pentru întâlniri formale. Dacă doriți să economisiți timp , să rămâneți pe drumul cel bun sau să îndepliniți un anumit obiectiv în timpul unei întâlniri, o agendă este un instrument excelent pentru a realiza acest lucru.

Ce ar trebui inclus pe ordinea de zi a ședinței?

Ordinea de zi a reuniunii ar trebui să indice clar scopul întâlnirii. Unele agende ale întâlnirilor pot fi mai detaliate decât altele. De exemplu, nu toate întâlnirile au nevoie de alocare de timp pentru subiecte sau documente justificative. Cu toate acestea, cu cât o agendă este mai detaliată, cu atât este mai ușor să rămâneți la subiect.

O agendă excelentă a întâlnirii include următoarele:

• Tema întâlnirii
• Atingerea obiectivelor
• O listă de subiecte
• Timpul estimat alocat pentru fiecare subiect
• Documente justificative
• E timpul pentru discuții libere
• O privire de ansamblu finală

5 pași pentru scrierea agendei unei întâlniri

O agendă eficientă va lua în considerare toți participanții, obiectivele pe care doriți să le atingeți și timpul pe care l-ați alocat întâlnirii. Iată cum să scrieți o agendă de întâlnire în cinci pași pentru a avea o întâlnire eficientă și eficientă.

1 Concentrați-vă pe o singură temă

Înainte de a începe să scrieți agenda întâlnirii, acordați-vă un moment pentru a vă gândi la ceea ce doriți de la întâlnire. Care sunt obiectivele tale? Care este tema acestei întâlniri? Definiți tipul de întâlnire.

A avea o temă și specificarea tipului de întâlnire va ajuta la determinarea focalizării întâlnirii, ceea ce va permite participanților să se pregătească. Obiectivele dvs. ar trebui să descrie ceea ce doriți să realizați în timpul întâlnirii.

Iată câteva tipuri comune de întâlniri:

• Întâlnire de echipă— o discuție despre starea unui proiect, rezolvarea oricăror probleme și programarea unor termene limită importante.
• Ședința consiliului de administrație— o discuție oficială a problemelor de afaceri.
• Sesiune executivă— o întâlnire pentru a clarifica nevoile pentru reuniunile consiliului.
• Întâlnire de lansare a proiectului— o prezentare a noilor obiective ale proiectului, livrabile și calendare.
• Întâlnire de brainstorming— o colaborare pe idei noi.
• Întâlnire de feedback— timp structurat pentru feedback constructiv.
• Întâlnire agilă— o întâlnire concentrată pentru recenzii de sprint, prezentari generale ale proiectelor și debrief-uri de feedback.
• Întâlnire Scrum— planificare sprint, stand-up-uri, rafinare a backlog-ului de produse sau recenzii sprint într-un format scrum.
• Întâlnire retrospectivă— o sesiune de feedback post-proiect.
• Întâlnire de îmbarcare— o întâlnire de grup pentru orientarea noilor angajați.
• Reuniunea comitetului— un subgrup din cadrul unei companii sau al unei echipe care abordează un proiect sau o problemă specifică.

2 Decideți asupra subiectelor

Luați legătura cu colegii dvs. de echipă, colegii membri ai consiliului de administrație, membrii comitetului și orice părți interesate importante pentru a afla dacă există ceva despre care ar dori să discute în timpul întâlnirii. Oferirea tuturor șansa de a vorbi asigură că nimeni nu trebuie să vorbească prea mult pentru a-și face vocea auzită. Utilizați informațiile pe care le-ați adunat de la părțile interesate, stabilirea obiectivelor și tipul de întâlnire pentru a crea o listă de subiecte care trebuie discutate în timpul întâlnirii.

Asigurați-vă că subiectele sunt pe tema atât pentru tipul de întâlnire pe care doriți să o aveți, cât și pentru obiectivele pe care doriți să le atingeți. Fiți atent la câte subiecte puteți aborda în timpul pe care l-ați alocat întâlnirii. Nu împachetați prea mult!

3 Stabiliți limite de timp și lideri pentru fiecare subiect

Pentru a rămâne pe drumul cel bun, este util să stabiliți limite de timp pentru fiecare subiect pe care doriți să îl discutați. Dacă orchestratorul întâlnirii nu intenționează să ghideze conversația pentru fiecare subiect, atunci ar trebui să numească un lider pentru fiecare subiect.

Liderul va fi responsabil pentru conducerea întâlnirii pe durata subiectului lor, furnizarea oricăror documente sau diapozitive relevante și asigurarea ca subiectul să rămână în limitele de timp stabilite de ordinea de zi. Dacă conduceți întâlnirea, este util să le reamintiți liderilor de subiecte să-și aducă documentele necesare în ziua întâlnirii.

4 Luați în considerare documentele necesare

Faceți o listă cu toate documentele necesare pentru întâlnire. Acestea pot include diapozitive de prezentare, date, detalii ale proiectului, rezultate ale testării, wireframes, prototipuri, foi de prezență sau minute ale întâlnirilor anterioare .

Dacă altcineva din echipa dvs. trebuie să aducă aceste documente la întâlnire, asigurați-vă că îi anunțați și includeți acele informații în ordinea de zi.

5 Lăsați timp pentru discuții și prezentare generală

Lăsați timp la sfârșitul agendei pentru o scurtă prezentare generală și discuție. Cu un program, oamenii au uneori nevoie de timp la sfârșitul întâlnirii pentru a pune întrebări. În plus, dacă lucrați spre un obiectiv, nu strica să treceți încă o dată peste ceea ce ați acoperit în timpul întâlnirii.

Dacă găzduiți o întâlnire săptămânală, este posibil să nu aveți nevoie de mult timp pentru aceasta. Adesea, cinci minute sunt suficiente pentru revizuire la sfârșitul unei întâlniri. Dar dacă aceasta este o întâlnire care se întrunește lunar sau este vorba despre informații noi, ar trebui să lăsați zece până la douăzeci de minute la sfârșitul întâlnirii.

Exemplu de agendă a ședinței

Mai jos, am inclus o schiță a unei agende tipice de întâlnire.

Titlul ședinței:Data:Locul și ora:Conducătorul ședinței:Membrii prezenți:Scopul ședinței:

Raport de stare(10 minute)

Permiteți fiecărui membru prezent câteva momente pentru a împărtăși unde se află.

Gol(15 minute)

Treceți peste obiectivul dvs. pentru întâlnire, rezultatele pe care le așteptați și ce trebuie să facă toată lumea pentru a le îndeplini.

Subiecte noi(20 de minute)

Distribuiți orice informații noi sau subiecte conduse de membri care trebuie discutate.

Prezentare generală(5 minute)

Examinați ceea ce s-a discutat în timpul întâlnirii, creați o listă de acțiuni și lăsați loc pentru orice întrebări care nu au fost încă abordate.

Întrebări frecvente despre agenda întâlnirilor

Ce este o agendă de întâlnire?

Agenda unei întâlniri este o schiță a ceea ce va avea loc în timpul unei întâlniri. Aceasta include următoarele:

• Subiecte
• Goluri
• O cronologie
• Difuzoare desemnate
• Documente justificative
• Puncte de discuție

Ce ar trebui inclus pe ordinea de zi a ședinței?

Ordinea de zi a ședinței ar trebui să includă următoarele:

• Tema întâlnirii
• Goluri
• O listă de subiecte
• Timpul estimat alocat pentru fiecare subiect
• Documente justificative
• E timpul pentru discuții libere
• O prezentare finală

Când ar trebui să utilizați o agendă de întâlnire?

Ar trebui să utilizați o agendă de întâlnire pentru toate întâlnirile – sau cel puțin pentru cele formale. Dacă doriți să economisiți timp, să rămâneți pe drumul cel bun sau să îndepliniți un anumit obiectiv în timpul unei întâlniri, o agendă este un instrument excelent pentru a realiza acest lucru.