Cum să scrii un e-mail profesional – 5 pași simpli și 5 bune practici

Înțelegerea modului de a scrie un e-mail profesional poate fi dificil. Nu-ți face griji. Nu esti singur.

Chiar dacă majoritatea dintre noi trebuie să scrie e-mailuri la serviciu zilnic, nu este atât de ușor pe cât pare. Chiar dacă ai crea e-mailuri de afaceri în fiecare zi, se poate simți că nu ai terminat niciodată de învățat să comunici eficient în engleză. Cum să-mi transmit clar punctul de vedere? Cum să arăți politicos, dar prietenos? Cum ar trebui să încep e-mailul?

Când deschizi un e-mail nou, de obicei știi exact ce vrei să spui... dar apoi vezi un cursor care clipește, cuvintele se pot bloca în capul tău. Puteți chiar să începeți să vă ghiciți gândirea sau să vă îndoiți de abilitățile de scris. În timp ce blocajul scriitorului este real, atunci când vine vorba de a învăța cum să trimiți e-mailuri profesionale, practica este perfectă. ‍

Cu acești cinci pași și cele mai bune practici, puteți compune e-mailuri care vă ajută să puneți cel mai bun pas înainte în orice situație la locul de muncă.

5 pași simpli pentru a scrie e-mailuri profesionale

Indiferent dacă trimiteți un e-mail rece pentru o slujbă, vă prezentați două persoane unul altuia sau urmăriți un client potențial de vânzări, acești pași simpli vă vor ghida prin crearea unui e-mail eficient care să vă îndeplinească obiectivele.

1. Un început excelent cu salutul potrivit
2. Mulțumiri
3. Explicați-vă scopul
4. Lasa o impresie buna cu inchiderea ta
5. Închideți-vă profesional
   

1. Un început excelent cu salutul potrivit

Când scrieți un e-mail de afaceri, este important să faceți cea mai bună impresie posibilă cu un salut profesionist, cunoscut și sub numele de salut, care este un cuvânt mai bun pentru a spune „bună ziua”.

Dacă nu cunoașteți bine cititorul, deschideți întotdeauna e-mailul cu un e-mail formal de salut.

• Dragă <Prenumele>,
  

Dacă vă adresați pentru a începe o nouă relație, atunci ar trebui să folosiți numele lor de familie.

• Stimata doamna/doamna/dl. <Nume>,
  

Dacă relația ta de lucru cu persoana respectivă este mai obișnuită, este bine să folosești un salut mai prietenos.

• Bună <Prenumele>,
  

Este întotdeauna o idee bună să înveți cât mai multe despre persoana la care vei contacta. Dacă nu cunoașteți numele persoanei pe care o scrieți, este de obicei un pariu sigur să folosiți „Stimate domn sau doamnă” sau „Cui îi interesează:”. Asigurați-vă că observați scrierea neregulată cu majuscule și punctuația din ultima opțiune și rețineți că uneori prima este prea formală - și poate fi văzută ca depășită, înfundată sau incorectă din punct de vedere politic.

2. Mulțumește

Începând prin a-i mulțumi destinatarului este cel mai potrivit lucru de făcut, indiferent dacă contactați cineva pentru prima dată, răspundeți unei persoane care vă contactează organizația sau primiți răspunsuri de la o persoană.

Dacă faceți contactul inițial, ar trebui să mulțumiți persoanei pentru că și-a acordat timp pentru a vă citi e-mailul, urmat de numele acesteia.

• Vă mulțumesc pentru timpul acordat pentru a-mi citi e-mailul, <Prenumele>.
  

Dacă cineva din afara organizației dvs. vă contactează cu o întrebare, puteți spune

• Vă mulțumim că ați contactat <Numele companiei>.
  

Când cineva răspunde la unul dintre e-mailurile dvs., asigurați-vă că spuneți:

• Vă mulțumim pentru răspunsul dumneavoastră rapid.
  

Exprimarea recunoștinței îl face pe cititor mai receptiv la ceea ce scrieți în continuare, vă ajută să parăți ca fiind respectuos și face parte dintr-o bună etichetă prin e-mail.

3. Explicați-vă scopul

Dacă inițiați comunicarea după ce îi mulțumiți destinatarului pentru timpul acordat citirii e-mailului, începeți prin a vă declara scopul.

• Vă scriu pentru a întreba despre [Oferta de produse X].
• Scriu referitor la [Anunțare de locuri de muncă Y].
  

Dacă ați primit o întrebare pentru companie, răspundeți la întrebarea lor sau conectați clientul cu colegul potrivit pentru a-i oferi un răspuns.

• Pentru a răspunde la întrebarea dvs. aici este [Informațiile pe care le-au solicitat].
• Vă pun în legătură cu colegul meu de lucru <Nume> (CC'd), care va putea să vă adreseze întrebarea cu privire la [Subiectul Z].
  

Fiți clar despre scopul dvs. în partea de sus a primului paragraf, apoi treceți la textul principal al e-mailului. Cu toate acestea, ar trebui să vă amintiți că cititorul este un profesionist ocupat, la fel ca și dvs. Transmite rapid punctul tău de vedere, păstrând propozițiile concise.

4. Lasă o impresie bună

Înainte de a trimite e-mailul, este o idee bună să mulțumiți cititorului din nou și să adăugați observații de încheiere politicoase.

Începeți cu ceva de genul:

• Vă mulțumim pentru răbdare și cooperare, <Prenumele>.
• Vă mulțumim pentru considerație, <Prenumele>.
  

După aceasta, continuați să finalizați paragraful de încheiere politicos.

• Dacă aveți întrebări sau nelămuriri, nu ezitați să contactați.
• Aștept cu nerăbdare să ne auzim.

5. Închideți-vă profesional

Ultimul pas este să includeți un e-mail profesional care se închide cu numele dvs. În mod tradițional, aceasta se numește „valedicție”, dar acest cuvânt este puțin depășit, similar salutării. Conform etichetei corecte de e-mail, nivelul de formalitate al semnării dvs. ar trebui să se potrivească cu salutul.

Dacă ați început e-mailul în mod informal, alegerile bune pentru semnare includ:

• Cu sinceritate,
• Salutări calde,
• Cele mai bune gânduri,
  

Dacă salutul dvs. a fost mai casual, luați în considerare închiderea cu:

• Cel mai bun,
• Ca niciodată,
• Mulțumesc,

Nu uitați de virgula după închidere, darămite adăugați-vă numele la rândul următor după ea.

Este obișnuit să includeți o semnătură de e-mail care să includă numele dvs. complet, titlul, compania și detaliile de contact relevante în e-mailurile profesionale pentru identificarea și nevoile de comunicare în afara căsuței de e-mail.

Cum să scrieți e-mailuri profesionale – cele mai bune practici

În această secțiune, vom acoperi cele mai importante bune practici pentru scrierea de e-mailuri profesionale. Deși conținutul fiecărui e-mail este diferit, există principii generale care se aplică tuturor acestora. Puteți folosi aceste instrucțiuni ca o listă de verificare finală pentru a vă asigura că vă oferiți toate oportunitățile de a reuși cu mesajul dvs.

Iată cele mai bune 5 practici pentru scrierea de e-mailuri profesionale:

1. Înțelegeți-vă destinatarul
2. Ai grijă de tonul tău
3. Păstrați-l scurt și dulce
4. Format pentru claritate
5. Verificați corect înainte de a trimite

1. Înțelegeți-vă destinatarul

Cui îi scrii? Acest lucru poate părea prostesc, deoarece este evident că nu puteți scrie un e-mail persuasiv fără a avea adresa de e-mail a cuiva la care să-l trimiteți.

Cu toate acestea, chiar și atunci când lucrați într-o capacitate B2B, ar trebui să vă amintiți că îi scrieți unei persoane, nu unei afaceri.

Niciunul dintre noi nu este meseria noastră, iar cel mai bun lucru la oameni este că suntem oameni. Așa că asigură-te că îți amintești că îi scrii unui om. Păstrați-l ușor, amabil și conversațional. Fii întotdeauna înălțător și de ajutor în răspunsurile tale. Scrieți tipul de e-mail pe care doriți să îl primiți.

2. Ai grijă de tonul tău

Cine îi scrieți va da tonul e-mailului și deseori vă va dicta salutările și închiderile. Poate că urmăriți un recrutor după ce ați trimis un CV pe LinkedIn sau poate doriți să creați un prim contact pozitiv pentru a facilita dezvoltarea unui client potențial, astfel încât să puteți încheia o vânzare. Aceste situații necesită adesea tonuri diferite: un e-mail care urmărește o cerere de angajare ar trebui să fie mai formal decât unul care are ca scop obținerea unui client. ‍

3. Păstrați-l scurt și dulce

Cel mai bine este să păstrați un e-mail profesional scurt și dulce. Comunicați clar și concis ceea ce încercați să spuneți, astfel încât destinatarul să înțeleagă că îi respectați timpul. Unul până la trei paragrafe scurte de trei până la cinci propoziții fiecare este mai mult decât suficient. Totuși, este important să nu fie prea scurt – un e-mail profesional ar trebui să aibă cel puțin trei propoziții.

4. Format pentru claritate

Pentru a vă face e-mailul ușor de citit, separați diferitele componente cu pauze de paragraf. Luați în considerare utilizarea marcatorilor sau a listelor numerotate pentru a aduce mai multă structură mesajului dvs. Dacă doriți să evidențiați ceea ce este cel mai important, utilizați bold în loc să schimbați culoarea fontului. Cu toate acestea, abțineți-vă de la folosirea caracterelor aldine pentru mai mult de un cuvânt sau expresie în e-mailul dvs. Când vine vorba de alegerea unui font, rămâneți la clasicele și utilizați dimensiunea standard a fontului.

5. Verificați corect înainte de a trimite

Nu în ultimul rând, ar trebui să verificați cu atenție ceea ce ați scris pentru a vă asigura că citește clar și concis. Comunicarea greșită în e-mailurile profesionale poate cauza multe greșeli costisitoare, iar greșelile de ortografie și greșelile gramaticale dăunează inevitabil percepției altora despre tine. Când crezi că e-mailul tău este perfect, totuși asigură-te că numele destinatarului este corect.

‍

Ați reușit să înțelegeți cum să scrieți un e-mail profesional cu această postare pe blog? Anunțați-ne pe Twitter!