Cum să scrieți o notă: primii 10 pași de urmat

Învățarea cum să scrieți o notă vă va ajuta să comunicați eficient cu oamenii din compania dvs.

Un memorandum, un memoriu, este o scrisoare scurtă folosită pentru comunicarea internă în interiorul unei afaceri sau organizații. Când trimite o notă de afaceri, expeditorul vizează, de obicei, un grup mare de oameni, ca un întreg departament. Acesta este separat de un e-mail, vizând doar unul sau câțiva destinatari.

Veți folosi o notă din mai multe motive, inclusiv informarea unui departament cu privire la o nouă politică din cadrul organizației, informarea personalului despre modificările politicii sau alertarea companiei cu privire la un eveniment viitor. Trimiterea unei note asigură că toți cei care au nevoie de informații primesc aceleași informații, creând mai puțină confuzie și frustrare în cadrul organizației.

Scrierea de note nu este dificilă, dar mulți oameni nu sunt învățați cum să scrie o notă în cursul formării lor de afaceri. Dacă aveți sarcina de a scrie acest tip de document de afaceri, acest ghid vă va ajuta să o faceți bine.

Materiale necesare

• Material de scris, cum ar fi pix și hârtie
• Hârtie cu cap
• Plicuri
• Calculator
• Acces la e-mail

Pasul 1. Studiați șabloanele de note

Luați în considerare studiul șabloanelor de note pentru a vă ajuta să știți cum să scrieți unul eficient. Apoi, luați în considerare să scrieți un șablon pe care să-l utilizați în cadrul organizației dvs. pentru a vă putea scrie în mod eficient notele. Creați șabloane pentru tipurile obișnuite de note pe care le trimiteți, pe care le puteți extrage și completa atunci când este nevoie.

Pasul 2. Scrieți titlul și linia de subiect

Primele patru rânduri ale unui șablon de notă sunt considerate titlul și linia de subiect. Aceasta este una dintre cele mai esențiale părți ale unei note, deoarece arată de la cine este nota, cui este, când a fost trimisă și care este subiectul principal.

Titlul și linia de subiect arată astfel:

La:

Din:

Data:

Subiect:

Completați fiecare dintre aceste rânduri în titlul noțiunii cu informații exacte. Apoi, în partea de sus a paginii, înainte de aceste informații, scrieți „Memorandum” pentru ca destinatarul să știe ce tip de comunicare este. Subiectul notei trebuie să fie clar și concis, spunând care este scopul scrisorii.

Pasul 3. Precizați scopul notei

Includeți scopul notei dvs. în primul paragraf. Gândiți-vă la paragraful de deschidere al memoriului dvs. ca la o declarație de teză într-o lucrare de cercetare. Spune scopul unei note și oferă cititorului un motiv pentru a continua să citească. Nu ți se cere să scrii un salut cu acest tip de comunicare de afaceri, deoarece scrierea de note își propune să fie cât mai concis și direct posibil.

Primul paragraf al notei ar trebui să spună cititorului de ce scrieți. Puteți chiar să spuneți „Vă scriu pentru a vă informa” sau ceva asemănător. Acest paragraf ar trebui să aibă una până la trei propoziții și să sublinieze punctele cheie ale scrisorii. Puneți informații esențiale în acest prim paragraf pentru a vă asigura că toată lumea știe despre ce se referă comunicarea

Pasul 4. Oferiți informații de fundal

În al doilea paragraf, veți oferi informațiile de bază, contextul sau dovezile justificative pentru elementele din primul paragraf. De exemplu, dacă primul paragraful invită cititorul să participe la un eveniment al companiei, paragraful doi îi va spune cititorului de ce contează participarea lor sau evenimentul este esențial pentru creșterea organizației.

Informațiile de fundal ar trebui să aibă trei până la cinci propoziții. Totuși, nu ar trebui să repete informațiile găsite în corpul memoriului, dar ar trebui să ofere un fundal care să indice de ce este important restul notei.

Pasul 5. Schițați metoda de urmărire

Corpul emo ar trebui să explice punctele cheie în mod concis. Folosiți patru până la 10 rânduri sau trei până la cinci propoziții și folosiți marcatori dacă vă ajută să păstrați lucrurile concise. În aceste paragrafe de corp, ar trebui să aveți un punct cheie pe paragraf. Utilizați generos spațiul alb. Nu te repeta.

Pasul 6. Rezumați-vă punctele

Ultimul paragraf ar trebui să spună cititorului cum poate urmări e-mailul tău. De exemplu, le puteți cere să răspundă la invitație sau să vă e-mail direct cu întrebări. Dacă nu este nevoie de urmărire directă, spuneți „Vă mulțumesc pentru atenția acordată acestei probleme” sau ceva similar. De asemenea, puteți rezuma punctele principale din acest paragraf.

Dacă acțiunea dorită este mai mult de două-trei propoziții, utilizați marcatori sau o listă numerotată pentru a spune ce doriți să facă oamenii. Acest lucru va asigura că cititorii pot vedea ce trebuie să facă după ce citesc nota, chiar dacă îl scanează și nu citesc cu intenție. Nu veți semna scrisoarea de la sfârșitul notei, așa cum ați face cu un e-mail, deoarece numele expeditorului este afișat în partea „de la” a titlului.

Pasul 7. Includeți un îndemn la acțiune

Toate notele trebuie să aibă un plan de acțiune sau un îndemn la acțiune. Cititorii tăi trebuie să știe ce se așteaptă de la ei și cum pot urma această așteptare. Puteți include adrese de e-mail și numere de telefon în CTA, dacă este cazul. Acțiunea intenționată trebuie să fie în primul și ultimul paragraf și poate apărea și în corp.

Pasul 8. Utilizați un stil de scriere direct și clar

Stilul de scriere al unei note este informativ și direct. Scopul este de a transmite informațiile dorite și de a solicita o acțiune dorită. Scrieți la persoana întâi și a doua și folosiți propoziții imperative atunci când este cazul.

Pasul 9. Adăugați atașamente dacă este necesar

Uneori, o notă va necesita atașamente pentru a dovedi informațiile furnizate în scrisoare. Atașați-le astfel încât cititorul să le poată accesa cu ușurință. Această metodă va depinde de instrumentele organizației dvs., dar asigurați-vă că acestea sunt accesibile. O notă nu este locul pentru a trimite un număr mare de atașamente. În schimb, trimiteți doar atașamentele necesare pentru notă. Evitați să folosiți propoziții lungi.

Pasul 10. Verificați și editați nota înainte de a trimite

Deoarece veți trimite o notă multor persoane din cadrul organizației dvs., verificați-l întotdeauna cu atenție înainte de a o trimite. Nu doriți să trimiteți o notă cu o greșeală flagrantă sau intenție prost comunicată, deoarece acest lucru nu vă va ajuta să arătați ca un profesionist competent. De asemenea, verificați-vă nota pentru acuratețe. Asigurați-vă că informațiile de contact, datele și orele sunt exacte. Această acuratețe vă va ajuta să evitați comunicarea greșită.

Când editați pentru gramatică, vă recomandăm, de asemenea, să vă faceți timp pentru a îmbunătăți scorul de lizibilitate al unui articol înainte de a-l publica sau de a-l trimite.