Cum să scrieți un e-mail profesional: pas cu pas

Aflați cum să scrieți un e-mail profesional pentru orice comunicare de afaceri în 10 pași simpli, de la linia de subiect și salut până la apăsarea butonului de trimitere.

E-mailul este, fără îndoială, formatul principal pentru comunicațiile de afaceri de astăzi. Acest lucru înseamnă că ai o etichetă bună pentru e-mail și a ști cum să creezi mesaje de e-mail eficiente este o abilitate incredibil de importantă.

Iată 10 pași super simpli de urmat care vă vor ajuta să creați mesaje de e-mail excelente de fiecare dată.

10 pași simpli către e-mailul profesional perfect

Pasul 1. Alegeți un șablon de e-mail

Dacă scrierea de e-mailuri nu este punctul tău forte, poți alege un șablon de e-mail care te va ghida prin procesul de scriere a unui e-mail bun de la început până la sfârșit. Există multe șabloane de e-mail diferite disponibile online sau puteți alege să utilizați un șablon de la gazda dvs. de e-mail. Microsoft Outlook, de exemplu, are mai multe șabloane de e-mail care vă pot ajuta să scrieți un mesaj grozav. La fel ca multe dintre cele mai bune aplicații de scriere de e-mailuri.

Pasul 2. Scrieți linia de subiect

Cele mai eficiente e-mailuri au un subiect captivant. Asigurați-vă că subiectul nu explică doar pentru ce este e-mailul, ci este și interesant și pe care se poate face clic. Dacă lăsați subiectul necompletat sau vag, riscați ca mesajul dvs. să ajungă în dosarul de spam al destinatarului sau să fie trecut cu vederea.

Pasul 3. Alegeți un salut

Decideți cum îl veți saluta pe destinatarul e-mailului. Veți folosi numele persoanei sau ceva generic, cum ar fi „Stimate domnule”, „Stimate domnule” sau „Cui îi interesează?” De obicei, numele destinatarului pentru a le adresa direct face un e-mail mai eficient decât un salut general. Dacă nu cunoașteți numele destinatarului, luați în considerare să efectuați un apel telefonic la locul de afaceri și să întrebați cui ar trebui să vă adresați comunicarea prin e-mail.

Pasul 4. Indicați scopul e-mailului dvs

Introducerea e-mailului dvs. ar trebui să indice clar scopul acestuia. Asigurați-vă că aceste informații sunt disponibile în avans și sunt prezentate într-o manieră prietenoasă pentru scanare și trecere. Acest lucru asigură că destinatarul va putea citi și absorbi informațiile mai ușor. Dacă destinatarul e-mailului tinde să parcurgă e-mailurile prea repede pentru a le citi până la capăt, poate fi util să vă ai scopul în avans.

Pasul 5. Scrieți corpul e-mailului dvs

Unul dintre cei mai dificili pași ai acestui proces este scrierea corpului de e-mail. Fii concis; evitați să fiți prea proliști sau să intrați în prea multe detalii despre „xyz”. Includeți marcatori în care puteți scoate în evidență informațiile importante și evitați utilizarea caracterelor cursive care ar putea face textul mai dificil de citit.

Pasul 6. Spuneți când veți urmări

Nu terminați e-mailul fără a preciza când intenționați să urmăriți dacă nu primiți răspuns de la destinatar. Acordați-le timp suficient pentru a răspunde, mai ales dacă solicitați documentație de orice fel. Acestea fiind spuse, este important să vă asigurați că destinatarul este conștient că, de fapt, veți contacta înapoi și în ce interval de timp general veți face acest lucru.

Pasul 7. Alegeți o semnătură de deconectare și e-mail

Apoi, trebuie să alegeți cum vă veți deconecta și să includeți semnătura de e-mail. Opțiunile comune de semnare profesională includ:

• Cu sinceritate,
• Mulțumesc,
• Toate cele bune,
• Cu respect,
• Salutări calde,

Numele dvs. complet ar trebui să fie tipărit sub semnarea dvs., dar ar trebui să includeți și o semnătură de e-mail, dacă este posibil. Aceasta poate fi o semnătură digitală creată de o aplicație specifică acestui scop sau o imagine a semnăturii dvs. reale. Deși nu este obligatoriu, adăugarea unei semnături personale la sfârșitul comunicării prin e-mail poate ajuta să o facă mai personală și mai profesionistă.

Pasul 8. Includeți informațiile dvs. de contact în semnătura dvs

Asigurați-vă că includeți informațiile de contact în semnătura de e-mail, astfel încât persoana pe care o trimiteți prin e-mail să poată lua din nou legătura cu dvs. în mai multe moduri. Includeți numărul dvs. de telefon, rețelele de socializare sau informațiile LinkedIn, numele dvs. complet și orice alte informații suplimentare care ar putea fi pertinente sau aplicabile.

Pasul 9. Verificați-vă e-mailul pentru greșeli de tipar

Nu uitați să verificați e-mailul pentru orice greșeli sau greșeli de scriere înainte de a-l trimite destinatarului. Puteți avea un e-mail profesional frumos formatat, care dezamăgește instantaneu cititorul dacă există greșeli simple, care se pot repara. Grammarly oferă un plug-in pentru e-mail care vă poate ajuta să identificați și să eliminați cu ușurință erorile.

Aflați cum să adăugați Grammarly la e-mail.

Pasul 10. Apăsați butonul Trimitere

Probabil că partea cea mai îngrijorătoare a scrierii de e-mailuri este apăsarea butonului de trimitere, mai ales dacă utilizați Gmail și se întârzie. Asigurați-vă că ați corectat e-mailul de mai multe ori înainte de a trimite. Dacă este un e-mail critic, trimiteți-l, corectați-l din nou și trimiteți-l destinatarului vizat.

Exemplu de e-mail profesional

Iată un exemplu de e-mail scris profesional de la un furnizor de servicii către un client:

Subiect: Vă rugăm să sunați referitor la: Rapoartele de progres de luna trecută

Salut Michael,

Rapoartele de progres ale proiectului dvs. pentru luna trecută sunt gata pentru a fi revizuite. Aș dori să mă asigur că aveți ocazia să le revizuiți în detaliu; sunt atașate aici pentru confortul dumneavoastră. Vă rugăm să mă sunați pentru a stabili o conferință pentru a analiza rapoartele dvs., unde să vă pot indica cele mai importante valori și să vă răspund la orice întrebări pe care le aveți.

Dacă nu am primit răspunsuri de la tine până la sfârșitul săptămânii, te voi suna la numărul de telefon pe care îl am pentru tine, care este 555-239-5512.

Multumesc pentru timpul acordat,

Jessica Wilson

Manager de proiect la Content Marketing 4 U

555 East Broadway St.

Orlando, FL 65987

555-377-6671

[email protected]

Subiectul îi informează imediat pe cititor că comunicarea se referă la rapoartele de progres pentru luna trecută și că expeditorul ar dori să aibă un apel despre acestea. Începutul e-mailului precizează scopul și că rapoartele sunt atașate pentru revizuire. Se face o cerere pentru un apel conferință, iar expeditorul precizează când va contacta destinatarul și cum.

Acest lucru stabilește așteptările și limitele pentru comunicarea despre rapoartele de progres și îi informează pe destinatar că furnizorul de servicii înțelege importanța chestiunii în cauză. La sfârșitul e-mailului, expeditorul include toate informațiile sale oficiale de contact, astfel încât destinatarul să poată contacta în orice mod care este cel mai convenabil.

Cuvântul final despre cum să scrieți un e-mail profesional

Comunicarea de afaceri este mai digitală decât a fost vreodată și este de așteptat să crească exponențial. A învăța cum să scrieți un e-mail profesional care să comunice eficient într-o manieră concisă și directă este ceva ce toată lumea din forța de muncă de astăzi ar trebui să învețe cum să facă.

Întrebări frecvente despre scrierea mesajelor de e-mail profesionale