Cum se scrie un raport: un ghid

Un raport este un raport non-ficțiune care prezintă și/sau rezumă faptele despre un anumit eveniment, subiect sau problemă. Ideea este că oamenii care nu sunt familiarizați cu subiectul pot găsi tot ce trebuie să știe dintr-un raport bun.

Rapoartele ușurează să prindeți pe cineva la curent cu un subiect, dar, de fapt, scrierea unui raport este deloc ușoară. Așadar, pentru a vă ajuta să înțelegeți ce trebuie să faceți, mai jos vă prezentăm un mic raport al nostru, totul despre scrierea rapoartelor.

Ce este un raport?

În termeni tehnici, definiția unui raport este destul de vagă: orice relatare, vorbită sau scrisă, a problemelor referitoare la un anumit subiect. Acest lucru s-ar putea referi la orice, de la o mărturie în sală de judecată la raportul de carte al unui elev.

Într-adevăr, atunci când oamenii vorbesc despre „rapoarte”, de obicei se referă la documente oficiale care subliniază faptele unui subiect, scrise de obicei de un expert pe subiect sau de cineva desemnat să-l investigheze. Există diferite tipuri de rapoarte, explicate în secțiunea următoare, dar se potrivesc în cea mai mare parte cu această descriere.

Ce fel de informații sunt partajate în rapoarte? Deși toate faptele sunt binevenite, rapoartele, în special, tind să prezinte aceste tipuri de conținut:

• Detalii despre un eveniment sau situație
• Consecințele sau efectul continuu al unui eveniment sau situație
• Evaluarea datelor statistice sau a analizelor
• Interpretări din informațiile din raport
• Previziuni sau recomandări bazate pe informațiile din raport
• Cum se leagă informațiile cu alte evenimente sau rapoarte

Rapoartele sunt strâns legate de redactarea eseurilor , deși există câteva distincții clare. În timp ce ambele se bazează pe fapte, eseurile adaugă opiniile și argumentele personale ale autorilor. Rapoartele se limitează de obicei doar la fapte, deși pot include o parte din interpretarea autorului a acestor fapte, cel mai probabil în concluzie.

În plus, rapoartele sunt puternic organizate, de obicei cu cuprins și titluri și subtitluri abundente. Acest lucru face mai ușor pentru cititori să scaneze rapoartele pentru informațiile pe care le caută. Eseurile, pe de altă parte, sunt menite să fie citite de la început până la sfârșit, nu răsfoite pentru informații specifice.

Tipuri de rapoarte

Există câteva tipuri diferite de rapoarte, în funcție de scopul și cui îi prezentați raportul. Iată o listă rapidă a tipurilor comune de rapoarte:

• Raport academic: testează înțelegerea unui student asupra subiectului, cum ar fi rapoarte de carte, rapoarte despre evenimente istorice și biografii
• Rapoarte de afaceri: identifică informații utile în strategia de afaceri, cum ar fi rapoarte de marketing, memorii interne, analize SWOT și rapoarte de fezabilitate
• Rapoarte științifice: Partajează rezultatele cercetării, cum ar fi lucrări de cercetare și studii de caz, de obicei în reviste de știință

Rapoartele pot fi împărțite în continuare în categorii în funcție de modul în care sunt scrise. De exemplu, un raport poate fi formal sau informal, scurt sau lung și intern sau extern. În afaceri, un raport vertical împărtășește informații cu oameni de la diferite niveluri ale ierarhiei (adică, oameni care lucrează deasupra dvs. și sub dvs.), în timp ce un raport lateral este pentru persoane de același nivel al autorului, dar din departamente diferite.

Există tot atâtea tipuri de rapoarte câte stiluri de scriere, dar în acest ghid ne concentrăm pe rapoartele academice, care tind să fie formale și informaționale.

>> Citește mai mult: Ce este scrierea academică?

Care este structura unui raport?

Structura unui raport depinde de tipul de raport și de cerințele misiunii. În timp ce rapoartele pot folosi propria lor structură unică, majoritatea urmează acest șablon de bază:

• Rezumat executiv: la fel ca un rezumat dintr-o lucrare academică, un rezumat executiv este o secțiune de sine stătătoare care rezumă constatările din raportul dvs., astfel încât cititorii să știe la ce să se aștepte. Acestea sunt în mare parte pentru rapoartele oficiale și mai puțin pentru rapoartele școlare.
• Introducere: Configurarea corpului raportului, introducerea dvs. explică subiectul general pe care urmează să îl discutați, cu declarația dvs. de teză și orice informații de fundal care trebuie să cunoașteți înainte de a intra în propriile constatări.
• Corpul: corpul raportului explică toate descoperirile tale majore, împărțit în titluri și subtitluri. Organismul constituie cea mai mare parte a întregului raport; în timp ce introducerea și concluzia sunt doar câteva paragrafe fiecare, corpul poate continua pentru pagini.
• Concluzie: Concluzia este în cazul în care reuniți toate informațiile din raportul dvs. și ajungeți la o interpretare sau o judecată definitivă. Aici, de obicei, autorul introduce propriile opinii sau concluzii personale.

Dacă sunteți familiarizat cu cum să scrieți o lucrare de cercetare , veți observa că scrierea raportului urmează aceeași structură introducere-corp-concluzie, adăugând uneori un rezumat executiv. Rapoartele au de obicei și propriile cerințe suplimentare, cum ar fi paginile de titlu și tabelele de conținut, pe care le explicăm în secțiunea următoare.

Ce ar trebui inclus într-un raport?

Nu există cerințe ferme pentru ceea ce este inclus într-un raport. Fiecare școală, companie, laborator, manager de activități și profesor își poate crea propriul format, în funcție de nevoile lor unice. În general, totuși, fiți atenți la aceste cerințe speciale - tind să apară foarte mult:

• Pagina de titlu: Rapoartele oficiale folosesc adesea o pagină de titlu pentru a menține lucrurile organizate; dacă o persoană trebuie să citească mai multe rapoarte, paginile de titlu le fac mai ușor de urmărit.
• Cuprins: la fel ca în cărți, cuprinsul îi ajută pe cititori să meargă direct la secțiunea de care sunt interesați, permițând o navigare mai rapidă.
• Numerotarea paginilor: O curtoazie obișnuită dacă scrieți un raport mai lung, numerotarea paginilor se asigură că paginile sunt în ordine în cazul confundărilor sau greșelilor de tipărire.
• Titluri și subtitluri: Rapoartele sunt de obicei împărțite în secțiuni, împărțite pe titluri și subtitluri, pentru a facilita navigarea și scanarea.
• Citate: dacă citați informații dintr-o altă sursă, instrucțiunile privind citarea vă spun formatul recomandat.
• Pagina Lucrări citate: O bibliografie la sfârșitul raportului listează creditele și informațiile juridice pentru celelalte surse de la care ați obținut informații.

Ca întotdeauna, consultați sarcina pentru instrucțiunile specifice pentru fiecare dintre acestea. Persoanele care citesc raportul ar trebui să vă spună ce ghiduri de stil sau formatare au nevoie.

Cum se scrie un raport în 7 pași

Acum să intrăm în detaliile despre cum să scrieți un raport. Urmați cei șapte pași pentru scrierea raportului de mai jos pentru a vă duce de la o idee la o lucrare finalizată.

1 Alegeți un subiect în funcție de sarcină

Înainte de a începe să scrieți, trebuie să alegeți subiectul raportului dvs. Adesea, subiectul este atribuit pentru dvs., la fel ca în majoritatea rapoartelor de afaceri, sau predeterminat de natura muncii dvs., ca și în cazul rapoartelor științifice. Dacă este cazul, puteți ignora acest pas și puteți continua.

Dacă ești responsabil de alegerea subiectului tău, ca și în cazul multor rapoarte academice, atunci acesta este unul dintre cei mai importanți pași ai întregului proces de scriere. Încercați să alegeți un subiect care se potrivește acestor două criterii:

• Există informații adecvate: alegeți un subiect care nu este prea general, dar nu prea specific, cu suficiente informații pentru a vă completa raportul fără completare, dar nu prea mult încât să nu puteți acoperi totul.
• Este ceva care vă interesează: deși aceasta nu este o cerință strictă, ajută la calitatea unui raport dacă sunteți implicat în subiect.

Desigur, nu uitați de instrucțiunile temei, inclusiv de lungime, așa că păstrați-le în ceafă când decideți.

2 Efectuați cercetări

Cu rapoartele de afaceri și științifice, cercetarea este de obicei proprie sau furnizată de companie – deși există încă multe cercetări pentru surse externe în ambele.

Pentru lucrările academice, sunteți în mare parte pe cont propriu pentru cercetare, cu excepția cazului în care vi se cere să utilizați materiale de clasă. Acesta este unul dintre motivele pentru care alegerea subiectului potrivit este atât de crucială; nu vei ajunge departe dacă subiectul ales nu are suficiente cercetări disponibile.

Cheia este să căutați numai surse de încredere: documente oficiale, alte rapoarte, lucrări de cercetare, studii de caz, cărți de la autori respectați etc. Simțiți-vă liber să utilizați cercetările citate în alte rapoarte similare. De multe ori puteți găsi o mulțime de informații online prin motoarele de căutare, dar o călătorie rapidă la bibliotecă vă poate ajuta, de asemenea, într-un pic.

3 Scrieți o declarație de teză

Înainte de a merge mai departe, scrieți o declarație de teză pentru a vă ajuta să conceptualizați tema principală a raportului dumneavoastră. La fel ca propoziția tematică a unui paragraf, enunțul tezei rezumă punctul principal al scrierii dumneavoastră, în acest caz, raportul.

Odată ce ați colectat suficiente cercetări, ar trebui să observați unele tendințe și modele în informații. Dacă toate aceste modele deduc sau conduc la un punct mai mare, general, aceasta este declarația ta de teză.

De exemplu, dacă scriai un raport despre salariile angajaților de la fast-food, teza ta ar putea fi ceva de genul „Deși salariile erau pe vremuri proporționale cu cheltuielile de trai, după ani de stagnare, acestea nu mai sunt adecvate”. De acolo, restul raportului dumneavoastră va detalia acea teză, cu dovezi ample și argumente de susținere.

Este bine să includeți declarația dvs. de teză atât în ​​rezumatul executiv, cât și în introducerea raportului dvs., dar doriți totuși să vă dați seama devreme, astfel încât să știți în ce direcție să mergeți atunci când lucrați la schița.

4 Pregătiți o schiță

Scrierea unei schițe este recomandată pentru toate tipurile de scris, dar este utilă mai ales pentru rapoarte, având în vedere accentul lor pe organizare. Deoarece rapoartele sunt adesea separate prin titluri și subtitluri, o schiță solidă vă asigură că rămâneți pe drumul cel bun în timp ce scrieți fără să pierdeți nimic.

Într-adevăr, ar trebui să începi să te gândești la schița ta în timpul fazei de cercetare, când începi să observi tipare și tendințe. Dacă sunteți blocat, încercați să faceți o listă cu toate punctele cheie, detaliile și dovezile pe care doriți să le menționați. Vedeți dacă le puteți încadra în categorii generale și specifice, pe care le puteți transforma în titluri și, respectiv, subtitluri.

5 Scrieți o schiță

De fapt, scrierea primei schițe , sau a primei schițe, este de obicei pasul care consumă cel mai mult timp. Aici iei toate informațiile din cercetarea ta și le transpuni în cuvinte. Pentru a nu fi copleșit, pur și simplu urmați-vă schița pas cu pas pentru a vă asigura că nu omiteți nimic accidental.

Nu vă fie teamă să faceți greșeli; aceasta este regula numărul unu pentru scrierea unui proiect brut. Așteptându-vă ca primul proiect să fie perfect, adaugă multă presiune. În schimb, scrieți într-un mod natural și relaxat și faceți griji pentru detaliile specifice, cum ar fi alegerea cuvintelor și corectarea greșelilor mai târziu. Pentru asta sunt, oricum, ultimii doi pași.

6 Revizuiți și editați raportul

Odată ce ați terminat proiectul brut, este timpul să vă întoarceți și să începeți să remediați greșelile pe care le-ați ignorat prima dată. (Înainte de a vă scufunda imediat înapoi, totuși, vă ajută să dormiți pe el pentru a începe editarea proaspăt, sau cel puțin să faceți o mică pauză pentru a vă relaxa de la scrierea nefinalizării.)

Vă recomandăm mai întâi să recitiți raportul pentru orice problemă majoră, cum ar fi tăierea sau mutarea unor propoziții și paragrafe întregi. Uneori vei descoperi că datele tale nu se potrivesc sau că ai interpretat greșit o dovadă cheie. Acesta este momentul potrivit pentru a remedia greșelile „de ansamblu” și pentru a rescrie orice secțiuni mai lungi, după cum este necesar.

Dacă nu știți ce să căutați atunci când editați, puteți citi ghidul nostru anterior, cu câteva sfaturi mai avansate de autoeditare .

7 Verificați corecturi și verificați dacă există greșeli

În sfârșit, merită să revizuiți raportul pentru o ultimă dată, doar pentru a vă optimiza formularea și a verifica dacă există greșeli gramaticale sau de ortografie. În pasul anterior, ați verificat greșelile „de ansamblu”, dar aici căutați probleme specifice, chiar capricioase.

Un asistent de scriere precum Grammarly semnalează aceste probleme pentru tine. Versiunea gratuită a Grammarly subliniază orice greșeli de ortografie și gramaticale în timp ce scrieți, cu sugestii pentru a vă îmbunătăți scrierea pe care le puteți aplica cu un singur clic. Versiunea Premium oferă funcții și mai avansate, cum ar fi ajustări de ton și recomandări de alegere a cuvintelor pentru a vă duce scrisul la nivelul următor.