Cum să scrii o scrisoare de referință care strălucește: 16 pași simpli

Învățarea cum să scrieți o scrisoare de referință este esențială pentru manageri și profesori. În plus, acestea sunt adesea solicitate oamenilor din conducere, iar acest ghid vă va ajuta.

O scrisoare de recomandare este o parte esențială a procesului de angajare atunci când cineva își caută un nou loc de muncă. De obicei, vine de la un coleg de serviciu, fost angajator, manager sau chiar de la un profesor la facultate. Îi spune destinatarului că persoana care aplică pentru job ar fi un candidat bun și de ce ar fi un candidat bun.

O scrisoare de recomandare eficientă poate face CV-ul și cererea unui solicitant mai atractive. În plus, poate fi uneori factorul cheie care face ca un manager de angajare să pună informațiile unui solicitant pe lista scurtă de potențiali candidați. Prin urmare, dacă cineva vă cere să scrieți o scrisoare de referință, trebuie să dați totul. Aceasta înseamnă că se află în mijlocul unei căutări de locuri de muncă, iar recomandarea ta ar putea face o diferență enormă în succesul lor. Prin urmare, trebuie să înveți cum să scrii o scrisoare de referință care să impresioneze un potențial angajator, iar acest ghid te va ajuta.

Materiale necesare

• Hârtie
• Pix sau creion
• Calculator
• Informații de contact pentru destinatar

Pasul 1: Aflați ce să includeți

Indiferent de scrisoarea de referință pe care o scrii; va include unele informații similare. Toate scrisorile de referință trebuie să includă aceste informații:

• Cum cunoști candidatul
• De cât timp îl cunoști pe candidat
• Caracteristicile pozitive ale persoanei și modul în care acestea se aplică oportunității
• O declarație directă de recomandare
• O invitație de a vă solicita direct mai multe informații
• Informații de contact pentru dvs. și destinatar

Pasul 2: Alegeți tipul dvs

Există mai multe tipuri de scrisori de referință. Înainte de a-l scrie pe al tău, trebuie să știi ce tip scrii. Răspunsul va depinde de relația ta cu persoana respectivă. Iată tipurile comune:

• Scrisoare de referință profesională: veți scrie această scrisoare dacă sunteți un coleg de muncă, profesor, supervizor sau client care cunoaște bine stilul de lucru și etica de lucru ale persoanei respective.
• Scrisoarea de referință a caracterului: Dacă sunteți un membru al familiei, un prieten, un mentor sau o cunoaștere cu cunoștințe personale despre trăsăturile de caracter ale candidatului, veți scrie această scrisoare. Este uneori numită și o scrisoare de referință personală.
• Scrisoare de referință academică: Această scrisoare vine de la un consilier sau un profesor și discută despre realizările academice ale candidatului și despre mediul educațional. Acest tip de scrisoare de referință este deosebit de comun dacă cineva a urmat o școală absolventă.

Identificarea tipului de scrisoare de referință vă va ajuta să o scrieți eficient folosind caracteristici care se aplică persoanei despre care scrieți.

Pasul 3: Adunați informații

Veți avea nevoie de câteva informații despre destinatarul scrisorii înainte de a o putea scrie. Veți dori să culegeți aceste informații, cum ar fi numele companiei, adresa și numele destinatarului. În timp ce puteți deschide scrisoarea „cui îi privește”, scrisoarea dvs. va avea mai mult impact dacă salutul include numele.

Dacă cineva este în proces de a completa o cerere de angajare și de a aplica oficial pentru un loc de muncă, probabil că poate obține aceste informații. Cereți solicitantului de locuri de muncă să vă furnizeze aceste informații. Deoarece ei cer o favoare pentru a primi scrisoarea de recomandare, ar trebui să fie bucuroși să furnizeze informațiile. Dacă nu, verificați LinkedIn, care listează adesea aceste informații de contact.

Pasul 4: Gândiți-vă la recomandarea dvs

Înainte de a începe să scrieți, gândiți-vă de ce ați recomanda candidatul. O scrisoare de recomandare bună va oferi motive specifice pentru care persoana ar fi o alegere excelentă de angajat. Unele lucruri de luat în considerare includ:

• Bune abilități de comunicare
• Calități personale precum perseverența sau prietenia
• Etica muncii
• Experiență de muncă
• Beneficii specifice pe care le-au adus companiei dvs

Luați câteva note pe care le puteți folosi în timp ce scrieți scrisoarea, deoarece acest lucru vă va ajuta să evitați blocarea scriitorului.

Pasul 5: Listați informațiile de contact

În partea de sus a scrisorii, veți enumera informațiile dvs. de contact, inclusiv numele și adresa. Acesta este aliniat pe marginea din stânga. Sub aceasta, scrieți data de astăzi. Omite un rând între adresă și dată. Acum trebuie să săriți peste altă linie și să puneți informațiile de contact pentru destinatar. Veți avea nevoie de numele managerului de angajare sau al recrutorului, titlul postului, numele companiei și adresa companiei.

Pasul 6: Scrieți Salutul

Salutul va fi de obicei „Stimate domnule/doamnă. Nume:” cu două puncte în loc de virgulă după salut. Cu toate acestea, uneori nu veți avea aceste informații. De exemplu, puteți scrie „Stimate manager de angajare” dacă aveți nevoie sau „Stimate comitet de admitere” pentru o scrisoare destinată unui cadru academic. Uneori vi se va cere să scrieți o scrisoare generală de recomandare care nu este pentru o anumită cerere de angajare. În acest caz, „Cui îi interesează” este potrivit. De asemenea, puteți alege „Stimate domnule/doamnă”. În alte scenarii, totuși, evitați acest salut generic.

Pasul 7: Compune primul paragraf

În primul paragraf, trebuie să spui cine ești și cum știi despre persoana despre care este vorba. Apoi, includeți detalii precum de când îi cunoașteți și de ce sunteți o persoană potrivită pentru a scrie o scrisoare de recomandare. În cele din urmă, includeți recomandarea dvs. și titlul sau descrierea postului specific, dacă o cunoașteți. Păstrați acest paragraf relativ scurt, dar cuprinzător. De asemenea, exprimați-vă entuziasmul pentru solicitant în acest paragraf de deschidere. Evitați orice scriere nebunoasă sau ceva care poate fi exagerat în recomandarea dvs. Iată un exemplu excelent de prim paragraf:

„Numele meu este Sallie Jones și scriu în numele lui John Smith, care aplică pentru postul tău deschis de manager de vânzări. Sunt liderul echipei de vânzări la Acme School Supplies, iar John a făcut parte din echipa mea în ultimii cinci ani. Cred că s-ar potrivi bine pentru poziția ta de manager de vânzări.”

Observați cum scriitorul a declarat cine sunt, cum a cunoscut persoana respectivă și pentru cât timp. În cele din urmă, au încheiat paragraful cu declarația lor de recomandare.

Pasul 8: Treceți la Paragrafele din corp

Paragrafele rămase includ detalii despre motivul pentru care considerați că persoana este un candidat bun pentru postul respectiv. Aici vrei să fii cât mai specific posibil. Dar, din nou, folosiți exemple care vă susțin recomandarea. Pe măsură ce vă gândiți ce să includeți, păstrați calitățile și abilitățile specifice postului sau programului de studii pe care persoana încearcă să-l atingă. De exemplu, dacă cineva aplică pentru un program de studii superioare, ați putea include informații despre abilitățile sale de cercetare și tenacitatea. Pe de altă parte, dacă cineva aplică pentru o poziție managerială, abilitățile sale de comunicare și abilitățile naturale de conducere vor ieși în evidență. Iată cum ar putea citi un paragraf al corpului:

„Cred că John Smith ar fi un candidat excelent pentru postul dumneavoastră de manager de vânzări. Când a lucrat cu mine la Acme School Supplies, a fost tenace în a recruta noi retaileri. În timpul celor cinci ani petrecuți împreună, a adăugat cinci noi lanțuri de retail pe lista noastră de furnizori. În plus, personalitatea sa deschisă îl ajută să se conecteze bine cu potențialii clienți și furnizori, ceea ce ar fi un atu pentru compania ta.”

Veți dori cel puțin două paragrafe de corp. Unul dintre paragrafe ar trebui să fie doar o declarație de recomandare.

Pasul 9: Închideți scrisoarea

Acum sunteți gata să închideți scrisoarea. În încheiere, rezumați motivele recomandării și invitați destinatarul să vă contacteze cu întrebări suplimentare. Adăugați adresa dvs. de e-mail și numărul de telefon în paragraf. Încheiați-l cu o semnătură dacă tipăriți scrisoarea. Dacă îl trimiteți digital, introduceți numele complet. În încheiere, folosiți cuvinte precum „fără rezerve”, „cea mai înaltă recomandare”, „cu încredere” sau „din toată inima” pentru a vă exprima entuziasmul pentru solicitant. Iată cum ar putea arăta:

„Sunt încrezător în recomandarea mea a lui John pentru postul dumneavoastră de manager de vânzări. Dacă aveți întrebări sau doriți să vorbiți mai multe despre acest lucru, vă rugăm să mă contactați la [email protected] sau la 444-444-4444.

Cu sinceritate,

Sallie Jones
Manager de echipă de vânzări, Acme School Supplies”

Pasul 10: Păstrați-o lungimea potrivită

Scrisoarea ta de referință trebuie să aibă lungimea potrivită. În general, nu ar trebui să fie mai mult de o pagină. Dacă aveți doar unul sau două paragrafe, destinatarul poate presupune că nu cunoașteți persoana suficient de bine pentru a le recomanda. Prin urmare, lungimea ideală a scrisorii ar trebui să umple aproximativ o pagină dactilografiată. În primul rând, alegeți câteva puncte cheie despre persoana care aplică pentru jobul pe care și-l dorește. Apoi, lucrați-le în trei sau patru paragrafe. Asigurați-vă că includeți informații despre modul în care cunoașteți persoana respectivă.

Pasul 11: Concentrați-vă pe format

Formatarea este esențială atunci când trimiteți o scrisoare de referință. Vrei să te asiguri că este cu o singură spațiere, dar includeți un spațiu între paragrafe. În plus, veți dori margini de un inch și aliniați litera la stânga. Pentru font, nu alege nimic nebunesc. Un font standard cu 12 puncte, cum ar fi Times New Roman sau Arial, este o alegere bună. Vrei ca scrisoarea să fie ușor de citit. Orice font prea înflorit va face scrisoarea greu de citit, rănind șansele persoanei de a obține postul.

Pasul 12: Verificați-vă scrisoarea

Înainte de a trimite scrisoarea, corectează-o. Luați în considerare ca altcineva să o corecteze, dar dacă o faceți, asigurați-vă că nu dezvăluiți numele candidatului. Cererile de locuri de muncă și căutările de locuri de muncă sunt oarecum private, așa că nu doriți să lăsați pe cineva să aibă un secret care ar trebui să fie ținut sub secret. Nu trimiteți o scrisoare de recomandare cu multe greșeli de scriere și greșeli gramaticale. Se poate reflecta prost asupra candidatului. Corectarea este esențială.

Pasul 13: Alegeți linia de subiect potrivită

Linia de subiect este importantă dacă trimiteți scrisoarea prin e-mail. Ar trebui să menționeze numele candidatului și titlul postului, dacă îl cunoașteți. De asemenea, utilizați cuvântul „recomandare” pentru a arăta de ce trimiteți e-mailul. Deci, subiectul tău ar putea arăta astfel:

• Recomandare pentru John Smith – Job Manager de vânzări

Amintiți-vă, managerii de angajare primesc sute de e-mailuri zilnic atunci când au locuri de muncă deschise. Deci, trebuie să le arătați în linia de subiect de ce ar trebui să se uite la e-mailul dvs.

Pasul 14: Studiați un exemplu de scrisoare de referință

Înainte de a scrie prima scrisoare de referință, fă-ți timp pentru a studia un exemplu de una bună. Iată ce ați putea scrie:

Sarah Hollingsworth
Strada Principală 123
Business City, NY 12345
333-333-3333
[email protected]

30 iulie 2022

Ralph Lee
Manager angajator
Duluth Tech Co
383 South Street
Business City, IA 12345

Stimate domnule Lee:

Sunt încântat să îl recomand pe Scott Swallow pentru poziția de asociat de vânzări la Duluth Tech Co. În calitate de director de vânzări pentru Acme Tech, am avut plăcerea de a lucra ca supervizor Scott în ultimii zece ani. Ca angajat responsabil și punctual, Scott a fost unul dintre performanții mei de top. Îi susțin din toată inima calificările și abilitățile.

De-a lungul deceniului nostru de lucru împreună, am fost impresionat de cunoștințele lui Scott despre tacticile de vânzări. De asemenea, am constatat că avea abilități excelente de oameni și o intuiție bună, ceea ce l-a ajutat să se conecteze bine cu candidații și clienții noștri. În timpul petrecut cu noi, el a ajutat la creșterea vânzărilor noastre cu 10% prin deschiderea a cinci conturi noi de companie.

Deși această abilitate de vânzări a fost unul dintre beneficiile sale principale, Scott a fost, de asemenea, foarte amabil și un excelent jucător de echipă. Optimismul lui i-a încurajat pe alți asociați de vânzări să continue să muncească din greu. A dezvoltat relații pozitive în întreaga companie și cu colegii săi direcți și nimeni nu l-a văzut ca fiind concurența.

Sunt încrezător să vă recomand pe Scott și cred că s-ar potrivi bine echipei de la Duluth Tech Co. Dacă doriți să puneți întrebări suplimentare sau să obțineți mai multe informații despre munca lui Scott pentru noi, vă rugăm să-mi trimiteți un e-mail la [email protected] sau să sunați la 333-333-3333.

Cu sinceritate,

Sarah Hollingsworth
Director de vânzări, Acme Tech

Pasul 15: Privește un exemplu de scrisoare de referință personală

Scrisorile de referință personale se concentrează pe trăsăturile personale de caracter, nu pe experiența profesională. Cu toate acestea, deoarece o scrisoare de referință personală este puțin diferită de una profesională, iată o privire asupra paragrafelor pe care le-ar putea include:

Stimata doamna Smith:

Sunt încântat să scriu o scrisoare de referință în numele lui Sarah Hollingsworth, care a fost unul dintre cei mai apropiați prieteni ai mei încă de la școala elementară. Dacă ești în căutarea unui angajat muncitor și dedicat, care să-i dea totul companiei tale, Sarah este cea pe care o vrei.

Sarah a trebuit întotdeauna să muncească puțin mai mult decât alții de la școală, dar nu a renunțat niciodată. Ea a rămas în fruntea clasei în ciuda unor provocări de învățare și a vieții dificile de acasă într-o casă monoparentală. Ea a câștigat chiar și o bursă la facultate datorită studiilor ei. Acest lucru arată tenacitatea ei, care ar fi un atu vital pentru compania dumneavoastră.

Ca adult, am văzut-o pe Sarah reușind în slujba ei. Recomandările ei de la clienții anteriori arată natura ei grijulie și profesionalismul.

Sunt încântat să ofer recomandarea mea pentru Sarah pentru programul dumneavoastră. Dacă o angajezi, vei primi un membru al echipei dedicat și profesionist, care va fi un atu pentru echipa ta. Dacă doriți să aflați mai multe, vă rugăm să-mi trimiteți un e-mail la [email protected] sau să sunați la 123-456-7890.

Cu sinceritate,

Samantha Stephens

Rețineți că, în acest exemplu, expeditorul se concentrează pe trăsăturile personale de caracter pe care le-a observat, mai degrabă decât pe experiența de muncă specifică. Cu toate acestea, etica muncii face parte din scrisoare doar pentru că acest lucru este observat de expeditor.

Pasul 16: Utilizați un șablon de scrisoare

Luați în considerare utilizarea unui șablon de scrisoare de referință dacă nu ați scris niciodată o scrisoare de referință înainte. Amintiți-vă că va fi o scrisoare formală de afaceri. Iată ce va conține:

[Numele dumneavoastră]
[Adresa ta]
[Cod poștal]

[Data de azi]

[Numele destinatarului]
[Denumirea funcției]
[Companie]
{Abordare]
[Cod poștal]

Stimate [Numele Destinatarului]:

Paragraful 1: Acest scurt paragraf introductiv precizează scopul scrisorii. Veți include, de asemenea, informații despre motivul pentru care scrieți o scrisoare de referință profesională.

Paragraful 2: Acest paragraf include detalii despre relația dvs. cu persoana despre care scrieți, inclusiv fapte despre angajarea și responsabilitățile sale anterioare.

Paragraful 3: Aceasta este o propoziție care oferă o declarație despre calificările persoanei pentru job.

Paragraful 4: Furnizați exemple specifice pentru a susține afirmația dumneavoastră anterioară.

Punctul 5: Închideți scrisoarea cu un rezumat al recomandării dvs. și o invitație de a vă contacta pentru informații suplimentare. Includeți informații de contact în paragraf.

Cu stimă sau respect al dvs.,

[Semnătură]

[Nume introdus]
[Denumirea postului dvs.]

De asemenea, puteți păstra acest șablon la îndemână dacă sunteți manager, deoarece vi se poate cere să scrieți scrisori de referință în mod regulat. Din nou, având un șablon pe care îl puteți extrage și din care îl puteți desena, aceasta va face o sarcină mai ușoară.

Pentru mai mult ajutor pentru redactarea scrisorii de referință, consultați ghidul nostru de gramatică și sintaxă.